方法15 简化工作流程
在保证工作质量和安全的前提下，尽可能简化工作流程以节约时间，从而提高工作效率。如果悉心观察，我们不难发现在工作流程中，有许多工作步骤是不必要的重复，有的是走了弯路，有的可以借助别人的力量……，如果将这些流程简化，可以让成本大幅度下降。
尽量简化工作流程，将许多分开的工作步骤加以整合，变成单一任务，以减少工作的复杂度。这样，在执行中可以简化手续，让执行者始终专注地工作，避免各种干扰，能尽快地完成任务并提高工作质量。
美国“汽车大王”亨利?福特（Henry Ford）缔造了一个汽车王国，他引进和创造的汽车装配流水线，让汽车进入千家万户成为可能。
在实施流水线生产之前，汽车工业完全是手工作坊型。汽车的生产流程包括：用冲床将钢板压成车的外壳、车体倒转进行焊接、加装车门及车盖、除去钢板的毛边与暗号、防锈处理及车体喷漆、装配大梁、防震、传动以及引擎 、内部装潢、加装散热器（水箱）、油压系统、燃料系统以及车轮、试验、出厂等很多步骤。福特的工厂每装配一辆汽车要728个人工小时，当时汽车的年产量大约12辆。这一速度远不能满足巨大的消费市场的需求，汽车只能成为富人的象征，而无法实现普及。
看来，要让汽车成为大众化的交通工具，就只能提高生产速度和生产效率是关键，并不断降低成本，让价格降低，使普通百姓也能买的起汽车。认识到这一点，福特便思考，如何将这么多的工作环节简化到一条在线来完成，从而实现提高效率的目的。1913年，福特应用创新理念和反向思维逻辑，将汽车底盘搬到传送带上，以一定速度从一端向另一端前行。前行中，逐步装上发动机、操控系统、车厢、方向盘、仪表、车灯、车窗玻璃、车轮，直到整车的完成。
第一条流水线投入使用后，福特和他的员工发现，每辆T型汽车的组装时间由原来的12小时28分钟缩短到只有10秒钟，生产效率居然提高了4488倍！这是一个多么了不起的效率革命！
福特把装配汽车的零件装在敞口箱里，放在输送带上，送到技工面前，工人只需站在输送带两边，节省了来往取零件的时间。而且装配底盘时，让工人拖着底盘通过预先排列好的一堆零件，负责装配的工人只需安装，这样装配速度自然加快了。
后来，流水线逐渐普及到全球各个生产领域，带来了速度的革命。流水线生产是把一个重复的过程分为若干个子过程，每个子过程可以和其它子过程并行运作。流水线就是对工作流程的高度简化。
另外，运用授权或是外包的方式，可以避免花费时间去做低价值的工作。美国是拥有提供外包业务企业最多的国国家，近年来，即便冒着政治压力不断增大的风险，美国企业管理层还是准备加大向海外转移工作岗位的力度。在IT行业中，越来越多的业务由印度、韩国、台湾等国家和地区承包；据印度全国软件和服务公司协会估计，自2000年以来，印度新增了30多万个服务于海外客户的白领工作职位，而美国公司在海外客户中就占据了很大一席。虽然这些外包业务推动了承包国的经济发展，加大了美国的就业压力，但是外包对工作效率的提高确实显而易见的，如果让Microsoft、Intel、GOOGLE等公司包揽所有的程序编写工作，这些公司均将承受上万名员工的费用，在美国本土，这笔开支是很难想象的。
可以用一个实例来说明，外包和授权对工作效率的提高。如果你是公司的一名办公室工作人员，你要应付众多的工作，于是你可以将档案打印的工作外包给文印公司，将购买机票的工作外包给票务公司或旅行社……，你就可以从这些事务性的工作中脱身而出，从而提高你的工作速度。授权则是一种比外包更为彻底的承包工作形式。
在实际工作中，可以通过简便的手段简化工作流程。首先，需要将目标完成的情况进行量化，这需要工作列表来帮忙，用数字掌握自己的工作情况，同事不断改进工作方法。可以先从每天重复的事情中节省时间——在上下班的时候，寻找最快的方案。如果您坐公交车，不妨观察一下发车规律，减少等待时间，同时也有效利用这段时间，看一下报表，听一段时间的英语等，从而提高效率。省下来的时间绝对不能轻易浪费，而要用于有价值的事情，最好也有一个列表。在个人系统的工作列表中，要包括不可行动的项目：垃圾、清单及备忘录、参考档案，还要包括可行动项目：任务清单、任务支持数据、行事历、下一步行动 清单、委派他人清单，和可以马上完成的行动。
在日积月累的过程中，通过不断的总结和摸索，建立起简便快捷、完善的个人工作流程系统。你会发现，自己已经变成一个高效率的工作人。
