如果只把工作当作一件差事，或者只将目光停留在工作本身，那么即使是从事你喜欢的工作，你依然无法持久地保持对工作的激情。但如果把工作当作一项事业来看待，情况就会完全不同。
——〔美〕比尔·盖茨
1.新员工应具备的办公素质
作为新进入一个工作单位的员工，不论是什么职务，也不论工作资历，刚开始时，除了埋头苦干之外，什么都不要说，只需要观察和倾听，当然还要思考，良好的思考习惯是非常重要的。在没有完全了解你的同事和事情的前因后果时，不要轻易发表自己的看法，特别是针对某人的。在任何时候，牢记这条原则都是有益的：没有调查，就没有发言权。只有在了解事实真相基础上，才可能说出惊人之语。赢得上司注意的最好办法是成熟的结论，这会增添上司和同事对你的无限信赖感。
尽量不要发表片面的意见或愿望
许多所谓的意见只是一厢情愿的想法。没有事实依据的偏见更糟，倒不如保持沉默。不讲话，就不会马上暴露你的弱点，别人也不好判断你的深浅，要知道，曲线飞行的鸟儿逃生的几率最大。
考察办公室内的权力互动关系
你需要收集资讯，再深一步考察办公室内的权力互动关系。这关系到你在企业的前程，即使你的能力超人一等，只要你不是领导，只要你还想在那里干，就不可忽视这一点。有时候，这种权力互动关系是很微妙的，在这上面多花一点心力是值得的，也可从中学到非常宝贵的人际交往经验，也可以使你不被“有心人”伤害与利用。
要收集你所需要的种种资讯，可以通过以下方式：
想一些聪明的问题，在适当的时机向聪明的人请教。在任何环境中，最重要的事莫过于掌握适当的时机做该做的事，因此学会掌握时机是你首先要做的。他们的解答中往往会传达出比你预想的多得多的资讯，但要注意的是，当某人明显地已经来不及在限定时间内完成工作，或者工作负担过重时，千万不要去占用他的时间。
翻阅档案和工作记录，它们会告诉你企业人员如何撰写书信，如何和客户或买主对话，以及如何彼此沟通，甚至是企业的发展历史。如果可能，这项工作会使你得到连领导都遗忘了的资讯，也许他正好需要这信息。目前，我们国家很少有企业做这项工作，也少有人能坚持做这项工作，但如你所在企业恰巧有，你千万不要错过。
要仔细倾听和细心观察
在办公室内外听到和看到的种种，是非常有益的一种受教育的过程，相当于上一堂有关企业历史的课。有些人新到一个地方，只是一味专注于自己的谈话，听不到别人的声音，因而对周围的认识经常是一知半解，这是一个很不利于自身发展的习惯。
要和善地对待每一个人
不论他是企业的最高主管，还是做清洁、送文件的。如果客观分析一下，办公室里每一个人都可能对你的事业产生影响。人言过多必无誉，众口一辞的坏话多了，即使那是假的，于你的前途也不利。领导不会因一个人的利益而背离企业多数员工的愿望。
更重要的是，如果你真心对每一个人好，会大大调和你的工作气氛，提升办公室的士气。客客气气地对每一个人，在多数情形下都是不错的，但是这并不意味着你要无原则地讨好人。
一段时间以后，你可以逐一邀请同阶层的同仁共进午餐，以便在轻松的气氛下，以个人对个人的方式认识每一位同事，顺便也可获悉关于企业的宝贵资讯。邀请同仁共进晚餐或共度周末，应该在彼此熟识之后才宜进行。如果上司邀请你共进午餐或晚餐，不妨爽快地答应，在谈话时不要乱讲自己不知道与不擅长的事，初次谈话，稳重些总比轻浮和不懂装懂的好。
办公室的友谊都是在工作中慢慢增长的，不过一般情况下，这种友谊很难达到学生时代的深度。一段时间以后再参加同事上班时间外的活动，是比较合适的。事实上，即使不参加他们的活动，也没有什么不好。与他们保持适当的距离，在初期是利大于弊的。
另外，在提起自己过去的工作和资历时，要谦虚。谦虚的人总是受欢迎的。要赢得广泛的尊重，谦虚与能力缺一不可。
要主动做事
如果你在军队待过，你会知道，作为新兵，勤快而聪明的特质多么重要，而且做事时要真心诚意，如果只是暂时的表现，同仁们是会看在眼里的，与其这样，倒不如不做，而通过其他特质来体现你的才华和能力。
不宜太计较报酬的多少
想自己当领导的员工，不会计较付出多而回报少。他知道自己要的是什么，现在多付出一点点，将来一定会回报在自己的事业中。给别人打工，既学经验，又拿工资，多做一点，能建立有意义的社会关系，而这对成功来说，又是多么的重要。
更多地结识朋友
作为新员工，不要把办公室作为结识男女朋友的场所，也不要加入老员工的一些发牢骚的谈话中，这不是明智的做法，可以笑笑，然后自行走开。此时，要寻求某人的友谊，应该不巴结不逢迎，但谦逊一点却是必要的。
这个阶段，结识朋友有必要坚持两个原则：一、他（她）愿意帮你；二、他（她）有力量帮助你。这两大原则可能与你所信奉的为人处世原则并不完全一致，但是，如果你打算有一番作为的话，却是有必要考虑的。
当然，如果太麻烦他人，如确实情非得已，还是亲自动手为好。如果动辄求人，容易给人一种懒散、无能力的印象，别人会自动疏远你的，因此应慎行。
2.新员工上岗的注意事项
