一、印章的保管
按保密要求，印章保管人员不得委托他人代取代用。
保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章后要随手锁好，不能图省事而将印章随意放置在办公室桌上或敞开保管柜。对于印章被盗用而产生的后果，保管人员应该负有法律上的责任。一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，应该保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时，应该报告公安机关协助查找。印章保管人员还要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。印章使用的时间一长，表面就会被印泥渣子糊住，使盖印时字迹不清楚，难于辨认。保管人员可以先把印章浸湿，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或旧牙刷反复在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。
二、使用印章的要求
机关、单位在使用印章时要十分审慎，要求每次用印要履行批准手续，并进行登记。印章管理人员在使用印章时应做到以下几点：
（1）用印时，首先应检查是否有机关、单位负责人批准用印的签字。原则上，机关或单位都制定有关用印的规定，用印应由这个机关或单位的有关负责人批准。但是，有的机关或单位为避免使领导人陷入一般性行政事务，对一些不涉及重大问题的事项用印时，如开具一般性证明等，往往将权力下放给办公室负责人或印章管理人员。但这也有一定的规定范围，超出范围的用印，仍应请示领导人批准。
（2）应审阅、了解用印内容。不能不看内容就盲目盖印，同时，还要检查留存材料是否齐全。一般用印要保留的材料有：
①一般信件应保留有领导人签批的草稿。
②协议书、合同应保留一份文本。
③毕业证书、荣誉证书等各类证书要附有颁发文件或领导人批准的书面材料、名册及证书的样本。要逐一核对证书与名册的姓名是否相符，并清点证书数量与名册的人数是否相同。
④若实在没有留存材料的，要详细地记载用印情况。这主要有两种情况：一种情况是，机关或单位领导人在某份文字材料或文件上签注了意见，需加盖公章，应详细登记，注明何人在什么文件上签注了什么意见，发往何处，等等。另一种情况是为了证明某人为某机关、单位职工，如在汇款单上加盖公章。这种用印虽然不用留底，但也须进行登记，不能随便拿来就盖。因为加盖公章后就起着凭信作用，是要对此负责的。
（3）每次用印都进行登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等项。
除了机关或单位的介绍信有存根，发文有发文登记簿而不用登记外，其他每次用印，不论大事或小事，都应进行登记。
（4）盖印。对公文、函件经过上述审查、登记以后，即可按要求加盖印章。盖章时精神要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能盖歪或颠倒。以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章。机关的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函连接线上。凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下不压成文日期。大批量印发的带有固定版头的机关文件，可不加盖机关印章。
（5）应整理留存材料。把用印留存的材料进行编号整理，归卷存档。对其中具有查考价值的，要在年终整理立卷时归档保存。
（6）使用正式印章要在办公室内，一般不能将印章携带出机关或单位以外使用。印章不能脱离印章管理人员的监督。在一般印刷厂套印有机关印章的文件时，应有印章管理人员在现场监印。这个问题还没引起一些机关、单位的足够重视。比如，两个单位发联合通知，需要套印机关印章，主办机关派人到另外一个机关“借”印章到印刷厂套印。这个做法是不对的。因为印章不是一般的物品，印章使用后，机关、单位都要对此负责任，它是不能随便借用的。正确的做法应该是：主办机关请另一个机关的印章管理人员携带印章，一同到印刷厂监印。
（7）印章管理人员应不允许出现盖有印章的空白凭证。印章管理人员对于印章使用的后果负有责任，因而，对于一切用印情况都应该具体掌握。但在有些特殊情况下，要做特殊处理。比如，有的业务部门以领导机关的名义颁发凭证，如土地使用证等，需要事先加盖领导机关的印章或套印，然后再填发。在这种特殊情况下，就按以下要求进行处理：
①要有机关领导人的特别批准。
②此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证。
③此类凭证要逐页编号，最好将它装订成册，并须有存根。
④领导机关的印章管理人员对于此类只作宏观上管理，即只办理领取登记的手续。登记的项目包括：凭证名称、起止号码、张数、领取人签名项目。
⑤此类凭证的具体管理，应由领用部门负责。领用部门要派专人负责管理，填发时应履行批准手续。
（8）代章。有的单位或者因为刚成立，或者因为改变名称，或者因为改变隶属关系，印章没有刻制出来，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的办法，即用其他印章代替应使用的印章。代章要在落款的后边注明“代”字。另外，党政之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或是没有任何关系的单位一般不能代章。代章使用手续与正式印章相同。
三、使用印章的注意事项
各级机关单位都应制定印章的使用规定。印章管理人员需严格按照规定使用印章。
原则上，秘书使用机关或单位的印章，要由本机关或单位的领导人审核签字。使用机关或单位办公室的印章要由办公室负责人审核签字。为了方便工作，对一些一般性事务的用印，机关或单位的领导也可授权办公室负责人或印章管理人员审签。但是，一定要明确授权范围，超出范围的，应请示领导审签后方可用印。
在用印前，要认真审核，明确了解用印的内容和目的。确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印。除留有存根的介绍信，机关或单位发文有发文登记外，其他用印均应进行登记。
对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份，立卷归档。如合同、协议、领导人签批的信件草稿，印发的文件原件及文稿等。
不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印，但凭证上要逐页编号，装订成册，由领用部门办理领用手续，按规定填发。
