ABC时间管理分类法又叫重点管理法,是以帕累托法则为原则,运用“关键事情占少数,次要事情占多数”是一个普遍现象这一规律,根据其价值不同而付出不同的努力来定量管理自己的时间,其目的是用一分的努力达到八分的效果。根据工作的轻重缓急、贡献大小分为ABC三类,A为最重要的、能为个人发展创造实际效益的事情,如及时完成工作、进行业余学习充电等;B为次要的事情,可以拖延或者不必花精力做的事情,如期限宽松的工作任务、人际交往、接打电话、做家务等;C为一般无意义的小事,可以忽略不计的事情,如玩游戏、找东西、漫无目的地走神、点击链接等。根据重要程度不同排定优先次序,抓住影响全局并对整个发展有举足轻重作用的工作,重点突破。这也是“集中力量打歼灭战”的思想在时间管理上的应用。国外广泛流传的施瓦布实行“拟办事项表”的故事就是一例。
钢铁公司总裁查尔斯·施瓦布找来顾问艾维·李说:“告诉我,怎样在有限的时间内办更多的事情?我会酌情付给你报酬的。”李回答说:“好”,于是艾维·李递给了施瓦布一张白纸,并说:“写下你必须在明天办的大事,再按重要程度编上序号。写完放进衣袋里,明天早晨掏出来看看第一项是什么,然后接着去干。完成第一项再办第二项,以此类推。每件事该用多长时间就用多长时间,不必顾虑这一天只能完成一两项。傍晚再列第二天的六件大事,照此办理。”最后,艾维·李说:“切记每天先干最重要的事,你验证之后,再推广到全公司,愿试多久,就试多久。最后掂量它值多少钱就给我多少。”几个星期之后,施瓦布给艾维·李寄去了一张二万五千美元的支票,并注明了这是他得到的最为有益的忠告。施瓦布由此项建议赚了一亿美元,同时该公司也跨入了世界最大的独立钢铁企业的行列。
通过可以清晰直观地了解如何安排自己的时间与任务。
2)优先原则
第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧急的工作要先做,对于不太紧急的工作后做。
第二类是工作可以按照重要程度来划分,对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做,对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。轻重缓急分类见。
好的时间管理者会将日常的工作细致地划分优先等级,按照重要程度和紧急程度分配时间,首先做最重要最紧急的事情,对于重要而紧急的事情要马上去做、认真去做;对于重要而不紧急的事情,需要日积月累、坚持不懈,如果荒废则增加更多重要而紧急的事情,不但不易于任务的完成,还可能让自己变得焦头烂额;分清什么事情是紧急但不重要的,虽然这些事情需要马上去做,但并不重要;不重要而不紧急的事情是最浪费时间、虚度光阴的事情,适当的娱乐可以舒缓身心,但是过度的沉迷只会让身心疲惫。
正确地划分日常需处理的所有事件,有利于建立科学合理的时间管理体系,有条不紊地处理突发事件,提高生活品质。
行动建议
1 时间管理的技巧与实践
凡事预则立,不预则废。未雨绸缪就容易取得理想的结果;反之则不然。根据时间管理的法则与原则,反思自己日常的作息习惯,通过罗列自己一天之内的时间运用状况,学会科学合理地安排时间,养成习惯并持之以恒。在进行计划之前需要做四步工作:
1)排列优先等级
将重要工作与不重要工作填写中,然后对重要的事情和紧急的事情进行重组。
2)每日六件事
将自己重要的事情和紧急的事情进行排序,把最重要的6件事誊写在下面,用数字表明每件事的重要性次序,在自己的黄金时间做第一项,直至完成或达到要求,然后再开始完成第二项、第三项??每天都要这样做,养成习惯。
3)时间精力表
通过时间精力直观地统计自己一天的精力和体力的起伏状态。根据自己的经验在不同时间段所对应的状态下打钩。在确定了自己的高效时间段,那么就开始着手去做。
