一、政治素质
良好的政治素质，高尚的道德风貌，是秘书素质的首要内容。政治素质，是指政治方向、政治立场、政治品德和思想作风的总和；道德素质是秘书在从事自己的职业中应遵循的道德，包括职业所要求的道德观念、情操、品质等。
（1）必须具有远大的共产主义理想、坚定正确的政治方向。秘书必须坚持社会主义政治方向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事、政治，认真学习、深刻理解党和政府的重大决策，并尽可能通过对时事政治的研究，预测未来发展的趋势，主动做好工作。
（2）坚持求实务实的工作作风，解放思想，实事求是，一切从实际出发，勇于开拓前进。秘书必须具有强烈的时间观念和效益观念，养成求实务实的工作作风。遇事反应敏捷，办事干净利落，抓紧时间，讲求效率。同时，高效必须优质，从辅助决策到办理事务，从理性分析到见诸文字，都要周密细致，各种数据一定要仔细核实，避免出错。
（3）忠诚可信，遵纪守法，树立清正廉洁的公仆形象。忠诚是做人的根本之道，也是秘书的必备品质。所谓忠诚，大而言之，是忠于国家和人民的利益；小而言之，是忠于本组织的政治利益和经济利益。细心周到、认真负责地为领导服务，为其他职能部门服务，决不当面一套，背后一套，或者把为领导服务作为捞取私利的筹码。
（4）刻苦学习，勤奋敬业，不断加强知识积累和经验积累。
二、职业道德
道德素质是指秘书与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是公道正派、严守机密、服从领导、埋头苦干，等等。
（1）公道正派。秘书在工作中经常接触领导，与领导同志相对熟悉，关系密切。这就尤其要注意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导。在上下、左右、内外各方面的沟通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促进团结。对待上级领导，不论资历职务，接待来宾及基层群众，都要一视同仁，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别。只有公道正派的秘书，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。
（2）严守机密。办公室工作人员还有一个显著特点，是掌握和知道机密较多，并容易成为打探消息的渠道和获取情况的对象。因此，要求秘书必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。以往泄密、窃密现象的发生，许多是由于秘书的过失造成的。有意泄密、窃密是个人品格问题，姑且不论。即使是无意的泄密，也大都因为吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。秘书具备这一道德素质首先要克服爱慕虚荣的心态，这样才能真正做到不把机密作为“吹牛”的材料和资本。
（3）服从领导。这是由秘书的职业性质决定的，作为领导工作的助手和参谋，要求所作所为、举手投足，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。
（4）埋头苦干。只有抱定在具体而又繁忙的工作中，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际和群众的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神，才能成为合格和优秀的公务人员。
三、知识素质
秘书工作的广泛性和综合性，科学技术的不断发展和商务管理的复杂性，要求秘书必须具备广博的知识，不仅要有良好的文化素质，而且必须建立适应形势发展需要的知识结构。
秘书的知识分两部分：专业知识和相关知识。专业知识包括本专业的基本概念、基础理论、基本框架和基本常识以及本专业知识的沿革和发展动态。相关知识即指相近或交叉专业的有关知识，对这些知识的了解有助于本职专业知识的深化和提高。
四、智力素质
智力素质是秘书的基本素质之一，智力水平的高低直接影响到秘书对于问题的观察、理解和思考。智力包括观察力、记忆力、思考力和想象力。普通人智力水平大体相当，只是不同的人对于智力的各个方面稍有侧重，有人长于抽象逻辑思维，有人长于形象思维，有人长于观察，有人敏于反应。
五、能力素质
秘书是应用型人才，不仅需要优秀的品质修养、合理的知识结构，而且还要具备过硬的实际能力。秘书的能力，一般分为基础能力和专业能力。基础能力包括观察力、记忆力、注意力、想象力、思维力等，这是秘书从事办公活动所需要的基本能力，也是从事其他工作的人员都应具备的能力。专业能力则是秘书从事办公工作应具备的专业性能力，主要有以下几种：
（1）写作能力。秘书的写作能力主要是指应用写作能力，即要能写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、符合公文格式的各类应用性文件。要写好应用文，就应熟悉其程式，对应用文语体有透彻的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。另外，办公室秘书应当写得一手好字，虽然不一定要成为书法家，但一定要把字写得正确、端正、匀称，给人以实用美感。
