会务工作繁杂而琐碎，但又十分重要，如果出现纰漏，不但会给与会者留下糟糕的印象，更甚者还会影响到今后双方的生意来往。本节中详细介绍了各种会议、会务活动的具体程序和细节，就算是没有过会务工作经验的人，也可以照猫画虎举办一次成功的会务活动。
一、会议
所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。
会前准备阶段，要进行的组织准备工作大体上有如下四项：
1、拟定会议主题。会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。
2、拟发会议通知。它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。
3、起草会议文件。会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料，最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。
4、要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。
5、要安排好座次。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。
在会议进行阶段，会议的组织准备者要做的主要工作，大体上可分为三项：
1、进行例行服务工作。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。
此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者应有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。
2、精心编写会议简报。举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料，会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。
在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项：
1、形成可供传达的会议文件。
2、处理有关会议的文件材料。
3、为与会者的返程提供方便。
一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守“规范着装、严守时间、维护秩序、专心听讲”的会议纪律。
二、会见
按身份高低分接见和拜见。主方应先于客方到达会场，在门口迎候。双方就座后，应先进行自我介绍，先主后宾，交换名片，然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时主人与客人握手道别。安排会见要订好计划，明确时间、地点、议程，双方出席人员座次要排好；相对式排列时，面门一方为上，背门一方为下，每排居中为上、右尊左卑分列。并列式排列时，主人在左，主客在右。自由式排列时多用椭圆型会议室，宾主自由就座，适用于多边会见。
三、宴会
首先要排好菜单。多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，注意色、香、味、形、荤素搭配，少上昂贵菜肴，不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式，可根据来宾身份、人数，酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圆桌，每桌不宜超过10人，宜用双数。圆厅居中为上，横排时以右为上，纵排时以远为上，有讲台时临台为上。每张桌子上的具体排位，面门为主，右高左低，各桌同向。请柬上要注明桌次，宴会厅门口有桌次示意图，现场有引位员，每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生，具备必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花，就餐时规矩很多，主要是不要发出大的声音，不要吸烟，不要强行派酒，不要挑拣菜肴，不要用餐具对别人指指点点，不要当众剔牙，不要随口乱吐嘴里的食物，不要在吃东西时讲话。
四、晚会
晚会要事先精心安排好节目，要根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系，本地的传统文化和实际能力拟定，应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主，必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门的节目单，人手一份，对每个节目略加介绍。来宾座位的安排要便于安全保卫，位置要最佳，在正规的剧场内观看文艺演出，通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座，来宾进场、退场要比较方便。演出前，接待人员要在门口迎候，并专门设立休息厅，主人与来宾共同步入剧场，其他观众应起立鼓掌欢迎。演出结束时，主人与来宾要一同上台，向演员献花、见面、合影，来宾退场后，观众才离开。
五、舞会
舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动，一般以两小时为宜，通常安排在晚上8点至10点，舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称，最后一曲用《友谊地久天长》等，使来宾知道舞会结束。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。男士应主动请女士共舞，女士可以婉拒，反之男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说，只能请一位异性跳一支舞曲。一曲终了，全体跳舞者须在原地立定，面向乐队鼓掌致谢后，方可离去。
六、赛会
在这里所指的是为举办体育比赛活动而进行的一种专门的聚会。为了确保赛会的隆重、热烈，人们为其创设了一系列的规则和程序，目前，在国内外赛会上最常见到的赛会仪式有开幕仪式、闭幕仪式、入场仪式、点火仪式、宣誓仪式、赠旗仪式、颁奖仪式。
常规的开幕式，主要程序有下列八项：（1）主挂人宣布赛会正式开幕；（2）放信鸽和飘飞气球；（3）奏国歌及赛会会歌；（4）运动员入场；（5）嘉宾致词；（6）运动员、裁判员宣誓；（7）运动员退场；（8）团体操表演。
