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第2章 工作首先要做到位(1)

每个人都有自己的职位,每个人都有自己的做事准则。医生的职责是救死扶伤,军人的职责是保卫祖国,教师的职责是培育人才,工人的职责是生产合格的产品……社会上每个人的位置不同,职责也有所差异,但不同的位置却对每个人都有一个最起码的做事要求,那就是做事做到位。

最起码的做事准则

在工作中,合格、到位,只能算得上工作的最低要求。

出身名门的野田圣子37岁就当上了日本内阁邮政大臣。

她的第一份工作是在帝国酒店当白领丽人。不过,在受训期间,圣子竟然被安排去清洁厕所,每天都要把马桶擦得光洁如新才算合格。可想而知,在这段日子里,圣子的感觉是多么的糟糕。当她第一天碰到马桶的一刹那,她几乎想吐。

很快地,圣子就开始讨厌起了这份工作,干起工作来马马虎虎。但有一天,一位与圣子一起工作的前辈,在擦完马桶后,居然伸手盛了满满的一大杯冲厕水,然后当着她的面一饮而尽,在前辈的眼中,圣子的工作根本没有做到位,光洁如新只是工作的最低标准,她以此向圣子证明,经她清洁过的马桶,干净得连里面的水都可以用来饮用。

前辈这一出人意料的举动,使圣子大吃一惊。她发现自己在工作态度方面出了问题,根本没有负起任何责任,于是,她对自己说:“就算这一辈子都在洗厕所,也要当个最出色的洗厕人。”训练结束的那一天,圣子在抹完马桶后,毅然盛了满满的一大杯冲厕水,并喝了下去。这次经历,让野田圣子知道了什么是工作的最高准则,而在很多人眼中的合格、到位,只能算得上工作的最低要求。

现代职场中,很多企业的员工凡事都得过且过,做事不到位,在他们的工作中经常会出现这样的现象:

——5%的人看不出来是在工作,而是在制造矛盾,无事必生非=破坏性地做;

——10%的人正在等待着什么=不想做;

——20%的人正在为增加库存而工作=“蛮做”、“盲做”、“胡做”;

——10%的人没有对公司做出贡献=在做,但是负效劳动;

——40%的人正在按照低效的标准或方法工作=想做,而不会正确有效地做;

——只有15%的人属于正常范围,但绩效仍然不高=做不好,做事不到位。

做什么事情都要讲究到位,半到位又不到位是最难受的。

工作做到位,就是要有严谨的工作态度,对要做的工作不能敷衍,要认真去办,并把自己的工作做好。

老板们欣赏能做好自己工作的人。能够做好自己的工作,是成功的第一要素。各行各业,人类活动的每一个领域,无不在呼唤能自主做好手中工作的员工。齐格勒说:“如果你能够尽到自己的本分,尽力完成自己应该做的事情,那么总有一天,你能够随心所欲从事自己想要做的事情。”反之,如果你凡事得过且过,从不努力把自己的工作做好,那么你永远无法达到成功的顶峰。对这种类型的人,任何老板都会毫不犹豫地把他排斥在自己的选择之外。

每个人都有自己的职位,每个人都有自己的做事准则。医生的职责是救死扶伤,军人的职责是保卫祖国,教师的职责是培育人才,工人的职责是生产合格的产品……社会上每个人的位置不同,职责也有所差异,但不同的位置却对每个人都有一个最起码的做事要求,那就是做事做到位。

不到位的低效浪费

第一次不把小事干好,将来就会在更小的事上操劳。

歌德在他的叙事歌中写了这样一个故事:

耶稣带着他的门徒彼得远行,途中发现了一块破烂的马蹄铁,耶稣让彼得把它捡起来。不料彼得懒得弯腰,假装没听见。耶稣没说什么,就自己捡起马蹄铁,用它从铁匠那儿换来3文钱,又用这钱买了18颗樱桃。

两人继续前行,经过的全是茫茫的荒野。耶稣猜到彼得一定渴得够戗,就让藏于袖中的樱桃掉出一颗,彼得一见,赶紧捡起来吃掉。耶稣边走边丢,彼得也就狼狈地弯了18次腰。

耶稣笑了,对他说:“如果当初你弯一次腰,就不会在后来没完没了地弯腰。第一次不把小事干好,将来就会在更小的事上操劳。”

事实确实如此,我们都有这样的经历:为了尽快结束工作,我们迅速地把某件事情做完,没有过多地考虑细节问题,却不得不重头再做一遍;为了省事,我们把垃圾随便扔在地上,清洁人员不得不重新将其捡起来,再扔一次。有时候我们浪费了自己的时间,有时候我们浪费的是别人的时间。

在西方购物,不管是购自国内还是购自国外,货物通常会由邮局、速递公司等运输部门负责送到你家里。但中国的国情不同,常会有包裹等你亲往邮局或办公室取回家来。

有家公司订购的西方设备每每都停放在上海海关,公司接到取货通知后必须尽快将东西取走,否则一耽误就会遭到被罚款的命运。这家公司有位外方经理去上海领设备,实践了一趟后才惊叹,这实际上是一项极其烦琐的大工程。

