如果你能够在内心交战，在举棋不定的处境下仍能够头脑清晰，保持平衡，你的反应时间就会缩短，原先以为的难题也会迎刃而解。
一位高效能人士讲了一个有趣的故事：他第一次去拜访一位艺术家，去之前脑中有幅关于艺术家家里的情景：前卫、杂乱、书堆在角落、书房充满东西以刺激创作的灵感，但是当他到达之后，发现室内竟非常干净整齐。他想或许是知道有客人来，事先整理了一番，但是当他下次再来拜访时，看到的还是那样井然有序。所有的书、笔排列整齐，颜料罐也排成一列，并且用标签标示，他几乎不能相信自己的眼睛，这违反了他原先预想的艺术家工作的情形。于是向艺术家请教。
艺术家说，这是他在大学学艺术时学到的，他学会工具摆放要有秩序；他知道如果每次用完不洗干净，书笔便会折损；他将所有不同的颜料贴上标签，因为如果不这么做，他会忘记他混合了哪些颜料。
从这个故事中我们可以得到一些启发：如果你想提高工作效率的话，就要形成自己的系统，就像这位艺术家，把东西放到自己随时可以找到的地方，这样工作就会有条理，也会更有效。
［用系统化提升工作效率］
真正的竞争优势来自建立并维持一套能适应变化的系统。
说得更明确一点，如果你能够在内心交战、在举棋不定的处境下仍能够头脑清晰，保持平衡，你的反应时间就会缩短，原先以为的难题也会迎刃而解。厦门航空公司曾经发生过一起飞机升空后起落架无法收回的飞行事故，事后查明，原来是起落架上面的插销没有拔。问题处理之后，厦门航空公司写下了第一份SOP(标准作业规范)。其中要求飞机机身有任何地方在维修，都要系上一条红丝带。另外插销要怎么拔，拔了以后要后退几步，手要怎么举起，飞行员怎么看到，大家怎么打手势等等都有十分详细的标准。再出现任何问题就可以查阅SOP，找出问题的所在了。
不管我们把一件事情做得怎么样，是成功还是失败，都能从中学到东西，一个懂得学习的人会进行认真总结，一个杰出的企业会把做完的事系统化。
很简单，以写说明书为例。微软的说明书都非常厚，因为它是在实践中不断总结得出的经验，而国内同类产品的说明书就只是一个小册子。
我们总觉得这么简单的东西哪里需要写得这么详细，这简直就是在浪费时间。其实，在一片没有路的土地上，开辟一条路是要花费时间的，如果我们对自己走过的路进行归纳和总结，可以让别人踩着自己开辟的路走过去，就能给别人节省很多时间，为社会创造财富。如果每个人都想自己开一条路，不管是羊肠小道，还是崎岖山路，觉得只要自己能过去就行了，哪管后人许多，那我们的社会永远不会进步。
我们都知道消防队员行动特别迅速，如果慢吞吞的，一幢房子早烧光了。可是你有所不知，在消防队里，每个消防队员所有的工具都必须非常严谨地合理放置；晚上入睡，消防队员的衣服怎么脱，如何摆放，也都有十分明确的规范。否则，警报响起来，靴子找不到、皮带扣不上怎么办?这都是消防队员在工作中一点一点摸索出来的，他们所有的经验在身体里形成了一个高效快速的反应系统。
出于这样一种认识，我们每个人都应该把做完的事系统化，在建立个人的工作系统之前，要坚持这样三个原则：第一要规范，第二要认真，第三要研究。只有对每一件小事都以认真的态度、规范的方法去研究它、做好它，把它形成系统，才有可能做出大事来。
把做过的每一件事都形成系统的习惯，并不是一件容易的事。因此，把工作系统化不是一朝一夕的事情，需要长期的坚持，一个月不行三个月，三个月不行则更久，慢慢地就可以养成一种习惯，习惯了，就更容易坚持，偶尔不做反而会感觉缺少了点什么。
