一、邀请前的准备
外事邀请不同于一般的国内宾客的邀请，要根据工作的需要，依必要性和可行性原则，量力而行。不论是初次邀请，还是礼节性回请，都要本着实事求是、讲求效益的宗旨，不可为邀请而邀请，也不可无视自己的财力、物力随意邀请，更不可超越权限越级邀请。否则，轻则达不到邀请目的，重则造成极不好的影响。因此必须严肃对待，充分认识这项工作的复杂性、烦琐性，并有思想准备。
邀请外宾往往同某项具体工作联系在一起，无论是礼节性回请，还是有目的的科技文化交流，开学术讨论会，参观、考察、游览等，往往先由本单位领导人员或具体业务部门、专门部门的负责人以书面形式向上级领导提出请求。邀请外宾可以是计划性的，也可以是临时性的。前者往往是按照本地区、本单位的工作计划进行具体落实；后者则可能是因为某项合作发生了问题，需请对方前来协商或作技术指导；或对方有投资意向，邀请对方前来考察投资环境等等。但不论何种性质，首先都需请示，将邀请的目的、意图、必要性、可行性等作出详细说明，以取得上级领导的同意。其次，待领导同意作出批复后，方可向对方发出具体邀请。邀请外宾不可只凭自己的主观意志，而无视对方的意愿，可通过各种途径或在合适的场合向对方表达邀请愿望。一般而言，国际间的交往邀请不是随意行为，亦非仅仅是出于礼貌客套。因此，发邀请者必须慎重，受邀请者也会认真考虑。邀请不论是口头或是书面，都应郑重其事，才有可能发展今后的交往。正式的邀请必须是书面的，以邮寄、电传、电子信件的方式均可。邀请发出后须耐心等待，不可催促。当然，可在邀请信中表达较明确的邀请时间、邀请人数、交流内容、大致安排，有必要的话可强调来访的意义，以促使对方接受邀请。然而也有可能对方有要事缠身，或因其他原因不能应邀前来，如果不能等待则可作罢；如果必须邀请，双方要经过反复磋商后，定出来访时间。总之，邀请必须抱诚恳态度，以礼貌的口吻，最好使用对方的文字语言，以表达邀请者的诚挚之意。
邀请之前还要注意两个问题：一是邀请时间不可过于仓促，即使是临时性的邀请，也要给对方一段考虑和办理来访手续的时间，时间太紧往往使事情功亏一篑，二是对邀请来访必须的经费开支作全盘计划。各级单位也无妨在发出邀请时明确邀请人数、邀请对象，对其余人员概不负责费用。这样做既符合国际惯例，又可控制接待费用，花钱办实事。最后，当对方明确表达了来访之意后，便可具体安排准备工作。
二、接待准备
接待准备工作的具体实施，应以接待部门为主，外事部门给予必要的协助，接待准备工作包括以下两方面：
1.拟订接待计划
根据被接待外宾的身份和要求以及国家对该外宾的接待方针制订具体的接待计划。其中包括迎送，宴请，陪同人员的礼宾安排；确定出席人数、迎送人数和名单；主持和参加宴会的人数和名单以及陪同活动人员名单；宴请形式，规格标准，时间和地点；出入境手续，新闻报道；贵宾下榻、用车的具体要求和生活标准等。制订计划时要特别注意尊重外宾的风俗习惯，如清真、忌食等。重要的外事活动的接待计划要履行报批手续。
2.具体准备工作
（1）提前预订住房、用车、行李车，机票、船票、车票、戏票，宴会、拜会地点等。对一般代表团，除身份较高的团长外，均可用面包车或大客车；重要代表团，可请公安部门配备开道车；有高级官员来访，则应由公安部门派员随团活动。外宾房内，除有特殊要求外，一般仅备茶水即可。当然，有时可根据来访者的爱好而安排些特殊的物品，如水果、花篮或有特殊标记的毛巾等。有重要领导出面会见的，需事先与外办联络；预订宴会应向承办饭店讲清团名、中外宾客人数、菜数、宴请主持人、宴会费用标准以及是否清真或饮食习惯等。重要外宾和人数较多代表团的宴会要发请柬，东道主要讲话，因此外事秘书应事先准备请柬并拟好相应的祝酒词。
（2）准备专业活动。要了解外宾的意向、要求并及早向有关单位介绍，事先准备好资料，安排好场所。
（3）落实参观单位。除向参观单位介绍外宾的意向、要求外，要交代接待方针和注意事项，事先安排好介绍人员。
（4）通知迎接、陪同人员。接待计划得到批准后，应用书面形式，将接待计划、外宾情况、各项活动时间和地点一一通知清楚。
（5）准备礼品。应按接待计划准备好有纪念意义或有特色的礼品，这对接待初次来访尤为重要。
此外，高级别的外宾往往享有行李免检和安全免检的权利，为此应事先向市一级外办办好免检证明。迎送重要外宾，最好事先与机场、车站联系妥休息室。
