会场要结合会议性质、内容进行布置。大、中型会议往往要设主席台，台上要悬挂会标，会标必须端庄醒目。台上还应摆放红旗、鲜花、松柏等装饰物。此外，还必须安排好音响、照明、通讯、录音、录像等。大型会议还要安排好进场、退场的路线。
7.排列座次。
有的会议往往要对会场按系统或单位进行划分，分设代表席、工作人员席、记者席等等。座次的安排，主要是指主席台而言。一般主席台上除了主持人和讲话人外，还要有有关的领导人员。对这些人员，必须事先确定并逐一落实，位置按党政机关规定的顺序排列，最好摆放名签，以便届时对号入座。话筒要摆放在最佳位置，如讲话人较多，则应多几组话筒。
8.组织会议报到。
会期较长的大中型会议，通常要在与会人员住地设报到处，并安排专人负责报到工作。负责报到工作的会务人员应提前进入会议住地，安排好与会人员的食宿事项。在报到的同时，要发放会议票证及会议材料，报到结束后，要及时向会议领导人报告报到结果。
会间的组织服务
1.组织签到。
为了准确统计到会人数，尤其是在各类有选举和表决内容的法定性会议中，需要组织签到。这关系到是否达到法定人数及选举、表决结果是否有效。签到方法因会议规模不同而有以下各种形式：
（1）签到卡。重要会议往往用此种方式，与会人员在卡面上签名之后再进入会场。
（2）签到薄。这是小型会议常常采取的形式。与会人员在签到簿上签名，一般还应注明单位和职务。签到工作结束后，工作人员应及时将到会情况报告会议主持人。
2.会议记录。
作为会议情况的真实记录，是日后分析研究整理的重要依据。它主要包括两方面内容：（1）会议的组织情况、会议名称、届次、时间、地点、主持者、出席者及记录人姓名等。
（2）记录的主体。这包括对会议议题、与会者的发言和主持人总结性意见及会议议定事项的详细、准确的记载。记录方法可分为摘要记录和详细记录两种。会议记录必须遵循真实、准确、完整的原则，特别对议定意见，必须忠实原话。
3.会议简报。
大型会议往往要编发会议简报，以及时反映会议情况，指导会议正确进行。简报一般分为标题、导语、主体、结尾四部分。编写简报应遵循真实、新颖、简桔、迅捷的原则。视其内容，可发给全体与会者或只发给会议领导人。4.会间的服务工作。
这种工作包括以下几个方面：（1）生活服务工作。要妥善安排与会者的食宿，保证会场饮水供应。
（2）安排文娱活动。会期较长的会议，可安排看戏、看电影或组织联欢活动等，以调节会议生活。
（3）医疗卫生工作。包括配备专职医务人员或指定就医地点，重视饮食卫生，保持会场和住地内外的环境整洁等。（4）安全保卫工作。包括验证、文件管理、防火、防破坏等。
会后工作
1.整理会议记录。
会后必须对记录进行整理，以更正现场记录中由于紧张而造成的字迹不清、语言文字不规范等问题，保证会议记录的真实、清晰、准确、完整和规范，最后成为会议文件之一或编发会议报告的依据。
2.安排与会人员离会。
这包括为与会人员结算钱款，回收需要回收的会议文件等。对于外地与会者，还应提前登记并为代购返程车（船、机）票。
3.会议文件的立卷归档。
会议文件必须在会议结束后归入卷内，其排列顺序一般是：会议通知、会议纪要、会议议题及有关文件。对修改过的文件，立卷时应将原稿放在前面，然后将修改稿依次排在后面。大型会议完整的会议案卷，应包括以下部分：会议正式文件，如决定、计划等；会议参阅文件；会议安排的发言稿；会议上的讲话记录；其他有关材料。
4.会议新闻报道。
重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道稿通常由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。
5.会务工作总结。
这是会务工作的最后一件事，一般由会议领导人召集会务工作人员来进行。有时还要写出会务工作的总结报告。
与会者的礼仪
1.主席台就坐者的礼仪主席台上的所有就坐者，也应遵循相应的礼仪规范。进入主席台时，应该井然有序；若此时参加会议者鼓掌致意，主席台就坐者应该微笑着鼓掌作答；有些会议，主席台的长桌上已标明就坐者姓名，就应按照会议工作人员的引导准确入座。会议进行中，主席台就坐者应该认真倾听发言人发言，一般不要再与其他就坐者交头接耳，更不能擅自离席，确有重要和紧急的事宜需提前离开会场，应同主持人打招呼，最好征得其同意后再离席。
2.会议发言人的礼仪