通过种种考试，能够被录用并开始上岗，应该说已经是一个幸运者、胜利者了，而第一次上岗对于每一个人来说都是十分重要的，因为如果说应聘时是推销自我的话，上岗就是展示自我能力的开始，尤其“首次效应”十分重要，为了树立良好的“第一印象”，在走上新的工作岗位时，要注意如下事项：
（1）全面了解企业的各项规章制度。
（2）了解管理各项办公工作的负责人姓名及其职责。
（3）当你有困难时不要不好意思求助他人，人们愿意原谅无知，而不肯原谅错误。
（4）被介绍时一定要仔细听清并记住同事们的姓氏，尽早区分认识。介绍时应起身握手，注意礼貌礼节。
3.称职员工的工作准则
准时上班，按时下班，保持环境整洁
上班时间，即是开始工作的时间。从进门到坐在自己的座位上，至少需要几分钟时间，因此，应在开始工作前10分钟到达企业，上班是否准时，反映你是否敬业。
到了下班时间，如果已经做完了工作，就可以向周围的同事打声招呼：“我先走了”，再自行离去。看到上级正在忙工作时，最好问一声：“需要帮忙吗？”确知不需要时，方可离去。
下班之前，应将办公桌上的文具和文件等摆放整齐，将椅子放回原位。
穿着整洁，修饰得体
工作时间，必须穿着正式。穿着邋遢的男性上班族会给人一种粗心大意、不守规矩的印象，同时也给人一种需要照顾的感觉。而穿着邋遢的女性上班族则会给人一种不端庄、自甘堕落的印象。虽然这样，但也不能穿得过火。一个男士若是穿着太潇洒或说过分火辣辣的话，则会被认为是个有野心且略显轻浮的人。一个女人如果穿得太漂亮，会让人觉得她在事业或性方面（或同时在这两方面）“野心勃勃”。
女职员不能在写字楼内化妆，尤其是有异性同事时。更不能在办公桌上摆满化妆品。如果办公室设有女衣帽间，可作为化妆间使用，否则，就只能用洗手间代替了。
勇于承担责任
勇于承担责任，不要推诿给同事，这是办公室内一种良好的态度。如果有轻微的事被弄错了，上司追问起来，即使那件事大家都有点儿责任，你就直截了当地给上司解释明白，自己先向他道句歉，承认就算了，当然你可能挨一顿骂，可是却会在办公室中赢得一个忠实的美名。
讲求效率，不干私事
私人事情不要带到办公室去，这一点每个人都要谨记，企业给你薪金，目的就是需要你做好本职工作，所以你应该尽责地做你分内的事情。办公期间，最好不要接打私人电话，也不宜趁闲时跑出去买香烟等办私事。
请示上司，不得越级
按照常规，如果遇到棘手的事，首先要找直接管你的主管，切勿去见一个更高级的上司。须知一个大企业，它的组织和军队相似，发号施令有关联性，即使对你的顶头上司有意见，而你又偶然犯有过失时，你也先要获得他的同意才可向更高一级申诉。
对人要和气礼貌
在办公室中禁止使用俗语、流行语以及亲近而不严肃的话语，尤其是那些刚参加工作的职员，由于处在下级的地位，无论对谁都要注意用尊敬的语气说话。
“早安”和“午安”是办公室中最普通的礼貌用语，对同事也不能因为熟悉而将其省去。对于不相识却常见的人或一同坐电梯的人，适当时也要以“早安”或“午安”向人家问好。
同事之间多以名字相称。对一些德高望重的同事或者上司，要以“先生”或“经理”来称呼较为合适。对上级，如称“×部长”、“×科长”的时候，应直接称职务名称，不叫姓名。
无论男士或女士，自己称呼自己时都宜用“我”。
在办公室中，不要随便挪用别人东西，即使是企业统一配发的用品，也属个人私用。未经主人许可，用后又不打招呼的做法，是忌讳的，也是不道德的。
无论谁的客户，谁的朋友，踏进企业的门，就是企业的客人，你作为主人应热情接待，决不要以三言两语把客人打发掉或把他（她）晾在一边。
工作场合，男女平等
在办公室里，男女同事之间是平等的，所以男士并无必要在女同事进入房间时站起来，或者为她们开门，或是遵守社交活动中“女士优先”的规则。
4.办公族上班的礼仪
上班时提前10分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说声：“早晨好！”然后做下列事情：
（1）用吸尘器清洁地毯、打扫房间。
（2）开窗透气，擦抹办公桌椅等用具，用酒精或消毒水给电话机听筒两端消毒。
（3）如果办公室养了花草，你可以为它们浇水、清理枯叶等。
（4）倒掉纸篓内的垃圾。
（5）检查审视墙壁饰物是否端正。
（6）调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度。
（7）把日历翻到当天，检查时钟是否准确。
（8）把报纸杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用品。
（9）把日程表和必要的文件资料，当日报纸放在上司桌上，准备好茶水。
如果上班迟到，应和上司明确说明迟到原因，尤其应记得向同事打声招呼，因为自己的迟到而让同事费神照顾，当然得说声：“对不起”或“有劳”，然后立刻投身于工作中，不要一再复述自己迟到原因或经历，以致耽误和影响自己和同事的工作，甚至招来上司的不满。
有时由于午间也可能会有来电来访，因此除了吃饭，最好不要离开办公室，如果必须离开片刻，也应将手头工作或可能的来电来访暂时交代身边的同事代为关心一下。上司和同事休息时，你说话和接打电话声音应轻一些，也不要和同事大声聊天或窃窃私语，更不要把文件资料推开办公桌，只顾忙自己的私事。