4)时间计划通过以上的分析,对时间的安排自己应该已经了然于胸了,那么开始进行计划明天、一周内或一个月的时间管理,完成后与昨天的时间安排进行比较并填写在表6-8中,从中找出差异,增加自信。
2 时间管理的误区与忌讳
1)“学习时间越长证明越努力”
经常见到非常用功的大学生早出晚归,拿着英语课本跑到自习室的某个角落,啃一天的课本,学习效果往往事倍功半。这样的同学表现出来的意志力非常值得敬佩,但是学习时间越长就证明越努力吗?有的同学对一个问题百思不得其解,于是抓耳挠腮,一做就是一上午,根据80/20法则,一天学习所用的80%的时间可能仅创造了20%的成果,这样长时间的学习,不但不代表他很努力,还可能意味着他很没有效率。对一天的时间进行科学地安排不仅可以缩短学习时间、提高效率,还会提高自信、超越自我。
在学习上有些小技巧可以灵活地运用于时间管理,即把大块的时间用在克服难度大的课业或急需完成的任务上;每过一个小时休息5~10分钟;适当转换学习内容??这些都有利于提高学习效率。比如需要长时间持之以恒的学习科目——英语,可以充分利用零碎的小时间,化零为整。在课间或等待时背诵准备好的英语卡片,即使每天只记住十个单词,一个月也能记住300个单词,一年就累积到3650个单词,这是相当可观的记忆量。另外,下载不同的英文录音到MP3里,利用走路的时间、坐车的时间听,用不了多久,英语听力就会突飞猛进。
配合自己的黄金三小时,将大部分时间用于最重要的20%的学习内容,创造出80%的学习效果,这就是出色的时间管理!
2)“‘利他主义’——什么都答应”
要记住,“你的时间只属于你自己”,在使用时间方面,不得不“自私”。有部分热心的同学,对于他人请求从来都是义不容辞,在自己有限的时间内,不仅要学习工作,还要兼顾对他人的承诺,一天内要不停地从一个场合跑到另一个场合,如给某位校园歌星呐喊助威、帮忙送文件、参与繁冗而毫无意义的会议??重要的事情没有完成,还要兼顾他人的请求,这会让自己陷入进退两难的境地,到头来不仅不能完成重要任务,还会失信于人。重视承诺的人,可不能什么都承诺,在自己时间不允许的情况下,轻易承诺会让自己变得不可信。
3)“学习,需要找个人陪”
独立,是一个人成功的基本要素。世界上几乎所有的成功者都是“孤独”的,他们在工作中从不依赖他人。独立,可以让人保持精神集中、精力充沛,有效率地完成学习任务。如果在学习中有熟悉的人在身边,不免要闲聊家常调侃几句,那么这样的学习相当于浪费时间。一天的学习没有效率和充实感,也会对自己的学习能力产生怀疑,打击自信心,不易于建立好的学习习惯。
4)“被时间牵着鼻子走”
时间不会为你停留,只能配合它的节奏。不会控制时间节奏是大学生们很大的一个难题。
曾经引起微软和Google两大公司争讼的杰出华裔人才李开复博士,在他的励志书枟做最好的自己枠里头,曾写道一则让他很羞愧的往事。
他念大学时,该大学法学院院长希望要为成绩查询系统设计一套新软件,以与旧系统接轨。本来委托外校的软件设计公司执行即可,但听说李开复是个程序设计高手,就聘请他当工读生,付他相当高的暑假工读费。李开复很开心,他认为这样简单的要求,根本难不倒他,满口答应:“我八月初就可以大致弄好,开始运行,到九月开学时,一定可以正式运作。”由于他认为此事难不倒他,并没有马上开始设计,一放假先昏天黑地的和同学打了三个礼拜的桥牌,开始工作后才发现,事情没有他想得那么简单,有许多繁琐的东西要处理。院长问他做到哪里了,他改口说:八月底可以大致弄好,应该不妨碍开学后系统的运作。院长发现他前期进度很缓慢,大为恼火,说自己根本不该把这么重要的事交给一个学生,马上叫他不要做了,请校外公司接手。
这件事情对李开复来说,应该是人生中的一大挫折,也正因为他得到了教训,所以才能够成为一个踏实又敬业的成功者。