闭幕仪式，又叫闭幕式。它指的是宣布赛会结束的一系列程序。其主要内容有五项：（1）主持人宣布开会；（2）负责人进行总结；（3）宣布比赛者成绩；（4）颁发奖品、纪念品；（5）主持人宣布赛会正式闭幕。
在参与体育比赛的具体过程里，赛者需要遵守的礼仪规范主要涉及以下五个方面：（1）严守比赛规定；（2）体谅比赛对手；
（3）尊重赛场裁判；（4）善待热心观众；（5）支持记者工作。在比赛场上，广大身临其境的观众尽管只是旁观之人，但却往往会全力以赴地将自己的全部身心“投入”赛事，心甘情愿地与运动员一道“同呼吸，共命运”，观看赛会时，要使自己真正当一名合格观众，无疑必须严守下述几条重要的礼仪规范：（1）维护秩序；
（2）拥戴偶像；（3）宣泄情感。而不宜有下列行为：（1）赤膊上阵；
（2）言行粗鲁；（3）偏袒起哄；（4）纠缠赛者。
七、茶会
所谓茶话会，意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。它的重点往往不是在“茶”，而在于“话”。
茶话会，其主题大致可分为如下三类：以联谊为主题；以娱乐为主题；以专题为主题。
茶话会的主要与会者，大体上可被区分为下列五种情况：其一，本单位的人士。其二，本单位的顾问。其三，社会上的贤达。其四，合作者中的伙伴。其五，各方面的人。
通常认为，辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等，都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候，亦可将其安排在上午十点钟左右。茶话会时间的长度，可由主持人在会上随机应变，灵活掌握。若是将其限定在一个小时至两个小时之内，它的效果往往会更好一些。按照惯例，适宜举行茶话会的大致场地主要有：主办单位的会议厅；宾馆的多功能厅；主办单位负责人的私家客厅；主办单位负责人的私家庭院或露天花园；包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。
根据约定俗成的惯例，目前在安排茶话会与会者的具体座次时，主要采取以下四种办法：环绕式；散座式；圆桌式；主席式。除主要供应茶水之外，在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是，在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要对路、数量要充足，并且要便于取食。为此，最好同时将擦手巾一并上桌。按惯例，在茶话会举行之后，主办单位通常不再为与会者备餐。
关于会议的议程。第一项议程是：主持人宣布茶话会正式开始。第二项议程是：主办单位的主要负责人讲话。第三项议程是：与会者发言。第四项议程是：主持人略作总结。
八、参观
参观指的是有计划、有准备地对特定的项目所进行的实地观察。
参观的具体项目，应当在一定的程度上同自己的业务范围相关：
1、针对性，对自己是最重要、最有实际价值的项目。
2、量力而行，同时兼顾费用的高低、时间的长短、路途的远近以及当时工作繁忙的具体程度。
3、照顾个人意愿。
4、讲究客随主便，参观项目应由宾主双方共同商定。凡因公进行的正式参观，都要提前做好必要的计划。
参观计划的主要内容大体上包括下述几项：一是参观项目，二是参观人数，三是负责人以及工作人员，四是起止时间，五是交通工具，六是饮食住宿，七是安全保健，八是费用预算。
在外出参观之前，应当重点做好以下准备工作：
1、了解背景，参观项目的历史、现状、发展前途，参观项目的主要特色、优点与不足，参观项目在本地区、本行业以及在国内外的反响，等等。
2、详细分工，把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、安全、保健等各个方面的具体工作，都落实到个人，在参观之前，还可结合每位参观者的个人所长，把提问、记录、录音、拍照、摄像等具体任务分配下去。要安排专人，提前准备好。在必不可少的礼仪性场合，如东道主迎送参观者时，要出面与对方进行应酬、寒暄，以免到时候群龙无首或是“万籁无声”。
要确定在必要之时进行即席发言的相关人选，不要届时推来推去，或是随便找人胡诌一通。要为东道主预定具有象征意义、纪念意义的礼品，以酬谢对方的盛情款待。
3、规定明确。要对参与者的装束、装备提出明确要求。参观者参观时要全力以赴：集中注意力，最重要的是要看好、听好、问好、记好。个人服从集体。
九、调研
调研，是调查研究的简称。大体上可以分为直接调研与间接调研两种类型。
1、直接调研型，指的是调研者亲自出面，亲临现场进行考察，或是正面同调查对象发生直接接触的调研。具体来说，这种类型的调研又分成三种方法：现场观察法；个别访查法；集体座谈法。
2、间接调研，是调研者不必亲自接近信息主体，而是利用已有的材料进行深入细致的调研。具体来说，这种类型的调研也分成三种方法：书面问卷法；资料查阅法；统计综合法。
调研要坚持“实事求是；近源亲受；切题有效；讲求效率；
调研结合；形成制度”的正确原则。
十、洽谈
在社会交往中，存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分歧，而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。洽谈的礼仪性准备，是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次，并且以此来显示我方对于洽谈的郑重其事以及对于洽谈对象的尊重。举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放，则面对正门的一方为上，应属于客方；背对正门的一方为下，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上，属于客方；左侧为下，属于主方。在进行洽谈时，各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。
洽谈的第一点方针，是要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺，我敬你一丈”。保持绅士风度或淑女风范。
洽谈的第二点方针，是要依法办事。提倡法律至尊，假若要在洽谈中搞“人情公关”，即对对方吹吹拍拍，与对方称兄道弟，向对方施之以小恩小惠，则是非常错误的。任何有经验的谈判人士，都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。
洽谈的第三点方针，是要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下，进行讨价还价。
