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第46章 目标沟通(2)

一般说来,垂直的组织形式不利于目标执行中的双向沟通,这种组织形式等于在沟通双方中间增加了关卡,妨碍了主管和员工之间信息的有效传递;而处于扁平式的组织结构中,由于主管拥有的是具有直接关系的员工,交流双方则不必煞费心思,就可以达到双向沟通的目的。

2.化“整”为“零”

以往的目标执行活动常以部门和个人为单位,但效果并不理想,这种方式也不适应目标管理的要求。建立行动小组是一个很好的方法,采用行动小组方式既可以避免以部门为单位执行目标时的互相推诿,又可改善个人行动时的孤军作战。如果行动小组发展顺利,组织就会旺盛,个人也会活跃起来。

3.以“面”代“线”

构成各组织的各成员间,不仅应具有与主管直接联系的纵向联结面,而且成员彼此间也应具有横向联结面。

由于业务高度复杂化,横向联系将更为有用。也就是说,企业需要采用“面”的方式对企业进行管理。

所谓把“线”变成为“面”,也就是“纵线×横线=面”,把小组成员的纵向联系和横向联系都加强,可以更好地发挥行动小组的作用。

4.小组重叠

在目标执行的组织结构中,中层管理人员往往扮演着双重角色,即在上级执行小组中为组员,在下级执行小组中为组长,这样在上下两个小组中,这些人的位置正在上级和下级的重叠处,这个关系可称之为团队的“重叠关系”。如果能把整个组织用这样的重叠关系联结起来,那么就能把整个组织加以团队化了。

作为一个中层管理人员,如果工作跟经理级团队有关时,必须发挥成员的功能,去做一个成员该做的事;如果工作和组长级团队有关时,则必须发挥作为主管的领导作用。

将不同的执行小组重叠在一起可以改善工作流程,加强意见沟通,协调人际关系,对目标执行大有帮助。

总之,组织结构是否合理对目标执行的结果影响很大,合理的组织结构可以使执行人员协调一致,共同努力去完成目标,还可以节省成本,提高工作效率。

操作要点

改善目标执行组织结构可采用以下方法:

变“垂直”为“扁平”

化“整”为“零”

以“面”代“线”

小组重叠。

制定组织成员的目标执行标准

企业都希望目标执行人能规范、有效地执行目标,如果你想使组织成员有效地执行目标,该如何进行呢?成功的职业经理人在使其成员有效执行目标时,要求组织成员按以下标准开展目标执行工作:

1.牢记目标

所有的目标执行人都必须随时记住总目标、自己的目标和工作进度安排,并有效地运用上级赋予自己的权限,加强自我控制,努力完成目标。

2.认真完成工作

未列入目标中的工作,目标执行人也应用心去做,不应只限于自己的目标工作,这样才能有效地完成所管辖的全部工作。

3.加强沟通

除日常管理工作外,上级主管必须定期与下属接触,了解目标执行情况,及时调整目标,及时研究、解决出现的新问题,使业务能平衡发展。

4.及时报告

对发生的特殊情况,在非报告上级不可的情况下,目标执行人应尽量以最快的方式提出报告,使上级掌握目标执行过程中的特殊情况。

5.亲自处理日常事务

在目标管理的原则上,除非下属要求上级指导或协助,否则,工作上的细节,应由下属亲自处理。

总之,目标是靠人完成的,企业应制定规范、具体的目标执行标准,这样才可使目标执行人有本可依,提高目标执行的效率,改善目标执行的结果。

操作要点

使组织成员有效执行目标应从以下几方面着手:

牢记目标。

认真完成工作。

加强沟通。

及时报告。

亲自处理日常事务。

促使下属自觉执行目标

如果您想让下属自觉执行目标,该如何进行呢?成功的职业经理人一般从了解整体目标、了解上级目标、了解个人目标、下属自我管理、下属自由裁量成果、权限委让、下属自发启发等各方面进行:

1.了解企业整体目标、上级目标、个人目标

(1)了解总体目标,才能明白行进方向;了解目标体系,才能明白自己的个人目标在总体目标中的位置,有助于下属向目标努力。

(2)只有了解企业和本部门的目标与方针及其对个人目标达成的影响,下属才能有所遵循,有助于个人目标的达成和控制;只有彻底认识上级的目标和方针,才能使个人目标顺利实现。

2.加强自我管理

整体目标经清楚阐释,上级的目标及方针充分被下属了解,下属的目标也就明确设定了。应该以具体、定量的方式来表示最后结果。不得已时,可以用日程目标代替,但前提是能测定目标完成度。这样下属才能检查其完成过程,才能做到自我控制。经理才能测定下属的完成程度,做到不必干涉就可做整体管理,并在最后可依此来测定及评估达成的成果。达成的方法则可由个人自行选择,并由此激发各人的工作意愿,发挥个人独创性来达成目标。

