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第5章 事务管理类公关文案(4)

据了解,十大新闻人物的评选在学生中受到了极大欢迎,学生们纷纷表示要向身边的先进典型学习,争做一名优秀的大学生。

报:中央政治局、书记处各同志,全国人大常委会、国务院、全国政协领导同志;中共中央办公厅、全国人大常委会办公厅、国务院办公厅、全国政协办公厅、国家科教领导小组办公室

送:中央和国务院各部委,各省、自治区、直辖市党委、人民政府

发:本部领导,各司局,各直属单位,各省、自治区、直辖市党委教育工作部门、教育厅[教委],各计划单列市教育局,新疆生产建设兵团教育局,部署各高等学校,有关新闻单位

[印××份]

第四节会议纪要一、概说会议纪要是用来记载会议主要情况,传达会议相关精神的纪实性公文,是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的。在公关工作过程中,经常要召开各种会议,这既是重要的公关管理手段,也是重要的公关活动形式,通过召开会议来沟通信息、统一思想、协调关系等。凡是较为重要、正规的会议,一般都要形成会议纪要,供发布或存档之用,也作为有关人员执行和落实工作的基本依据。会议纪要主要有三种类型:一是办公会议纪要,用于记载办公会议所研究、议定的事项或布置的任务等。二是工作会议纪要,主要是指专门会议、专题研讨会、座谈会、学术研究会等会议形成的纪要。三是协商会议纪要,指两个或两个以上平行或无隶属关系的单位,就某一问题开会磋商,达到一致意见后整理出来的会议纪要,以共同遵守执行。

会议纪要必须如实反映会议的内容和议定的事项,不能把会议没有进行或讨论的内容写进会议纪要,即所谓纪实性。纪实性是会议纪要的基本特点,也是撰写会议纪要的基本原则。会议纪要必须对会议情况和内容进行综合整理,要概括出主要精神、归纳出主要事项、分析出主要思想;要层次清晰、内容具体,以便于把握和执行,即所谓提要性。把握好会议内容,做好并整理好会议记录,是撰写好会议纪要的基础和前提。

二、写法

[一]标题

写法1:会议名称+文种名称,如“××市××年公关工作会议纪要”。

写法2:会议内容或主题+文种名称,如“关于研究公司十年庆典接待工作的会议纪要”。

写法3:正标题+副标题,正标题一般概括会议主旨、意义或内容,副标题一般标明会议名称和文种名称,如“团结协作,共同开创××市公共关系工作的新局面--××市××年第×次公关座谈会纪要”。

[二]正文

一般由前言、主体和结尾三部分内容构成。

1前言。概述会议的基本情况,主要包括会议的名称、时间、地点、出席人、主持人、参加人数[规模]、讨论的主要问题或进行的主要活动、取得的基本成果。根据需要还可以增加会议背景和主办单位的介绍。常见的写法有两种:一是将基本情况分条列出;二是将基本情况作为一段进行概述。然后用“现将这次会议研究的有关问题纪要如下”或“现将会议主要精神纪要如下”等承启语句转入下文。这部分主要用以简述会议基本情况,所以文字在做到清楚的前提下必须十分简练。

2主体。综述会议的具体情况,主要包括会议的主要议题、会议讨论达成的意见、会议决定或通过的有关事宜、会议发出的号召或倡议等。常见的写法有以下三种:

[1]条项式。就是把讨论的问题和议定的事项,按主次分条分项列出,会议讨论几个问题就列出几条,一目了然。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。

[2]综合式。就是将会议的内容或议定的事项进行综合概括,分成若干方面,每一方面可以列出小标题或编上序号,条理清晰地逐项写出。这种写法有利于概括比较丰富的会议内容,有利于贯彻者把握会议的主要精神,适用于规模较大、问题涉及面较广的会议。也可以用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”、“会议通过了”、“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”、“会议决定”等词语引领每一个层次,集中概括地反映会议的中心议题,尤其是一些较为正式、严肃的会议,会上就有关议题达成了较为一致的意见,撰写会议纪要更注重会议的结果而不是过程时,这种写法能够做到主旨鲜明,语言简练,条理清晰,逐层递进。

[3]摘录式。就是摘录会议发言内容,把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或按内容性质归类写出。一般在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。一些重要的座谈会纪要常用这种写法。

3结尾。一般是提出希望、发出号召等,要求与会者或有关单位认真贯彻会议精神,努力完成会议决定的事项或任务。这部分也可以根据情况省去不写。

[三]签署单位

一般应当在正文后署上会议纪要的签发单位,一般是会议的主办单位。如果主办单位一目了然,则可以省略。

[四]成文日期

一般写在签署单位的下方,也可以酌情写在标题下方居中用圆括号括入。

关于×××工作会议纪要

××会议在××××××[时间、地点]召开,参加会议的人有×××、×××、共×人,×××主持会议,就××××××××进行了认真的讨论。现将会议主要精神纪要如下:

1××××××××。

2××××××××。

3××××××××。

4××××××××。

××公司××年×月×日

三、实例

1

第十届全国省市公关组织联席会会议纪要[1997年10月22日大会审议通过]

[一]

第十届全国省市公关组织联席会,于1997年10月18日至23日在江苏省××市举行。会议主题是:遵循十五大精神,高举邓小平理论的伟大旗帜,回顾和交流我国十年公关成就和经验,研讨周恩来与国家形象塑造,展望世纪之交中国公关目标。

出席这次会议的有来自全国26个省、市、自治区及香港特别行政区和特区市、计划单列市公关界的代表200余名。中国国际公关协会会长柴××,中国公关协会常务副主席刘××和中国国际公关协会常务副会长朱××、张××出席会议并作了重要讲话或发言。全国政协委员、香港××集团董事长刘××先生,香港××国际公关有限公司总经理关××先生,澳洲商务顾问有限公司总经理吴××先生也参加了大会。江苏省人民政府副省长王××在开幕式上致了贺词,江苏省人大常委会副主任曲××、江苏省政协副主席段××、安徽省政协副主席张××和省级机关部门,大专院校、科研单位的领导出席了开幕式。

会议共收到报送的论文35篇,其中公关回顾论文23篇,学习周恩来公关光辉业绩和思想论文12篇。会上就我国十年公关回顾和世纪之交中国公关展望进行了认真的讨论。与会代表还到江苏省淮安市瞻仰周恩来总理故居和纪念馆,缅怀周总理的丰功伟绩。在淮阴市举行了“周恩来与国家形象塑造”研讨会,学习周恩来内政、外交思想,继承伟人遗志,发展我国公关事业。

会议组织考察了南京高新技术开发区、中国仪征化纤股份有限公司和民营企业,浏览了大江南北的城乡建设和人文景观。与会代表对改革开放中江苏经济的发展留下了深刻的印象。

大会主席团会议审议通过了各省市公关协[学]会评选推荐的授奖单位和个人,评定了“十年公关成就奖”单位27个,“十年公关奉献奖”个人33名,并在大会闭幕时颁发了奖杯、奖牌和荣誉证书。

这次会议正值香港回归祖国和十五大胜利召开之后,又值我国人民和世界人民崇敬的周恩来总理诞辰一百周年之际,在欢庆喜悦中回顾过去,在缅怀伟人时展望未来,丰富了会议的深层内涵。会议采取回顾与展望相结合、理论研讨与参观考察相结合、大会发言与小组讨论相结合、省市评议推荐与大会审定相结合的方式,开得既有广度,又有深度,与会代表一致反映收获很大,实现了预定目标。

会议对主办这届大会的江苏省公共关系协会为会议做出的充分准备和精心安排给予充分肯定;对江苏省委、省政府、省人大、省政协领导对这届大会的重视与支持表示衷心感谢;对江苏省委会议中心为大会提供优良的服务表示诚挚的谢意。

[二]

会议遵循十五大精神,高举邓小平理论伟大旗帜,认真回顾了我国公关事业的发展历程和十年来历届全国省市公关组织联席会所起的重大作用。

会议回顾我国十多年来的公关历程后认为,我国公关事业的发展,首先从经济开放地区起步,逐步传向全国各地,经过了一个启蒙、兴起、鉴别、创新的探索过程。会议认为,是贯彻执行党的改革开放政策,为我国公关事业的发展创造了良好环境;是经济建设的高速度推动了我国公关热潮;是建立社会主义市场经济体制引导我国公关事业向深层次、规范化发展;是公关事业热心开拓者的无私奉献、勤奋探索,使我国公关研究、教学、实体和组织建设从无到有,从小到大,由浅到深,逐步发展。

会议对全国公关组织联席会的创立和连续举办,给予了充分的肯定。会议认为,它是中国公关组织成就、公关实务的大展示,为全国公关界加强联系,沟通信息,交流经验,促进了中国公关事业的健康、持续发展。通过第十届大会的回顾,继续努力,必定会越办越好。

[三]

党的十五大决定加快推进国有企业改革,开创改革和发展新局面。会议认为这是我国公关事业发展的又一历史机遇,必须抓住历史时机,迈出新的步伐,创造新的业绩。

会议讨论通过了世纪之交的中国公关展望要点,提出经过两年的充分酝酿,在新世纪到来之前制定一个中国公关组织和从业人员共同奋斗的目标。会议认为,这是关系我国公关事业发展的一件大事,是中国公关事业的一项重大基本建设,会议决定由中国公共关系协会和中国国际公关协会主办,由江苏省公共关系协会承办,在第十一届全国省公关组织联席会上提出讨论,集思广益;在1999年第十二届全国省市公关组织联会上郑重宣布。

