每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，至少也要简单整理一下。而且每天按一定的标推进行整理，这样会使第二天有一个好的开始。
不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间，也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的员工，都需要有某种办法来及时提醒自己一天中要办某事。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何述说台词和进行表演，你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片制度，一个月每一天都有一个卡片，再用些卡片记载以后月份待办事项。
此外，最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：整理办公桌（3分钟）；听取秘书对一天工作的安排（5分钟）；对秘书指示关于某一报告的起草（15分钟），等等。
总之，那些容易把事情复杂化的员工应该培养的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样能大大节省时间和精力，从而能大大提高你的效率。
制订预案有效管理时间
很多人做事常觉得时间紧张，努力到最后仍是出现延迟。有时候明明付出了很多，但是因为没有在规定时间内完成，即使已经完成了99%都等于无效，因为你要的结果等于零。因此，我们应当选择一种高效的工作方法，有效管理自己的时间。
商界精英鲍伯·费弗在每个工作日里的第一件事，就是将当天要做的事分为三类：第一类是所有能够带来新生意、增加营业额的工作；第二类是使现有状态能够持续下去的一切工作；第三类则包括所有必须去做，但对企业和利润没有任何价值的工作。
在完成第一类工作之前，鲍伯·费弗绝不会开始第二类工作，而且在全部完成第二类工作之前，也绝不会着手进行第三类的工作。“我一定要在中午之前将第一类工作完全结束。”鲍伯这样给自己规定，是因为上午是他认为自己最清醒、最有建设性的时间。
“我必须坚持养成一种习惯：任何一件事都必须在规定好的几分钟、一天或一个星期内完成。每件事都必须有一个期限。如果坚持这么做，我就会努力赶上期限，而不是无休止地拖下去。”鲍伯说这便是期限紧缩的真正价值。
鲍伯·费弗做了时间的主人，一个真正的时间管理者能提高办事的效率。
世界是变化的，变化是一切事物的大法则。正因为如此，我们不要打无准备之仗。这应该成为我们的一个人生信条，制订切实可行的预案恰好正是为了这些。
预案的内容当然必须是针对某一件事，部署一定要周密、详尽。这样我们才能真正地去与时间赛跑，并始终抢在时间的前面，从而赢得高效率。
预案的制订与否，关系到一件事的成功与否。有预案，你可以争分夺秒地去完成一件事，也可以让时间发挥出最大能量，还可以在面对突发事件时有较强的心理承受能力，更能挥洒自如地处理问题，从而步入高效能人士的行列。
另外，我们知道，事物在形成的过程中，往往会出现一些意外的变化，如果不能很好地应对这个变化，就会改变事物的性质和办事的初衷，甚至还会导致最终失败，让你不得不回到原来的老路上去，甚至更惨。那么，你用了那么多宝贵时间来走这段弯路还有什么意义？
也许有人会说：“没有什么，我们可以从头再来，失败是成功之母嘛！”但是我们浪费不起时间，所以一定要制订一个比较完善的预定方案。
做事先要分清轻重缓急
做事要讲究方法，选对了高效的方法，做起事来就事半功倍。比如做事要分清轻重缓急，紧急的事不一定重要，重要的事不一定紧急。不幸的是，许多人把自己的一生花在较紧急的事上，而忽视了不那么紧急但比较重要的事情。
当你面前摆着一堆问题时，应问问自己，哪一些真正重要，把它们作为最优先处理的问题。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的生活中就会充满危机。
员工每天都要花许多时间来阅读、整理和接收各种文件，但其中有一些往往是无足轻重的。因此专家建议，要学会把注意力集中在那些最重要的文件上。办法是，先初选出被认为是重要的文件，然后将其分为“应办的”“应阅的”和“应存档的”三组。把“应办的”组放在办公桌的前边和中间，把其他两组放到自己看不见的地方。这样可以不分散自己的注意力，从而可省出许多时间。
工作、学习乃至生活，都要讲究方法，然而如何才能掌握好的方法使我们的工作和学习事半功倍呢？其中至关重要的一环是抓关键。办事情、做工作宜从关键处下手，尽量避免过程烦琐，更不应面面俱到。
不论事情有多少，永远先做最重要的事情。把自己认为最重要的事情摆在第一位，这是一个好习惯，否则你就会因为一些不重要的事耽误精力和时间。对于成大事者而言，“永远先做最重要的事情”是他们最佳的工作习惯！
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”。艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％。
然后，他递给舒瓦普一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性。”于是舒瓦普又花了5分钟。
艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间您便对这种方法的价值深信不疑，您完全可以叫您公司的人也都这样干。这个试验您爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，您认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2．5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起功不可没。
人们总习惯根据事情的紧迫感，而不是事情的重要程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士一般不会这样工作。他们会分清轻重缓急，设定优先顺序。成大事的人都是以分清主次的办法来统筹时间的。
面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方呢？判断一件事是否是主要的，有三个标准：
1. 必须做什么
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要自己亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
2. 什么能给你最高回报
应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更好的事情。有最高回报的地方，也就是最有生产效率的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去，人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有生产效率的地方），这就是当今时代“勤”的特点。现在社会只承认有效率的劳动，勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是用最少的时间实现最多的目标。
3. 什么能给你最大的满足感
无论你地位如何，总需要把时间分配在令人满足和快乐的事情上。唯有如此，工作才会充满情趣，并使人保持工作的热情。
通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了。然后，以重要性优先排序（注：人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做。你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间的了。
