会议活动是一种十分常见的营销模式，企业将新老顾客聚集到一起，通过专家讲座等形式，进行产品销售。细节决定成败，细节执行不到位，再好的规划都将付诸东流。因此在会议活动中，企业要在细节上下工夫。
会议活动
会议与会议活动
通俗地说，会议就是为了解决某些问题，而将一群人召集到一起的活动。对于老年保健行业来说，通过会议讲解产品、销售产品，是一种十分常见的营销模式，这也就是会议活动这个名称的由来。实际上早在会议活动这个短语出现之前，传统的医药保健品销售就是通过会议的形式进行的，但习惯上，我们称之为讲座或者专家活动。
经过长期的演变，目前的营销方式已是多种方式的融合了，其边缘已经非常模糊了，你中有我，我中有你，有的甚至已经合为一体了，这和过去泾渭分明的营销方式截然不同。
因此，在各种营销方式大整合的今天，再单独说会议活动、体验营销、旅游营销、餐饮营销是某种模式，已经不科学了，而把企业划入会销界、体销界的说法，也只会限制自己的眼界，这些行为都不利于企业的长远发展。老年保健产业的忠诚度营销理论认为，不论是会议、旅游，还是体验，都是一种具体的方法，是获取顾客忠诚度的一个环节，所以，根本没有必要当作一种模式去宣扬。
在这里只是将会议活动作为一个具体的方法来研究，而不是把会议活动作为一种模式来宣讲。
会议活动的基本常识
1.会议主题和形式
邀约目标顾客，举办科普讲座、联谊会、文艺表演、新闻发布会、企业庆典等主题会议；精心设计会议的具体环节；与目标顾客进行有效沟通，营造氛围；展示公司形象，逐步增加顾客对公司及产品的认知度和肯定度；进行会前预热、品牌宣传，或者产品销售。
2.会议场地
凡是能容纳一定数量的顾客、具有讲演条件的场所均可。会议场地以室内居多，也有室外露天的，会议活动一般选择在宾馆、酒店的会议室，企业、事业单位、政府机构中能够满足会议要求的场所，或者社区居委会、老年活动中心之类的地方进行。有些企业的专卖店，能容纳不少顾客，加以改造后，搭配必要的硬件设施，如讲台、音响等，也是举办会议的理想场所。
3.会议规模
根据参加人数的多少，可将会议活动分为大型活动、中型活动和小型活动，但各企业对划分标准的看法不一，一般认为：大型活动的参加人数在500人以上，中型活动的参加人数在200人以上，小型活动则是200人以下，甚至五六个人就可以开个小会。如在社区的居委会或者其他会场举办的小型科普讲座，参加者也就二三十人。
4.会议的特点
（1）营造气氛，促进购买。通过会议活动，把有购买意向的顾客聚在一起，进行集中购买，营造购物氛围，这就可以充分调动现场顾客的购买热情。
（2）会议是一个集中展示平台。它可以把多个环节完美地结合在一起，也可以向众多目标顾客进行宣讲、教育、推广。
（3）会议形式灵活多样，目的也各不相同。在会议活动中，各种活动都有其不同的目的，比如，有的是为了销售，有的只是为销售预热、做铺垫，有的是为了增进感情，有的是为了搜集新的顾客资源。
（4）会议举办前期要计划邀请到一定数量的顾客参加，即要有一定的顾客基础。
5.会议的注意事项
按照我国现行法律、法规的规定，宾馆、旅游景点等公共场所是不具备销售资格的，企业如果选择在这些地方进行产品销售，那就必须提前到当地工商局的市场监管部门，办理展销许可证。
会议活动的一般过程
不论什么形式的会议，都可以按照时间顺序分成会前、会中、会后三个阶段。大致过程为：
