2．参展单位的确定，必须是两厢情愿，不得勉强。对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的资格审核，资格审核通过后，再在通过资格审核的单位中确定参展单位的正式名单，名单确定后，主办单位应及时地以专函形式正式发出通知，让获准参展单位尽早有所准备。
3．对展览会和展览内容进行宣传。宣传形式可以采用公开刊发广告，张贴有关展览会的宣传画，举办新闻发布会，邀请新闻界人士到场进行参观采访，发表有关展览会的新闻，赠送展览会门票，现场散发宣传性材料和纪念品，在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅，举办专题活动等。
4．规划布置展览现场，划分展览分区，分配展位。分配展位可以采用竞拍、投标、抽签或是按正式报名的先后顺序的方法。
5．在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体注意事项正式说明，使观众心中有数。
6．依法履行常规的报批手续，做好安全保卫工作。组织者可以到保安公司聘请保安人员维持秩序，如必要可与有关各方正式签订合同或协议，并且进行公证。为了安全，可找保险公司买保险。如是重大展览活动，组织者要请当地公安部门配合。
7．为参展单位提供一切必要的辅助性服务项目，且收费合理。主要包括：展品的运输与安装；车、船、机票的订购；与海关、商检、防疫部门的协调；跨国参展时有关证件、证明的办理；电话、传真、电脑、复印机等现代化的办公设备；举行洽谈会、发布会等商务会议和休息所使用的适当场所；餐饮服务；展览时使用的零配件的提供；供参展单位选用的礼仪、讲解、推销人员等。
（二）参加展览会的礼仪
1．要提高自己展位的访问率。应注意做到两点：一是事先向可能来参加的单位和个人发出邀请函，并注明有礼物发放，这样被参观的概率就会很高。
二是参展单位应突出自己展位的新颖性，在展板的设计、产品的摆放等外观设计上要力求完美无缺，要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力。
2．要更好地传播信息。应注意做到：在展览会上向观众直接散发有关资料，资料要印刷精美、图文并茂、内容丰富。并且注明参展单位的主要联络方式，如电话、传真、邮政编码、通讯地址、E-mail地址等等。说明材料与单位名片应常备于展台之上，由观众自取。
3．参展单位服务人员的礼仪参展单位服务人员应注意做到（1）统一着装，佩戴胸卡。在展览会上工作的人员应当统一着装，最佳的选择是身穿本单位的制服，或者是穿深色的西装、套裙。全体工作人员除礼仪小姐外，都应佩戴标明本人单位、职务、姓名和由本人彩照的胸卡。
（2）礼貌待人，维护形象。全体工作人员应当规范站立，迎客时要注意礼貌待人。当观众走进自己的展位时，都要面含微笑主动地向对方说“您好！
欢迎光临！”“请您参观”，并且做到不迟到、不早退、不无故离岗串岗脱岗。
在任何情况下，工作人员均不得对观众恶语相加或讥讽嘲弄。对于极个别不守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍需以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不容许对观众擅自动粗、打骂、扣留或者非法搜身。
（3）训练有素，熟悉产品。解说人员要训练有素，熟悉有关单位和产品的基本情况，熟悉有关资料，在解说的时候能够应对自如。
（4）灵活机动，引导参观。当观众在本单位的展位上进行参观时，工作人员要具有灵活性，既不干扰观众，又能够引导观众进行参观。
（5）待人真诚，热情告别。当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼，并道以“谢谢光临”或是“再见”。
七、新闻发布会礼仪
新闻发布会，简称发布会，有时也称记者招待会。它采取主动向外传播各类有关信息的方式，谋求通过新闻界对某一社会组织、某一活动和事件进行客观公正的报道，而使社会各界了解有关方面的具体情况、详细内容和观点态度。对商界而言，举办新闻发布会，使自己联络、协调与新闻媒介之间关系的一种重要手段。
新闻发布会的常见形式是：由某一商界单位或几个有关的商界单位出面，将有关的新闻界人士邀请到一起，在特定的时间、特定的地点和场所举行一次会议，发出某一消息，说明某一活动或者解释某一事件，争取新闻界对此事重视，加深了解并进行客观而公正的报道，尽可能地扩大信息的传播范围。通常，当主办单位在新闻发布会上的主题发言进行完之后，允许与会的新闻界人士进行提问，在既定的时间里围绕发布会的主题与主办单位进一步交流。
简言之，新闻发布会就是以发布新闻为主要内容的会议。
新闻发布会礼仪，指的是有关举行新闻发布会的礼仪规范。对商界而言，发布会礼仪应包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。
