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第31章 控制职能(3)

收入预算,主要反映了企业行为的预期结果。由于企业的收入主要是来源于产品的销售收入,所以,在进行收入预算时,主要的内容就是进行销售预算。所谓的销售预算,是指通过分析企业各种产品的历史销售情况、目前和未来的市场发展特点与趋势,对比本企业与竞争对手的经营实力等,确定企业为实现目标利润而必须达到的销售水平。编制销售预算,一般采取的方法是,主管按照企业的经营战略目标,选择一种或多种决定预算水平的方法举例预测,分配给各部门;销售部门人员根据历史销售情况、销售配额及目标利润作出预算,并提交相关部门主管。

需要注意的是,在进行销售预算时,由于产品种类和销售区域的不同,为了能为控制活动提供详细的依据,一般需要按照产品、区域市场或消费者群体,为各经营单位分别编制销售预算。有时候根据需要也会对企业不同时期(如季度或月度)编制销售预算。

b.支出预算

支出预算反映的是对企业资源分配与使用中所产生的费用预算。企业销售的产品是在企业内部加工制造出来的,在这个过程中,企业会涉及多项资源的分配与利用,如需要借助于一定的劳动力、需要利用和消耗一定的物质资料。所以,与收入预算中主要部分销售预算相对应,企业必须编制能够保证销售目标实现的生产活动的各项费用预算。

支出预算主要包括直接材料的预算、直接人工的预算和附加费用的预算。直接材料预算是预算在企业为实现销售收入而进行的生产活动中需要利用的原材料的种类与数量,可以为采购部门进行采购预算与组织采购活动提供一定的基础。直接人工预算主要是预算需要的工人的种类、数量以及使用这些人工的直接成本。附加费用预算主要是对企业行政管理、营销服务、设备维修等耗费的企业资金进行预算。

②现金预算

现金预算是根据企业实际现金收支的经验数据,预测与安排现金的收入与支出的数额,通常由财务部门编制,只能包括现金流程中的项目。通过现金预算,企业可以发现资金方面是否出现闲置或不足,从而指导企业及时、充分地利用暂时闲置的现金,或者能够及早筹集维持企业正常运营所短缺的资金。

③资产负债预算

资产负债预算,也称为资金预算,是对企业的资产、负债、所有者权益及其相互关系进行预测。资产负债预算是通过将各部门的预算汇总在一起而进行的,可以体现如果能够实现预期目标,在财务期末企业能够呈现的资产与负债的状况。

④投资预算

投资预算是对企业的固定资产的购置、扩建、改造、更新等,在可行性研究的基础上编制的预算。它具体反映在何时进行投资、投资多少、资金从何处取得、何时可获得收益、每年的现金流量为多少、需要多少时间回收全部投资等。由于投资的资金来源往往是企业的限定因素之一,而对厂房和设备等固定资产的投资又往往需要很长时间才能回收,因此,投资预算应当力求和企业的战略以及长期计划紧密联系在一起。

(2)现代预算的方法

现代的预算方法主要有弹性预算、程序性预算和零基预算。

①弹性预算

弹性预算法又称变动预算法、滑动预算法,是在变动成本法的基础上,以未来不同业务水平为基础编制预算的方法。弹性预算是以预算期间可能发生的多种业务量水平为基础,分别确定与之相应的费用数额而编制的、能适应多种业务量水平的费用预算。弹性预算所用的业务量可以是产量、销售量、直接人工工资、材料消耗量等,主要用于编制成本预算和利润预算。

弹性预算的优点在于:一方面能够适应不同经营活动情况的变化,扩大了预算的范围,更好地发挥预算的控制作用,避免了在实际情况发生变化时,对预算做频繁的修改;另一方面能够使预算对实际执行情况的评价与考核建立在更加客观、可比的基础上。

弹性预算方法主要适用于随业务量变化而变化的项目支出,如学校的采购项目,由于学生的招生规模变化较大,因此可以根据预算年度计划招生人数、在校学生人数等测算应添置的课桌凳、床的数量、教学楼防护维修或其他采购项目等。

