一位企业的老总曾经这样说过：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。”这样的表述未免有些夸张，但是却形象地体现了会议沟通在管理者商务活动中所占的比重。尽管会议沟通会带来必要的人、财、物等方面的耗损，但是却利于快速地达成某项协议，大大提高工作效率。
关键词会议沟通准备工作开始会议主持会议
做好会议前的准备工作
在会议沟通前做好充分的准备，有利于会议顺利进行，达成会议沟通的目的。
1.确定会议沟通目标
当确定有会议沟通的必要时，首先要明确您通过此次会议想达到怎样的目的，是为了发布某项信息，还是想通过会议达成某项决议。目标明确之后，才有努力的方向，不会让会议偏离主题，从而大幅度提高会议效率。
2.合理安排会议议程
（1）首先理清思路，充分考虑会议的进程，并且以条款的形式记录下来。
（2）整理在会议上需要发布的信息或者讨论的议题，然后依据其重要程度排列出先后顺序。
（3）确定会议召开的时间，并且依据主客观情况，预计会议召开的时间限度。
（4）要把议程安排提前交到与会者手中，让与会人员也有充分的准备，这样可以使会议的讨论更充分，时间也可以适当缩短。
3.挑选与会人员
要依据会议的不同类型来确定与会人员：
（1）如果您召开的是信息型会议，那么就应该分析此信息的价值，把最需要了解这些信息的人确定为与会人员，并且及时通知他们。
（2）如果您召开的是决策型会议，那么应该从会议的目的入手，明确通过此次会议需要解决哪些问题，哪些人士对这些问题最了解，最有发言权，哪些人士在这些方面最权威、最有影响力，哪些人士对执行达成的决策可以做出承诺。
为了真正保证会议的高效，不可能邀请所有相关的人都参加会议，所以要对那些没有被邀请的关键人士说明没有邀请的原因，以保证会议不受任何干扰。
4.合理安排会务
（1）确定会议召开的地点。考虑到会议的成本，公司会议室是比较方便和低廉的首选场地。但是如果涉及公司对外公关的企业形象，或与会人员过多时，可以考虑租用酒店或者展览中心的专用会议室。
（2）调配会议的设备。会议召开前，空调控制的温度，光线的亮度，通风情况如何，桌椅是否舒适，桌椅如何排列，需要的音响设备、视听设备、记录设备等都要考虑齐全，要和会议的规模、类型等相匹配。
会议的准备工作虽然没有正式开始，但是充分的准备工作为会议的成功进行奠定了坚实的基础。
操作要点
做好会议前的准备工作需要做到：
确定会议沟通目标。
合理安排会议议程。
挑选与会人员。
合理安排会务。
成功地开始会议
和演讲一样，开场白的准备工作是避免紧张的关键，如果您知道自己将会说些什么，就会放松下来。更重要的是，您可以给整个会议带来一个有组织的开始。
1.准时开会
在高速发展的信息社会，时间意味着商机、金钱和财富。在会议准备时期要把会议的召开时间明确地告诉与会者，没有特殊情况，都要按照预定的时间准时开会。否则既浪费了与会者的时间，又加剧了他们的焦虑抵触情绪，令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。
2.介绍与会人员，并表示欢迎
在与会人员都比较熟悉的情况下，没有必要向大家介绍。如果与会人员比较生疏或者会议比较正式，一定要让他们做自我介绍，或者由您把他们直接介绍给大家。当明确了与会人员的身份之后，要及时让大家表示欢迎。
3.制定或者重温会议的基本规则
会议的基本规则是会议中行为的基本准则，应制定诸如“不允许跑题”“聆听每一个人的发言”以及“每个人发言时间不能超过5分钟”等。这些规则可以在会议开始时由与会者共同制定，也可以把先前制定好的规定直接表述出来，以便更全面地征求大家的同意。如果准则是由与会者共同制定而不是主持人强加的，效果则更好。
4.分配记录员和计时员的责任
