工作成果实例参考
任务名称：预算会议成本
工作过程概述：
如果我是旅行社的财务部门主管，我首先将会议委托方需要提供的项目一一列出，区分固定支出和可变支出；其次绘制会议预算表；第三，要求相关部门提供会议服务内容的价格，做好预算。
成果范例：
任务3 编写会议筹备方案
训练目标
能够编写会议筹备方案。
知识要求
熟练掌握会议筹备的一般原则；
熟练掌握会议筹备方案的主要内容；
熟练掌握会议筹备方案的撰写格式。
任务描述
××公司按照工作安排，年底将召开公司年会，为确保年会开展的顺利有序，公司希望总经办能提出详细的筹备方案，并提交公司董事会讨论通过。对于年会的基本内容，公司有一些指示：要求公司职工代表参加，时间在3天左右。总经办秘书小兰被要求在一周之内完成会议筹备方案，请协助小兰完成工作。
训练要求
概括叙述秘书小兰完成这项任务的步骤。
能够编写会议筹备方案。
操作说明
要求学生4课时内独立在实训室机房里完成。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位一个编写实例以及该单位的组织结构，假设你为该单位某部门的秘书，请按照上述工作情境及工作要求进行会议筹备方案的编写。
工作成果实例参考
任务名称：编写会议筹备方案
工作过程概述：
小兰首先对会议筹备方案的内容进行比较全面的了解，如会议任务、与会人员、会议议程、会议召开办法、会议筹备工作分工、会议经费以及其他相关内容；其次，对上级比较明确的内容可以直接在方案中列入，比如会议参加人员、会议时间等，对于部分不明确的事项，应进行汇总，并提出解决方案，提交总经办主任批准，经批准后，分工进行操作；第三，根据从各方面收集的信息，参考2008年年会筹备方案，进行2009年年会筹备方案的撰写。方案撰写完成后，报公司董事会讨论通过后执行。
成果范例：
××公司2009年年会筹备方案
××公司领导：
根据公司2008年×月×日会议决议精神，为了使我公司2009年的工作跨上一个新台阶，适应新的国内外发展形势，经研究决定，于2008年12月22日—24日，在公司会议厅召开2009年公司年会。
现将筹备方案报告如下：
一、会议任务。总结2008年公司的全面工作；讨论并通过2008年公司决算报告和2009年公司预算报告；研究2009年公司发展的总体战略与策略。
二、与会人员。公司全体职工代表。
三、会议议程。12月22日，由公司总裁张扬做《××公司2008年度工作报告》，并交大会审议；12月23日，财务总监刘衡做《××公司2008年财务决算报告》和《××公司2009年财务预算报告》，并提交大会审议通过；12月24日，讨论公司在新形势下的发展战略，以部门为单位讨论，再进行大会发言。开幕式、闭幕式为大会形式，讨论分为大会讨论和小组讨论相结合。
四、会议筹备工作。拟组织会务组、接待组、秘书组三个小组。秘书组重点负责总裁工作报告的起草和所有会议文件的印制、校对、分发，做好会议记录，做好会议的宣传、简报工作；会务组负责会务组织、场地布置、财务工作等；接待组负责食宿安排、交通安排、生活服务。预、决算报告由财务部起草。大会各项准备工作需于12月20日前完成。
五、会议经费。会议经费总计10万元，由公司行政经费拨出（经费预算见附件）。
六、会议的生活服务和后勤保障。会议代表统一安排在公司招待所，伙食标准为每人每天100元，自助餐形式，24日晚安排会餐，然后安排联欢会。
七、开幕式中拟请上级有关领导×××讲话，闭幕式中由公司总裁做总结报告。
以上报告，有无不妥，请指示。
附：会议经费预算（略）
总经理办公室
2008年11月7日
任务4 确定会议场所
训练目标
能够确定会议场所；
能够辨别不同会议场所的利弊问题。
知识要求
熟练掌握会议场所选择的要求；
熟练掌握各种会议场所的优缺点。
任务描述
庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参加。听完总经理的报告后，在进行小组讨论的时候出现了问题：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下；有的小组埋怨分得不合理，一时间怨声载道，不可收拾。
原来会务组在划分小组的时候，打乱了单位编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场有大有小，有的会场坐进去显得很空，有的会场根本坐不下那么多人。
如果由你来预订会议室，你该如何解决上面出现的问题？
训练要求
概括叙述完成这项任务的步骤；
能够确定会议场所；
能够辨析会议场所的优缺点。
操作说明
要求学生2课时内独立完成会议场所的确定，并用2课时进行模拟操作，确保每位同学都能模拟会议场所确定的程序。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位的实例以及应该注意的事项。
工作成果范例参考
任务名称：确定会议场所