5.办公室文员的工作职责
（1）根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。
（2）做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。
（3）完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。
（4）根据要求采购日常办公用品，并及时记账。管理本部的财产账目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。
（5）做好年度报纸杂志的订阅工作，收发日常报纸杂志及邮件交换。
（6）做好办公室每月考勤，做好物品保管工作。
6.工程文员的工作职责
（1）处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。
（2）编制每月办公用品，做好领用发放工作。
（3）办理工作餐卡、药费报销及其他日用品的发放工作。
（4）协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表。
（5）保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。
（6）负责登记员工考勤表。
（7）协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建账和保持资料的完整性。
（8）完成部门安排的其他工作任务。
7.部门秘书的工作职责（1）负责部门召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，起草会议纪要、简报，协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。
（2）做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本。
（3）草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。
（4）做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。
（5）做好信件登记、分发、寄发工作，受理党员干部来信来访工作，及时做好登记、自办或传递等工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。
（6）协助领导协调各个岗位的工作关系。
（7）深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。
（8）协助做好办公室的日常工作。
（9）做好领导交办的其他各项工作。
8.办公电话的使用技巧
在办公室，应把常用的电话号码记在电话簿上，并放在电话机旁或能随手拿到的地方，这样可在需要时及时找到它。
接通电话后，应首先确认一下是否是你要找的个人或单位，如果对方说不是，那就是电话打错了，你得马上向对方道歉：“对不起，打错了。”然后把话筒放回，再重新拨号，如果对方说是，你就请他给你找接听者。通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方再叙述一遍，以求确认。
通话完毕，应友善地感谢对方：“打搅您了，对不起。谢谢您在百忙中接我的电话。”或者“和您通话使我感到很高兴。谢谢您，再见！”
如要发传真，而对方使用的又是电话／传真两用机，也就是两种机器使用一个电话号码，这种情况下，你可先拨通对方号码，通知对方：“您好，请打开传真机，我有传真件给您。谢谢！”待耳机中听见尖厉独特的传真记号时，便可发送传真件。
9.收发传真的注意事项
传真，也可称之为传真电报，它的使用有如下规范：
合法使用
国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关要求，认真履行必要的使用手续，否则即为非法之举。
得法使用
使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。
发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。
单位所使用的传真设备，应安排人专门负责。无人在场而又有必要时，应使之自动处于接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一线路。
依礼使用
办公人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，必须处处不失礼数。
在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，这一条更不要忘记。
