为了战胜同样强大的对手，一个人可以克服巨大的困难.焕发无穷的力量，发明出复杂的技术。但是，对手总是一个接着一个。如果他不知道首先应该做些什么，就会丧失勇气，就会增加几倍的心理负担，这个道理适用于我们的一切活动。如果您不知道从哪里开始，就不要去做；如果您不知道办公场所哪些地方应该清理，就不要浪费时间去寻找，以免自己脑子里出现混乱。
如果您看到自己的办公桌上已经蕴藏着危机，那里的混乱已经使您不堪忍受，就应该马上尝试一下这里向您推荐的方法。作为一种减轻办公室工作压力的措施它非常有效。
另外。如果您认为没有那么多时间用于清理办公桌，那您就大错特错了。您只需花费两、三个小时（据我们估计，很少有超过这些时间的），而投入这些时间绝对值得。事后您的头脑会变得更加清醒，感觉会好得多，“损失的时间”一定会夺回来。
“四分法”这一方法被看作是多位美国总统的工作秘密，并作为一项“铁腕方法”流行起来。这是一种针对紧急情况的简单方法：
在一张空桌子（不是您正在用的桌子，而是另外找一张）或者是地板上，按顺时针方向划分出四块地方。然后果断地清理干净您的办公桌，一张纸都不让它留下！您的态度要坚定，注意力不能分散，并且要相信，在经过了“万事开头难”的阶段之后，您一定会得到创造的快乐和充沛的精力。
现在详细介绍“四分法”的用途：
1.丢弃
在第一个四分之一的地方存放您准备丢弃的东西.最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是些多余的、用不着您今后再处理的：
（1）废弃的草稿纸；
（2）一个星期前的旧报纸；
（3）一年之前的旧目录；
（4）已经没有您需要的文章的旧杂志；
（5）不能用的旧圆珠笔；
（6）过期的、或者是三年前的旧地图，以及您在两年内不会去的国家或地区的地图：
（7）中学或大学时代的资料；
（8）旧的圣诞卡；
（9）孩提时代的图画中的一半（特别好的除外，它们的价值还会提升）；
（10）去年的挂历；
（11）您从来都没有使用过的烹调用书；
（12）您已经扔掉的电器的使用说明书；
（13）过期的或已经没用的保修证书。
您一定很惊讶有这么多没用的东西。
2.可交给别人处理的资料
第二个四分之一的地方容纳您可以转给别人去处理的文件。如果您是美国总统并有白宫的工作人员可以使用，当然这时会倍感方便。也许在您的办公桌上有许多您不愿麻烦别人，而想自己能够很快处理的“小事”。在清理工作中您必须改变自己的这个习惯，实行严密的工作分工。您应该利用一切可以利用的人——同事、家人、做小时工的大学生，也可以找个专门提供办公室服务的公司帮忙。
3.重要资料
在第三个四分之一的地方存放最近必须由您亲自处理的文件。只有您自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该怎样处理。这堆文件需要您特别关注。
4.奇效
第四个四分之一的地方有些特殊，这里只存放那些您在清理过程中马上就可以通过下述方式处理的文件：
（1）打电话。您可以马上通过电话解决问题，尽管这些事情本来是通过文字方式解决的。如果电话打不通，则把相应的文件放入需要待处理的重要文件之中（第三个四分之一的地方）。
（2）发传真。在原来的文件上加以批示后再传回给发件人（如果对方没有传真就发信）。
（3）存档。立刻将文件放到它应该放进的文件夹中，或者活动文件柜的相应格层中。
5.“铁腕方法”的使用规则
如果能够严格遵守下述简单的规则，“四分法”会百试不爽：
不搞一个过渡的文件堆；
每份文件只处理一次；
不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。
经过了这样的“首次帮助行动”之后，您就可以自由地采取新的行动了。您有了一个自由的办公场地.曾经占据在那里的大堆文件、资料被清走了。现在您有精力来对付那些以“堆积”这种最糟糕的方法来管理的其他物品了。