②程序性预算

程序性预算方法是美国前国防部长麦克纳马拉在制定国防部1963年预算时开始在政府机构中采用的,主要的步骤是制订计划——编制程序——制定预算。程序性预算以计划为基础,按照计划目标的实际需要来分配资源,能够实现资源的合理分配并有效地保证组织或部门目标的特殊需要、保证目标的实现。

③零基预算

零基预算是在制定某项职能预算时从零起点开始其预算过程,即每次都是由零重新开始编制预算。

相对于现代的零基预算方法的是传统的增量预算。增量预算是以上年度的实际发生数为基础,再结合预算期的具体情况加以调整所形成的预算。这种预算方法很少考虑某项费用是否必须发生,或预算额有没有必要那么大。因此这种以原来费用为准线上下调整的方法是有很多弊端的。而现代的零基预算方法则不同,因为它的每一次预算都是从零重新开始的,所以可以避免不合理资源分配的延续,使预算更符合实际,更能适应实际情况的变化。但也正是由于零基预算每次都是从零开始,所以这种方法任务比较繁重,所耗费的人力、物力、财力也比较多,并不适合经常使用。

2.非预算控制

除了预算控制方法以外,管理控制工作中还采用了许多不同种类的控制手段和方法,称为非预算控制方法,主要有:

(1)行政控制

行政控制是指借用行政手段监测、控制组织活动的方法,主要的方法有:

①视察

视察也许算得上是一种最古老、最直接的控制方法,它的基本作用在于获得第一手的信息。基层的主管人员通过视察,可以判断出数量、质量的完成情况以及设备运转情况和劳动纪律的执行情况等;职能部门的主管人员通过视察,可以了解到规章制度是否得到了认真的贯彻,生产计划是否按预定进度执行,劳动保护等规章制度是否被严格遵守,以及生产过程中存在哪些偏差和隐患等。所有这些,都是主管人员最需要了解的,却是正式报告中见不到的第一手信息。

视察的优点不仅仅在于能掌握第一手信息,它还能够使得组织的管理者保持和不断更新自己对组织的感觉,使他们能够感觉到事情是否进展顺利以及组织是否运转得正常。视察还能够使上层主管人员发现被埋没的人才,并从下属的建议中获得不少启发和灵感。此外,亲自视察本身就有一种激励下级的作用,能使下属感受到上级的关心。所以,坚持经常亲临现场视察,有利于创造一种良好的组织氛围。

当然,主管人员也必须注意视察可能引起的消极作用。例如,下属可能会误解上司的视察,将其看做是对他们工作的一种干涉和不信任,或者是看做不能得到充分授权的一种表现,这是需要注意的。

②报告

报告是指管理者搜集与阅读关于组织运行信息的各种报告、了解情况,以控制系统运行的方法。报告可以较为详尽地提供有关信息并进行偏差分析,为纠正偏差的行动提供依据和指南。

对控制报告的基本要求是:必须做到适时、突出重点、指出例外情况和简明扼要等。通常,运用报告进行控制的效果取决于主管人员对报告的要求。管理实践表明,大多数主管人员对下属应当向他报告什么缺乏明确的要求。随着组织规模及其经营活动规模的日益扩大,管理也日益复杂,主管人员的精力和时间是有限的,从而,定期的报告也就越来越显得重要。

③资料统计

资料统计是指管理者借助各种数据资料,掌握组织运行情况,进行控制的方法。如果能够有连续反映企业运行状况的历史记录,就便于实施有效的控制。所以,一般来说,企业都会比较注重对有关统计资料的积累,健全原始记录,这些可以为控制企业运行、监测偏差并及时采取纠正措施提供良好的保障和依据。

④制定规范与培训

制定规范与培训是指管理部门对一些例行工作的运作程序、工作标准及员工的行为规范、责任制度等制定制度规范,从而进行控制。同时,企业也应注意对员工的培训,使员工掌握组织规范,或者掌握更多的专业知识,全面提高自身素质。

