提高工作效率，而不是延长工作时间
一天，部门主管山姆被医生告知患了心脏病，以后每天只能上班三四个小时。虽然山姆曾经是个工作狂，但无奈之下，他也只能遵照医生的嘱咐，开始每天工作三到四个小时。一段时间后，他惊奇地发现，他在这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事居然差不多，这太不可思议了！分析了很久，他得出了一个解释，便是：工作时间被迫缩短，所以他只好将它花在最关键的工作上。关键工作的完成保证了他的工作效率和效能。
二八法则告诉我们，把时间和精力放在最重要的事情上，就能用更少的时间做更多的事。在你的工作中，事实上是由20%的关键工作在发挥80%的效能，所以，就算你花了80%的时间，也只能取得20%的成效。但如果你把时间花在解决这些关键的少数问题上，你只需花20%的时间，就可取得80%的成效。
我们强调的效率是掌握良好的工作方法，而不是延长工作时间。有些人非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，但所有的时间管理专家都不鼓励你为完成工作任务而延长工作时间，因为那样只会把工作的战线越拖越长，提高时间利用率、提高工作效率才是正确的解决之道。
整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫丽莎的新职员身上的事情，就会明白这一点。
丽莎刚接手新工作，工作起来感到特别吃力。她来到人力资源部主管心理咨询的经理办公室咨询。
“上司交代我起草一份销售计划书，我决定到网上找一份标准的销售计划书样本。可是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”
“用去了一天时间？”经理皮克惊讶地大声问道。但另一方面，他也好像明白丽莎的问题究竟出在什么地方了。
“你知道，经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”。
“什么？你用了40分钟回复邮件？”皮克不禁又一次惊讶地叫了起来。“我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等丽莎回答，皮克就接着说道，“我建议你把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。一般我们早上的时候精力都比较充沛，而到了下午4点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把像回复那些并不重要的电子邮件、整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”
从丽莎的工作方法中，我们可以看出，效果和时间并不一定成正比，关键是看你如何把时间分配在你的大小事务上。
我们提倡在工作中提高效率，更快更好地完成任务，并不是说要以延长工作时间，甚至是牺牲自己的休息时间为代价。强迫自己工作，只会耗损体力和创造力。解决这一问题的关键仍是找方法，找到了合理的工作方法，不但能够保证工作高效地完成，你还能从中享受到工作的乐趣。我们需要时间暂时停下工作，而且要经常这么做。每当你放慢脚步，让自己静下来，就可以和内在的力量接触，获得更多能量，重新出发。一旦我们能了解，工作的过程比结果更令人满足，我们就更乐于工作了。
来自天国的高效定律：秩序
在美国国会图书馆的正上方，写着这样一句话：天国的第一要律是秩序！秩序，是高效的优秀员工要了然于胸的必修课。专家指出：所谓高效工作，从一定意义上来说，也就是选择一个较佳的工作秩序。具体可采用如下方法：
1.让条理化的工作节省你的时间和精力
工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？