（2）表达能力。就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。口头语言比书面语言使用频率更高，使用范围更广。秘书经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作，能说会道是秘书的一个起码要求。说话能力强表现在多方面，但口齿清晰，条理分明，不紧不慢，不卑不亢，言辞文雅，简练生动，则是秘书说话的基本要求。说话能力反映了一个人的思维深度、知识广度、性格和品质，要提高说话能力，关键在于多讲、多练、多想，注意多方面的修养和磨炼。
（3）阅读能力。阅读能力，是指感知书面信息的能力，是汲取知识、捕捉信息、认识世界的重要途径之一。秘书离不开阅读文件、翻阅资料及业务书刊，阅读是一种经常性的活动。阅读能力又是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，才能获得知识和有价值的信息，才能有效地办理公文和处理事务。对于秘书来说，阅读一是要准确，即能准确地把握文章的整体结构及中心思想，并能用自己的语言进行概括；二要快速，秘书每天有大量的材料要阅读，因此必须提高阅读效率。
（4）人际协调能力。人们由于知识、素质、爱好、志趣、经历背景等不同，行为习惯、对问题的看法、处世原则等差别很大。现实工作中秘书必须能够协调各种人际关系，减少内耗形成合力。新录用的秘书切忌待人冷漠、自高自大，斤斤计较一己之私。
（5）时间安排能力。机关工作烦琐而杂乱，要求秘书必须合理掌握时间。合理安排时间的能力，首先，表现为要珍惜时间，不浪费一分一秒。其次，要在最佳时间段完成最重要的工作任务。第三，要有计划地分配自己可用的时间，把时间的分配和工作计划结合起来。
六、心理素质
秘书的心理素质，主要是指适应职业所必须具备的心理品质特征，包括对秘书个性心理的要求。是否具备健全的心理素质，是秘书能否胜任工作的前提条件之一。秘书心理素质具体包括如下方面：
（1）动机。是促使人们行动的原因，也就是人们产生和维持行为的个性心理倾向。人们在日常工作和生活中，一切言论和行为都是受动机支配和制约的。动机的产生有两个因素：一是需要，分为个体机体的需要和社会需要；二是刺激，分为内部刺激和外部刺激。由于需要、刺激的情况不同，导致人们动机的差异，进而导致不同的行为发生。人的动机就性质而言是多种多样的，不同性质的动机，可以对人产生不同意义和不同强度的推动作用。因此，要成为一个合格的秘书，就应该培养和确立为民族振兴、为国富民强，同时实现个人价值、追求个人幸福的正确动机。有了崇高的追求目标和正确的行为动机，就能够不计个人名利得失，不畏工作艰难险阻，就会产生巨大而持久的工作动力。
（2）兴趣。是积极探究某种事物的心理倾向，是人们的一种带有趋向性的认知行为。兴趣是在社会生活实践过程中形成的，也可以在生活实践中改变。据心理学家分析，兴趣能引起人们持久而稳定的注意，使感知清晰，启发思维和想象，产生愉快的情绪。良好的兴趣，可以使人眼界开阔，热爱本职工作，不断追求新的知识，丰富其精神世界。秘书只有真正培养起对本职工作的兴趣，才能自觉克服工作中的各种困难，克服某些重复的公式化的工作带来的枯燥感和厌倦心理。对事务性的工作具有持续而稳定的兴趣，是一个优秀秘书应具有的心理品质。同时，秘书活动涉及面广，需要用到多方面的知识，这就要求秘书兴趣指向的面要宽，范围要大。广泛的兴趣，可以吸收丰富的知识，成为博学多才的“通才”和多面手，工作的适应性也就越强。因此，秘书除了有本专业的“中心兴趣”外，还要有“外围兴趣”，如对音乐、绘画、书法、摄影、旅游、体育等的兴趣，以丰富知识、陶冶性情、提高素养。
（3）意志。是人们自觉地确定目标，并为达到预定目标支配和控制自己行动的心理过程。人的意志活动，是人脑对客观现实的积极的能动的反映。秘书要做好本职工作，不能没有意志。意志薄弱，必然遇难畏缩；意志坚强，才能克服困难，实现目标。秘书在培养自己意志品质时要注意以下几个方面：一是自觉，包括对目标的自觉认识，使自己的行为始终纳入组织目标之中，不断克服盲目性。要有远大的理想和信念，勇于进取，既不盲目陶醉，也不嫌工作琐细。二是果断，秘书遇事要能准确估计情况，当机立断，果敢行动，采取坚决措施，处理复杂、紧急情况。缺乏果断性，往往会坐失良机，给工作带来损失。三是自制，秘书每做一件事都必须认真审慎，在任何情况下都能控制自己的情感、欲望，节制行动，约束言论，避免冲动急躁。四是坚韧，工作中要有为实现目标而不怕困难、锲而不舍、百折不挠的精神，避免一遇困难即改弦更张，也不能时冷时热，时紧时松。
（4）意识。是人对现实所特有的一种反映形式。意识对人的活动起着特殊的调节作用，这种作用表现为人的活动具有目的方向性。在市场经济条件下，秘书需要加强以下几种意识：一是创新意识，善于接受新事物，捕捉新信息，研究新问题，在工作职权范围内，大胆发挥主观能动性；二是参与意识，把工作重点放在为领导服务上，想领导之所想，急单位之所急，当好参谋和助手；三是竞争意识，将竞争机制引入秘书工作中，不断增强时间观念、效益观念，争取工作的主动性、超前性；四是经济意识，把工作的出发点和落脚点放在改善经营管理和提高经济效益上，在其工作的每个环节上，都能考虑经济问题。
（5）性格。是指人对现实稳定的态度和行为方式，它是各种心理特征的完整组合，是个性心理特征最重要的方面。秘书的性格是其心理素质中的核心部分，因而一些欧美国家要求秘书“性格完美”。就我国的国情和办公室秘书工作实践来看，秘书的性格必须有多方面的良好特征，如乐观热情而不轻佻，敏捷灵活而不冒失，稳健从容而不矜持，坚毅执著而不固执，风趣幽默而不刻薄，自制自律而不拘谨。另外，人的性格具有不同的类型，主要有两种典型性格：一是外向型性格，特点是活泼、好动、开朗；二是内向型性格，特点是沉稳、安静、含蓄。两种性格各有所长，前者敏捷、果断、爽朗，善于交际；后者沉着、冷静、稳重，善于独立思考。对于秘书来说，以兼采两者之长，具有内、外倾向型双重性格为宜。