可以让与会人员自愿承担这些职责，也可以由会议的主持人指定。对于一些例行会议而言，不妨由所有人轮流承担这些职责。
会议开始的程序虽然比较简单，但是千万不能疏忽任何一个小环节，否则会对会议的顺利进行造成阻碍。
操作要点
成功地开始会议需要做到：
准时开会。
介绍与会人员，并表示欢迎。
制定或者重温会议的基本规则。
分配记录员和计时员的责任。
成功地主持会议
主持会议是影响会议成功与否的关键环节，需要主持人既能掌控全局，又能关注会议的细节，以便充分调动与会人员的积极性，达到预期的会议沟通效果。
1.指出会议主题
在会议开场后，应该把这次会议的主题简短、明确地告诉与会者，让大家知道这次会议到底需要解决什么样的问题。如果问题比较多，那么要让大家知道首先解决哪些问题。
2.恰当引导会议
问题提出来之后就需要大家集思广益来寻求解决的办法。要鼓励每一位与会者积极发言。如果有人滔滔不绝，要及时提醒他，时间有限，要简短说；如果有人沉默不语，则要在适当的时机询问一下其对某些问题的看法是什么，这样才能更好地听取各方面的意见，有利于提高决策的正确性。
作为一位优秀的会议领导者，还需要提出自己的简短意见以指引会议讨论的进程。例如说，“让我们试试”，“这是一个好思路，让我们继续下去。”而最常用的引导方式是提出问题，针对目前所讨论的问题引导性地提问，会使与会者的思想迅速集中到一起，提高工作效率。我们常用的问题大致可以分成两类：开放式问题和封闭式问题。开放式问题需要我们花费更多的时间和精力来思考回答，得到的答案不很确定，而封闭式问题则只需要一两句话就可以回答了，非常容易知道对方明确的观点。所以，您应该依据提问的对象是个人还是群体，是需要得到确切的答复还是需要了解更多的信息，以及会议时间的长短等多种因素，灵活地运用各种提问方式。
以下是几种提问方式，以供参考：
棱镜型问题：把别人向您提出的问题反馈给所有与会者。
环型问题：向全体与会者提出问题，然后请他们轮流回答。
广播型问题：向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人来回答。
定向型问题：向全体与会者提出问题，然后指定其中一人来回答。
主持会议是对您的掌控能力和应变能力的一次考验，熟练掌握了相关的技巧，可以使您主持的会议更加高效率。
操作要点
成功地主持会议需要做到：
指出会议主题。
恰当引导会议。
圆满地结束会议
无论何种类型的会议，都是为了实现某项目标。会议目标的实现情况如何，在会议结尾中得到了充分的体现。所以圆满地结束会议是确保会议成功的一个重要环节。
1.总结会议内容
会议结束时，需要对议题讨论的结果进行总结。在会议过程中大家在哪些方面达成了共识，做出了哪些主要的决定，共同认可的行动方案有哪些。这些重要的决定需要您来进行恰当的总结。
2.回顾会议议程
依据前期安排好的会议议程，依次回顾每项议题的解决情况，看哪些议题得到了妥善的解决，哪些议题还没有解决，是否针对遗留问题安排下次会议，并且说明下次会议的可能议程。
如果有必要举行下次会议，最好对下次会议召开的时间、地点等各个方面达成一致意见。
3.让与会人员总结发言
为了体现会议的民主性、公正性，尊重每一位与会人员，在会议结尾时给每一位与会者一个发言的机会，一般为一句简短的总结性发言。
4.对会议进行评估
对会议策划与会议结果进行简短的评估，明确这次会议到底发生了什么，是如何进行的，与会者从中获得了怎样的收获。
5.向与会人员表示感谢
在进行完以上步骤以后，要针对不同的情况表达不同的谢意。对取得的成果表示祝贺，对有价值的观点表示赞赏，向所有的与会人员表示感谢。在说“谢谢各位”来结束会议时，声音要洪亮，富有亲和力。