明确的经营理念与规范化管理

麦当劳的黄金准则是顾客至上,顾客永远第一。提供服务的最高标准是质量(Quality)、服务(Service)、清洁(Cleanliness)和价值(Value),即QSC&V原则。这是最能体现麦当劳特色的重要原则。Quality是指麦当劳为保障食品品质制定了极其严格的标准。例如牛肉食品要经过40多项品质检查;食品制作后超过一定期限(汉堡包的时限是10分钟、炸薯条是7分钟),即丢弃不卖;规定肉饼必须由83%的肩肉与17%的上选五花肉混制等。严格的标准使顾客在任何时间、任何地点所品尝的麦当劳食品都是同一品质。Service是指按照细心、关心和爱心的原则,提供热情、周到、快捷的服务。Cleanliness是指麦当劳制定了必须严格遵守的清洁工作标准。Value代表价值,是后来添加上的准则(原来只有Q、S、C),加上V是为了进一步传达麦当劳的“向顾客提供更有价值的高品质”的理念。也可以说,QSC&V原则不仅体现了麦当劳的经营理念,而且因为这些原则有详细严格的量化标准,使其成为所有麦当劳餐厅从业人员的行为规范。这是麦当劳规范化管理的重要内容。

(2)比率分析

对于组织经营活动中的各种不同度量之间的比率分析,是一项非常有用的和必需的控制技术或方法。也就是说,“有比较才会有鉴别”,信息都是通过事物之间的差异传递的。

一般情况下,仅从组织有关经营管理工作成效的绝对数量的度量中是很难得出正确结论的。例如,仅从一个企业年创利3000万元这个数字上很难得出明确的概念,因为我们不知道这个企业的销售额是多少;不知道它资金总数是多少;不知道它所处的行业的平均利润水平是多少;也不知道该企业上年和历年实现的利润是多少等。所以,要考察一个组织经营活动是否有显著成效,就必须进行各种指标的比较。

企业经营活动分析中常用的比率可以分为两大类,即财务比率和经营比率。

①财务比率

财务比率主要用来分析财务结构,控制财务状况,并透过这种资金形式,来集中对整个系统进行控制。如投资利润率分析,可以掌握投资的经济效益;销售利润率分析,可以一般地考察企业的盈利能力。

通过财务状况的分析,可以迅速地、全面地了解一个企业资金来源和资金运转的情况,了解企业资金利用的效果以及企业的支付能力和清偿债务的能力。

②经营比率

经营比率分析有助于直接控制企业的经营活动,例如,用企业主要产品销售额除以市场销售总额,可以得出市场占有率,可以反映出企业占领与开拓市场的情况;用企业产品销售总额除以平均库存成本,可以反映与销售收入相比库存数量是否合理,表明投入库存的流动资金的使用情况;也可以计算销售收入与销售费用的比率,反映单位销售费用能够实现的销售收入,在一定程度上体现了企业营销活动的效率。

二、现代控制方法

除了以上介绍的预算控制与非预算控制方法之外,随着时代的发展、管理的日趋复杂,管理学界也出现了一些现代新型的控制方法。

1.网络技术控制

网络技术控制是运用网络图等方式,把一项任务的有关活动有机地组成一个整体,通过分析和计算,寻求最佳规划与控制的一种方法或技术。

网络技术的控制方法一般包括计划评审法和关键线路法两类。

(1)计划评审法

计划评审法是运用网络技术编制、协调和控制工程计划的一种科学管理方法,英文简称PERT。它的基本原理是将工程项目作为一个系统,把组成这一系统的各环节按其先后顺序和相互关系,运用网络形式统一筹划,区别轻重缓急进行组织和协调,以期有效的利用人力、物力、财力,用最少的时间完成整个系统的预定目标,从而取得良好的经济效益。

计划评审法可以清楚地反映出系统中各项作业间的逻辑关系,准确地指出影响全局的关键作业,有利于重点控制。它允许根据客观环境的变化,对计划进行有效的控制和调整。这种方法适合于应用电子计算机进行资源的合理分配和工期、费用的优化分析,最适用于一次性生产和大型规模工程,如大型土建工程、大型机器制造、船舶制造、大型科研项目、重大新产品试制和大型修理工程等。

(2)关键线路法

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