会议认为,随着改革的深入,中国市场经济向纵深发展,中国公共关系职业化进程必将进一步加速,“公关资源”的开发,“外脑”的利用,公关职业将为社会广泛认可,成为人们最喜爱的职业之一。公关手段高科技化将成为现实,工作不再是体力的付出,而是智力和知识的输出,创新也不再是阶段性,而是继续发展。公关活动的智力成分将大大增加,危机公关、问题公关、CI策划和企业形象、城市形象整体设计塑造,将成为公关组织的工作主体。公关教育将向多层次、规范化发展。公关理论研究将向深层次、实用化、系统化方向发展。公关组织将在实践中更加健全,工作更加活跃和卓有成效。公关企业的整合力将进一步加强,社会效益和经济效益将更明显,随着社会经济的发展和与国际并轨步伐的加快,国际公关活动将越来越频繁,对公关人员的素质势必提出新的、更高的要求,职业道德应引起特别重视。

会议号召各级公关组织和公关从业人员,切实加强学习,充分认清形势,瞄准目标,严于自律,团结奋斗,用实际行动,信心百倍地迎接我国新世纪公关高潮的到来。

[四]

周恩来总理是我党和国家卓越的领导人,是伟大的政治家和外交家,他以渊博的知识,卓越的才能,高超的领导艺术,崇高的人格品质,创造性的思维方式,在频繁的内政和外交实践中,不仅赢得了中国人民和世界人民的拥护和爱戴,而且也赢得了对手们的折服和尊重。与会代表以翔实的史料、雄辩的事实、鲜明的观点和深入浅出的论证,抒发了自己的心得体会,缅怀伟人的丰功伟绩,学习周恩来内政、外交方面的光辉业绩和思想,取得了初步的成果。会议呼吁全国公关同仁和有志于我国公关事业的专家学者,要以周总理在内政、外交方面的光辉业绩和思想为榜样,进一步开拓发展我国有特色的社会主义公关事业。大会号召全国公关组织和实际工作者,学习和发扬周总理无私奉献的精神,严于律己的品格,实事求是的作风,平易近人的态度,灵活应变的策略和不卑不亢的气度,为发展我国的公关事业而顾全大局,同心同德,携手奋进。

会议还就公关界的行业自律,公关人员任职资质和晋升机制的建立、完善,规范公关队伍和规范公关市场等问题展开了热烈讨论。

会议建议第十一届全国省市公关组织联席会的主题包涵讨论制订世纪之交的中国公关展望要点的内容,研讨公关组织的规范管理和如何抓住历史机遇,树立新的形象。

江苏省公共关系协会会上建议从本届大会起,将原规定上届大会讨论确定下届大会举办地点和主办单位,改为确定下两届大会举办地点和主办单位,得到与会代表的一致赞同。会议决定第十一届大会在河北省石家庄市召开,由河北省公共关系协会主办;第十二届大会在云南昆明市召开,由云南省公共关系协会主办。

2

××公司党委推进学习型党组织建设工作研讨会会议纪要

今年2月8日中共中央办公厅印发《关于推进学习型党组织建设的意见》以来,我公司按照中央和国资委党委的要求,有计划、有步骤地开展了学习型党组织建设工作。为更好地推进这项工作,公司党委于5月30日在有限公司会议室召开了推进学习型党组织建设工作研讨会。公司党委书记、学习型党组织建设领导小组组长赵××发表讲话并提出要求。公司党委副书记、学习型党组织建设领导小组副组长李××主持会议。公司学习型党组织建设领导小组成员张××、刘××等出席研讨会,公司部分直属单位党组织书记和公司学习型党组织建设领导小组办公室成员参加了会议。

公司党委书记、学习型党组织建设领导小组组长赵××,对近期公司学习型党组织建设工作的开展情况给予了充分肯定。他说,建设学习型党组织是一项长期的工作,是公司党委今年重点的一项长线工作。我们要结合开展“创先争优”活动,努力推进学习型党组织建设,更好地推动公司科学发展。赵××就公司当前建设学习型党组织工作提出要求:

一是认真做好学习型党组织创建工作,务必取得实效。各单位、部门要紧密结合自身实际,按照公司党委创建学习型党组织的要求,扎实推进各项工作。同时,要将推动公司科学发展作为学习型党组织建设的落脚点,着眼于公司的长远目标、阶段性目标和近期目标,将开展学习与推动工作紧密结合,确保取得实效,为完成全年生产经营目标奠定基础。

二是通过学习型党组织创建工作,提升党员干部的领导能力和广大党员的责任意识。我们要以此为契机,进一步提高领导干部队伍的素质能力。同时要使广大党员进一步牢固树立为企业尽职尽责工作的责任意识,为公司实现年度目标、阶段目标、高端目标提供有力保证。

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