一、起草文稿
办公室工作人员起草文稿，一般包括交拟、拟议、起草三个程序，其具体如下：
1.交拟
机关要办公室工作人员撰写文稿或工作人员接受领导布置的写作任务，就是交拟。简单来说，交拟就是交给写作任务。
交拟有如下三种方式：
（1）领导人出题目，讲目的要求和总原则，或领导人口授文稿的主要观点，由工作人员据此拟纲，收集材料，进行论证，形成文字。
（2）领导人口授内容，办公室工作人员进行记录后，加以整理或对其文章所有的数据、材料进行补充、核实、加工，最后誊写。
（3）办公室群体合作起草文稿。通常由一人或数人主笔，其他人参加讨论，在讨论的基础上再修改加工，一些重要的文稿，内容多的文稿以及篇幅大的文稿多是通过这样的合作形式产生的。
2.拟议
从交拟开始到正式动笔起草前的全部酝酿准备过程，称为拟议。拟议的工作主要有三项：一是定题，即确定文稿的主题和拟定标题。主要是对发文目的、意图、要求进行深入的思考或讨论，正确领会发文机关的意图，明确发文所应有的针对性、实践性和必然性。二是取材。材料是撰写的基础，只有在收集到符合客观实际情况并且全面充分的材料以后，才能考虑动笔。三是拟纲。在对材料进行初步分析、安排的基础上，拟写出提纲后交送有关领导人审定。审定通过以后拟议即告结束。
3.起草
起草文稿，是形成文书的直接步骤。
拟议结束以后，就进入了起草文稿阶段。文稿要如实反映党的路线、方针、政策及其贯彻执行的情况，内容要实在，重点要明确。起草文稿尤其是公文必须采取认真负责、严谨求实的态度，做到中心突出，层次清楚，用词恰当，标点正确，文字简练。拟稿要用钢笔或毛笔。
起草文稿要按审定的写作提纲进行。如果在写作过程中对提纲进行了修改或变动，应及时向有关领导汇报。
二、校对
校对是保证文稿质量的重要一环，其目的是保证文稿的准确性。
1.校对的程序
通常，文稿校对大都执行的是三校制度。
一校必须按照原稿逐字逐句地校对，把文字、标点符号等方面的错误基本消除。一校后，校对者应在校样上签上名字和校对时间。
一校有两种办法，一种是打字人员对着原稿自校，另一种是由起草者进行一校。两者相比，后一种方法较好。主要是起草者对文稿较熟，便于发现错误，通过校对，也能及时纠正原稿中存在的质量问题，以及了解被修改的部分。
二校一般由总核稿员进行。同样应按原稿校对校样，逐字逐句地进行校对。除消灭一校时发现应予消除的各种错误外，还要协同文印部门进行有关版面、规格的检查，统行、缩面的检查和调整。在校对文字、检查版式时，还要注意前后字体的用法和规格的统一。核稿员校对后，交文印部门改正。改正后，核稿员还需从头至尾默校一遍，在确认无差错后，核稿员在校样上签上姓名和校对时间。
三校是最后一次校对，最好由部门负责人进行。这次校对，注意力应遍及全部排校，包括封面、目录。注意封面、扉页等的统一，注意目录、正文标题、附件序码等的统一，对整个印件的各个组成部分作通体全面检查，必要时还需再通读一遍，以求内容正确，无所缺漏。
2.校对的方法
校对文稿经常使用的方法大体如下：
（1）读校法。就是两个人合作，一人读原件，一人看校样。然后两人互换，再读校一次。读时需逐字逐句连标点符号都读清楚，速度、音量均适当。
（2）对校法。就是一人既看原稿又看校样。一般原稿放在左边，校样放在右边，先看原稿，后对校样；左手指原稿，右手执笔，点着校样，逐字逐句地校对。这样做，既能保证质量，又不影响别人办公，利于保密，但速度较慢。
（3）折校法。就是把原稿放在桌上，把校样轻折一下，用两手手指夹住压在原稿上，逐字逐行对齐对准原稿校对。做到能一眼同时看清楚原稿与校样的字句，发现差错，及时在校样上改正。这种方法需校样和原稿上的文字相互紧靠，眼明手快，才能保证质量。