西方人验货时,通常的做法是按照收据核查所有的集装箱是否都到齐了,若箱子数目无误就万事大吉。但中国人的程序细则非同小可,首先是将所有的集装箱一一打开,并将里面的设备零件全部搬出来,然后对照着一叠设备名称明细表逐件核对,不放过每一个细小的零件和备用配件。仅将每一个集装箱搬出来再装回去,就可以想象这是多么庞大的工作量和运动量。

这家公司反复折腾一百多个集装箱,整整要忙上一个星期。不但如此,去上海出差验收的人员也是一支浩浩荡荡的大军,有各个部门的技术人员、财务人员、总工程师、厂领导及秘书。各方面代表都到场的原因是,待货物验收完毕后,设备各个部分的资料及零备件将被拆散分离,分别由不同的部门取走保管。如钥匙归保管处,一些随设备附带的修理工具归工具处,说明书归情报处,如是这般分门别类地分配下去。然而就是这种安排上导致的做事不到位,给自己带来了大量的重复性工作。

做事不到位不仅会给自己带来很大的麻烦,还会给上司带来工作上的不便,对于上司安派你去做的事,无论巨细,你不去做你的上司就要去做,你做不到位,他就要返工。从管理角度说,公司花了大价钱请你的上司,成本在你的10倍以上,从经济的意义上说,他花一小时能做的事,你花一天的时间做好也值。同样的道理,一件小事,你花了一小时做完交给了他,当他发现了不足,再去补充、修订,花半小时,如果这样,还是你费半天时间把事情一次性做好更合算。你把小事做到位了,他的工作效率就提高了。

相对于管理工作的高效率而言,工作的低效率或者无效率造成的隐性浪费是非常大的:原来只要一个人承担的工作,需要两个以上人员来完成;应该按计划完成的任务反复拖延;

应该正确完成的工作被做错,这些都会导致返工、重做、纠正等浪费时间和精力的行为,如果是高效率地完成了错误的工作,则损失更大。

更可怕的是,这种错误在某种程度上是被允许的,会以各种各样的原因、理由被掩盖住,从而反复发生,造成巨大的浪费。我们允许的是创造性的失误,而不允许反复发生低级的错误。

第一次就把事情做对

第一次没做好,同时也就浪费了没做好事情的时间,返工的浪费最冤枉。第二次把事情做对既不快,也不便宜。

有位广告经理曾经犯过这样一个错误,由于完成任务的时间比较紧,在审核广告公司回传的样稿时不仔细,在发布的广告中弄错了一个电话号码——服务部的电话号码被他们打错了一个。就是这么一个小小的错误,给公司造成了一系列的麻烦和损失。

我们平时最经常说到或听到的一句话是:“我很忙。”是的,在上面的案例中,那位广告经理忙了大半天才把错误的问题更正过来,耽误的其他工作不得不靠加班来弥补。与此同时,还让领导和其他部门的数位同事和他一起忙了好几天。如果不是因为一连串偶然的因素使他纠正了这个错误,造成的损失必将进一步扩大。

平时,在“忙”得心力交瘁的时候,我们是否考虑过这种“忙”的必要性和有效性呢?假如在审核样稿的时候那位广告经理稍微认真一点,还会这么忙乱吗?“第一次就把事情做好”,在我参加工作之后不久,有一位领导就告诉过我这句话,但一次又一次的错误告诉我,要达到这句话的要求并非易事。

“第一次就把事情做对”(Do It Right The First Time,DIRFT)是著名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一。

第一次就做对是最便宜的经营之道!第一次做对的概念是中国企业的灵丹妙药,也是做好中国企业的一种很好的模式。有位记者曾到华晨金杯汽车有限公司进行采访,首先映入眼帘的就是悬在车间门口的条幅——第一次就把事情做对。

在很多人的工作经历中,也许都发生过工作越忙越乱,解决了旧问题,又产生了新故障,在一团忙乱中造成了新的工作错误,结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错,浪费大量的时间和精力,重则返工检讨,给公司造成经济损失或形象损失。

由此可见,第一次没把事情做对,忙着改错,改错中又很容易忙出新的错误,恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙,还会放大到让很多人跟着你忙,造成巨大的人力和物资损失。

所以,盲目的忙乱毫无价值,必须终止。再忙,也要在必要的时候停下来思考一下,用脑子使巧劲解决问题,而不盲目地拼体力交差,第一次就把事情做好,把该做的工作做到位,这正是解决“忙症”的要诀。

你还忙吗?当然忙!但希望你是忙着创造价值,而不是忙着制造错误或改正错误。只要在工作完成之前想一想出错后带给自己和公司的麻烦,想一想出错后造成的损失,就应该能够理解“第一次就把事情完全做对”这句话的分量。

企业中每个人的目标都应是“第一次就把事情完全做对”,至于如何才能做到在第一次就把事情做对,克劳士比先生也给了我们正确的答案。这就是首先要知道什么是“对”,如何做才能达到“对”这个标准。

克劳士比很赞赏这样一个故事:

一次工程施工中,师傅们正在紧张地工作着。这时一位师傅手头需要一把扳手。他叫身边的小徒弟:“去,拿一把扳手。”

小徒弟飞奔而去。他等啊等,过了许久,小徒弟才气喘吁吁地跑回来,拿回一把巨大的扳手说:“扳手拿来了,真是不好找!”