（一）会议的筹备
成功的新闻发布会都是经过精心策划的。会前要进行大量前期的准备工作。
1．确定主题
决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。具体而言，本组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日、经营方针发生重大改变或是新举措、新产品、新技术或者新服务面世，组织的首脑和高级管理人员发生变化，组织遭遇重大事故，组织遭到社会的误解或者批评等等，都是新闻发布会的常规主题。
2．选择时空
新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择。对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以奏效。
一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间，应当限制在两个小时以内。具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须谨记以下四个方面的细节问题：一是要避开节日与假日；二是要避开本地的重大社会活动；三是要避开其他单位新闻发布会的时间；四是要避免与新闻界的重点宣传报道撞车或相左。只讲紧迫性、时效性，而忽视了上述问题，往往只会使自己劳而无功。
通常认为，举行新闻发布会的最佳时间是周一至周四的上午十点至十二点，或是下午三点至五点左右。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。
之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。
新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位本部门所在地及活动和事件所在地之外，还可优先考虑首都和其他影响巨大的中心性城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等等，均可酌情予以选择。
3．安排人员
与其他会议所不同是，新闻发布会的主持人、发言人的选择是否得当，往往直接关系到会议成败。
按照常规，新闻发布会主持人的基本条件是：仪表较好，幽默风趣，善于把握大局，长于引导问题，并且具有丰富的主持会议的经验。通常由主办单位的公关部部长、办公室主任和秘书长担任。
新闻发布会发言人是会议的主角，除了在社会上口碑较好，与新闻界关系较为融洽之外，他的基本素养和修养、学识、思维、记忆、善辩等应该是一流的。因此，新闻发言人通常应由本单位的主要负责人担任。
同时还要精选一些本单位的员工负责会场现场的礼仪接待工作。他们最好是由有较高素质的青年女性担任。为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡。其内容包括姓名、单位、部门与职务。
4．准备材料
主办单位通常需要事先委托专人准备好如下主要材料：（1）发言提纲。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要，既要紧扣主题，又必须全面、准确，生动、真实。
（2）回答提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，可事先对有可能被提问的主要问题进行预测，并做好答案，以使发言人做到心中有数。
（3）宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，主办单位可事先精心准备好一份有关数据、图片、资料等内容的宣传提纲，并认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称、联络电话、传真号码、本单位的网址，以供新闻界人士核实之用。
（4）辅助材料。若条件允许可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化助听材料，例如图片、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等，以供与会者利用。在会前会后，有时也可安排与会者进行一些必要的现场参观与展览、陈列参观。
（二）媒体的邀请
在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择，有所侧重。不然的话，就难以确保新闻发布会真正取得成功。一般而言，在这一问题上，以下几个侧重点必须认真予以考虑：
1．确定参会的新闻界人士
邀请哪方面的新闻界人士与会的问题可分为两个方面：
一方面，邀请新闻界人士先要了解其主要特点，电视、报纸、广播、杂志、网络等新闻媒体的主要优缺点，并在对其邀请时加以考虑，才不至于走弯路。
