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第22章 财务管理要重细节(2)

(2)制定标准烹调程序。将餐饮店所涉及菜肴的烹调程序都以表格的形式写出来,让每位厨师每次都按照表格的叙述操作,就会大大减少烹调中的失误,避免因操作不当而引起的浪费。另外,像烹调时间(油炸时间、成菜时间)、烹调温度、火候等烹调的程度也应该详细罗列出来,这样就能保证烹调出的每一道菜都符合规格,从而避免出现返工重做等现象。

防火防盗多留神,拒绝霉鬼来敲门

为了确保财产安全,餐厅要做好防火、防盗、防抢的预防工作。

1.防火

在餐厅的经营中,火灾是一个不容忽视的方面。餐厅一旦发生火灾,轻则会损失财产,令自己多年的心血付诸东流;重则可能会危害到员工以及顾客的生命。因此,在平时经营的过程中,管理者和员工都要自觉遵守安全操作规程,提高防火安全意识,努力避免火灾的发生。

制定防火方案:餐厅经营者在高度重视防火措施、避免火灾发生的同时,要依据餐厅的布局和规模制定出一套方案,平时做好发生火灾时的疏散培训工作,让所有的员工都能清楚火灾发生时该采取何种措施。一旦发生火灾,餐厅内的所有员工都应根据平时规定的程序做出相应的反应,千万不能惊慌失措、乱了方寸。

火灾发生时的应对措施:餐厅一旦发生火灾,要尽快将餐厅内的人员和重要文件资料及财产转移到安全的地方,经营者和保安人员一定要保持冷静,否则一旦组织不当,就可能会造成更大的人员伤亡和财产损失。

保安人员工作要积极:餐厅如果发生火灾,保安管理人员应做好现场指挥工作,将餐厅周围的场地清理出来,以方便消防车进入;严禁闲杂人员进入餐厅,特别是严防趁火打劫者进入;尽可能地保护好餐厅内的现金及其他贵重物品;保护好公共场所的贵重物品;帮助会计和出纳员把现金转移到安全的地方。

2.防盗

餐厅内拥有大量财产和物品,如果这些财产及物品出现了偷盗及滥用现象,就意味着餐厅遭受了损失。餐厅在运营过程中,为了提供一定的物质基础,需要在店内保留数目可观的现金,另外还有很多的原料和酒水,这些物品如果不严加保管,一旦遭遇盗窃行为,就会给餐厅造成重大损失。因此,在餐厅安全管理中,应制定周密的防盗措施,以保证餐厅财产及物资的安全。

营运安全管理:先到餐厅工作的人员,在工作之前应先检查店面四周有没有异常,看门、窗是否开着。一旦发现被盗现象应马上报警,然后仔细检查餐厅内都丢失了哪些物品,并保护好现场。

晚间关门前,餐厅内的管理人员应检查餐厅的各个角落,确保所有顾客和员工都离开了,同时还要保证所有的门窗都已关好。

做好内部人员盗窃的预防工作:餐厅员工在工作过程中会直接接触餐厅的财产和物品,因此,为了预防员工偷盗,餐厅就要采取一定的预防措施。首先,要严把用人关,在招聘过程中,对应聘者的各项素质要严格考核,如发现其曾有过一些不良行为,则不考虑录用;其次,在平时工作中,要经常性地进行教育培训活动;再次,现金和支票都要锁在保险柜内;最后,要制定严格的奖惩制度,一旦发现员工有偷窃行为,则应立即处理,绝不留情。

预防外人偷窃:餐厅内每天有大量的现金流入流出以及库存的大量原材料,构成了一些不法分子偷窃的目标。因此,餐厅要预防不法分子的偷窃行为。具体可以采取以下几个措施:

(1)餐厅内要保持照明充足,不给不法分子可乘之机。

(2)要经常对门窗进行检查,看玻璃有无破损情况,门窗上的螺丝是否有脱落或松动情况,如果有要及时修理。

(3)餐厅的钥匙仅限经理、副经理及开店、打烊的人员拥有,并加强对钥匙的管理工作。

(4)库房必须上锁。

(5)对餐厅入口、楼层走道及其他公共场所,要严格加以控制,以防外来不法分子作案。

(6)尽量不将贵重物品置于公共场所内。

(7)送货人员、修理人员及外来办公的人员一律使用员工通道,并且需在值班人员的许可下才能入内;离开时也必须用员工通道,保安人员要注意他们身上携带的物品。

(8)餐厅设备、用具、物品等,如果需要去外面修理,必须经过相关部门领导的签名,并由值班人员登记后方可拿出去修理。

3.防抢

应变措施:为了将财产损失降到最低,并确保员工及顾客的人身安全,一旦遭遇抢劫事件,餐厅管理人员应采取一些应变措施。具体包括以下几点:

(1)第一时间保护收银、出纳人员。

(2)记下抢匪的体貌特征、服装以及所持器械等。

(3)被问及保险柜位置和密码时,坚决不说清楚。

(4)以保障人身安全为主,保护财物为辅。

(5)注意匪徒逃离方向,并记下其使用的交通工具,车牌号码、车型及颜色要记清。

(6)报警,并及时向老板或负责人通报具体情况。

学会识别可疑人员:抢劫事件发生前,抢劫者一般都会先熟悉整个餐厅的情况,在这个过程中,往往就会有一些可疑迹象出现。如果平时多注意一下进入餐厅的可疑人员,就可以预防抢劫事件的发生,具体包括以下几点:

(1)餐厅外如果有人长时间闲逛或逗留,餐厅员工要记下此人的身材特征,尽量劝其离开,如果对方不听,则可以采取一定的措施。

(2)用餐高峰期如果有人进出餐厅好几次,员工也要及时对其进行观察。

(3)你在接收钱物时,总有人会出现在你面前,这时你可以与这位顾客寒暄,让他知道你已经在注意他了,在寒暄中最好问清其住址、姓名以及工作地点等。

(4)餐厅门口或停车场上所停的车内一直有人在等候,这时要记下该车的车号、车型、颜色及停留时间,看其是否在等店内用餐的人,还是另有企图。

(5)顾客单独用完餐后却久久不肯离去,这时服务员可以礼貌地去和他搭讪几句,问他有什么需要帮助的。

(6)打烊后如果有人敲门,并且是不认识的人,切勿让其进来。

员工注意事项:勿与歹徒争执,以免激惹歹徒而遭遇不幸;对歹徒提出的问题做简短回答;不要乱跑,否则会惊吓到歹徒,引发其产生暴力倾向;保护被抢后的现场,等待警方人员的到来。

被抢后餐厅管理者应对措施:立即报警,并向警方详细描述案发过程和歹徒的情况;立即让财务人员确定损失的金额;保持案发现场的完整;安抚员工,要求所有员工不再讨论所发生的事件。

店铺收银管理做强硬

餐厅收银工作是财务管理的重要环节之一,作为记录餐饮营业收入的第一步,它要求每一名收银员都能熟练地掌握自己的工作内容及工作程序,并能准确无误地运用到工作中,真正起到监督、把关的职能作用,为接下来的财务核算奠定良好的基础。餐厅收银工作内容具体包括以下几点:

1.班前准备工作

(1)餐厅收银员要按照排班表的班次于上岗前签到,由餐厅收银领班监督执行,并编排报表。

(2)收银员与领班或主管一起清点周转资金,无误后在登记簿上签收。各收银员在交接时,必须办理周转资金交接手续,并在餐厅收银员周转资金交接登记簿上签字。

(3)领取该班次需使用的账单及收据,认真检查账单及收据是否顺号,有没有缺号、短联现象,如有应立即退回;下班时将未使用的账单及收据及时办理退回手续,并在账单领用登记簿上签字。餐厅账单由主管管理,并由主管监督执行。

(4)上班前检查电脑系统的日期、时间是否正确,如发现日期不对或时间不准,应及时通知领班进行调整,并检查色带、纸带是否足够。

(5)查阅餐厅收银员交接记事本,了解上班遗留问题,以便及时处理。

2.正常操作工作程序

(1)当服务员将点菜单交到收银台时,收银员要第一时间检查点菜单上人数、台号是否记录齐全,如发现记录不全则立即退给服务员。

(2)在检查点菜单人数、台号记录齐全后,开始正式输入菜单。先将账单号输入电脑,收银机系统会自动编制该账单号,在客人用完餐结账时使用;然后将客人人数、桌号以及客人所点食物、饮料等内容及数量依次输入电脑。输入完毕后就可以等客人结账了。

