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第3章 改变公司从改变会议开始(2)

第四,无效会议影响管理层的决策。

无效会议往往充斥着各种各样的议题,要做决断的事情也非常多。会议占用大量的资源成本,对些管理层都很清楚,所以他们试图在一场会议上解决大多数问题甚至所有问题。他们把各种各样的问题全都搬到这个会议上来解决,不管下面的人是不是这个部门的,需不需要参加会议,需不需要参与讨论哪怕只是了解这个问题。

在商讨对策时,领导的每一个问题只说给少部分人听,剩下的无关人员都在下面陪同。等到这个问题终于结束了,又换下一个问题和下一批人讨论,剩下的人仍然在场浪费着他们的时间。更可怕的是,在这种情况下,领导常常自己陷入混乱,在处理行政问题的同时又提到了销售方面的事情,从企业文化瞬间又转到了财务管理,说着说着就混乱了。更有甚者,相同的问题讨论了两遍,而前后竟然出现了截然不同的说法和决策。与会的人听了好像在云中穿行:刚才不是已经说完我们的问题了吗,怎么又说了一遍,而且还是换了一种说法?

要想解决这个问题,管理层要从自身进行检讨和改善。不贪大求全是首先要做到的,要对会议进行分门别类,尽量保证与议题相关的人员参加,无关的人员不参加,部门挨次、分开去开会,这样能做到有的放矢;需要多部门协同的会议,尽量在会议上把每人应尽的职责讲清楚,不能出现模糊的现象,以免出现问题互相推诿;实在需要全员参加的会议,一定要做好会议前的准备,规划好每一个议题所占用的时间,尽量不超过规定时间。

第五,无效会议影响员工之间的感情,降低企业效率。

即便是最底层的员工,也都可能对会议非常重视,愿意贡献自己的智慧,但这也难免会导致不同的观点出现。每个人各抒己见、开诚布公是好事情,但以下的情况也会随之而来:销售部门指责财务部门销售预算不充足、影响业绩,销售部门指责行政部门官僚作风严重,紧接着就变成了喋喋不休的争论,每个人都在努力证明自己工作尽心尽力,问题都是由于其他部门配合不力导致的。久而久之,本来说好的对事不对人,都会变成人身攻击,员工之间的关系也变得不融洽了,而这种感情一旦带入工作中,合作就会变得貌合神离,企业效率也随之下降了。

由此可见,无效会议中有各种各样的问题,它严重影响企业的运转,使企业员工失去凝聚力和战斗力。只有除掉含有“五种毒”的无效会议,建立合理的会议制度并合理地执行,会议才能发挥它本来的作用,企业才能正常良好地运转。

4.千万别忘记开会的真正目的

作为现代管理体系中的重要组成部分,会议是一个公司或者团队必须经历的一个环节。一部复杂的机器通过齿轮之间的咬合和旋转才能正常运转,而每个公司正如一部复杂的机器,每个人好像机器中的齿轮,通过人与人之间的合作,公司才能正常运营。

在确定开会之前,会议组织者会要求员工明确开会的目的,并且围绕目的准备会议内容,这是非常必要的。明确开会的目的,并做适当的准备,可以使每个人从复杂的会议中解脱出来,进而提高会议的效率。那么开会的目的是什么呢?

第一,传达公司的战略战术和企业文化,使公司上下的目标一致。

现在的公司形态和经营项目越来越复杂,面临的状况也越来越多。虽然公司上下都为了公司的未来努力,但每个人都有自己的思想,如果不能进行良好的交流,统一目标,就无法形成一股合力共同面对问题,不仅不会起到好的效果,反而会做得更糟。

A公司是一个拥有几百人的中小企业,在行业诞生之初就抓住了机会挣得第一桶金,经营得如鱼得水,但随着时间的推移,更多热钱进入了这个行业,原本竞争不太激烈的“蓝海”行业也渐渐变成了“红海”。好在管理层懂得与时俱进之道,不断更改公司的战略战术,使公司一直处于稳定发展的状态。不过随着员工的增多,经理发现公司的发展状况远不如自己的预期。他心里琢磨,公司工资高、福利好,尊重员工的劳动,而大多数员工也干劲十足,每个人都想为公司贡献自己的才智和力量,看上去一片欣欣向荣,那么,到底是什么地方出了问题呢?