三、礼宾礼仪规范
礼宾礼仪有一定的国际惯例，而各国根据本国的特点和风俗习惯往往又有自己独特的做法，但简化灵活，注重实效，这是基本趋势。我国素有“礼仪之邦”的美誉，在礼宾礼仪上既吸收了国际上的习惯做法，又形成了自己的独特风格，表现为：根据自己的社会、经济特点和外事工作需要作礼宾安排，适应对外政策和策略的要求；体现我国在国际交往中大小国家一律平等的原则，尊重各国风俗习惯，不强加于人；礼宾安排要有针对性，重礼仪、讲实效、有排场、不铺张，注意在生活上关心照料，尽量热情周到。
礼宾礼仪中尤为重要的是接待规格问题，即根据来访者的身份、地位、思想状况而分别采用以下五种规格：
（1）隆重、热情、友好和高规格。
（2）热情、友好和高规格。
（3）热情、友好和较高礼遇的接待。
（4）热情、友好的接待。
（5）友好接待。
礼宾礼仪工作主要在迎送、会见、宴请三项事务中体现。
1.组织迎送
在外事活动中，对外国人的迎送，应视其身份、访问性质以及两国关系等因素，精心予以安排。
（1）准确掌握来宾乘坐的交通工具的抵离时间，及早通知有关迎送人员及有关单位做好准备。
（2）安排好迎送、陪同人员及译员。外宾抵离，都要安排相应身份人员前往机场（车站、码头）迎送，特别是主要迎送者的身份应与客人身份相当、对口、对等。
（3）迎送身份高的客人，应事先在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，准备饮料。
（4）安排汽车，预订客房。
2.会见
会见或会谈，既有礼节性的，也有政治性、事务性的，不仅涉及对外礼遇，而且涉及双方交流、合作的实际内容，应予重视。从会见方式上说，我方主动安排会见客人的叫会见，客人要求会见我方的称拜会。会谈的内容则可以是广泛的，涉及实际的问题，其仪式和程序比会见正规，政治性、专业性较强。因而会谈前往往要作充分准备，按预备方案进行。
举行会见或会谈时要注意以下几点：
（1）除更改接待计划外，外宾提出要求拜会上级领导或有关部门时，应按审批程序报批，经批准后，再正式答复外宾并通知会见时间和地点。而接待单位在报批前应尽量弄清外宾拜会的意图、可能提出的问题，并将已提出的问题及时向主见人汇报。
（2）会见前车辆要落实，充分估计交通状况。会见前一般不安排分散活动，以确保外宾准时到达。陪同人员在会见前半小时抵达，以便向主见人汇报外宾情况。
（3）外宾抵达时，主见人在贵宾室门口迎接，接待人员则在大厅或大楼门口迎候，并引导外宾进入贵宾室。对重要外宾在进门后即由代表团团长向主见人一一介绍来团成员；对一般外宾可以在入座后分别介绍宾主双方。
（4）会见时，座位安排通常为圆形。按国际惯例，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和记录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐，以进门为准，右为客，左为主，或对门为客，背门为主。
（5）会见或会谈时，均要做好专门记录，填写情况汇报表，会后对客人提出领导许诺的问题，应负责落实，做好后续工作。
（6）会见结束，主见人及陪同人员与宾客合影留念，然后在贵宾室门口与外宾握手告别，重要外宾可送至大厅或大楼门口握手告别。接待单位的陪同人员视情况送至大厅或大楼门口握手告别。
3.宴请
宴会是一种重要礼仪。通常有国宴、正式宴会、便宴、工作进餐、冷餐招待会、酒会、茶会等形式。正式宴会上宾主要发表讲话，时间可视情况而定，以即席讲话的形式为最好。
招待会是指各种不备正餐、较为灵活的宴请形式，备有食品、酒水饮料，通常不排座位，可自由活动。常见的有冷餐会和酒会。近年来，在国际交往活动中采用酒会形式较为普遍。茶会是一种简便的招待形式。举行的时间一般在下午4时左右。茶会通常设在客厅，不用餐厅。以喝茶为主，略备点心和地方风味小吃。工作进餐是国际交往中经常采用的一种非正式宴请形式。它利用进餐时间，边吃边谈工作。工作进餐按用餐时间又可分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐。双边工作进餐往往排席位，多用长桌，便于谈话。