对会议发言人或报告人来说，其礼仪主要表现在发言要遵守秩序。若话筒距离自己的座位较远，则应以不快不慢的步子走向话筒。不要刚一落座就急着发言。在发言之前，可面带微笑，环顾一下会场四周。如会场里响起掌声，可以适时鼓掌答礼，等掌声静落后，再开始发言。发言时应掌握好语速和音量，以使会场中所有的人都能听清为宜。发言或报告一般应使用普通话，不能大量运用方言土语。发言或报告中还应注意观察与会者的反应，以便根据具体情况对内容作相应的调整。比如，会场里交头接耳不断，就要考虑适当转移话题，或将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量缩短。发言或报告结束时，应向会议全体参加人员表示感谢。
3.一般与会者的礼仪
对参加会议的一般人员来说，主要的是必须遵守会议纪律。在别人发言或报告时，应该认真倾听，必要时还要作好记录，切不可在台底下与人交头接耳，也不要随便走动；即使对发言不感兴趣，也不能鼓倒掌，吹口哨，或者起哄，因为这是非常失礼的行为。在会议进行中，若要离开会场，时间较短的，行走时注意尽量不要影响其他会议代表；若时间较长或需提前离开会场，应向有关人员简要说明情况，并表示歉意，一般应在征得同意之后方可离席。
4.来宾的礼仪
对会议邀请的来宾来说，应遵守“客随主便”的习俗，听从会议组织者的安排，做到举止端庄，行为有度。如果在会议开始前或进行中遇到熟人，不能把注意力只分配在两个人身上，要照顾到来宾中的每个人，不能因为自己是来宾就不遵守会场纪律，也不能有“高人一等”的表现。
处理公文的礼仪
公文是公务活动中重要的组成部分，是实现公务活动目标的有效手段，也是公务活动中规范性较强的内容，许多方面都与礼仪关涉。
撰写公文，必须掌握其特性，然后才能够拟制出合格的公文来。公文的特性可概括为3点：1.权威性。公文必须是由各党政领导机关发出，经过领导人的签字和单位加盖公章，这样才能够行之有效。2.必要性。制发公文要根据事务的缓急轻重来考虑是否有必要。如果是一个电话或一次面谈就能够解决的问题，就不必再花费力气去拟制公文了。
3.政策性。公文的制发必须是以国家政策为指导精神，结合当前形势，力求在国家政策和法律允许的范围内，准确、及时地反映问题和解决问题。
根据公文制发单位和接收单位之间关系的不同，公文可分为上行文、下行文和平行文三种。
上行公文的礼仪
上行公文是指下级机关向上级主管机关进行汇报或请求指示和答复时使用的公文，比如报告、请示报告等。写作这类公文，应注意以下事项：1.下级机关一般应按照直接的隶属关系进行请示和报告，除特殊情况外，不能够越级，以免打乱正常的领导关系。遇特殊情况，需要越级报告时，也须向所越过的上级机关同时抄报。
2.请示或报告的问题应该是必须向上级请示或报告的，也就是说必须严格遵照必要性原则，切忌以多余而琐碎的事务向上级汇报或请示。一般来说，向上级请示的问题主要包括以下内容：要求上级单位对现行方针、政策和规章制度中不甚了解之处进行明确答复；要求上级对工作中出现的无章可循的新情况进行批示；有些事务意见分歧，难于统一，需要上级机关进行裁决；有些事关重大的事务，为了防止工作失误，需要上级进行审核等。
3.内容符合实际，态度明确。必须客观全面地反映事务或问题的各个方面，尤其要注意材料的准确性、科学性。切忌不负责任地夸张或敷衍。对于问题中的矛盾，应该明确地提出分析结果和解决意见，以供领导参考，不要含糊不清，给领导的决断带来困难。在提出解决意见的同时，可以请求上级选择一个最佳方案批复，或者请示上级做出决定。但决不能够在行文中要挟上级。
4.文字要朴实庄严、简炼准确。行文中应该删除那些空话、套话，按照“公事公办”的原则，简炼准确地反映问题，提出方案。同时，还应注意逻辑的严密性和文字的严密性。
下行公文
是指上级单位向其下属机关制发的公文，一般是处理各种事务的决议、决定、批复、指定、通报等。拟制这类公文，要注意以下几点：
1.这类公文一般是由上级机关发给其下级直属机关，再由下级直属机关逐层下发。在制发中，要注意尊重下级，既要使公文表现出权威性，又要防止出现威胁、压迫下级的现象。同时，要注意写明下发到的截止单位级别。
2.有时公文需要同时下发到本系统内的两个以上的层次，或者需要同时下发到系统内最基层的单位，这主要是为了及时、迅速地把公文的内容精神传达下去，避免逐级下发贻误、拖延的问题。这一类公文拟制时一定要考虑其文字、内容等方面能够被最基层的机关领导领会和理解，因此，行文上对准确、朴实等的要求更需严格。