3.结账工作流程

(1)餐厅结账单一式两联:第一联为财务联,第二联为客人联。

(2)客人要求结账时,收银员应先根据服务员报结的台号打印出暂结单,服务员将账单核对后再签上姓名,然后凭账单去跟客人结账。如果服务员没有签名,收银员应作提醒。

(3)客人结账现付的,服务员应将两联账单全部拿回交收银员总结后,然后再将第二联结账单给客人,第一联结账单则由收银员留存。

(4)如果客人挂账,则由服务员将客人挂账凭据交收银员并为其办理挂账手续,而结账单的两联账单都应交收银员处理。

(5)结账时客人出示优惠卡要求打折或经理给予客人打折时,服务员应将优惠卡或者经理签名以及两联账单交收银员按程序办理打折,如果服务员只将一联账单交收银员,收银员可以不给予办理。

(6)作废或修改账单时,相关人员应说明作废或调整原因,并签名,经店面管理人员证实后,才可将修改单和作废单(两联)交收银员送财务部审计审核。

(7)出于某种原因,客人需滞后结账的,收银员须请店面管理人员认可担保,然后再将其转入财务部应收账款。

(8)饭店负责人比如总经理、副总经理招待客人或销售部人员时,经领导批准后,收银员须使用内部账单,账单请领导签字后转入财务部审计审核。

(9)收银员在本班次营业结束后应做单班结账;在本日营业工作结束后,应做总班结账。

餐厅收银员编制报告完毕后,要将所收的现金数额分别填写在现金袋上,然后将现金装入袋内。要求内装现金与现金袋上记录的金额一致,并在现金收入交收记录簿上签字,办理现金交接手续。当收银员下班时,接收人清点现金口袋及核对现金袋上的金额与现金交收记录簿金额是否一致,无误后在转交人姓名栏内签名。

4.发票管理

(1)每位收银员领用的发票由其本人保管及核销,在工作过程中,不得由他人代领和代核销。核销时作废的页号折开,其作废号码要填入发票封面背后的发票检查记录栏内。

(2)填制发票金额要凭客人联的消费单金额填制(经办人在发票的有关项目中要签上姓名的全称),客人消费单要贴附于发票存根联的背后。

(3)核销发票时发现存根联没附上客人联的消费单或发票不连号的,经管人除要写上书面说明书附贴上外,还要承担由此产生的一切经济损失。

(4)丢失发票要及时以书面报告上报财务部,丢失发票声明作废的登报费要由经管人负责。

5.作废账单的管理

收银员当班结束时对于经过电脑操作记录的调整单、作废单等都应送财务部进行稽核。作废单必须由领班以上的领导签名证实并注明作废原因。如事后发现有错,而又查不到保存的账单,其经济责任应由收银当事人承担。

6.现金、支票、信用卡的收款程序

现金:收现金时应注意辨别真伪和币面是否完整无损。除人民币外,其他币别的硬币不接收。

支票:收取支票应检查是否有开户行账号和名称,印鉴是否完整清晰。一般印鉴是一个公章、两个私章以上,如发现有欠缺,应先向交票人核实,并在背面留下联系人姓名和联系电话。一般的餐饮店不接受私人支票,如接受了私人支票的,如果该支票出现了问题,则一切责任由担保人承担。

信用卡:收信用卡时,应先检查卡的有效期和是否是接受使用范围内的信用卡、查核该卡是否已被列入止付名单内,如刷错信用卡、过期、处于止付期及非接受范围内的信用卡,银行一律拒收。

客人结算时,将消费金额填入签购单消费栏,请持卡人签名,认真核对卡号,有效期和签名应与信用卡一致,确认正确无误后撕下持卡人存根联随同账单交给客人。

代他人付款的必须请持卡人在签购单上先签名,然后再填写付款确认书,收银员应认真核对卡号和签名。

要赢利就要做好费用控制

经营餐饮店的最终目的就是“赢利”,为此,每一个管理人员都必须明白,单纯的高营业额并不代表其真实的经营水平,只有利润高、投资回报率高才算经营成功了。因此,经营者在经营过程中,首先需要将餐饮店的盈亏平衡点即保本点测算出来。

那么,餐饮店又该如何测算盈亏平衡点呢?这就需要你记住一个公式:

利润=营业额-成本-费用-税金

根据这个公式计算,如果最后的结果为负数,那就说明你的店在亏损;如果最后的结果为正数,那么恭喜你,你的店有一定的利润;如果最后结果为零,那么就说明你能保本,但没有赢利,也就是说,结果为零时的营业额就是你的保本点。

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