西方一些“支配时间专家”，为人们支配时间提出许多“合理化建议”，其中有一条就是“整齐就是效率”。他们比喻说：木工师傅的箱子里，各种工具排列有序，不同长度的钉子分别放好，使用起来随手可得。每次收工时把工具放回固定的位置同把工具胡乱丢进箱子里所费的时间相差无几，效果却大不一样。
2.把自己的工作任务清楚地写出来
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
只有明确办事的目的，才能正确把握个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。
3.进行合理的组织
工作目的、工作任务明确后，能不能很好地实现，在于能否进行合理的组织。西方一位管理者深有体会地说：“总经理的最大困难之一是组织自己的时间。”
4.运用化繁为简的工作方法
化繁为简，善于把复杂的事物简明化，是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。
有序原则是时间管理的重要原则。一名高效的员工应该明确自己的工作是什么，并使工作秩序化、条理化、简明化，这样才能高效地利用时间，从而拥有一个愉快而高效的工作。
勤奋造就高效
美国小说家马修斯说：“勤奋工作是我们心灵的修复剂，是对付愤懑、忧郁症、情绪低落、懒散的最好武器。有谁见过一个精力旺盛、生活充实的人，会苦恼不堪、可怜巴巴呢？”
勤奋造就高效，高效产生业绩，业绩成就员工。
成功的机会不会白白降临到你的身上，只有勤奋工作、反复试验的人才有机会获得成功。但遗憾的是，意识到这一点的人并不多，大多数人早已养成了懒惰拖延的习惯。老是想着“还有明天”，何来工作效率？想想你在工作中，是不是也常常存在这种主观上的懒惰？
松下幸之助说：“忙碌和紧张，能带来高昂的工作情绪；只有全神贯注时，工作才能产生高效率。”仔细分析一下，在工作当中，有哪些事情是你最喜欢拖延的，现在就下定决心，将它改善。
艾玛和梅尔同时被微软录用为程序员。艾玛毕业于一所著名大学的电子系，她才华横溢，设计的程序简洁明了，而且漏洞非常少，一开始就赢得了主管的青睐。而梅尔却是靠自学成才的，她甚至连一个像样的文凭都没有。有人传言，梅尔之所以能够被录取，完全是因为上层主管当中有她的亲戚。
为此，艾玛总是瞧不起梅尔，她甚至说：“和这样的傻瓜在一起工作，简直是我的耻辱。”平常的工作量对艾玛来说很轻松，所以她花费了大量的时间在交际、购物上，而梅尔起早贪黑，才能勉强完成工作任务。
半年以后，梅尔却被提升为设计部的主管，对此艾玛愤愤不平：“只要高层有亲戚就可以得到顺利提升，完全不考虑工作能力，这样的公司有什么前途！”
后来，当艾玛看到梅尔的设计程序时，大吃一惊：梅尔的程序和原来的相比竟然有了脱胎换骨的变化，简直可以用完美无缺来形容。再看梅尔的工作表，半年内她完成的程序比艾玛要多出一倍！
原来，在艾玛得意于自己的才能的同时，梅尔却在努力学习；在艾玛满足于按时完成任务的同时，梅尔却勤奋工作，超前完成任务。就在艾玛的放任和梅尔的勤奋中，两人的工作效率和业绩已经有了天壤之别。两年后，梅尔成为微软某部门的高级主管、高级程序设计师；而艾玛，依然是一个普通的程序员。
不管是天资奇佳的鹰，还是资质平庸的蜗牛，要登上塔尖，俯视万里，都离不开两个字——勤奋。只有勤奋，才有效率和业绩。
犹豫和拖延的习惯是一个人实现目标的最大阻碍。工作就跟围棋比赛一样，每一步都有时间限制，超时了，你就自动出局吧！但是，即使你天资一般，如果你一直勤奋地工作，就能弥补自身的缺陷，最终成为一名成功者。
时断时续是效率低下的“罪魁祸首”
时断时续是效率低下的大敌。拿破仑·希尔认为，时断时续是导致公司员工浪费时间最常见的原因，这其实也是缺乏持久心的一种表现。