另一方面，在邀请新闻媒介时要有所侧重。在邀请新闻单位的具体数量上，新闻发布会自有讲究。基本的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响，提高本单位的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如拟邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还须遵守有关的外事纪律，并且事先报批。
2．协调主办单位与新闻界人士的相互关系新闻界人士是新闻发布会上的主宾。主办单位如果要取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。主办单位特别是主办单位的主要负责人与公关人员，在与新闻界人士打交道时，一定要注意以下五点：
（1）要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待。对对方既要尊重友好，更要坦诚相待。
（2）要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲有疏，厚此薄彼。
（3）要尽可能地向新闻界人士提供对方所需要的信息，要注意信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假。
（4）要尊重新闻界人士的自我判断。不要打算去左右对方、收买对方。
（5）要与新闻界人士保持联络。要经常与对方互通信息，常来常往，争取建立持久关系。
（三）现场的应酬
为确保新闻发布会的顺利进行，除了要求主办单位的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的是要求代表主办单位出现来应付来宾的主持人、发言人，要善于沉着应变，把握全局。
1．仪表端庄、举止大方
主持人、发言人的一言一行决定新闻媒介、社会公众对主办单位的态度与评价，也决定社会公众对主办单位的态度与评价。所以主持人、发言人对于自己的仪表，尤其是仪容、服饰一定要事先进行认真的修饰。在现场还要做到举止自然、大方。要面含微笑，坐姿端正。
2．相互配合，彼此支持
主持人、发言人在新闻发布会上需分工明确、彼此支持，不允许越俎代庖、替人代劳。主持人要做的工作主要是主持会议，引导提问；发言人要做的工作主要是主旨发言，答复提问。两者间的相互配合是极其重要的。在新闻发布会进行期间，主持人与发言人必须保持一致的口径，不允许公开顶牛、相互拆台。当新闻界人士提出的某些问题过于尖锐和难以回答时，主持人要想方设法转移话题，不使发言人难堪。而当主持人邀请某位新闻记者提问之后，发言人一般要给予对方适当的回答。否则，不论对新闻记者还是对主持人来讲都是非常失败的。
3．提供新闻，掌握分寸
（1）要简明扼要。不管是发言还是答问，都要条理清楚、重点突出，让人一听就懂又难以忘怀。
（2）要提供新闻。新闻界人士就是特意为获得新颖而有价值的新闻材料而来的，所以在不违法、不泄密的前提下，要善于满足对方在这一方面的要求。
至少也要在讲话中善于表达自己的独到见解。
（3）要生动灵活。讲话者的语言是否生动，话题是否灵活，往往直接影响现场的气氛。因此适当地采用一些幽默风趣的语言和巧妙的典故，也是必不可少的。
（4）要温文尔雅。新闻记者大多见多识广，加之又是有备而来，所以他们在新闻发布会上经常会提出一些尖锐而棘手的问题。遇到这种情况时，发言人能答则答，不能答则应当巧妙地进行闪避，或是直接告之无可奉告。无论如何，都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。吞吞吐吐、张口结舌，也会给人不好的印象。唯有语言谦恭敬人，高雅脱俗，才会不辱使命。
（四）善后的处理
新闻发布会举行完毕之后，主办单位需要在一定的时间之内，进行认真的评估和善后工作。
要了解新闻界的反应并整理保存会议资料。分析和整理媒体反映的覆盖率和报道的深度和性质，如果有误报或不利报道要酌情采取补救措施。对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析、具体对待。这类不利报道大致可分为三类：一是对事实准确的批评性报道；二是因误解而出现的失实性报道；三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过即改，虚心接受；对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释，消除误解；对于敌视性报道，主办单位除提前有所准备外，因在讲究策略、方式的前提下据理力争，立场坚定地尽量为自己挽回声誉。
【典型案例】
1．2004年的北京世界财富论坛上，国内一些企业界人士在论坛上的举止让人感到“沮丧万分”：许多人不停地吸烟，有些人在会议过程中旁若无人地接听和打手机。这些“抢眼”的细节，被诸多报纸、电视等媒体“荣幸”地记录了。