（4）看校法。就是在认真进行一校、二校无误的情况下，离开原稿再认真默读细看一遍，这比较容易发现错误。
三、记录及录音整理
1.记录的要求
（1）会议记录。是指在会议期间，由专门记录员当场把会议的基本情况和会上的报告、讨论的问题、发言、决议等内容记录下来的文字材料。
会议记录的内容一般分为两个部分。第一部分是召开会议的基本条件，是记录员在主持人宣布会议开始前记录的，包括会议名称、开会时间、主席或主持人、中心议题、出席人、列席人、工作人员及其他人员、记录人等。第二部分是记录文书的正文，记录会议内容，即主持人的讲话、会议报告或传达的事情、讨论的主题、作出的决定等。这部分的内容记录一定要有条理性，每一记录要素都宜单独成行，发言记录应以一个发言为一个记录单元换行分隔。
总之，会议记录的要求是：快、全、准。
（2）电话记录。办公室工作人员在日常工作中，遇有重要内容的电话，均应做好电话记录。电话记录是向领导人汇报、备忘或备查的依据。所以，电话铃一响，办公室工作人员就应左手拿话筒，右手握笔，做好记录准备。
秘书在接电话时一定要准确掌握电话内容，即要问清对方是什么单位，什么人，有什么事，是否需要回电；若要回电，则希望得到什么样的答复，跟谁联系，何时联系及联系方式，并请对方留下回电号码；听完之后，应当将主要内容复述一遍，确认未听漏，如有疑问，应追问清楚，这样才能准确地做好电话记录。
（3）值班记录。值班记录一般有：值班日志、接待记录、电话记录。
值班日志（值班日记）。以一天为单位或一个班为单位，记录值班室一天或一班中遇到的情况和经历的主要工作。值班日志一般有四个基本项目：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。
值班工作记录应当填写及时、准确、清楚、简明。
值班接待记录。值班接待要有记录，它是代表一个单位对来访问题的处理过程，涉及内外、上下关系。因此，接待记录不但要记好，而且要在一定时间内存档。
接待记录要有编号，依次记录来访人姓名、单位、时间、内容。“处理意见”栏要记录接待人的承办意见，较重要的问题要记录领导人的批办意见。最后署上接待人的姓名，以明确责任。
值班电话记录。值班电话记录构成通常有五个部分：来电时间，包括年、月、日、时、分；来电单位、来电人及其电话号码；来电内容；处理意见和领导批示；接电记录。
2.记录的方法
对办公室工作人员来说，记录除了一般的文字记录即摘记外，还有一种较为常用的高速度、高效率记录语言信息的方法，那就是速记。
速记不仅是一种专门的学问，也是一种技巧性较强的技术，它的功用极其广泛，对于秘书来说，速记有多方面的用途，如可用于会议记录、接待记录、电话记录、摘抄资料、起草文稿等。学会速记，不仅可以节省大量时间，提高效率，而且能锻炼捕捉语言、追及思维的能力。因此，办公室工作人员不妨利用业余时间学学速记，只要能坚持不懈，刻苦练习，必然熟能生巧，掌握这一技能。
速记符号的设计，各派有所不同。主要有：斜体式速记、几何体速记、流线型速记、综合型速记、线条式速记等。
3.录音整理的步骤
录音也是办公室工作人员的必备工作技能，在大型会议、外出调研、采访、接待及领导人有特殊需要的情况下，一般都采用录音记录。录音记录大多采用的是口授记录机，口授记录机主要有三大类：
（1）供大的组织机构使用的中心口授记录网络系统，或是使用电话网，或是使用单设的线路网。
（2）放在案头的口授记录机。
（3）手握式录音机。
远距离口授记录系统，通常是用几台录音机，通过安装在其他办公室里的口授器远距离操作。这种系统特别适合于大的办公机构使用。
远距离口授记录系统通常传送的口授内容都是较平稳地说出的，这使得打字员较容易就能控制打字速度，均匀地打字记录。
