3.“规划、制定优先顺序，操之在我”的时间管理
这是第三代时间管理理论。它的特色是将每天的活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。这一代的管理强调的是价值，制定长、中、短的目标以期实现一种价值观。它主要强调提高工作和生活效率。
4.“一切以未来目标为中心的罗盘理论”的时间管理
这是第四代时间管理理论。一是强调自然法则；一是强调超越传统，追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是“换一个时钟”的问题，而是提供一个罗盘，因为人走得多快是一回事，走得快有可能走很多弯路，方向对才是最重要的。怎么走，不是盲目求快，而是怎么向未来的目标接近。
自然法则是指管理者应该保持工作、生活、健康等各方面平衡发展。如果工作顺利，家庭不幸福，那就会出现不平衡；或者工作很好，人际关系不好，那也是不平衡。因为事业的成功不能代替婚姻的破碎，工作的成就不能弥补身体的虚弱或心灵的缺憾！
这种管理理论强调的是每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的目标很接近，所以它强调的是一种方向，也叫做正北理论。
方式优点缺点
备忘录型重要的事情发生变化时的应变力很强，是顺应实际的。
没有压力，或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。没有严整的组织架构，有时候会面临一种好像在应付公事的情形，所以往往会漏掉一些事情。
没有优先顺序。
没有考虑时间的限制。
规划与准备考虑了时间限制。
追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划来完成事情，达成率比较高。没有优先顺序。
容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。
规划、制定优先顺序，操之在我比较强调价值观，强调效率，以价值为依据或导向的一种生活、工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能通过每天的规划，安排优先的顺序，它的效率比较高，可以感到井然有序。忽略了自然法则，缺乏远见。
因为它是以价值为导向，您要得到这些东西，您认为这是您生命中最重要的，所以在安排上往往会有些疏失，其实价值观未必是自然法则。
以未来目标为中心的罗盘理论考虑了最终方向，少走弯路，强调效率的同时强调方向正确。
强调自然法则，兼顾生活与事业等原则。因为它是以价值为导向的，一旦认为某些东西是生命中最重要的就会全力投入，所以在安排上往往会倚重偏轻，其价值观未必符合自然法则。
通过以上的比较，我们可以清楚地看到时间管理理论的发展过程。掌握了时间管理的发展理论，才能对时间管理有更加深刻的认识，才能更好地进行时间管理。
操作要点
掌握时间管理理论发展的阶段：
“备忘录”的时间管理。
“规划与准备”的时间管理。
“规划、制定优先顺序，操之在我”的时间管理。
“一切以未来目标为中心的罗盘理论”的时间管理。
赵经理是一家公司的职业经理人，他总是看上去时间充足，而且从不把工作带回家完成，别人向他请教秘诀。
他说，以前他也陷入过时间困境，也遇到过类似的时间问题，他迫切需要寻找一种可以更好地利用时间的方法。他读了一些与时间有关的书籍，并试着将一些时间管理理论在工作中实际应用。他认为工作中最难的就是将时间管理的各类一般性技巧调整到适合每个人状况的过程。他认为有四点最重要：
第一，要往前看，将自己的目标列出来，并设计实现目标的可能途径。他说他学会了提前准备好一些事务以避免措手不及。比如，每年第二季度要求递交预算，他不会等到要求递交预算的通知传达了才开始操作，他早就将其列入工作日程。
第二，他确立了工作的优先级别。有时他会推进一些感兴趣的项目以帮助完成一些必须完成的项目，也就是说，他对工作设置优先顺序时，不仅根据商务活动做出判断，也兼顾了个人的愿望。
第三，不要凡事亲自上阵，在很大程度上依赖下属完成工作。同时，加强对人员的培训，使他们能够迅速胜任工作。
第四，他强调只要使用那些对个人有用的技艺就可以了。比如，他不一定每天都列一张待办工作清单，因为每天的工作是日常性的。但当事件有堆积现象时，他会列一张清单，进行严格的规划分类，然后从上往下逐步实施。
明确目标、制订计划、确立各项工作的优先顺序并进行规划，这就是赵经理成功的秘诀。
系统评估自己的时间管理状况
要改善时间管理状况，首先要了解自己时间管理的现状，只有现状清楚了，才知道要在什么地方做改进，在哪里寻找改进的有用信息。下面是一项时间管理的系统方法，所列问题无对错之分，浏览各个问题，根据第一反应，标出相应答案，了解一下自己目前的时间管理状况。
哲人看见一位农夫在砍树，每一斧都只能砍下一小块树皮，因为斧头太钝了。
于是哲人问农夫：“你为什么不把斧头磨快了再砍呢？”
农夫回答说：“我没有时间磨斧头！”
中国早就有“磨刀不误砍柴工”之说，磨斧头本身就是在节省时间，这位农夫竟然没有意识到。由此可见，开展时间管理的学习研究是必要的，每一位管理者都应该重视它。
1.评估工作目的
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
1.我经常需要更多的时间来完成关键任务。
2.我有上级的工作目标备份。
3.我经常“朝三暮四”，让好多事情虎头蛇尾。
4.对于我自己和我的下属，我有一个培训计划。