拖延那些令人讨厌、一成不变或较困难的麻烦工作,可以说是人之常情。不过,对于相当重要的任务,拖延是非常不明智的决定;同时,对于那些锻炼自己意志力的人来说,可以从克服拖延中获得自信,也能更充分利用自己的时间。
观察家克劳德就说:“简单的事拖延不做,就变成难做的事。难做的事拖延不做,就成了不可能的任务。
掌握时间的节奏、克服拖延的习惯非常重要,要懂得把巨大的学习任务分割开。考试前临时抱佛脚虽然不耽误考试结果,但是对大学生知识的掌握和能力的提高没有帮助。提早开始学习计划,合理地把学习任务科学分割开,配合学习的节奏按部就班地进行学习,并慢慢地吸收和消化学到的知识,这样才是对个人成长最有利的方法。
5)“玩时想着学,学时想着玩”
玩时想着学,学时想着玩,这是大部分学生常常苦恼的问题。有个禅宗的小故事是这样的。弟子问慧海师傅:“什么是修行?”慧海说:“饥餐困眠。”(意思就是:想吃饭时吃饭,想睡觉时睡觉。)弟子不懂,说:“我也是饿了就吃,困了就睡,为什么我不觉得自己在修行?”慧海说:
“世人在吃饭的时候,通常都不会好好吃饭,只想着这个那个,千般计较;睡觉时也不肯睡觉,梦里也东想西想,百般思索,所以吃饭时没有好好吃饭,睡觉时没有好好睡觉,都不是修行。”
这个小故事虽然简单,却正好道出了我们的烦恼。专心是时间管理最高的技巧。与其一边玩一边担心学习任务没完成,不如按照时间计划一步步完成所有任务,学习的时候专心致志地学,一旦完成计划,就放松心情地玩。
6)“优柔寡断,浪费时间”
如果一个社团经常开会,大事小事都搬上会议日程,对组织者的印象是怎样?一个优柔寡断没有主见的领导者是杀死别人时间的刽子手。在学习和工作中,如果自有一套原则和分析利弊得失的逻辑推理,就不会在寻寻觅觅中茫茫然然浪费时间。
大学生们经历了大大小小无数的考试都可以全身而退,收获到胜利的果实,难道每次考试第六章 情商修炼与时间管理203的题目都会答吗?当然不是。在遇到模棱两可的题目时,必须经过分析推断,猜测一个最有可能正确的答案,如果在这样的问题上犹豫不决,必定会延误答题时间,同时产生焦虑情绪,影响成绩。在学习和生活中同样是这个道理,犹豫不决和优柔寡断都是浪费时间的头号“重刑犯”。如果自己在某个问题上陷入两难无法选择时,给自己60秒的时间考虑,然后马上去做一个选择,并付诸行动,无论选择是否是最明智的,生活都会给出答案,自己也将会在生活中获得宝贵的经验。
参考资讯
[1]胡剑锋,郭寒宇,毛晨蕾.大学生职业指导:精彩人生从此开始.北京:北京大学出版社,2006.[2]吴淡如.时间管理幸福学.北京:化学工业出版社,2008.[3]潘劲松.时间管理的诀窍:时间管理工程学.沈阳:辽宁科学技术出版社,1986.[4]布莱.时间管理十课堂.陈琇玲,译.北京:机械工业出版社,2002.1.人生天地之间,若白驹过隙,忽然而已。——庄子
2.盛年不重来,一日难再晨。及时当勉励,岁月不待人。——陶渊明
3.时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。——鲁迅
4.时间是由分秒积成的,善于利用零星时间的人,才会做出更大的成绩来。
——华罗庚
5.当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让开一条大路,让那珍惜时间的人赶到他们的前面去。——苏格拉底
6.必须记住我们学习的时间是有限的。时间有限,不只是由于人生短促,更由于人事纷繁。我们应该力求把我们所有的时间用去做最有益的事情。——斯宾塞
7.在世界上我们只活一次,所以应该爱惜光阴。必须过真实的生活,过有价值的生活。——巴甫洛夫
8.成功=艰苦劳动+正确的方法+少说空话。——爱因斯坦
9.你热爱生命吗?那么别浪费时间,因为时间是组成生命的材料。——富兰克林
10.普通人只想到如何度过时间,有才能的人设法利用时间。——叔本华
名人谚语