一次，拿破仑·希尔在办公室内办公，这时来了一位顾客向他征求推销术的有关知识，而此时的希尔正忙得不可开交。他的秘书进来几次，向他汇报，说有位顾客已等候多时了，拿破仑·希尔被迫中断自己的工作。在经过长达1小时的会面后，那位顾客高兴地走了，而希尔却再也无法恢复到原来的工作状态之中。
于是，拿破仑·希尔决定改变这种低效率的工作方式，他设立了一个专门接待站，找一位负责人，专门让他负责接待工作。这样，在自己工作的时候就不会受到别人的干扰，他就可以专心于自己的工作了。
做事时断时续是许多职场人士的通病，这山望着那山高也是惯常的心理状态。这种不能坚定执著的情况对一个人的发展是不利的。
一个高效率的人不会允许外界的种种因素来干扰自己，同时也不会让自己陷入时断时续的状态中。时断时续的活法，其实是对时间最大的消耗。
卡勒先生说：“许多青年人的失败，都应归咎于他们没有恒心。”的确如此，很多青年颇有才情，也都具备成就事业的能力，但他们缺少恒心、缺少耐力，因此只能做一些平庸安稳的工作。一旦遭遇些微的困难、阻力，他们就立刻退缩下来，裹足不前。一个人有了持久心，工作才会不断有进展；做事三心二意，是不可能成功的。
1986年夏天，土壤地理学家赵其国院士在去西南部热带雨林进行科学考察的途中，要经过一片沼泽地。当时天气闷热难当，赵其国和助手只得穿着背心裤衩，提着鞋子前进。谁知水草中蚂蟥成灾，他们身上不一会儿就叮满了蚂蟥，只得用手捏紧蚂蟥的“屁股”，用劲一根根往外拽，由于用力过大和被叮时间过长，他们的身上血迹斑斑。其实对付蚂蟥很简单，朝被叮的皮肤处拍一掌，皮肤一收缩，蚂蟥吸盘中有了空气，自然就会掉下来，可惜蚂蟥不是赵其国研究的对象，他又走在前面，这可让他吃够了苦头。一到达目的地，赵其国和助手立即开展植物和土壤采样工作。其间，赵其国差一点被一个老猎人用猎枪打死，原来猎人把他误以为是野猪了。
就是在这样艰苦的条件下，赵其国院士还是坚持实地考察。“科学研究要走出象牙塔！”这一直是赵其国院士坚信的信条。在对华南土壤的考察分析中，赵其国产生了红壤可能有脱硅富铝演化过程的设想，这一设想观点新颖，具有挑战性，但在实验室中是得不到答案的。土壤剖面发育和物质迁移的研究，一般都利用土壤做模拟实验，这样工作量小，但与实际情况差距较大。在验证红壤是否存在脱硅富铝化的研究中，赵其国又一次坚持在野外直接观察研究。他在华南选择了包括云南西双版纳在内的5个试验点，土壤剖面从表层一直到基岩，最深达二十多米。赵其国和同伴们坚持每天在一个点上观察5小时，测定土体内热量状况、水分组成、元素动态等。这一过程一直持续了10年，累积数据达几万个，最后赵其国以铁的事实提出了红壤地区至今还在进行脱硅富铝过程的理论，终于得到学术界的一致承认。赵其国为中国的土壤地理学作出了杰出的贡献。这漫长的10年，如果没有良好的持久心，没有献身科学的精神，是很难坚持下来的。
在事业的路途中，你只有下定决心不动摇，这样做起事来才会有效率，才有成功的希望。因此，我们做任何事，一定要有一个明确的目标，一旦主意打定之后，就千万不能犹豫了，应该遵照已经定好的计划，按部就班地去做，不达目的绝不罢休。
掌握你的时间节奏
金钱可以被储蓄，知识可以被累积，时间却不能被保留。要造就高效的工作效率，就要有时间管理的意识。只有善于掌控时间，才能摆脱忙碌紧张的状态，使工作高效有序地得到落实，成为工作和辛勤劳动的受益者。
掌握时间的节奏，首先要明确工作的主次。没有工作计划是浪费时间的首要原因。不要把时间浪费在毫无意义的事情上，要让时间服务于绩效。
著名的设计师安德鲁·伯利蒂奥曾经是一个疲于奔命的工作狂。