通过观察第一线的工作,经理发现,自己的员工非常敬业,但每个人都有自己的想法;大家做事并不是通力合作,而是各干各的,并没有体现合作的价值,反而增加了运营成本,更糟糕的是独断独行影响了员工之间的感情。王经理决定召开会议,统一公司经营和工作理念。在这次会议上,他对公司现有的状况进行了详尽的分析,同时努力说服大多数员工保留自己的观点,严格执行公司的各种决议。在肯定员工努力的前提下,鼓励各级员工通力合作,众志成城。经过一段时间,不仅问题得到了解决,公司也渐渐走上了发展的快车道。

第二,传达公司决策者的理念。

现代企业尤其是大公司,往往已经实现了股东、董事会和管理层的分离。股东、董事会和管理层各司其职,股东召开大会委托董事会进行决策,董事会决策后在会议上下达给管理层,最终由管理层召开员工会议让员工去执行。同时,各种反馈也通过文档和报表在会议上一层层上传和下达,不管是派发红利增加员工福利,还是制定公司目标并分派到个人,都需要会议隆重推出。只有这样,董事会才能明确股东要完成的目标,而管理层才能制定详细的工作计划,下面的员工才知道该如何工作。

试想一下,如果没有会议,决策者仅仅靠文件甚至邮件来指导工作,就会让下属陷入群龙无首的境地。即便知道如何做,没有监督,也会渐渐产生惰性,久而久之各级行为都会发生偏颇,严重影响公司的经营和效益。

第三,会议可以集思广益,共同解决问题。

俗话说,三个臭皮匠,赛过诸葛亮。即使决策者再聪明,也不能独立解决所有事情。遇到问题时,大家要坐在一起召开会议,集思广益,贡献自己的想法。在思想的碰撞中,公司就有可能消除危机,甚至变危机为机遇。

泰山会成立于1993年,这个由若干民营企业家成立的私人协会,主要是讨论当时民营企业的经营问题和发展方向。经过二十多年的变化,泰山会的作用变得更大。从最开始协调政府和民营企业之间的关系,到目前参与战略的制定,泰山会总能在一个较为紧密的圈子里产生巨大的作用。其中,最经典的案例就是帮助史玉柱的巨人集团东山再起。

1996年,巨人集团决定在珠海建造巨人大厦。在此之前,泰山会就对这条路的可行性进行了讨论,虽然讨论的结果是反对,但年轻的巨人集团老总史玉柱一意孤行,仍然破土动工。最终由于资金链断裂,巨人集团欠款两亿元倒闭,巨人大厦也变成了烂尾楼。两年后的泰山会上史玉柱做了检讨,在其他企业家会员的帮助下,他又借着“脑白金”迅速崛起,巨人集团浴火重生。从此史玉柱更加重视泰山会的讨论,行事也更加稳健了。

第四,会议可以帮助企业寻求创意,独辟蹊径。

一个民主化的会议经常会采用头脑风暴的方法进行讨论,从而产生更多的想法,以成就企业各个方面的重大改变。群体会议产生决策并不是一件容易的事情。如果群体成员的地位不同,大多数级别低的人会不得不屈服权威,选择服从;而如果是采用民主集中制,成员们又会从众,大多数人的意见便成了金科玉律。不管是权威意见还是群体思维,都在一定程度上影响了大多数人的批判精神和创造力,这对于决策是没有好处的,而头脑风暴则是改善这一状况的最好办法。现代公司,尤其是朝阳产业和新兴产业的公司,创新是不可或缺的。在会议中,头脑风暴可以激发与会人员产生良好的创意,发挥最大的创造力。

在IT行业,没有一样产品是直接由领导拍拍脑袋做出来的,大多数是头脑风暴产生的创意。在策划和论证的头脑风暴中,项目经理、营销人员甚至产品的用户都参与其中,每个人在会议上各抒己见,畅所欲言,每个人都提出自己的意见,每个人都让自己的思维被他人启发,每个人都接受别人的批判。就这样,凝聚了集体智慧的产品,不断在会议上被提及和修改,最终形成完善的计划。