会议的结尾是成功举行会议的最后一个环节，如果结尾处理不好，则会让与会人员有一种挫败感。做好了以上几点，相信您会有很大的收获。
操作要点
圆满地结束会议需要把握以下几点：
总结会议内容。
回顾会议议程。
让与会人员总结发言。
对会议进行评估。
向与会人员表示感谢。
灵活应对会议的困境
会议的成功与否依赖于与会者的相互配合与协调。开会时出现问题是不可避免的。除了一些客观因素外，人为因素也常常使会议陷入困境。遇到这样的情况，需要针对不同的情况采取灵活的应对措施。
1.当有人试图支配讨论的局面时
举行会议一般是为了通过共同讨论来达成某项决议或者共识。所以要让每一位与会人员都能积极地参与进来，而不能搞“一言堂”。
（1）当有人想支配讨论局面时，要在适当的时机提醒对方，要求对方听听别人的意见。
（2）可以针对讨论的核心内容提一些比较直接的问题，以此来调动其他与会者积极发言。
（3）如果以上两种方式没有奏效，您可以在会议的休息时间找对方谈一下，以理服人，以情动人。
2.当有人想争论时
有时与会人员自以为无所不知，对其他与会人员的发言横加指责，既伤害了其他与会人员发言的积极性，也扰乱了会议的进程。
（1）保持冷静。遇到这种情况，首先需要冷静，不能因为一时气愤耽误了会议的讨论进程。
（2）通过提问的方式直接向对方发难。从对方的回答中引出其错误或者牵强的一面，征得其他与会人员的支持。
（3）如果对方不够敏感，觉察不到您的用意，为了确保会议的正常进行，应直截了当地告诉对方他的这种吹毛求疵的做法扰乱了会议的进程，浪费了宝贵的时间。然后向另一个人提问，以便让讨论继续下去。
3.当有人和身边的人开小会时
当与会者人员较多时，经常会出现这种情形。如果这种小会的时间比较短，那么对会议不会有太大的影响，如果持续时间较长，则会对会议的顺利进行构成威胁。
（1）当您发现这样的情况时，不妨直接点名，请对方谈谈他的想法，告诉大家他刚才所讲的内容。
（2）可以先用目光注视他，给以警视。如果他还是没有停下来，您可以保持沉默，注视着他，等对方意识到之后，再继续进行讨论。
开小会的原因主要有以下两个：
有人想讲话，却没有发言的机会。
有人说话比较谨慎，发言前想先试探别人的看法。
4.当有人习惯性跑题时
跑题是会议中经常遇到的情况，遇到经常性跑题的与会人员时，您可以运用FAST法来解决这个问题。
F：表示用眼睛注视着对方；
A：表示感谢或者肯定对方的良好意图；
S：表示建议对方采取一种新的行为方式；
T：表示多做几次尝试，可以逐步改变或者提高您的要求。
使会议陷入困境的原因还有很多，需要针对不同的情况来灵活应对，让会议顺利进行，实现会议的目标。
操作要点
要灵活应对以下几种会议的困境：
当有人试图支配讨论的局面时。
当有人想争论时。
当有人和身边的人开小会时。
当有人习惯性跑题时。
王刚是某企业销售部的一名职员，非常幽默、风趣，每次开会时，他总爱讲许多笑话，很好地调节了会议的气氛。但是讲完笑话之后，却经常转到与会议主题无关的方面。在一次部门会议上，王刚又把话题转到了其他方面，他的部门经理就运用了FAST方法来解决这一难题。
F：部门经理注视他，说：“小王，我有个建议……”
A：“首先，您的笑话讲得棒极了……”
S：“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题究竟是怎么看的。说真的，你是否能够告诉我们你的建议？”
T：王刚虽然接受了他的建议，但还是没有多大的变化。于是他的部门经理用更加严厉的语气说道：“别这样了。我们已经乐过了，但是现在的要点究竟是什么呢？”因为王刚属于习惯性跑题，所以部门经理的警告没有起到多大的作用。但是这位部门经理没有放弃努力。他找王刚进行了一次长谈，终于说服了王刚。王刚也意识到了自己问题的严重性。在以后的会议中，很少跑题了。