工作过程概述：
如果庆康公司的职工代表大会由我来操作，绝对不会出现后面的混乱局面。
在会议室预订过程中，应该妥善考虑各种情况，场地的大小必须合乎会议比例，场地位置必须方便与会者，场地应该有良好的照明、调温以及通风设备，配备适当的开会设备，避免外界干扰，场地的租借成本必须合理。然后根据庆康公司职工代表大会的需要，进行场地筛选，向相关单位进行询价，同时列出所选场地的特点报上级领导。领导同意后，与租赁方签订租赁协议。
成果范例：
一、会议场所信息收集
二、各类会议场所优缺点
任务5 编写、发送会议通知
训练目标
能够编写会议通知；
能够发送会议通知。
知识要求
熟练掌握会议通知的内容；
熟练掌握会议通知的发送形式。
任务描述
发送会议通知是会议筹备阶段非常重要的环节，××公司为了进一步规范公司会议的操作，要求秘书处将会议通知编写和发送的具体流程进行整理，发放给公司各部门学习。如果你是公司秘书处的员工，你如何进行此项工作？
训练要求
概括叙述完成这项任务的步骤；
能够编写会议通知；
能够发送会议通知。
操作说明
要求学生4课时内独立在实训室机房里完成。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位一个编写会议通知的实例，了解会议通知编写和发送的基本套路。
工作成果范例参考
任务名称：编写、发送会议通知
工作过程概述：
会议一旦决定召开，就要设法通知与会者。会议通知一方面起到通知作用，即让与会者了解会议的要素；另一方面起到备忘作用，提醒与会者按时参加。此外，还能起到凭证作用，可作为与会者进入会场的凭证。
拟写会议通知时应注意以下几点：
1.不要忘记写会议内容。
2.日期、时间、场所要准确无误，写明上午还是下午，写明具体会址和联络电话，给外部人员的通知最好附地址简图。
3.议题要尽量详细具体。
4.有附加资料时，要写明资料名称及页数。
5.会议通知写好后需交上司审阅、批准，并复印。
6.会议通知的发送要选择正确的发送形式。
成果范例：
一、会议通知
发送会议通知、资料是会议筹备阶段的重要内容，会议的议题、时间、地点等一旦确定，就要设法及时通知会议参加者，并发送相关资料，以便让会议参加者做好准备。
会议通知没有法定的格式，不同的单位会议通知可能会不一样，同一单位的内部会议通知和外部会议通知也不一样。
1.内部会议通知
内部会议通知一般先印好统一的通知格式，常见的有便函式和卡片式两种。
2.外部会议通知
外部会议通知内容要比内部会议通知详细、正规。格式如下：
××会议的通知
×××所属各单位：
为了×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××，经研究决定召开××××××会议。现将有关事项通知如下：
一、会议内容：……
二、参加人员：……
三、会议时间、地点：……
四、要求：……
×××单位
××××年×月×日
一般在发送会议通知时同时将参会回执附上，可方便统计参会人数，确保做好相关服务。用明信片的形式代替会议回执是非常值得推广的。
3.会议通知的发送形式
会议通知的发送形式多种多样，如口头通知、电话通知、书面通知等，其中书面通知最为正式。外部会议尽可能采取书面通知的形式。会议通知发送的时间不宜太早也不应过晚，应让与会者接到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时到达会议场所为宜。需要答复的会议通知需早些发送给对方。国际大型的学术会议，一般考虑发送3次以上会议通知。
二、“会议通知模版”说明
任务6 编制会场安排方案并布置会场
训练目标
能够根据实际工作要求编制会场安排方案；
能够编制会议会标、证件、桌签等。
知识要求
熟练掌握会场安排方案的要求；
熟练掌握制作会议会标、证件、桌签等要素。
任务描述
××大学决定在07—08学年的第二学期教学工作结束之后，召开一次教学工作研讨会，对本学年的教学工作进行全面总结，进一步加大教学改革力度，完善课程教学体系，适应市场的人才需求。会期拟安排2天，时间为2008年7月14日—15日；参会人员除院领导、各二级学院负责人外，还有全院各教研室主任、教学督导室成员，共35人，会议筹备工作由学院教务处负责。6月21日，教务处处长×××将筹备这次会议的任务交由教务处行政秘书小夏负责，要求拟制会场安排方案并布置会场。
训练要求
概括叙述秘书小夏完成这项任务的步骤；
能够编制会场安排方案；
能够布置会场。
操作说明
以小组为单位进行，4课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生查找资料、咨询相关部门和教职人员，进行合作探讨。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位一个编写实例以及该单位的组织结构，假设你为该单位某部门的秘书，请按照上述工作情境及工作要求，安排并布置会议会场。
