制订计划
旅行计划拟定程序，要明确公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围及有关规定及程序后，才制定差旅安排。例如，谁负责制定差旅安排？公司是否设有差旅部门？是否指定有秘书负责办理公司所有管理人员的差旅安排？如果由某家旅行社代办，要搞清是哪一家。允许乘头等舱还是普通舱？管理层是否可自行决定？公司有关使用公司车辆及出租车的规定。公司自己是否有飞机？如果有的话要了解使用飞机的规定，办理有关预订的收费标准，及为上司预支现金差旅费的程序。了解了这些问题后，就可以亲自制定差旅计划或将其移交给负责该项工作的秘书去做。无论由谁制定旅行安排，一定要提前做好所有预订，确保计划的食宿安排得以实施。
你在为上司制定差旅计划时必须考虑以下问题：
（1）出差的时间，启程及返回日期，接送安排，以及出差的路线，终点及途经地点和住宿安排。
（2）商业会晤计划（人员、地点、日期和时间）、需要携带的文件、合同、样品。
（3）行程安排：约会、会议计划，会晤人员的名单背景，会晤的主题。
（4）交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。
（5）上司或接待人的特别要求，以及上司旅行区域的天气状况。
（6）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票、旅行文件（护照、签证、健康证书）及行李。
你还需要上司的住宅电话号码。航空公司在接受机票预订时，通常需要乘客的单位电话和住宅电话，以便在改变航班或出现长时间延误时通知他们。
为了便于计划日后的旅行，要建有旅行档案。上司出差回来后，要在此次旅行的备忘录上记载对此次交通安排及饭店食宿的意见。
许多公司设有差旅部（有些称为交通部或运输部），由该部门负责计划、安排所有雇员的差旅行程，为差旅人员预订宾馆。差旅部的职员手头都有官方最新发布的航空、铁路、轮船时刻表，并且与这些运输行业负责预订的部门有密切的工作关系。有时，差旅部也与旅行社保持联系。要求公司差旅部帮助时，要打电话通知他们你的上司的启程日期、旅差地点、返回日期，及有关上司交代的各项具体事宜。差旅部的人员将会根据航班、车次情况准备出一份可能的计划，并由你转交你的上司批准。在差旅安排完成之前，你总是要与差旅部一直负责你的申请的职员相处。一旦你的上司批准了你们制定的差旅计划，则要立即请差旅部一直协助你的同事安排预订并购买机（车）票。
如果贵公司没有差旅部，秘书可以根据情况来制定旅行安排。例如，如果你即将制定的旅行安排是直达并且住宿的宾馆是上司所熟悉的，你就应自己安排，并且只需打两个电话，一个打往机场，一个打往酒店即可获得确认。
旅行社有最新的各条航线航班资料、铁路时刻表及宾馆食宿标准。除此之外，旅行社经验丰富，在预订时通常比个人想得更周到。旅行社将围绕你的上司对住宿、餐饮等的要求为他作出差旅计划，该计划将可能是最令人满意的行程安排。旅行社代表的是行程当中所有的航空公司、旅店等，而不是其中的某一家。当然，为了满足你的上司的要求，你要向旅行社提供一切必要的详细资料。计划旅行安排时，凡事要与旅行社负责你的上司旅行安排的同一职员联系，并依靠同一个人准备出完整的行程安排。
旅行社将制定出行程安排，定购机票，预订旅店，安排租车，及有关旅行的其他服务，交由你的上司批准。对于国外旅行，旅行社将提供更多的服务。你的上司将被告之允许携带多少行李，并将得到一本旅行社提供的有关他要出访的国家的旅行指南，通知你许可带入访问国家的外汇限额，及有关通关时携带物品的海关规定。
无论是国内还是国外旅行，绝大多数人都喜欢乘飞机，因此，出国旅行的交通安排大体与国内旅行类似。在安排国际旅行计划时，一个需要特别考虑的是穿越不同时区的长途旅行对旅客的影响。当为上司计划海外旅行时，要在他到达目的地后留有适当的休息时间。
航空旅行
许多公司多选择航空旅行是因为它省时、便捷、舒适。当你的上司提出航空旅行时，你要仔细查询航空旅行服务的有关事项，以便计划航班时符合上司的喜好并节省时间。
