旅行社的产品是一种特殊的产品。在旅行社的产品中，除了诸如导游服务等少数内容由旅行社直接提供外，多数内容均购自其他部门或行业。旅行社将这些内容按照市场的需要组合成各种各样的产品向旅游者推销。因此，旅游服务的采购是旅行社的一项重要业务。
5.2.1 旅游服务采购的原则
旅行社在其采购业务中，应遵循以下原则。
5.2.1.1 保证供应
保证供应，即保证为旅游者提供所需的各种服务，是旅行社在其采购业务中所必须遵循的首要原则，也是其进行采购的根本任务。由于旅行社的产品绝大部分是由其他旅游服务企业及协作单位提供的，旅行社能否满足旅游者的需求，很大程度上取决于旅行社能否采购到旅游者所需要的服务。
旅行社在向旅游消费者预售其产品时，需要说明该产品中所含服务项目以及数量和质量。一旦旅行社不能从相关的部门或企业购买到已经预售出去的产品所包含的服务内容，不能完全兑现先前的承诺，必然会导致旅游消费者的不满和投诉。例如，旅行社在国庆长假期间组织旅游团到热点旅游城市游览，结果旅游者没能住上规定等级的客房、未订上足够的机票，使旅游者无法按计划顺利地旅行，必然招致客人的抱怨和索赔，给旅行社造成严重的经济损失和信誉损害。由此可见，只有旅行社的采购工作得力，保证旅游者所需服务项目的供应，旅行社的声誉、生存与发展才有保障。
旅行社采购的服务项目主要有：城市间的交通服务，如飞机、火车、轮船的票据；市内交通服务；住宿服务；餐饮服务；参观游览服务；商场购物服务；娱乐服务；保险服务等。此外，对于组团旅行社来说，选择接团社的工作，也属采购工作的范畴。
5.2.1.2 降低产品成本
旅行社采购工作中的保障供应，是为了满足游客的需要。通过满足客人的旅游的需求而获得利润，这也是旅行社所要追求的最终目的。旅行社能否获利，获利的多寡，还要取决于其采购的产品的价格。由于旅行社产品中，主要成分是购自其他旅游服务部门或企业的旅游服务项目，所以购买这些旅游服务项目的价格，构成了旅行社产品的主要成本。因此，旅行社降低所采购的各种旅游服务项目的价格，对旅行社经营失败至关重要。尤其在目前，我国旅行社行业的竞争激烈，为了竞争，各旅行社大打价格战，旅行社的利润率呈不断下降趋势。在此情况下，哪个旅行社采购得力，能够以低于其对手付出的价格采购到旅游产品，那么它就能在激烈的市场竞争中争取到客源，从而挫败对手，获得更大的利润。因此，降低产品成本是旅行社采购的重要任务。
降低旅行社采购产品的成本，有两个重要的影响因素：
（1）旅游协作单位价格的调整如景点门票、交通票据、客房房价的上浮或下调都对旅行社采购成本影响重大。
（2）旅行社产品销售时间与旅游者成行之间的时间差因为旅行社产品是事先预约购买的，价格是提前定好的，到旅游者成行的一段时间内，可能会遇到价格的调整。如果是价格上扬，这就会给旅行社带来风险，如经济上的损失、旅游者或协作单位的不满等。
5.2.1.3 协调关系
协调关系主要体现在两个方面：一是旅行社与旅游服务部门或企业的协调，因为旅行社所提供的服务产品主要来自于旅行社的合作部门，即协作单位。所以，旅行社的采购部门要与其他旅游服务部门或企业协调关系，建立互利基础上的合作关系。二是采购部门与旅行社内部其他部门的协调，旅行社是一个有机整体，由各个部门组成，各部门担负着不同的工作，构成自己的业务工作范围。但是，每个部门都受着整个接待计划工作客观规律的制约，所以，各部门不同的工作中又有着必然的、密切的内在联系。采购部在日常工作中，要与本旅行社内部的各部门发生频繁的业务往来，如采购工作要与接待部门、销售部门、财务部门等密切配合，才能提高旅行社的经营水平。
5.2.2 旅游服务采购服务的策略
旅行社与其他旅游服务供应部门或企业之间的关系是一种商品交换的关系。因此，旅行社在其旅游服务采购活动中，应该根据具体情况，采用不同的采购策略，设法以最小的采购成本，从其他旅游服务供应部门或企业那里采购到所需要的各种旅游服务。所以，旅行社的采购人员必须了解旅游市场的行情，采取各种切实可行的采购策略，以使旅行社获得最大的经济效益。在旅行社旅游服务采购中，常采用以下三种策略：集中采购、分散采购和建立采购协作网络。
5.2.2.1 集中采购策略
旅行社的集中采购策略包括两个含义：第一，旅行社将所有的采购行为都集中起来，即渠道集中，统一由一个部门对外采购；第二，旅行社把要采购的服务项目，相对集中到某个或某几个少数旅游服务供应部门或企业，即供应商相对集中，便于旅行社以最大的购买量获得最优惠的价格和供应条件。
旅行社采用集中采购策略的主要目的是，通过扩大采购批量，减少采购批次，可以获得较好的交易条件，从而降低采购的价格和采购成本。一般来说，集中采购策略主要适用于旅游淡季和旅游的温、冷地区。
5.2.2.2 分散采购策略
旅行社分散采购策略主要适用于两种情况：
（1）旅游市场供过于求在旅游市场供过于求的情况下，旅游服务供应部门或企业的产品大多数是不可储存的，如客房、自然景观、交通等出现大量闲置，而这些企业又急于出售旅游服务项目以获得继续的资金，旅行社采取一团一购的方式，尽量压低采购价格。
（2）旅游市场供不应求在旅游市场供不应求的情况下，旅行社无法从一个或少数几个旅游服务供应部门或企业那里获得其所需大量旅游服务供应。采用此种策略，旅行社可以设法从许多同类型旅游服务供应部门或企业获得所需的旅游服务。
5.2.2.3 建立采购协作网络
由于旅行社的产品绝大部分是采购于其他提供旅游服务项目的部门或企业，因此，旅行社为了达到保证供应和降低采购价格及采购成本的目的，应该通过各种方式与旅游服务供应部门或企业加强联系，建立广泛而且相对稳定的协作网络。旅行社与协作单位建立采购协作网络必须坚持以下原则：
（1）协作网络覆盖广泛性原则旅行社应根据本企业的具体情况，如企业规模、经营实力等，尽可能与多种旅游服务供应部门或企业加强联络，可使旅行社对旅游服务供应部门有较为充分的挑选余地，寻找到价格合理、服务质量优良的供应渠道。
（2）坚持互惠互利的原则旅行社建立采购协作网络的目的，是为了同相关部门和企业建立长期稳固的合作关系。所以，旅行社在与旅游服务供应部门或企业的交往中，应坚持互惠互利的原则。因为只有建立在双方互惠互利基础上的合作，其关系才能保持稳固长久。
（3）加强公关活动，建立良好的人际关系旅行社的产品采购是通过采购人员与协作单位的销售人员的通力合作才能够完成的。因此，旅行社应加强公关活动，与协作单位建立起良好的人际关系，巩固和发展协作网络。