5.有些会议开过后，我有些不知所措。
6.我总是预先给下属明确的指标或标准。
如果1、3、5选“强烈不同意”，2、4、6选“强烈赞同”，说明您能集中精力进行活动，工作目标和结果清楚，知道为什么要在某项工作上花费时间。
2.评估工作方式
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
7.工作时我似乎很少有自己的时间。
8.为工作我不得不早出晚归。
9.我一直制定每日工作目标。
10.我在邮件一到达时便着手处理。
(续表)
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
11.我经常事必躬亲，以确保项目进展顺利。
12.我喜欢长时间工作。
13.我喜欢改变或养成新习惯。
经理人经常在日常活动中花费大量的时间，以上是关于工作方式以及进行的活动与预期目标之间是否存在距离的问题。如果7、8、11选“强烈不同意”，9、10、12、13选“强烈赞同”，表示工作方式很好。
3.拖延情况
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
14.我喜欢先完成简单、快捷的工作，以给较大的任务腾出时间。
15.我在开始一个大的复杂任务或项目方面存在困难。
16.完成大的任务我经常会有困难。
17.对于不喜欢的工作，我倾向于拖延。
以上问题考察您在开始及完成重要工作时避免不必要耽搁的能力，同时考察您对不同情况是如何反应的。一般来说，我们愿意从最简单的事着手，但这些事情可能并非是重要的。如果14、15、16、17选“强烈不同意”，则基本不存在拖延状况。
4.工作计划情况
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
18.我每天都准备一个要做的事情一览表。
19.我经常列出需要做的工作。
20.我需要更多的阅读时间才能跟得上工作步伐。
21.对于困难或大任务，我总是能拖就拖。
22.我经常忘记跟踪或检查委派的任务。
23.当我需要时可找到安静、不受干扰的时间。
24.我经常错过重要的最后期限。
25.有些工作花的时间比预想要长，我经常恨不得多长一只手。
26.重点变换不定，使我不能完成任务。
通过以上问题评价观察您怎样安排工作计划以及如何控制计划进度。如果20、21、22、24、25、26选“强烈不同意”，18、19、23选“强烈赞同”，说明计划工作做得比较好。
5.浪费时间情况
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
27.我的很多时间浪费在开会上。
28.我的办公桌或工作区很乱。
29.我的工作日经常以阅读报纸、聊天或喝茶开始。
30.干扰占去了我工作时间的相当一部分。
31.我工作时要接待不少不速之客。
32.我经常感觉我的会议本来可以更富有成效。
在日常工作中，经常有些人搅乱了我们的工作计划，降低了预期的工作业绩。如果27、28、29、30、31、32选“强烈不同意”，说明在避免浪费时间方面做得比较好。
6.评估与人合作情况
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
33.我的上级经常要求我突然做某事。
34.我在会议上花很多时间。
35.我经常不得不处理部门危机。
(续表)
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
36.我的老板经常与我开会讨论关键事务的进展。
37.我经常发现自己做比让别人做更容易、更快。
38.我处理问题容易紧张，焦躁不安。
39.我干预过多，形成瓶颈，降低了下属的工作进度。
40.我经常与下属开会讨论关键任务的进展。
41.我想让下属长时间地工作。
对以上问题的不同选择表明了当您的工作需要与他人合作时，采用怎样的合作方式，占用多少时间。在工作中，我们经常要与人打交道，有时难免发生事情优先权的冲突。当业绩不佳时，我们常常认为是别人的干扰造成的，然而，良好的时间管理系统使我们认识到自身因素通常是业绩不佳的一个重要方面。
7.评估文书处理
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
42.我在文书工作上花很多时间。
43.我花大量时间寻找与工作相关的信息。
44.我的存档系统有改进余地。
在工作中，有许多信息流动，这些信息传递通常是书面形式的，以上是关于文书处理工作的能力。通过以上问题，可以了解自己的文书处理占用时间的情况。
8.评估个人花费时间情况
现象强烈赞同一般赞同一般不同意强烈不同意
45.我经常把工作带回家做。
46.我经常要出差。
47.我喜欢接受更多被委派的任务。
48.在家庭、朋友或其他非工作活动上，我没有足够的时间投入。
49.我把工作带回家周末做。
50.我经常不能度全假。
以上问题表明个人特性是如何影响您的时间花费方式的，包括工作、生活、假期中的时间占用情况，这是关于个人时间花费情况的评估。
如果上述问题做了相反的选择，其意思也相反。
通过上述问题，您可以充分了解自己的工作实践，所承受的压力如何以及时间分配情况如何，对自己的时间管理状况有一个基本的认识。
操作要点
系统评估自己的时间管理状况：
评估工作目的。
评估工作方式。
拖延情况。
工作计划情况。
浪费时间情况。
评估与人合作情况。
评估文书处理。
评估个人花费时间情况。