中心式口授记录设备可分为三大类：
（1）录音库式。一组录音机设立在打字中心，通过电话与整个机构中的各个授话点连接起来。打字员的桌上都配备有记录打字机，口授者与打字员的通信联系通过一名主管人员进行，因而口授者和打字员不能直接通话。
（2）串联式。记录打字员的桌上配有一套“串联式”录音装置，口授点与该录音装置用电话接通，口授者可与打字员进行直接通话。
（3）直通式。通过直接传话设备，远距离控制的口授点将口授材料直接传给打字员。口授和记录可同期而且相互独立进行。
将录音材料整理成文字时，一般分为三个步骤：
第一步，弄清讲话者的身份和要求。
第二步，录音内容的归纳整理。
第三步，录音整理后文字材料的核实。
录音记录的利弊：
（1）录音记录的优点有：可以节省速记打字员的时间；录有口授材料的盒式磁带可以邮寄，这样，连打字工作也可以被省略掉；口授录音机可以用来对整个会议、讨论或讲座的进程进行录音；可以选择任何时间进行口授录音；打字员无须再面对一份书写极乱的草稿进行破译，任何不熟悉的词可以在机器上反复播放，直至听懂为止。
（2）录音记录的不足之处：录音机不可能标明说话者的姓名，因而在有几个人讲话的会议上使用录音机作记录就会造成不便；录音材料中的疑点、疑问，在文字整理中往往难以及时搞清，不像手工记录，常常可以当场解答；录音记录需要一套相当完备的设备及相关操作人员，相对手工记录而言，是不经济的。
因此，一般情况下，办公室工作人员的记录仍以手工记录为主。
四、打字及电脑文字输入
1.打字
打字工作往往要求打字员在较长的时间里坐着工作，如果姿势不正确，就易感到疲劳。因此，必须养成良好的打字姿势。入座时，上臂和肘应靠近身体，下臂和腕略向上倾斜，使与键盘保持相同的斜度，手指微曲，轻轻地按在与各手指相关的机键上；座位的高低决定于肘部与台面相平的高度，双脚踏地，切勿悬空；坐时，应使身体躯干挺直而微前倾，全身自然放松：这是保持身体不易疲劳的最好姿势，也是正确的打字姿势。
打字总的要求是速度快、质量好。为此必须做到：
（1）字盘编排要灵活实用，掌握造字技巧，便于记忆使用，提高打字速度。
（2）开打前要通读文稿，以做到心中有数。
（3）眼、手、脑配合默契，做到稳中求快，提高效率。
（4）打字应尽量减少差错，少改或不改，一旦出现问题要正确使用涂改液。
（5）选好蜡纸，以保证打印质量。
（6）要保持铅字清洁、完整。
（7）要经常维护、保养打字机。
（8）要精心设计版面，以求最佳打印效果。
2.电脑文字输入
现代电脑文字输入大都采用的是汉字输入法，而且都是用人工手动输入。
人工手动输入包括整字输入和编码输入，整字输入称为直接输入，编码输入称为间接输入。主要包括：数字编码输入、字音编码输入、字形编码输入、形音编码输入。
（1）数字编码输入。它是将汉字按拼音或笔画排序，然后将每个汉字赋予一个数字编号，这个数字编号就是汉字编码。
（2）字音编码输入。它是将汉字拼音作为编码基础，这对有一定拼音基础的人简单易学。但由于汉字中重音字多，此法重码率高，影响输入速度。有时可以设置联想方式、自动调整词频及模糊音等方法来提高输入速度。常见的字音编码法有：全拼、双拼编码法，智能ABC编码等。
（3）字形编码输入。此法是将汉字字形信息分解归类而给出编码。主要有：表形码、郑码和五笔字型等。
（4）形音编码输入。这类输入在编码中利用了部首、笔画、拼音、笔顺，有的还考虑声调等具有确定性的汉字信息，重码率低。
五、办公自动化应用须知
1.办公自动化的含义
办公自动化是一种综合运用电子、通信等多种技术从事公务工作的现代化办公形式，它从生产经营单位和行政部门的办公事务处理开始，进入到各类的信息控制管理，进而发展到辅助领导的决策，是对传统办公和管理方式的挑战。