3.文字要求简炼、准确、朴实无华，态度必须明确。坚持避免含糊不清的措辞及由此而生的模棱两可的态度，以免给下级理解和领会公文精神带来困难。
平行文
主要是相互之间没有隶属关系但又需要公务联系的机关和部门之间的行文。它往往采用通知或“函”的形式。1.拟制此类公文需要注意的事项是：（1）必须以相互尊重的态度来制发，行文中要注意公文所涉及的双方是处于相互平等的地位，必须实行必要的礼节。
（2）凡是需要互相协作，或要求帮助解决问题，或需要相互商讨某项事务，都可以采取这种形式。但是，对于有些性质重要或双方无力解决的问题，还需按照系统内的规定来解决。
2.公文结构一般由以下8项组成：（1）公文标题。这是公文内容揭示的标志，由发文机关、事由、文种三部分构成，一般放在横格线下的正中间。（2）受文机关。分主送机关和抄送机关两种。前者是行为对象的机关，下行文的主送机关如果是同一级的多个，则其名称可以并列或注称；上行文的主送机关非同类同级不能并列。主送机关的位置在标题下，顶格，末尾加冒号。抄送机关是指主送机关以外的需要了解公文内容的有关机关，其排列次序按党政机关和机关级别、领导人职务排列，同一性质、同一级别的机关中间用顿号隔开，不同性质及不同级别者用逗号。
（3）正文。即公文的具体内容。
（4）发文机关。公文落款要写发文机关全称或规范简称，可有两种形式：发文时间用括号括起写在文头下方的，发文机关就在文件标题中；发文时间在文尾，发文机关写在日期之上。
（5）具文日期。即公文制成时间，一般以完稿时间为准，或以领导人签发或会议通过时间为准。要求准确、完备、具体。
（6）印章。机关印章要端正地盖在发文的年月日中间，即所谓的“骑年压月”，以免涂改。
（7）正文附件。这是附在正文后起补充、说明、注释等作用的部分。
（8）附加成分。这包括公文编号、密级、时限要求、阅读范围、印刷、版记等部分。
秘书礼仪
秘书的职责
秘书工作是办公室工作中又一项重要内容。秘书工作者的职责主要是协助领导处理日常事务及对文件进行管理，并负责积累收集资料。具体有以下几个方面：1.记录领导人的讲话，为领导人讲话或报告积累素材。2.接收整理来文，登记公文及领导人来往函件。
3.安排领导人每月、每周、每日的活动计划，并做好活动日志。
4.为领导提供信息资料及其临时所需的参考材料。5.做好日常的各种事务性活动。
6.安排好领导人的礼仪性活动，并做好服务工作，如讲话稿的准备、礼节的说明等。
秘书的素质要求
要做好秘书工作，必须具备以下几方面的条件：1.在公务方面，要以高度的责任心去对待领导交给的任务，并保证这些任务有效地完成。在工作上应该具有主动精神，热情、认真地完成各项事务。此外，要学习积累组织工作经验，丰富自己的业务经验，提高业务水平。
2.在个人素质方面，应该做到服饰整洁，穿着适宜，既不要过分修饰，也不要不修边幅。要培养严谨的作风，切忌松松垮垮。同时，要注意训练灵活应变的能力，处变不惊，善于应对，善于解决。
3.在工作作风方面，要努力做到办事迅速、准确无误，应以认真细致、严谨周密、一丝不苟的精神，去完成领导交予的各项事宜。
4.在言行上要注意谦虚谨慎，待人热情，处理好上下左右的关系。对任何人，不论是上边来的还是下边来的，是认识还是不认识，是机关工作人员还是普通群众，都应该做到态度和蔼，热情相待。决不可摆架子、盛气凌人。
5.在纪律方面要加强保密观念，对于接触到的各种保密文件，一定要严格遵照保密规定去处理，不能随意扩大范围外传，不能随便答复职责范围之外的问题。切忌随便向外透露领导人对某文件的批复情况及领导之间传阅的东西。
接待内宾的礼仪
接到有关单位即将来访的通知后，首先要了解清楚客人的身份、人数、来意和大致停留时间，据此来安排其食宿。还要搞清楚其到达时间及所乘交通工具的情况，安排有关人员和车辆前往接站。
来宾下车后，接站人员要热情迎上前去，并致简短的欢迎词。然后请客人上车，客人住下后，要与客人根据其具体来访意图，商议安排好活动日程。同时，可以根据本单位领导的意见通知有关领导人前往宾馆或饭店看望客人。接待人员应事先安排好会见场所和陪同人员，并应向该领导介绍客人的有关情况。在客人访问或参观学习期间，应适当安排游览市容、当地风景点和名胜古迹的活动。
根据来宾的具体情况和本单位自己的实际情况，接待可以采取三种不同的规格，具体如下：
1.如果是上级领导派一般工作人员前来口授意见，或兄弟单位领导派人到本单位商谈要事，或下级因重要事宜来访，这种情况之下，往往要采取高格接待，即陪同人员的职务比客人的高，一般都要由单位领导出面接待；