一般宴会不作正式讲话，只在席间表示几句，或随话频频举杯，气氛活跃，亲切自然，举行宴请时应考虑宴会的程序、席位及出席人员与宴请的规格。
宴会的程序有如下几方面内容：
（1）确定宴请目的、名义、对象、范围及形式。宴请的目的是多种多样的，可以为某件事，也可以为某些人。如招待来访者、贵宾，为展览会开幕、闭幕，为某项工程奠基、竣工，为某个工厂开工、周年庆典等。确定邀请名义和对象的主要依据是主、客双方的身份，即主客身份要对等。邀请范围应根据工作需要、宴请性质、主宾的身份、国际惯例、对方对我的态度和做法等多种因素而定。
（2）外宾到达宴会所在地时，出面宴请的东道主和参加宴会的主要人员可在宴会厅门口欢迎，我方如参加宴会人员较多，可由宴会主持人和少数人员在门口欢迎，其他人员可在席位上站立迎接。重要宾客宴会前可先在休息室稍坐。
（3）宴会时间一般可掌握在一个半小时左右，宴会结束后如宾主还继续交谈，可以在休息室进行。
（4）宴会结束后，让外宾先退席，我方人员则在门口送别或送至电梯口告别。
宴会的席位安排需注意如下几点：
（1）外宾的席位要安排在正副主人席位的两旁，先右后左。外宾中有夫妇者，应安排在同一桌并注意座位靠近。
（2）两桌以上的宴会，对我方人员的席位安排要通盘考虑，每一桌的我方主人的选择和安排，既要注意与宾客的身份相当，业务接近，又要善于做接待工作。
（3）每桌至少安排1名译员，主桌若超过12人时，可根据需要安排2名译员参加，分别担任正、副主人翻译，以利工作，如有祝酒讲话，事先可交译员准备。
（4）桌次的安排，要根据宴会的实际情况。只有一桌，可安排在房间中央突出的位置，注意宾主双方身份地位较高者安排在离门较远的位置，然后按先右后左次序依次排位。两桌以上的，主桌应排在较显著位置，其他桌的正主人席位的方向与主桌相同。
出席的人员应注意以下几点：
（1）安排参加宴会、招待会的人员，应从工作出发，切勿为照顾关系而派无关人员。陪同出席宴会的主方人员不宜过多，人数应大致与外宾相同或稍多。
（2）邀请外宾参加的宴会、招待会，应将我方出席的主要人员以及时间、地点和其他有关事项告诉外宾和我方参加宴会的人员。重要的或大型宴请活动可发请柬。请柬上写桌次，并在宴会桌上放席卡。
（3）接待单位有关人员要提前到达宴会地点作准备，检查工作并具体安排照料赴宴人员，同时对不参加宴会的陪同人员给予必要的关照。
宴请的规格。安排宴会和招待会要按批准的计划执行，凡公费招待的对外宴请，通常为四菜一汤，冷盘和点心除外，参加宴会的我方人员应严格遵守饮酒不得超过个人酒量的1/3的规定。可以向外宾敬酒，但不向外宾劝酒。若即席点菜，不以主人的爱好为准，要考虑外宾的喜好与禁忌。招待宜用有地方特色的食品。无论哪种宴请，事先应开列菜单，并征求领导同意。
四、参观游览与观看演出
1.参观游览
通过参观游览，以增进友谊和加深相互间的了解。主持参观游览应做的工作主要是：
（1）根据外宾来访的目的、性质及客人的意愿和兴趣，结合当地实际情况，有针对性地选择参观游览的项目。
（2）拟订参观游览的详细计划，准备车辆、食品、饮料等，并告知全体接待人员和各接待单位及早做好接待准备工作。
（3）根据外宾的身份，安排身份相当的主人陪同，并根据情况安排好解说员或导游人员。
2.观看文艺演出
邀请外宾观看文艺演出，既可以宣传本国文化艺术事业的成就，也可使客人得到一种艺术上、精神上的享受。
五、生活保卫要求
生活保卫要求热情周到，万无一失。工作安排包括：
（1）住所。根据来访者身份安排，高级、重要来访者宜安排在高级宾馆或知名饭店，一般来访者宜安排中等宾馆；身份地位较高者可安排套间，一般者安排单间。房中应准备好有关材料，如访问日程安排，迎送人员名单，住房、车辆安排，参观单位介绍，以及相关的请柬、宣传材料、图片等。
（2）坐车。根据来访者身份、礼宾次序安排，高级成员安排坐小轿车，其他成员人数较多时安排面包车。
（3）其他。如外宾有特殊饮食要求、禁忌食物，应及早告知宾馆饮食部门或相关接待单位；如来访者有身体不适应及时就医；对人数较多的来访者，应配备随团医护人员；协助外宾订购或确认机票，仔细核对起程时间；协助办理出境手续；协助兑换外币；及时了解天气状况，遇雨天应准备必要的雨具或临时变更活动内容等。