每天，他把大量的时间用在设计和研究上，除此之外，他还负责很多方面的事务。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，不放心任何人，每一件工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了，他的设计受到了很大影响，常常到最后关头才拿出作品，并且因为时间紧凑，作品的质量常常不尽如人意。
其实，他的时间有很大一部分都浪费在管理其他乱七八糟的事情上，而最重要的设计工作反而只能占用一小部分时间。
有人问他：“为什么你的时间总是显得不够用呢？”他笑着说：“因为我要管的事情太多了！”但他没弄明白，关键的原因在于他没有分好工作内容的主次。
后来，一位教授见他整天忙得晕头转向，仍然没有取得骄人的成绩，便对他说：“人大可不必那样忙！”
就是这句“人大可不必那样忙”给了安德鲁很大的启发，他在听到这句话的一瞬间醒悟了。他突然发现自己虽然整天都在忙，但作出的真正有价值的事情实在是太少了！这样做实在一点好处也没有，反而会制约目标的实现。
大梦初醒的安德鲁从此调整了时间的分配，有了时间管理的意识。他除去了那些无关紧要的细小工作，把时间主要用在方案的设计上。因为时间得到了有效的运用，不久之后，他出版了传世之作《建筑学四书》，此书被称成为建筑界的“圣经”。
被人们称为时间管理大师的哈林·史密斯曾经提出过“神奇三小时”的概念，他鼓励人们早睡早起，每天早上5点起床，这样可以比别人更早开始新的一天。利用每天早上5～8点的“神奇的三小时”，你可不受任何人和事的干扰做一些重要的事情。每天早起三小时就是在与时间竞争，讲求恒心，养成早起的习惯，长期坚持下去，将会受益无穷。
关于时间，还有一则有趣的经典寓言。
四个20岁的青年去银行贷款。银行答应借给他们每人一笔巨款，条件是他们必须在50年内还清本息。
第一个青年想先玩25年，用生命的最后25年努力工作偿还，结果他活到70岁都一事无成，死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。
第二个青年用前25年拼命工作，50岁时他还清了所有的欠款，但是那一天他却累倒了，不久便死了。他的遗照旁放着一个小牌，上面写着他的名字“狂热”。
第三个青年在70岁时还清了债务，然后没过几天他去世了，他的死亡通知上写着他的名字“执著”。
第四个青年工作了40年，60岁时他还完了所有的债务。生命的最后10年，他成了一个旅行家，地球上的多数国家他都去过了。70岁时死去的时候，他面带微笑。人们至今都记得他的名字叫“从容”。
贷款给他们的那家银行就叫“生命银行”。
生活中，有效利用财富的人很少，但更让人惋惜的是，懂得该如何利用时间的人更少。善于利用时间要比善于利用财富更重要，这恐怕是一个不用多加说明的常识。
所以，时间管理学对于每个人来说都是有实用价值的。有效的时间管理可以让你的工作更为轻松有效，可以让你的生活更加美好。做任何事情都要有计划，分清轻重缓急，然后全力以赴地行动，这样才能成功。
“危机意识”造就高效
伊索寓言里有这样一则故事：
有一只野猪对着树干磨它的獠牙，一只狐狸见了，问它为什么不躺下来休息享乐，现在并没看到猎人。野猪回答说：等到猎人和猎狗出现时再来磨牙就来不及啦！
这只野猪具有“危机意识”！
缺乏危机意识的人其生存意识越薄弱，变革的意愿就越小，创新的动力就越弱，工作的效率也越低下。
中国有一句话说“生于忧患，死于安乐”，意思是“人要有忧患意识”，在这里，就是要有“危机意识”。生存的法则，永远是用进废退，这是颠扑不破的真理。动物如此，人类又何尝不是如此。一个人，要想在激烈的社会竞争中不被淘汰，必须有生存的危机意识，这样，我们就可以未雨绸缪、主动出击，多一些生存的技能与智慧。
一个人如果没有危机意识，工作必然会漫不经心，磨磨蹭蹭，不思进取，不求效率。在市场的激烈竞争中，我们必须要有危机意识，加快我们的速度，要知道，速度往往就是一切。我们应该在变化来临之前就做好准备，否则光是心理受到的冲击就会让你手足无措。有危机意识，或许还不足以让我们把问题消灭，但至少可以把我们解决问题的速度大大提高！
