电话是现代社会最常见、最便利的通信工具，也是人们在日常工作中相互沟通的重要渠道，具有快捷、方便等特点。电话通信是公务员的一种普遍工作手段。公务员在公务活动中，利用电话可以交流情况、沟通信息、商洽问题、问答事项。拥有良好的电话礼仪，接听群众电话时彬彬有礼、进退得体，公务员就可以在群众中树立良好的形象。
一、拨打电话
[1]1选择好时间
除非有特别紧急的事情，否则应尽量在办公时间打电话，避开受话人休息、用餐、公休假时间。如果拨打国际长途电话，还应注意时差。
应掌握通话时间。打电话前，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，也不要“煲电话粥”。一般来说，一次通话时长不应超过3分钟，要遵循所谓的“3分钟原则”。如果事项较多，商谈时间较长，最好采用面谈的方式。
2表述得体
公务员通话表述应符合礼仪规范，态度要友好，口气应谦恭、有礼，不应大喊大叫。
拨通电话后，应先问候，然后进行自我介绍并证实对方的身份。如果要找的人不在，可以请接电话者转告，应说“劳驾”或“麻烦您”。打完电话应有相应的礼貌用语，如“谢谢”、“再见”等。
3举止得体
公务员在拨打电话时，应轻拿轻放，不应急不可耐。
遇到无法接通的情况，不应不耐烦，不能出现摔电话等举动。拨通电话后，通常应等铃声响过六遍后，确信对方无人接听，才能挂断电话。
二、接听电话
[1]1及时接听
公务员听到办公电话铃声响起，应马上接听；如果不能立即接听，也尽量不要使响铃超过三声，更不要有意拖延。如果电话铃响了三至五声才拿起话筒，应该先向对方道歉，否则会让对方误以为你有意怠慢。
如果在接电话时，有另一部电话响起，应及时妥善处理，不应不予理睬。这时应询问对方是否介意自己接听另一部电话，在征得同意后再接听。但不要同时将两个话筒放在耳边，接听两部电话。
会客或参加重要会议不能及时接听电话时，应说明原因表示道歉，应说“对不起，让您久等了”。
2文明应答
公务员在接听电话时应先向对方问好，然后自报家门（一般应报出科室名称，如果是对外服务机构可报机构名称）。
与对方通话，通常应有问必答、依问作答，不应答非所问、东拉西扯；交谈结束时要及时道别，礼貌地说“再见”；应由发话人先挂断自己才能挂电话。
如果对方是找人，应请对方稍等并立即帮忙寻找；如果要找的人正好不在，最好能告诉对方原因，或告诉对方其他联系方法。不宜问“你是谁”、“你有什么事”等有窥探隐私之嫌的问题。
公务员对打错的电话，不应大声斥责，应接受对方的道歉，说声“没关系”后挂电话。
3做好记录
公务电话通常需要做记录。这就要求公务员随时做好准备，应在随手可及的位置准备好记录物品（如电话记录簿、记录用纸、笔等），记录内容主要包括何时、何人、何地、何事、如何进行或解决等，并且要加以核实，避免记错。
4代接电话
公务员在代接电话时，应该注意以下几点：
第一，礼貌相待。不应显得不耐烦，以“他不在”来回答对方，应友好地说：“对不起，他现在不在，需要我转告什么吗？”如对方有此请求，应尽量照办。
第二，尊重隐私。不宜询问对方与所找人之间的关系。当对方有求于你，并且希望转达某事给某人时，应守口如瓶，不应随意扩散。
第三，准确记录。对于对方要求代为转达的具体内容，应认真做好记录，等对方讲完后，应重复一遍，以保证记录正确无误。记录他人电话时，通常应记下通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等要点。
第四，及时转达。代接电话后应及时转告，不要耽误。不应将代接电话内容再托他人转告，否则容易使内容走样，可能会耽误时间或误事。
三、使用手机
手机已经成为当今社会上使用得最普遍的通信工具，在人们的工作中发挥着重要作用。公务员在使用手机时，应按照手机使用礼仪规范，自觉遵守公共秩序，不要影响别人。
1遵守秩序、注意安全
在做一些事情的时候不宜使用手机，如驾驶汽车、穿越马路时；在某些场所也不能随意拨打手机，如手术室、会议室等。公务员应率先垂范，在一些场所，如音乐厅、美术馆、影剧院、歌舞厅、咖啡厅等应使手机处于振动状态，这也是体现个人修养的一个方面。
2注意礼节
使用手机需要遵循的礼仪与使用固定电话的一般礼仪相同。此外，为保证联系顺畅，公务员应尽量保持手机不停机、不关机；改换电话号码后应及时通知朋友、同事。
四、短信礼仪
[1]1发短信一定要署名
在短信中署名，是对对方的一种尊重，也是达到目的的必要手段。如果短信中说的是正事，不署名就可能会误事。
2重要电话可先用短信预约
身份较高或处于重要岗位的人一般会很忙，公务员在与他们通电话之前可以先发短信询问，比如这样说：“您好，有事需要商谈，是否方便给您电话？”如果对方没有回短信，就说明当前不是很方便，可以过一段时间之后再拨打电话。
3上班时间不要没完没了地发短信
公务员在上班时间都要忙工作，即使偶尔不忙，也不能没完没了地给别人发短信，否则会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要的事情，闲聊式的短信更会让对方心生不悦。
4短信的使用场合
如果有事要提醒对方，最好用短信。短信是非正式的，与电话相比要显得亲切一些。要切记，短信提醒时，语气应当委婉，不可生硬。