会议主题策划—搜集顾客资源—筛选资源—预热—确定会议时间及地点—邀请送函—制定流程、分工、物品准备、会场布置—举行会议—会后跟进。
1.会前
即会议前期的筹划和工作准备，包括：
（1）策划会议主题及会议内容。
（2）搜集顾客资源，建立数据库。
（3）筛选有效顾客，通过电话、家访或者小型预热会进行预热。
（4）向顾客发出参会邀请函，确定参会人员名单，预测产品销量。
（5）会前分工，进行外联，选定会议场地。
（6）拟定会议详细流程，分配人员岗位职责。
（7）准备各种辅助工具，布置会场。
2.会中
会议当天按照计划进行，通过现场员工与参会人员整体的配合和努力，再配合使用辅助工具，如投影仪、白板等，把产品或者企业形象向顾客做一个全面、深入的展示，使顾客能够真正了解企业或产品，与顾客拉近感情，建立信任，直接实现销售或者为下一步销售做好准备。
3.会后
（1）总结本次会议成功与失败的原因，为下次活动打基础。
（2）对顾客进行跟踪、走访，为下一阶段的目标继续努力。
我们将在后面的章节中，对会议活动中的重点环节加以详细讲解。
会前预热及邀约顾客
会前预热
企业要在会议前事先搜集顾客资源并建立顾客数据库，已有顾客数据库的企业，可以直接从数据库中挑选目标顾客进行预热。
会前预热，是使顾客对公司和产品进行了解，进而产生兴趣，并和员工建立感情、互相信任的过程。顾客在会上是否购买产品，有80%的因素取决于会前的工作是否做到位。因此，会前预热是销售的重点部分，它主要考察顾客资源的优质性，即邀约的顾客越符合理想顾客，其购买的可能性越大；资源的充分预热，即和顾客建立较为融洽的关系，达到一定的标准要求。比如预热后，顾客对员工及企业产生了好感，对产品产生了兴趣，他渴望对企业、产品有更深入的了解，甚至有一部分顾客在进入会场前就已经产生了购买欲望。
员工从自己的顾客资源中挑选预热人员名单，顾客资源不足的员工需要经营销部经理批准后，向数据部申请新的顾客数据。
1.电话沟通
电话沟通是为上门预热做铺垫和准备，目的在于表明自己的身份，让对方能够接受自己，让对方对公司有一个非常好的印象。通过一次或多次电话沟通拉近与顾客之间的距离，然后与顾客约定上门访问的时间。
（1）电话沟通前的准备。
第一，电话上墙。业务电话统一安装于墙上，与目同高，保证员工在打电话时保持站立的姿势，这样可以使其调整好员工自身状态，并意识到业务电话应有的认真性，发挥沟通的最高水平。
第二，一人打，众人听。当有员工打业务电话时，其他人可以旁观旁听，这样不仅有利于相互学习，及时找到自己的不足之处，促进员工业务素质的迅速提高，提升整体素质，还有利于及时发现人才。
第三，充分的准备。列出谈话所涉及的重点内容，确保电话沟通的顺利、成功；准备好纸、笔，把通话中所涉及的主要内容记录下来。
第四，心理调节。在通话前要适当地放松、调整自己，保持良好的情绪、愉悦的心态。员工间应当相互鼓励、互相赞赏，这样才能使每个人都有一个好心情。
（2）电话沟通的内容与步骤。
先问候对方，“您好”“早上好”“上午好”“下午好”等；再进行自我介绍，如“我是×公司，××部门的×××（姓名）”。
找出要找的对象，“请问××阿姨（××叔叔）在吗？”若接电话的人是要找的对象，则谈话继续进行；若不是，则要说出要找的人的姓名，并请对方帮助：“对不起，打扰了，请问××在家吗？”找到要找的人后，要简单地寒暄一番，如果对方对自己没有印象，要进行提示，使其回忆起之前发生的事情，可以说：“您前几天参加了我们公司的××活动，您记起来了吗？”