众多文件的零乱不堪也会导你工作压力增大，下面我们再介绍几条清理文件的规则。
（1）建立可长期存放文件的卷宗夹
已经处理过的文件要及时从活动文件柜中清理出去，因为这里的空间是极其宝贵的。那些需要长期保留的文件不要放在活动文件柜中，而应放在一个卷宗夹里。所以每个活动文件夹至少要配一个相应主题的卷宗夹。没有保留价值的东西就扔进废纸篓。“完整的档案柜”总是最重要的！
（2）建立特殊文件存放处
一些不适于放进文件夹的东西，例如特别厚的文件，可以另外存放到一个立柜中。而在相应的文件夹中您可贴一个特殊的标签，或者把这些另外存放的文件的题目复制下来放在文件夹中，以提醒自己不要忘记那些放在别处的文件。
（3）记录在日程表中
我们已经在前面讲过，为了提醒自己，应该把要处理的文件写进自己的备忘录或日程安排中。
（4）起个一目了然的名字
应该为每个文件夹起一个响亮的名字（例如“展台”、“研究部”——“商务旅行”等）。而避免用些什么“加急”、“特办”之类的词语。通常情况下，那些没有醒目标签的文件夹就成了埋葬重要文件的坟墓。在给文件夹起名时千万不要使用那些官方语言，如“待办”、“待答复”、“发票”、“欠款”、“外事日程”等等，而应使用一些富有幽默感、使人轻松的语言。
（5）不断有所变化
您应该花点功夫，让自己的活动档案柜保持活力。您不要担心文件夹经常变化的名字.它就应该是生气勃勃的。例如：一位电视台的记者为每篇电影报导都建立了一个文件夹。如果这篇报导已经播完了，它就必须被存进一个卷宗夹里。这个旧的文件夹就应该有一个新的电影报导的名字。为此您多准备一些可以写字用的标签，特别是为那些您最近就要放进活动文件柜的文件夹。
（6）快速反映
事实证明，如果您能把一些需尽快答复的信件和传真都放在一个优先处理的文件夹中，随时待办，您就能把很多事情一次性办完。
（7）坚持利用
请检查一下，那些长期放在办公桌上的文件都属于哪些类型。如果是因为文件夹中没有适合它们的分类，那就为它们准备一个新的文件夹。因此就可能产生一个“孩子”（里面有出席家长会的邀请函、课程表、保险单）或者是“体育协会”（如果您是某个组织的成员），或者是其他什么内容的专门文件夹。
准备一个新的公务旅行文件夹，把一切有关旅行的资料都放进去（车票、旅行计划、城市交通图、旅店名址、邀请函、旅行社的宣传资料等一切具有重要信息的纸张）。每次旅行的资料部存在一个透明的文件袋里.动身前取出一个相应的文件袋，这样可以保证不会遗漏重要的资料。旅行期间，您需要保存的所有资料，尤其是回来后报帐的单据都放进这个袋子里。因为您已经把所有的东西都准备好了。所以在返回的途中您就可以开始结账了。
结完账后，你的这次旅行就算结束了。您可以找张特别醒目的纸放在透明文件袋所有资料的最上面，然后把它存入写着“已经过去的旅行”的卷宗夹里。这种简单而安全的办法保证不会丢失任何东西。
（8）利用文件夹的封面
把与文件夹内容有关的电话号码、姓名、地址、日程、会员号，以及其他有关数据都写在文件夹的封面上。当您拿出文件夹时，所有重要数据都在眼前。
（9）新奇独特
一般情况下，只要您足够熟练，就可以把文件柜管理得很好。但要想有一些独创性，对它就不仅仅是利用，还要热爱（让您在其他人面前感到骄傲）。例如：一个喜欢用钢笔写字的朋友在您这里找到了一个存有吸墨纸的文件夹，而这正是他寻找了很久却没有得到的东西；一位留在家里照顾孩子的父亲惊异地为他的孩子找到了一纸袋东西（粘贴画、从杂志上剪裁下来的猜谜游戏、一小袋橡皮熊）。
（10）定期清理
如果文件柜太满了，就要为它减减肥。在每个文件夹里都有些早已处理完的事情，过期资料之多，超出想像。经过十几分钟的淘汰处理，您的文件夹又可以正常发挥作用了。
面对满满登登的文件夹，您可不想再来一次“大扫除”行动，尽管那样一切都会整理得井井有条。最好不要采取这样的行动，您宁愿小步快走。