目标管理的最大优点就在于它能使管理人员控制自己的表现,即实现自我控制。自我控制意味着一种更强大的动力:追求卓越而不是仅仅要求过得去,它意味着更高的业绩目标和更广阔的视野。

3.自由裁量成果

目标应实现的成果,可由下属自由裁量决定,让下属在充分了解企业目标、上级目标之后,有权自由决定其工作方式,上级主管不必事事干涉。如果只是一些小差错,可以留待下属自己发觉并改进;只有出现违反规定的大差错时,上级主管才予以纠正。

强调自由裁量,并非意味着员工可以为所欲为。上级主管应加强对其监督管理,并要求其定期报告工作进度。因目标管理尊重执行者的意愿,可给予较大的自由裁量余地。

4.委让权限

(1)在设定目标的阶段,原则上应该把完成目标所需的权限委托给下属。对权限的转让,视各企业的个别规定而有所不同,尤其是牵涉部门间的协调事项,变化复杂,如何授权下属,有赖于主管的判断能力。在实际工作中,上下级双方应事先议妥委让条件,再进行授权。

(2)权限的委让,虽可以以规定的、不成文的习惯为依据,但一般仍以下属的目标大小、能力高低为决定准则,再加上主管的判断能力。

(3)在经营管理中,企业里有各种各样的人才,如果只强调推行目标管理,而不实行真正的授权,不给下级管理人员独立判断决定问题的权限,就无法发挥他们的聪明才智。

(4)授权的中心环节是使下级具有决定权。既然上级已经把权力委让给了下级,下级又有明确而具体的目标,如果在执行目标的过程中,事事还由上级来决定的话,就不是真正的授权。

5.自我启发

管理工作常需要有在职学习的经验,才能获得最佳学习效果。为达成设定的目标,要让员工自己来统御其执行过程。在这个过程中,必会遇到许多预料不到的事,必须由员工自己负起责任来克服、完成,由执行结果得知自己判断是对还是错,并借此培养判断事物的能力及处事的决断力。因此经理人授权式管理,让下属控制达成的过程,可以起到让下属自我启发、自我成长的作用。

总之,在目标管理中,员工的自主控制和自主管理是要突出体现的。因此,企业各级主管都应鼓励、协助下级执行人员自觉执行目标,使下属得到锻炼和提高。

操作要点

使下属自己执行目标,要从以下几方面着手:

了解企业整体目标、上级目标、个人目标。

加强自我管理。

自由裁量结果。

委让权限。

自我启发。

协助下属执行目标

如何协助下属执行目标呢?成功的职业经理人一般从以下五方面协助下属执行目标:

1.适当授权

(1)下属设定目标后,主管人员应将所属职务范围内的决策权力及责任尽量授给下属。下属会有被重视的感觉,产生较强的工作意愿与荣誉感。

(2)为完成目标,上级主管必须给予下属充分权限,使其有发挥的机会。但发生突发事件时,上级主管多半都会收回这些权限,这是因为下属不习惯利用权限,一旦突然得到权限,内心反而不安或难以正确使用权限。此时下属会丧失成长机会,进而造成只有管理者一个人忙碌的局面。

2.提高下属工作意愿

主管人员如果缺乏同下属的合作,也难以完成企业所赋予的使命。所以一定要获得下属的拥戴与配合,进而提高下属的工作意愿,以便圆满实现目标管理。

在日常工作中,上级主管与下属之间存在意见偏差是难免的,但只要诚恳、耐心地与下属切磋探讨,问题症结必可迎刃而解。因此,主管人员应注意以下内容:

(1)对下属的态度应采用朋友情谊方式。

(2)对下属的领导应采用诱导方式。

(3)对情报的获得应采用交换意见的方式。

(4)对工作的分配,应启发下属自动自发工作。

透过上述执行方式,一方面能把握目标执行的全部进展,另一方面又可使下属工作意愿高昂,从而达到目标管理目的。

3.给予下属支援与协调

(1)上级主管根据下属“目标卡”所列的工作条件,应当给予必要的人力、物力的支援与协助。此外,下属所订目标的达成,需要其他部门支援时,上级主管应协助其进行“横向联系”,以协调部门间的团队合作,共同完到目标。

(2)当下属的目标互有密切关联时,如无法保持关联性,将影响目标完成的结果。因此上级要不断地从整体立场来查看目标完成情况,如有危及整体均衡情况时,应该迅速采用协助、建议的方式来调整。

4.适时适地交换意见

目标管理制度有定期的追踪报告,上级主管应适时与下属交换意见,积极表示欢迎下属提供意见,以便掌握情报,发现问题。这样才能给予下属适当的支援,协助其顺利完成目标。

5.适当控制

(1)集中注意那些执行结果发生偏差者,并协助下属采取补救或纠正措施。

(2)任由下属自我统御并非放任。上级主管对工作的细节不予干涉,但需要正确地把握工作的完成情况,必要时给予下属适当的建议与协助,让下属达成目标并能有效工作。

(3)目标的执行责任虽在下属,但上级主管仍要承担完成目标的责任。所以在整体目标的指引下,仍需对下属做合理的督导与控制。

总之,在目标执行的过程中,目标执行者都希望自己能独立解决问题,完成目标,希望拥有自行处理问题的权力。但上级主管在授权之后也不应放手不管,而要适时进行指导和协助,这样才有利于目标的实现。