当对方回忆起你是谁后，要进行关心式沟通，询问对方现在的身体状况、工作状况等，从中了解对方信息，寻找对方关心的利益点。根据这个利益点，寻找时机提出上门要求：“您真是很幸运，公司在一千多人中只选择一百二十人参加这个活动，现在只剩下几十个名额，而您就在其中，公司准备了一些健康材料让您了解下，您看什么时间有空我给您送去？”对方同意后，约定上门时间。
（3）电话沟通应注意的事项。
第一，考虑对方的实际情况，选择合适的通话时间，特别是那些已经沟通过的顾客；第二，要讲礼貌，面带微笑，反应灵敏，语速要与对方保持协调；第三，要事先准备好多个利益点，如，治××病、健康长寿等，防止出现无法沟通的情况；第四，要做好心理预备，遇到对方有冷淡、怀疑、拒绝、不耐烦的情况时，要沉着应对，不气馁、不生硬。
2.上门访问
上门访问便于深入了解顾客，便于公司开展亲情服务，与顾客建立感情，使其对员工产生信任感。
上门拜访前要做如下的准备工作：准备好一套宣传材料，如公司的形象宣传手册、公司主要荣誉选集画册、公司与名人相册、产品介绍画册、产品科普宣传杂志、典型病例集等；学习上门拜访的技巧。
上门访问的工作内容有以下几点：
第一，首次上门主要是以送资料的名义，所以只需要大体介绍一下即可，不可深入。其主要目的是陪顾客聊天，进行沟通交流，熟悉顾客的背景，建立感情。
第二，探讨相关疾病的一些后果、预防手段等。但要注意不能出现死亡、身体有问题等不吉利的话，要换为不健康、健康受到影响等表达。巧妙地使顾客及其家人认识到疾病的危害，引起他们的重视。后果包括：病人自己很痛苦；病人病倒后，家庭会增加很多麻烦；病情加重后，需要住院、手术，花费更多的钱；在病人遭受痛苦的同时，其家人的感情负担也加重了。你可以说：“阿姨那么勤快，为这个家庭作出这么大的牺牲，现在得病受罪不说，大叔您也一定不忍心她这样难受。”
第三，做好顾客本人及其家人的工作。交谈要有重点，要突出对方关心的利益点。
第四，充分表达出有利于企业和产品形象的信息，详细解答顾客感兴趣的信息；自己不明白的不要乱答，可以向其承诺，回到公司后帮他寻求答复，要为邀请做好必要的铺垫，切记不可贸然邀请。
上门访问时，员工可以作为顾客的健康顾问，回答他提出的关于健康、疾病等问题，了解顾客的身体情况，不要局限于所销售产品的治疗范围；要为顾客提供解决办法，增强顾客的信任程度，不能解决的问题要及时咨询公司专家。
邀约顾客
1.邀约顾客的四大原则
邀请已经预热过的顾客参加会议，是在会前与顾客沟通所做的最后一项工作，因此邀请成功与否，直接意味着前段的工作是否有效，如果失败，那么前段工作将化为乌有。因此一定要仔细研究如何进行邀约，以确保邀请的成功率。员工在进行邀约时，一般按照以下四个原则进行：
（1）不到火候不邀请。邀请没有预热好的资源，就相当于浪费资源，对不起自己的辛勤劳动。
（2）没有把握不邀请。如果是非顾客原因而未邀请成功的，证明你的邀请方式存在问题。因此，一定要选择好的邀请时机，以妥当的邀请方式并运用合理的邀请技巧进行邀约。
（3）按计划邀请。会议活动，需要一种热烈而有序的、可控的环境，只有达到最佳状况才能使会议成功，并产生所期望的销售效果。由于参加会议的人数与场地大小，器械多少，人员、内容安排等综合因素紧密相连，所以每场会议所邀请的资源数量都要受到严格控制。如果不按计划邀请，就会使会议出现冷场或混乱，造成整个会议的失败。