在时代潮流的影响下，我国的办公自动化也已起步并逐步成为现实。办公部门是直接为领导工作服务的综合办事机构，是本单位办公与管理活动的中心枢纽。办公部门利用现代化的设施装备，对于增强办公效能，提高领导决策的科学化、民主化水平，具有十分重要的意义。
2.办公自动化系统建设
办公自动化系统的建设，要从实际出发，根据本地区、本部门的机构设置、资金情况、工作环境、人员素质等条件而定，总的原则应该是，量力而行，逐步实施，配套发展。应做好以下两方面工作：
（1）全面规划，统筹安排。任何办公部门进行办公自动化建设，都应在科学的方法指导下，坚持近期与长远相结合，开发与建设相结合，引进与创新相结合，普及与提高相结合，以及先易后难，急用实用的先搞的指导思想，做到统筹规划，边建设，边开发，边见效，分期实施，逐步完善，以避免投资失误，减少投资风险。
为了做到有计划、分步骤地搞好办公自动化建设，事先必须根据本单位的实际情况，制订办公自动化建设的总体方案。它的制定过程，是一个对本单位信息需求、办公环境、工作目标、系统功能、装置设备等情况进行调查研究、分析选择的过程。信息需求调查是对办公部门的信息需求情况、信息量的大小、信息的类型、信息流程等方面进行全面调查。信息需求调查的主要内容包括办公部门的工作职责、组织机构、人员编制、办公环境，以及影响工作的主要矛盾等方面的情况的调查。信息需求调查是办公自动化建设系统设计的基础。在信息需求调查的基础上，要对办公环境进行综合分析，重点对办公部门的组织机构之间的关系、办公人员现有的办公设备等办公条件进行分析，以便在确定系统的深入开发、资源的分配和使用以及人员培训等方面做到心中有数，不致因对已有的资源有所忽视而盲目购置新设备，造成浪费。接着是确定工作目标。办公自动化建设方案的工作目标是由秘书的工作任务和工作目标抽象为数学模型，通过建立各种数学模型和数据库，来实现办公活动的自动化。最后是设备的选择。选择设备要以能够满足系统功能需要为标准，要求支持办公与管理活动的种种功能都应具有实用性、可靠性、先进性和经济性的特点。办公自动化建设方案制订之后，应当经过有关专家进行可行性的科学论证，然后才能付诸实施。
（2）逐步实施，配套发展。办公自动化建设要从实际出发，有计划、分步骤地进行。一般地讲，办公自动化建设可分为五个步骤来进行：第一步，主要实现文字处理和简单的事务管理以及沟通电话传真通信。第二步，将微机配置到各职能办公室，并建立相应的数据库，如文件库、档案库等。培训办公人员使用计算机和数据库的技能，并掌握一种汉字输入方法，达到办公自动化的初级阶段。第三步，修建一个机房，将微机组成局部网络，初步实现内部资源共享。第四步，配置小型机或超级微机，使每个办公室成为一个工作站，建立较大型的综合数据库，达到资源共享，提高信息流的速度。第五步，实现省、市计算机联网，形成二级网络，达到一个较高水平的办公自动化系统。
办公自动化系统建设应注意解决好几个问题：
（1）慎重做好设备购置工作。一般在采购办公自动化设备的时候应遵循如下原则：
①适用性原则。就是根据用途或实际需要选购设备，既要能满足实际应用的需要，又要充分发挥设备的功能，不能盲目追求高指标、高性能，造成浪费。对于办公自动化系统的主要技术电子计算机，购置时要考虑到具备五种功能，这五种功能是：运算和逻辑判断能力；存储空间；通信能力；有汉字处理等易于使用的软件包；能和多种外部设备连接，以直观形式向秘书提供所需要的信息。
②择优选用原则。各种设备除了要选择型号外，还应注意选用性能好、装备质量优良的产品，并要考虑到厂家对产品技术服务的好坏，应选用国家作为重点发展的机型，这样便于维护、维修和技术培训。
