一、外事工作的含义
外事工作，是指我国各级党政机关、企事业单位和群众团体在和外国来宾相互交往中所处理的日常事务工作，亦称外事工作。
二、外事工作的地位和性质
1.外事工作的地位
外事工作是秘书工作的一个重要组成部分。第一，外事工作一般由机关主要领导人出面接待、洽谈或签约等，秘书部门要做好辅助工作。即使机关设有专门的外事部门，秘书部门也要负责联系，准备文件和资料，当好领导的助手。第二，相当一些单位没有设外事部门。由秘书部门负责外事工作，外事工作理所当然地是秘书部门的业务工作之一，责无旁贷，必须做好。第三，外事工作具有很强的政治性、政策性，事关重大。
2.外事工作的性质
外事工作的性质，可以从以下几方面来认识：
（1）外事管理属于上层建筑的范畴，为经济基础服务。一般而言，一项外事活动需具备以下五个要素：
①有两国或两国以上人员作为宾主参加，并代表各自的国家。
②有实质性的活动内容，明确的目的。
③活动采取一定的方式或形式。
④遵循一定的国际礼仪、礼节。
⑤产生一定的影响和效果。
可见，外事工作是一项具有政治性、政策性的工作，属于上层建筑，为经济基础服务。
（2）外事管理是国家行政管理的一部分。外事工作是政府的重要职能之一，它代表国家行使对外事务和对外国人的管辖权，是国家行政管理的组成部分。国家行政机关为贯彻执行宪法和法律，组织经济文化建设，必须进行广泛的行政管理。它包括军事、外事、司法、公安、民政以及经济、文化教育等。
（3）外事工作是我国对外关系的一个窗口。外事工作的对象主要是外国人，其次是本国公民。其具体事务的处理，实质上是协调我国政府机关与外国人或其所属国家之间的关系。因此，它是我国对外关系的一个窗口。这项工作搞好了，可以促进我国与各国人民之间的友好往来，促进各项事业的交流和发展。
因此，外事工作者必须坚决贯彻国家的对外政策，遵守外事工作纪律，在工作中加强与各部门的联系，审慎处理好各项事务。
三、外事秘书守则
处事秘书应遵循下列守则：
（1）忠于祖国，发扬爱国主义精神，坚决维护国家的主权和利益，坚决维护民族尊严，不做任何不利于祖国的事，不说任何不利于祖国的话。
（2）在一切对外活动中要严格按照党和国家的方针政策办事。
（3）在外事接待和外事工作中，应体现在国际交往中国家一律平等的原则，尊重各国风尚习惯，不强加于人。
（4）站稳立场，坚持原则。既要做到热情友好、文明礼貌，又要特别注意机密事项或不宜对外公开的问题，未经批准，不得在对外交往中泄露。
（5）分清内外，提高警惕，严守国家机密，严格执行保密规定。
（6）不许背着组织同外国机构和外国人私自交往；不允许利用职权和工作关系营私牟利；不许私下收受外国人的礼品，反对各种不良倾向和不正之风。
（7）谦虚谨慎，不卑不亢，讲究文明礼貌，注意服饰仪容。
（8）严禁酗酒。在对外活动中饮酒不得超过本人酒量的1/3.
（9）坚持勤俭办事的原则，反对铺张浪费；发扬艰苦朴素的优良传统，抵制过分讲排场。
（10）加强组织观念，自觉遵守纪律，如实反映情况，严格执行请示报告制度，顾全大局，协同对外。
四、外事活动仪式
1.签字仪式
国家间通过谈判，就政治、军事、经济、科技文化等某一领域内的相互关系达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都举行签字仪式。
安排签字仪式。首先应做好文本的准备工作，有关单位、人员应及早做好文本的定稿、翻译、印刷、装订、盖火漆印等项工作。同时准备好签字用的文具、国旗等物品。与对方商定助签人员一并安排双方助签人员洽谈有关细节。
参加签字仪式的，基本上由双方参加会谈的全体人员组成。如果一方要求让某些未参加会谈的人员出席，则需要另一方同意，但双方人数最好大体相等。有时为了对签订的协议表示重视，可以由更高或更多的领导人出席签字仪式。
签字仪式，一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢或台布，桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位，主左客右。座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗。
双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排列在各自的签字人员座位以后。双方的助签人员分别站在各自的签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在本国保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，互相握手。有时签字后可备上香槟酒等，共同举杯祝贺。
签字仪式安排还可以是其他形式。如设置两张方桌为签字桌，双方的小国旗分别悬挂在各自的签字桌上，参加仪式的人员坐在签字桌的对面。又如安排一张长方桌为签字桌，但参加仪式的双方人员坐在签字桌前面两旁，双方国旗挂在签字桌的后面。
如果三四个方面签字，其签字仪式大体如上述，只是相应增加签字人员座位、签字用具和国旗等物。签订多边公约，一般仅设一个座位，通常由公约保存国代表先签字，然后由各国代表依一定次序轮流在公约上签字。
2.开幕式
开幕式包括各种展览会如经济建设成就展览会、商业性的博览会、文化艺术展览会等的开幕式。工程项目的动工、竣工典礼和交接仪式的情况与开幕式类同。
开幕式通常由经办一方的负责人员主持。如果是东道国主办，则由东道国方面主持，邀请有关国家的代表团、使节参加；或者由展览团主持，邀请东道国有关官员出席。重大的展览会开幕式或重要工程的落成典礼等，东道国国家领导人往往前去出席，仪式较为隆重，一般小型展览的开幕式，则比较简单。
开幕式除双方有关方面人员参加外，可酌情邀请外国驻当地的使节、外国记者等参加。
隆重的开幕式，会场悬挂两国国旗，有的还奏国歌、致辞，主办展览一方先讲，另一方后讲，然后剪彩，一般是邀请东道国或展览团参加开幕式人员中身份最高者剪彩，也可以是宾主双方各一位或各两位人士剪彩。接着参观展览，有时参观完后举行酒会招待。