第五,会议制度可以促使公司每个人检讨缺点,解决公司经营问题。

人都有趋利避害的特点,如果自己出了问题,潜意识里不是直接把问题暴露在阳光之下接受大家的批判,而是想方设法回避。没有人能完全清醒地认识到自己的问题。

B总创立了一家高科技企业。他的运气绝佳,在短短几年内公司就变成了行业的领头羊。面对成功,B总有点飘飘然,他变得刚愎自用,听不进下属的任何意见。可惜好景不长,由于扩张太快,发展也跟不上市场的变化,公司经营得越来越差,最终倒闭了。痛定思痛的B总终于认清了形势:自己是公司全部问题的根源。他召集下属,开了公司的最后一场会议。在会议上,他要求下属对他进行批判,并且保护不管对不对,他一定不反驳。

下属们积怨已久,他们狂风骤雨般的语言刺激了B总的神经。最终,B总痛哭流涕,他接受了大家的批评,也认清了自己。骨干员工看出了B总的转变,纷纷表示自己不会离开公司,要帮助B总东山再起。

我们可以发现,如果B总没有让员工在最后一次会议上批判自己,他一定不会明白自己错在什么地方,可惜这样的会议来得太晚,否则公司也不会走到这步田地。

第六,相比较文件的下达和布告栏的公布,会议具有很强的告知功能。

通过会议,各层员工不仅能明确公司的现状,更能明确自己应该做的事情。公司下达一个文件,或者在布告栏里公布一个通知,员工不会有深刻的印象,也很难让他们对这件事情重视起来;而召开会议后,员工会不由自主地产生一种急迫感,就好像身后有一种无形的推力一样,让他们更有干劲。

熟悉保险公司和直销企业的人都知道,这些企业每天早上都会有气氛热烈的晨会。晨会上,在激昂的音乐伴奏下,销售经理带着业务员大喊口号,大声唱歌,甚至会跳舞,借此来刺激业务员在今天的销售中不畏惧,不退缩,敢于直面困难,迎难而上。然而,常规的告知方式是无法产生这样的效果的。

另外,只靠文件的下达和布告栏的公布,无法解决部门和部门间合作的衔接问题。只有在会议上对合作进行明确的表态,每个员工才能知道自己所在部门应该和其他哪些部门合作,怎样合作;管理层也才能通过下面各部门联合反馈掌握更多的情况,制定更详尽的计划并传达下去。

5.开会恐惧症你有没有

会议真的不开不行吗?全世界的上班族都会表示这种怀疑。有人在全世界做了个关于各国员工对开会的认知的大调查,其中,认为“开会无用”的比例显示如下:

南非:83.67%

美国:81.82%

中国香港:81.71%

新加坡:81.41%

澳大利亚:79.74%

比利时:79.61%

荷兰:78.70%

法国:78.69%

英国:78.62%

新西兰:77.50%

从调查结果来看,接近80%的人反对或者不愿意开会。也就是说开会对大多数人来讲,不是一件很快乐的事,在一些人那里甚至是一种“灾难”和心理负担。有些人一到开会就纠结、紧张,甚至因为害怕在会上发言而失声、昏厥。

30岁的张强在公司的第三年终于得到领导提携,成为策划部经理。升职本来是件开心的事,张强这几年也一直在努力,毕竟男人都有事业心,再说,高职位意味着高收入,意味着更大的发展空间。但很快,成为策划部经理的喜悦和骄傲就一扫而光。张强发现自己陷入一种恐惧中难以自拔。原本开朗活泼的他变得忧心忡忡,从未失眠的他,竟然很长一段时间夜里辗转难眠。

这一切都是因为张强对开会的恐惧。作为公司的策划部经理,他每天早晨开晨会,每周开总结会,每月开战略会,还要随时参加公司管理层的任何一次会。每周张强至少要开6个会议。频繁的会议对张强来说,已经变成一种折磨,每次开会时他都如坐针毡,不停地看表,希望时间能过得快些。张强最害怕领导让他发言,他虽然在开会前已经做了准备,但照样表现得一塌糊涂,从不结巴的他竟然结巴起来,慢慢地,他甚至产生了辞职的念头。公司老总对张强反常的表现提出了批评,他的事业正面临着不小的危机。

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