一位业务员讲了自己的故事：“一个月前，我因业务方面的事处理不当而受到了主管的严厉批评，从那时起主管便对我失去了应有的信任，时常以怀疑和挑剔的眼光看待我所做的每一件事，尽管之后我没有再犯任何错误，但心里却始终如同压了一块永远搬不开的石头。就在昨天，主管因为一件小事让我又一次遭受了他的批评。我感到无比的痛苦和无奈。”这位业务员说，“主管一味地批评让我简直无法忍受，当时我就想和主管大吵一架，然后一走了之，可是为了将来的发展我还是决定留下来了。只是我这样太痛苦了。像我们主管这样批评人，真让人吃不消。”
如果你批评时一味地指责别人或告诉你的看法，这样除了被别人厌恶和不满外，你将一无所获。因为，没有人喜欢被批评。
要想让人对一个已知的过错引起注意，一次提醒就足够了。批评两次完全没有必要，而三次就成了唠叨。要记住你的批评目标：使工作得以完成，而不是在一味批评去打击别人的自尊心，消灭他的上进心。总是反复把过去的错误翻出来并且唠唠叨叨地讲个没完，这种做法完全是愚蠢和无效的。
批评并不能真正解决问题，只会造成问题悬而未决以至以后旧事重提。你请求别人比你命令别人会获得更好的效果，这是个事实。一味地批评别人，而不去花时间来解决问题，这是一种下下之策。
一个“正在受训斥”的人的自然反应就是准备保护他的自我。一个带有这样防御心理状态的人是不会接受你的意见的。这样，你所有的一切批评自然也就不会发挥作用。
美国总统约翰·卡尔文·柯立芝，发现他的女秘书长得非常漂亮，但工作经常出现差错。一天早晨，柯立芝看见女秘书走进办公室，便对她说：“今天你穿的这身衣服真漂亮，正适你这样年轻漂亮的小姐。”女秘书受宠若惊，柯立芝接着说：“但你不要骄傲，我相信你处理的公文也能和你一样漂亮。”果然，从那天起，女秘书处理公文时很少出错。一位朋友知道了这件事，好奇地问柯立芝：“这个方法很妙，你是怎么想出来的？”柯立芝说：“这很简单，你看见理发师给人刮胡子吗？他要先给人涂肥皂水。这是为什么呢？就是为了刮起来使人不疼。”
批评别人前，必须略微地给对方一点赞扬，或说点恭维的话，在创造一个和谐的气氛后，再展开批评，也就是说先礼后兵。如：“我知道，你在工作中一直很努力，很积极，这很好，但是，有件事情你做得让我很难理解，您能给我详细的解释一下吗？”像这样，当对方陈述完自己的看法后，你就可以发表自己的批评意见了。
批评别人时，要对事不对人，要批评别人所做的错误行为，而不要批评当事人。因为是行为本身受到批评，并不是人本身。你绝不应该在批评别人时说“你真笨”“你是个蠢才”“你怎么这么没头脑”等等。
在批评别人时，告诉他正确的方法，在你告诉他做错了的同时，应告诉他怎样做才是正确的，这样，会使批评产生积极的结果。重点不应该放在批评别人的错误上，而应该放在改正错误的手段和方法上，以避免以后再犯。在办公室，许多事的正确与否都没有一个明确的定义，而造成许多员工犯这样或那样的错误，然而，只要你告诉他们什么是“正确的”，大多数人都渴望“做得正确”。
本着“先表扬再批评”的原则，还要以友好的方式结束批评。你可以以这样的方式结束批评：“我们是同事朋友，我们解决了所应解决的问题，让我们相互帮助，并肩共进吧！”千万别说：“我对你的批评结束了，改正吧！”这是最重要的一点。因此，批评之后要加以鼓励，引导，这才是批评的艺术。