可师傅发现这并不是他需要的扳手。他生气地说:“谁让你拿这么大的扳手呀?”小徒弟没有说话,但是显得很委屈。

这时师傅才发现,自己叫徒弟拿扳手的时候,并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手,也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些,可实际上徒弟并不知道。师傅明白了:发生问题的根源在自己,因为他并没有明确告诉徒弟做这项事情的具体要求和途径。

第二次,师傅明确地告诉徒弟,到某间库房的某个位置,拿一个多大尺码的扳手。这回,没过多久,小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。

克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们,要想把事情做对,就要让别人知道什么是对的,如何去做才是对的。在我们给出做某事的标准之前,没有理由让别人按照我们自己头脑中所谓的“对”的标准去做。

一步到位的开店精神

机会只有一次,没有人会给你下次机会。

朋友从日本回来,想投资开一个日式料理店,我帮他选择地点。我们跑遍了整个城市,看了无数的房子,最后他从中挑选出10个,列为准店,把它们在位置、环境、布局等方面的优劣列成清单,反复比较,从中优选出3个,然后把这3个店的位置、环境、布局及服务内容等方面列成一个更为详细的调查表,委托一家信息咨询公司做市场调查,根据调查回馈,最后确定其中的一个,接下来开始装修。朋友请来装修公司,详细地讲述他的意图,对方耐心地听着,我也在一旁听着。开始我还为他的认真感动,到后来就有些不耐烦了,他也真是太详细了,不仅店内所有的空间包括门厅、厨房、卫生间里的每一个角落都不放过,而且,店外远至百米的路段也做了精心布置,简直精细到了极点。我看着他,突然感觉有些陌生,原来挺豪爽大气的一个人,几年不见,怎么竟变得婆婆妈妈,心细如针?

店终于按照朋友的要求装修好了,进到店里,给人的第一感觉是舒服,第二感觉还是舒服,你能想到的他全想到了,你没想到的他也想到了,可他还不放心,让我帮他挑毛病,该君还有什么没想到的地方。我看着他,越发觉得他陌生了,从选店到装修,不仅多跑了许多路,多花了许多钱,更重要的是,多花了许多时间,如果换成我,现在早就营业赚钱了,可他还在挑毛病。我说:“挺好的,赶快开业吧,早开一天早收入一天。”

朋友看着我说,“正式开业还要等一个星期,从明天开始,我请你带朋友来吃饭,全部免费,但有一条,每吃一次,至少要提一条意见。”

“为什么?”

“因为在日本,不能让客人等候超过5分钟,不能让他有任何不满意的地方,现在开业,我没有把握,所以我付费请咨询公司替我找最挑剔的顾客来,如果你方便也请你来,多挑毛病,拜托了!”

“你也太认真了,这是在中国,不用这样,要我说,先开业,发现问题再说,现改也来得及。”

“不,我不能拿顾客做试验,在日本,我做过调查,开业最初10天进店的顾客,基本上就是你店里长期的顾客,如果你在这10天留不住顾客,你就得关门。”

“为什么?”我有些不解,“一个新开的店,有点不足是难免的。客人也会谅解的,下次改正就行了。”

“不,在日本,没有下次,只给你一次机会。我刚到日本和日本人最初交往时,觉得他们很傻,你说什么他都信,你如果想骗他其实很容易,但是他只给你骗一次,以后他永远不会和你来往了。在日本,只要是你本人的原因犯错,你就得走,你不能说‘对不起,这次我错了,给我机会,我保证下次改。’没有下次,只给你一次机会。”

我看着朋友,突然明白了为什么这些天来,他如此认真,如此精细,这个在我看来没什么了不起的料理店,在他看来,仅次于他的生命,因为他深深知道,这既是他的第一个店,也是他最后一个店,成败只此一次,没有再一,更无再二。

每年,中国都会派不少研修生去日本企业实习,日本的酒店服务水平,在全世界都是一流的。日本人的职业素质、敬业精神让中国的孩子们体会颇深。

冈部饭店是一家在日本国内外拥有7家分店的私人饭店集团。在研修生中有这样一个故事,他们刚到日本时,发现店里一位中年妇女什么都做,如擦厕所、迎接客人等,而普通员工对她非常尊重。当时研修生们很纳闷。后来一问吃了一惊,原来,那位中年妇女是冈部饭店集团的老板娘冈部瑞穗。

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