③扩充继承原则。考虑到未来的需要，选用设备时应尽可能便于扩充。除了设备的总体功能设计便于扩充外，要求结构也是便于扩充的。这样，当有新的需要时，可以发展成高档型，可以利用原有设备资源，也可减少编制软件的费用。
④价格合理原则。要从整个系统出发通盘考虑。既要考虑到购置设备费用，也要考虑到开发、安装技术服务费用，以及整个系统建成投入使用的总费用和整个系统的使用寿命。
（2）要重视应用软件的开发。进行办公自动化建设成败的关键，不是取决于有多少先进的硬件设备，而是取决于有没有符合秘书工作实际需要的应用软件。可以说硬件是办公自动化建设的基础，而软件则是系统建设成功的必要条件。办公部门一个最重要的任务就是为各级领导决策提供信息，因此，办公自动化不能停留在文字处理的水平上，应该逐步向更深层次发展。要注意应用软件的研究和开发，逐步建立本部门、本单位的基础数据库、专业数据库、综合数据库和大型知识库，充分发挥计算机的作用，及时为领导提供各种决策方案，提高领导决策的科学化、民主化水平。
（3）抓好秘书的培训。在进行办公自动化系统建设的同时，要认真抓好不同层次办公人员的培训。既要向秘书普及计算机基础知识，又要提高其办公业务知识，还要培养出更高管理层次的系统分析员和系统程序员。只有建立起一支既懂计算机知识，又懂办公部门业务管理的复合型人才队伍，才能使办公自动化向更高层次发展。
3.办公自动化系统的三个功能层次
一个完善的办公自动化系统可划分成如下三个在功能上有明显区别的结构层次：
（1）事务处理级办公系统（DPS）。这是在办公自动化系统的功能层次中最基础的层次。事务处理级办公系统的主要特点是直接面向办公操作人员，它的任务是处理办公室中一些日常例行性的事务，如文字处理、表格处理、文件信函的收发、行文处理、文档资料管理、办公日程管理、财务统计、月报表、年终报表处理，以及其他一些行政管理工作。对于公司和企业还包括围绕所经营的业务，如签订合同、供销业务等的处理工作。
（2）信息管理级办公系统（MIS）。信息管理级办公系统建立在事务处理级办公系统的基础上，构成了办公自动化系统的第二个层次。因为，一些大、中型机关和事业单位，在处理正常的办公事务中，需要查询有关的数据信息，所以，必须建立一个全局性的综合数据库系统，以供有关部门共享数据信息。
（3）决策支持级办公系统（DSS）。决策支持级办公系统在功能较为全面的办公自动化系统中处于最高的层次。它建立在信息管理级办公系统的基础上，必须使用由全局性数据库系统提供的有关信息，针对各种需要作出决策，利用经验构成的或理论的决策数学模型，结合有关内部和外部的信息，由计算机执行决策程序，作出决策。
4.办公自动化软件的种类
从办公应用的观点看，可把办公自动化软件分成以下三种：
（1）基本软件。这是维持计算机本身的运行和提供开发管理及应用所必需的软件。此外还有构成计算机网络通信环境所需的软件，如操作系统、各种程序设计语言、公用程序、数据库管理系统软件、局部网络操作系统、联网环境中的网络协议软件等。
（2）公用软件。这是可以商品化的、为大多数办公自动化系统用户所公用的办公应用软件，如文字处理、电子表格处理、文档管理、电子出版系统、图形图像处理、语言处理、财务统计报表、电子日程管理软件等。为方便办公自动化系统用户的应用，国外一些厂商将这类办公自动化公用软件集成在一个软件包中，作为商品向用户提供。其中有些办公自动化公用软件已经汉化，在我国已得到广泛的应用。
（3）应用软件。这是面向本单位、本部门的办公应用特点，有针对性地开发的办公应用软件。其中有面向日常事务处理的，也有结合本单位的经营业务需要而开发的。