你可以打电话向当地航空公司了解有关旅行的具体信息。更多的时候，你只需参照航空公司发行的飞机航班时刻表，就能找到你所需的资讯。不过，航班表会定期更新，所以你要与航空公司的代理保持密切联系，确保你手中的航班表是最新版的。
（1）航班的选择。选择航班时，乘客考虑最多的是：
①极少发生延误。
②方便。
因此，为上司制定旅程时，要按下列优先次序选择航班：直达中途不停的航班；直达航班——无论沿途停站次数，但乘客无需中途换机；如果需要换机，但始终是同一航班号；中途换乘同一家航空公司的航班；中途换乘另外一家航空公司的航班。
乘客需要换乘同一航线的飞机时，要选择换乘飞机的登机门与原机出机门距离相距较近的。
因为，在大型机场中，两条不同航线的登机门相距非常远，从一个登机门乘班车或步行至另一个登机门要浪费许多时间。如果第一个航班发生延误，乘客可能会没有足够的时间换乘续航的班机。
现代机场因进出港飞机班次频繁，飞行员需要等到机场空出位置才能起飞或降落，班机经常发生延误。为了减少出现飞机延误的情况，乘客应该遵循以下建议：如果有直达中途不停的航班，宁可不选用时间适宜但需要换乘的航班；即使需要换乘也要尽量保持同一航线，并计划出足够的时间以便在换机时留有余地；避开繁忙的大型机场，冬天乘机更要避开因气候原因出现问题的大型机场；对于重要约见，计划航行旅程时，要留有充足时间，以防止因气候恶劣、机场拥挤、飞机故障等意外事件造成的延误。
（2）服务等级。乘客乘机时享受的服务，特别是他的座位位置、餐饮标准等是根据他们所购买的服务等级而定的。服务等级基本分为一级和普通两类，有时也会提供其他等级服务。
一般来说国际航班分为头等舱服务、公务舱服务和经济舱服务。
有些公司考虑到公司的声誉，要求他们的管理人员乘坐头等舱。头等舱可以提供给每位乘客宽松的座位及更舒适的活动空间，这对长途旅行是很重要的。而另外一些公司则规定旅行人员乘坐公务舱，因为这样比较经济。在航班时刻表及机票上都有标准的参照标志代表服务等级。当你为上司制定旅行日程安排时，一定要看清机票上的标志，核实服务等级。航班表上列出了所有标志图形及其说明。
（3）预订航班。你可亲自前往航空公司售票处或电话预订机票。与航空公司机票预订处联系订票之前，要充分了解旅行日程。预订处的职员可以查寻存储着所有预订情况的计算机系统，该系统可显示出各售票处任一航班的预订情况。在与你对话的同时，预订职员把你提出的行程信息键入电脑，并可立即告诉你所需的航班是否有位。如果有位，当即可进行预订。回程也可提前预订。如果上司不知道确切的返回日期，可先购买开放票（openticket）。待他确定返回日期后，立即给航空公司打电话预订具体航班。
如果欲乘航班已经没位，则要更改计划。在与预订处职员联系时，询问同一家航空公司及其他航空公司早几班和迟几班的航班情况。若没有选到可变更的航班，则请预订处职员将你的上司的姓名列在候补表上，万一所期望的航班出现被取消的机票，则可如愿以偿。联程机票需要到航空公司机票预订处办理机票再确认手续。旅行者从一个机场飞抵另一个机场后，需逐段对其航程进行再确认。
机票的出售和退票要提前24小时前往机票预订处办理，否则你的预订将被取消。当航程涉及多家航空公司时，也仅发售一张机票，由航程首站航班所在的航空公司填写全程机票，并按客人要求办理回程机票。
当乘客必须更改旅行计划或取消预订时，应立即打电话通知当地的航空公司机票预订处。除了扣除部分手续费外，未乘用的机票及全程机票中未乘用的部分在机票退回航空公司售票处后，即可得到退费补偿。各航空公司出版的航班时刻表都不尽相同，并经常更新。查阅航班时刻表时要注意以下内容：①飞离城市；②抵达城市；③起飞时间（Leave）及抵达时间（Arrive）；④上午（AM）下午（PM）。如果使用黑体字，则用黑体字代表P.M，用标准字代表A.M；⑤使用的时间。注意飞离、换乘、飞抵城市所使用的时间是标准时间还是白天时间，例如PST是太平洋标准时间（PacificStandardTime）；⑥航班号。如果列有二个号码，则第二个号码代表换乘航班号；⑦途经站或换乘城市。如NON-STOP（直达），ONESTOP（途经一站），TWOSTOP（途经二站）或城市名称；⑧票价通常列出单程票价，票价前面的标志代表服务等级；⑨用餐服务。在航班时刻表里查找用餐服务代码；⑩设施类别。通常用数字代表；航班安排。如每天一班，每周六有航班，或星期三、四、六有航班；地面交通。多数城市机场距市区较远，在4至20公里之间甚至更远，因此所有机场都为乘客提供地面交通服务，有豪华轿车、出租车、大巴士等。