会议的实际规模，要根据场地、人员、资源的预热情况等进行综合考虑，如果是小型活动，人数应控制在120～200人左右，否则人太少没有气氛，人太多又难以控制。其中，肯定购买产品的老顾客按照一个员工邀请一个老顾客的比例进行邀请，而新顾客则按一个员工邀请5～6个新顾客的比例进行邀请，如果是夫妻参会则最少为两对，这时老顾客会起到一种代为公关的作用。这一原则是控制会议的最佳规模、最佳比例的一种办法。
（4）上门邀请。上门邀请会增加邀请的正式性、准确性，不仅能使邀约成功概率最大化，还能深入了解、把握顾客，更好地实施亲情服务，增加会中销售成功的概率，并且降低购买难度，使顾客对员工产生相信感。为了达到这一原则，员工首先要注意“三项原则”，即邀请要提前做准备，提前制订邀请计划，针对每一位顾客的不同情况制订邀请方案；注意个人形象，包括着装、礼仪、文明用语；将会议的时间、地点及大致内容交代清楚，必须落实到书面上，工整填写邀请函。其次是“两个电话”，即登门前要打电话预约，会议前要打电话提示确认。
2.邀约顾客的方案流程
（1）会前两三天要用电话沟通。主要是与顾客沟通是否有时间参加会议，确认其能参加后，要约定上门送函的时间，函中要突出主办单位、项目、专家、体验、礼品等内容。
（2）按约定的时间上门送函。上门时，需要重点重复会议会带给顾客的利益，坚定顾客参会的信心。
可以说：“我们曾经在×××社区举行了一次报告会，参加的人特别多，非常受欢迎，由于地方有限，很多人都没办法参加，后悔不已，这一次他们强烈要求参加，所以你一定要早点去。”“去听听，只有好处，没有坏处。”“我们刚才在×××家走访，他们听了之后非常想到会，而且还介绍他们的邻居参加，但由于名额有限，我没答应。”
也可以强调会议的好处，如“在会上，专家还会给大家咨询相关病情，提供治疗方案”，同时推荐自己的产品，介绍产品特点，介绍会员证、入场券、信誉卡的好处。但不要问一些开放式的问题，如“阿姨有没有时间”，而是要问“您看您是今天去还是明天去？早晨去还是下午去”。
（3）会议前一天用电话进行提示。如“××您好，我是×××，明天天气挺凉，您早上一定要多穿点衣服，免得着凉，我在会议室等您，别忘了会议早上9点开始”。
综上所述，会前工作的重点应放在搜集顾客资源和会前预热上，预热的标准是要将顾客引导到现场，更重要的是能让顾客对产品产生兴趣，或产生购买意向，一定要保证“两次登门”拜访。
会中准备
制定会议流程及分工
会中，需要根据市场及数据库中的顾客资源情况确定活动类型、流程及优惠政策，同时明确组织分工。
1.部门分工
（1）会务部：到工商部门办理展销许可证，制定流程，联系场地，邀请会议各环节涉及的演员、嘉宾，排练节目，准备会议资料。
（2）营销部：顾客的筛选、预热、邀请，确定参会人员名单，预测销量，准备会中促销品，安排会后服务。
（3）财务部：根据销量准备产品、手提袋等物品，支持会务部进行物料采购，并在会中配合收款。
（4）客服部：挑选典型顾客，将情况和会务部进行沟通。
2.人员分工
（1）会务总监：监控全场，协调各岗位关系，处理突发事件，组织会场人员准确、及时到达自己的岗位。
（2）主持人：熟悉会场，提出布置会场的建议，把握活动进程，节目和环节的衔接，熟悉互动嘉宾的情况，控制会场气氛。
（3）讲座专家或讲师：要求有丰富的医学知识，熟悉企业和产品特点及优势，具有高超的演讲技巧和演讲激情，有卓越的控场能力。