操作要点

协助下属执行目标应从以下几方面着手:

适当授权。

提高下属工作意愿。

给予下属支援与协调。

适时适地交换意见。

适当控制。

把握目标执行的重点

如果您要做好了目标的执行工作,该如何抓重点目标呢?成功的职业经理人一般从授权、创造例外管理的局面、增强洞察力、培养独创性等方面着手,以下逐一介绍。

1.合理授权

职业经理人有必要把简单容易的工作和日常例行的工作托付给下属去做,自己集中力量去做重要的事情,这样既可以提高下属的积极性,又可节省自己的时间。

2.创造例外管理局面

(1)对职业经理人来说,抓例外管理和重点目标都是大事,应努力创造一个必须进行例外管理的局面,放手将没有多大困难的目标,交由下属去做。制订高难度的计划要有例外管理和重点目标。正确理解例外管理和重点目标的意义,对于目标的有效执行帮助很大。

所谓例外管理,就是要做根据需要不得不做的管理工作。

(2)职业经理人应向艰难的目标挑战,设定高难度的计划,随时拿出新的创意和意见,倾注全力去解决面临的意外事务,因而没有余力去解决别的问题,必须把一般工作都授权给下属做。

3.增强洞察力

职业经理人每天向艰难挑战,时刻忙于检查和控制工作,因为经常要忙于判断客观情况和工作是否出现了意外,因此需要锻炼自己看清事物的洞察力,练出善于抓重点目标的能力。

4.培养独创性

(1)职业经理人日常面临的问题很多,是否能从这许多问题中,以最快的速度,找出最重要的问题,并想出对策,要取决于经营者在业务上的独创性。一个卓越的职业经理人应该能够做到这一点。

(2)为了练成这样的实力,必须不断地去接受艰难计划的挑战,用大部分的时间,在怎样开创高业绩的难题上抓住不放,展示拼搏精神。

总之,职业经理人的精力是有限的,在目标执行过程中应善于把握重点,将有限的精力和时间投入到最重要、最需要解决的问题上,这样才可以提高目标执行的有效性。

操作要点

抓重点目标应从以下几方面着手:

合理授权。

创造例外管理局面。

增强洞察力。

培养独创性。

提高目标执行的有效性

目标管理虽然并不是很难的管理方法,但在目标执行的实际工作中还是会存在不少问题,如果企业能认识到这些问题,采取措施避开它们,对目标的实现帮助很大。企业可以采取以下措施提高目标执行的有效性:

1.明确职责

(1)每个执行人员须记住企业的总目标,自己的个人目标与工作进度表。这是有效运用自己的权限进行自我控制,努力达成目标的基础。

(2)对于未列入目标中的工作,执行人员也应用心去做,而不应只限于自己的目标执行工作,这样才能有效地完成所负责的全部工作。

(3)除日常管理工作外,各上级主管还须定期与下级员工接触,综合调整目标的完成状况,使整个部门的业务平衡发展。

(4)如果发生了特殊情况,需要报告上级,应尽量以最快的方式提出报告,使上级能尽快掌握目标执行过程中的特殊变化,便于及时作出反应。

2.上级主管给予支持和指导

目标管理使员工在心中存有达成目标的计划,因此他要求拥有所需的资源及自主权。任何一位员工都不希望上司多加干预或不断检查,但是上司也不应该不闻不问,在期届满前不进行任何形式的考查。

事实上,上司应掌握目标执行的种种情况,如员工执行目标的情形,进度如何,有没有什么困难,需要何种协助等。上司应采取书面报告或会谈方式,定期或不定期审查员工执行情况。同时,还应给予下属必要的协助和辅导,以帮助下属达成目标。

3.高层管理者亲自参与

企业高层管理者必须亲自参与,并对目标管理给予承诺;必须将本人对目标管理的兴趣及承诺告知全体员工。

4.加强教育和培训

企业应加强有关目标管理的教育和培训,并使全体员工都了解目标管理的精髓。对于目标管理的培训,要经常化,务必使员工适应这种制度的实施,加强对这一制度的了解与认识。

5.及时调整目标

在目标执行过程中可能会出现外界环境发生变化,需要调整目标的情况,这时企业应根据具体情况,及时做出调整。

(1)环境变化。包括企业外部环境变化和企业内部环境变化。其中外部环境的变化包括以下几种:

(1)客户订单。

(2)物价。

(3)经济情况。

(2)明确注意事项:

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