正式出版的航空服务指南里，列出了机场的方位、距离、可提供的地面交通服务种类及大致费用。交通服务的代码如下：（L）豪华轿车，（T）出租车，（R）租用车辆，（A）出租直升机。欲定地面交通的安排，包括机场班车，可以查看航空服务指南或询问航空公司预订处的职员或公司的旅行代理。正常情况下，机场班车往来于机场与市区内的指定地点之间，为进出空港的旅客服务。
有些机场提供出租直升机服务，飞行于两个目的地城市机场之间，机场至市区之间或飞往喷气机不能降落的机场。与其他形式的服务相比，出租直升机费用昂贵，但为旅行者节省了大量时间。当乘客必须要从一个机场到另一个机场换机时，则有可能需要乘出租直升机赶赴换机。若你的上司出国旅行由于他要换乘的航班可能与他所乘坐的国际航班不在同一机场，那么就会遇到在不同机场换机的情况。在预订出租直升机前，先看看能否订到往来于换乘航班机场间的豪华大巴士。
（4）租用车辆服务。你可以通过以下途径订到租用车辆。
①给当地租用车辆公司打电话。
②要求航空公司预订租用车辆。
③给租用车辆公司预订处打电话预订。
国外的车辆租用公司提供国内和国际车辆租用服务。在航空公司预订处的职员确认预订航班的同时即可确认预订的租用车辆。安排租用车辆时，详细说明抵达城市、日期、时间、欲租车辆的产地、型号、提车地点、租用人姓名、车辆交还地点、用车时间、付款方式等。
乘客可以前往租用车辆公司提车，也可由车辆租用公司把车开到乘客要求的地点，或停在机场等候客人到来。如果你的上司希望车辆停在机场等候，务必清楚无误地安排此项工作。当他到达机场后所需做的就是去车辆租用公司在机场的办事处，出示他的驾驶证，完成租车手续。租车费用在车辆租用完毕之后交纳，但必须事先办理租用手续。预订租车时，要告诉对方结账卡的账号。许多公司与车辆租用公司签有协议，对公司的管理层提供优惠折扣。根据协议，费用记在公司账上。如果没有携带信用卡或特别协议，车辆租用公司将拒绝租用请求。由于租用车辆以24小时制计算，因而避免出现上、下午时间混淆。即按该规定，租车计时从午夜零点一分算起，过二十四小时，再回到午夜即二十四点。
饭店预订与确认
首先要了解出差地的饭店资料，包括位置、星级、价格、交通、服务等，然后再征询上司的意见：普通楼层还是行政楼层、单人房还是双人房。
预订房间时，只需告诉负责预订的服务员客人的姓名、住店日期、离店日期、航班号码以及你的姓名、电话、所在公司的名称。如果发生航班延误，要及时通知预订员，否则，所定房间将被取消。并在上司启程前，再次确认预订的房间。
旅行文件
（1）护照。护照是由政府发给本国公民的旅行文件，持有护照即可获准离开本国，按规定前往国外旅行。护照在国外可用来证明持有者的国籍、身份，并要求外国准许护照持有者自由出入其国境。持有人有权得到本国及出访国的保护。护照是证明国籍的最有效的文件。
（2）签证。许多国家对外国人入境实行入境签证管理。签证是允许你按某种规定在准许的时间内进入该国旅行的准入印章。签证印章加盖于护照内页。旅行者必须在出发前提前检查是否办理好护照及出访国所需的签证。出国前应获得必要的签证，可以在大使馆或领事馆申请获取。大部分外国领事馆设立在主要城市，其地址可在所在城市的电话号码簿上查到。
旅行者获得护照后，还要把它依次递交给每个入境国家在本国的领事馆，以便申请签证。办理签证的时间要看护照递交到领事馆的时间。由于旅行社在申请签证方面经验老到，故你可以请他们代你办理签证申请。
（3）健康证书。世界卫生组织颁布的《国际健康规定》是进入任何国家的条件之一。去大多数国家旅行，并不需要国际接种疫苗证书。如果需要，则可从当地卫生部门、进出境卫生检疫机构申领。证书必须由为你接种疫苗的医生签字并且盖有当地卫生部门的印章。