在职场中，要想成为一个不败的强者，就要时时苦练内功，像狼一样保持野性和生存的智慧。切莫因为职场生活的枯燥和安逸，就放弃努力进取的动力。要知道，安逸的生活是消耗我们智慧和本领的最大杀手，唯有不断地充实自己，才可“前程无忧”。
每一位站在企业顶峰的人，都会保持一种高度的危机意识。比尔·盖茨说“微软离破产只有180天”，海尔总裁张瑞敏讲“战战兢兢，如履薄冰”，这一切都不是危言耸听，因为只有真正看到风险的人才能生存下来。
这让人想到海洋中的鱼类，为什么鲨鱼是海洋中的霸王？其实鲨鱼除了尖利的牙齿以外，没有什么优势条件。鲨鱼没有鱼鳔、鱼鳞，但是鲨鱼一天到晚总是在游动，所以鲨鱼的体质更强健，它可以捕捉到更多鱼。如果鲨鱼停止了游泳，那么它肯定会成为别人的盘中餐。
同样，作为企业的一名员工，也必须意识到危机的存在。如果企业的员工满足于现状，满足于眼前的成绩，企业失去了青春的活力，变得效率低下、步履蹒跚，那么迟早会被历史淘汰。
日本电产：磨磨蹭蹭的人请离开
日本电产的核心理念是高效率的工作，才能获得高品质的价值。
接到日本电产的面试通知后，山本新一郎与其他100名应试者在同一天进行正式考试。公司通知他们将于12点请各位吃饭。
应试人员到齐后，12点整，主考官向大家宣布：“正式考试下午一点会中在隔壁房间进行，请大家慢慢吃，不必着急。”不过令山本新一郎他们吃惊的是，这顿饭可是出乎大家的意料，因为这顿饭都是些生硬的米饭和菜。很多人都磨磨蹭蹭地不想吃，但山本新一郎还是在3分钟内很快吃完了。而到了下午一点钟的面试时间时，主考官却直接公布了录取名单，他们是包括山本新一郎在内的前十位最先吃完午餐的人。
原来，主考官在前一天就把考试题确定了，那就是午餐就餐时间。在日本电产，强烈的时间观念是对员工最起码的要求。而像山本新一郎这样懂得珍惜时间的员工才是日本电产最受欢迎的。
进入企业以后，山本新一郎的工作效率也确如他用餐一样，令企业领导非常满意。
在瞬息万变的社会里，效率是职业人士创造卓越的关键因素。成功最大的分野在于工作的效率，在有限的时间内创造高质量的效益，而不在于工作数量的多少。
如今企业老板提倡最优化原理，就是以最少的消耗在最短的时间内创造最优秀的业绩。职业人士想尽办法为公司创造利润，这样不仅给公司带来了好处，更重要的是提升了自身的价值。现在许多人都是以小时计算薪酬，以分钟计算价值，打破了传统的观念，以年、月和日来估计工作数量，而不提倡高效率。
提高你的工作效率是职场最迫切的需求。有一句名言：“成功不稀奇，关键在速度！”是的，在信息飞速发展的今天，成功不再以时间的长短和工作经验的多少来衡量，而是以你的工作效率作为标准。工作效率体现了你的工作能力和创造的价值。
提高工作效率首先要对你从事的职业灌注热情，只要你专心致志地工作，拥有积极主动的态度，尽职尽责，把工作当成自己的事业去追求，这样效率就自然而然地提高了。
其次，在开始工作之前，先拟订一个计划。古人云“凡事预则立，不预则废”，制订计划是提高工作效率的一个重要方法。一位成功的职业经理人说：“你应该在一天中最有效的时间之前定一个计划，仅仅20分钟就能节省1个小时的工作时间，牢记一些必须做的事情。”
作为一名员工，当你能够高效率地利用时间的时候，你对时间就会有全新的认识，算出一分钟时间究竟能做多少事，这时，你就不必担心会被老板炒鱿鱼了。
再次，先做生命中最重要的事情。分清事情的轻重缓急，把主要时间和精力花在重要的事情上。二八法则告诉我们：应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情。
最后，要善于利用闲暇时间，时间是由分秒积成的，只有你善于挤时间，才能获取更大的成功。
