一、办公桌的整理
秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的噪声，改善办公室的环境，以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公桌的位置作妥善安排。要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个办公桌。
有95%以上的秘书都常为办公桌上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持办公桌干净整齐的有效办法。
（1）除了你手头事情以外，把办公桌上所有其他文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。
（2）所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。
（3）其他文件不要放在你正在进行的工作中去；也不要做其他的很有吸引力的工作。
（4）一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。
（5）早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都要放在办公桌上。
（6）经常查看你的办公桌，保持办公桌整洁。
有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理者来说，这不能算是一个次要的事情。
为了尽快阅读这些资料，采取分派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：
（1）保证这些资料马上在有关人员之间传阅。
（2）使你的同事及时知道最新发展的情况。
（3）看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。
（4）使你心中有个数，知道什么资料对你的同事们最重要。
（5）你可以不再为阅读资料而苦恼，因为阅读的责任已分派到你的同事们身上，最重要的资料可以保证有人看过。
随便把文件摊开在桌上就离开座位的秘书，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书，都不是谨慎的秘书。一个谨慎的秘书应当做到：
（1）要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。办公时，看到有客人来找自己，要从容自如地把文件收起来，不过，想要做好以上这种干净利落的动作，平常就要养成把桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位时或下班前，都要记得把文件收到抽屉里。不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。
（2）必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心地办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，则往往客人已经站到自己面前，也还毫不察觉。
像这种等客人站在自己面前，开口说话的时候，才知有客人来，慌乱中，“啪”的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。
二、命令或指示要经过确认
任何工作都是从接受指示展开第一步，如果连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须留意：
（1）表现士气高昂的态度。在接受一项任务时抱着可有可无的态度，往往会使该过程流于公式化。相反地，若能表现出积极热烈的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。
（2）自始至终专心聆听。不要中途打断或抢先回答上司的说明。即使心中怀有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。
（3）不明白之处务必问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出在这里。因此，如果发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。
（4）确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为，有时甚至等到完成后提出报告时，才发现自己彻头彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。
三、工作上没有“办不到”
上司交待下来的工作，无论是什么样的差事，都应该欣然接受。即使内心认为“负荷过重”或“根本不喜欢这项任务”，也不可说出“办不到”之类的字眼。
因为上司通常是经过观察你的能力之后，认为你足以胜任，才会放心地将工作交给你，也才让你做他的秘书。如果贸然表示自己无法办到，那么也会使上司面子挂不住。
因此无论如何要拿出勇气，抱着决心一试的意志向工作挑战，即使最后真的无法完成，但上司知道你已经尽了力，亦会对你另眼相看。
但是有一点必须留意，如果在限期内不能顺利达成工作目标，应尽早向上司报告，谋求补救的对策。
四、不要忘了上司所交待的事情
有时候工作一忙，往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时，除了规规矩矩向上司道歉外，别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。
道歉时，若脸上挂着虚假的笑容，或强词夺理地寻找各种借口，也会使对方更加恼火，倒不如干脆以谦虚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。
但是这种情形只许一次，下不为例，如果三番两次地重蹈覆辙，那么不管你如何赔礼，也难以挽回上司对你的评价。
五、工作不要积压
每个人办事的效率各有不同，无法硬性苛求，有人习惯以平均的速度按部就班地进行，有人却老是拖到燃眉之急，才快马加鞭地一气呵成。
当然，就一般情形来说，只要能在期限前完成工作，便不至于造成太大困扰。
问题是某些人的作风怪异，明明早已经把事情办妥，却把它们压在抽屉里，非得等到有人催促他们才肯把东西交出去。其实这又何必呢？早一天把工作做好，就应该早一天把它们送出去，一来可以给人快速利落之感，二来方便后面的人继续办事，不至于对周围的人造成压力。
六、如何安排工作
作为一名新进秘书，只要每次做好上级交代的各项工作，便算是完成任务，什么也不必多想，最重要的是谨守本份，逐一完成差事。
可是到了第二年或第三年，就再也无法如此轻松。不但责任范围扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办法，便是错误不断。既然如此，怎样才使工作顺利进行呢？答案很简单，从一开始便做到计划的调配，即有条不紊地安排一切，以便循序渐进地完成工作。
（1）掌握工作的整体概况：若是忽略了这一点，而错把目光集中于特定细节，会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。
（2）善于借助他人的力量：这里指的是他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结人缘，那么办起事来自然方便许多。
（3）了解自己的实力：譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。
（4）尽快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，虽然不一定属于自己的工作范围，但是与其浪费时间，不如尽快完成，一方面表现自己的责任感，另一方面也可让对方相信你确实为他尽心尽力。
七、公事私办的技巧
俗话说，熟人好办事。我们经常碰到这样的事：公事私办比公事公办往往来得简单、快捷，甚至办得漂亮得多。当你为单位去办某事时，你对合作单位的一位老熟人说：“哎，哥们儿，这事交给你了，你可得当作自己的事来办啊。”这言外之意是，此事虽是公事，可与本人关系重大，嘱咐你留神，细心、迅速、高质量地帮助我完成，这就是公事私办的关照语。也许你托人办的这档子公事按正常的时间需要一星期，但你又等不了一周，于是只能拜托朋友加快速度，提前交货。自然，你的熟人会尽心帮助你。
人是有感情的，特别是中国人之间有那种千丝万缕的“亲戚”关系实在让外国人望尘莫及，而中国人一辈子靠老子、亲娘养活也不以为过，反以“我爸爸有钱”，是“大官”而骄傲和被人羡慕的不乏其人。更为令人叫绝的是中国人的人情网只要一开，就根本不要指望能够合拢。这类弯弯绕出来的人情网在社会中简直处处皆是。正常人际交往中恰当运用人情关系，吸收公司私办的某些常人都能接受的理解的内核，在处理公事时加以灵活运用，以避免受到不公正的待遇，进而达到能够所顺地与会合作的目的。
八、办公室拒绝闲聊
漫无边际的闲聊，影响工作和学习。现介绍四种拒绝闲聊的婉转方法：
（1）启示法。在自己工作场所的醒目处，写上“闲聊不过三分钟”或鲁迅的名言：“浪费自己的时间，等于慢性自杀；浪费别人的时间，等于谋财害命。”以此记示来客，谢绝闲聊。
（2）工作法。当发现聊客朝自己走来，可立即埋头工作，或眼睛凝视空间，令聊客相信自己正在专心工作，让其知趣离开。
（3）冷待法。当聊客打开话匣子，自己保持冷谈，只点头或摇头，不予搭话，也可作简短的回答“是”或“不是”；若聊客仍然口若悬河，则可起身做些杂务，令其扫兴而去。
（4）推迟法。如对方并未闲聊，或自己喜欢与其交谈，但当时确无时间接待，可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。
