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第23章 电子表格处理软件应用(2)

(2)删除单元格、行或列

选择要删除的单元格(区域)、行或列,在“开始”选项卡上的“单元格”组中,单击“删除”按钮旁边的向下箭头,弹出“删除”对话框。在该对话框中选择相应的选项:

如果要删除所选的单元格(区域),则选择“删除单元格”命令。

如果要删除所选的行,选择“删除工作表行”命令。

如果要删除所选的列,选择“删除工作表列”命令。

或者右击所选的单元格(区域)、行或列,在快捷菜单中选择“删除”命令,再在弹出的“删除”对话框中,选择所需的选项。

任务实施

1.任务说明

制作一份“值日表”,效果(格式化效果)(打印预览效果)所示。通过完成本任务掌握格式化Excel 2007电子表格的一些基本方法。

2.实施步骤

(1)双击桌面“Microsoft Office Excel 2007”快捷方式图标,启动Excel 2007,此时新建一个默认文件名为“Book1”的工作簿。

(2)保存文档。单击快速访问工具栏中的“保存”命令按钮,弹出“另存为”对话框。在该对话框的“保存位置”列表框中,选择“我的文档”,在“文件名”文本框中输入文档的名称“卫生值日表”,单击“保存”按钮。

(3)在工作表中输入的数据。

用自动填充输入第二行的“星期”:先输入星期一,再选中该单元格,将鼠标指针移到选择句柄处(选定区域右下角的小黑方块),当鼠标指针呈“黑十字”形状时,按住鼠标左键拖曳至F2单元格,然后释放鼠标。

(4)插入空行。单击第二行的任意单元格,定位光标;在“开始”选项卡的“单元格”组中,单击“插入”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“插入工作表行”选项,在第二行之上产生一个新行。

(5)调整整个表格行高和列宽。先调整行高,单击表格的“全选”按钮,选中整个表格;然后在“开始”选项卡的“单元格”组中,单击“格式”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“行高”选项,弹出“行高”对话框;在该对话框中设置行高为“22”,单击“确定”按钮。

调整列宽,保持表格处于全选状态,在“开始”选项卡的“单元格”组中,单击“格式”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“列宽”选项,弹出“列宽”对话框;在该对话框中设置列宽为“11”,单击“确定”按钮。

(6)格式化标题。

选中标题所在行的A1~F1单元格;在“开始”选项卡的“对齐方式”组中,单击“合并后居中”命令按钮,将A1~F1单元格合并为一个单元格并居中。

保持标题处于选中状态,在“开始”选项卡的“字体”组,设置字体为“华文琥珀”,字号为“28”号。

将鼠标指针移至行标题行的下边界,当鼠标指针呈上下双向箭头形状时,按住鼠标左键向下拖曳适当距离。

(7)设置第三至第九行字符的格式。

选中A3:F8单元格区域,在“开始”选项卡的“字体”组,设置字体为“宋体”,字号为“14”号;在“开始”选项卡的“对齐方式”组,单击“垂直居中”按钮和“水平居中”按钮。

选中A3:F3单元格区域,再按住Ctrl键,再选中A4:F8单元格区域,在“开始”选项卡的“字体”组,单击“B”命令按钮,将选中区域的字符加粗。

用同样方法,设置第三至第九行字符为:华文仿宋、11号、垂直居中和水平居中。

(8)设置单元格填充背景。选中A3:F3单元格区域,再按住Ctrl键,选中A4:F8单元格区域;在“开始”选项卡的“单元格”组,单击“格式”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“设置单元格格式”选项,弹出“设置单元格格式”对话框,选择“填充”选项卡,在背景色中选择“浅蓝色”,单击“确定”按钮。

(9)调整第3行的行高和第A列的列宽。

将鼠标指针移至第3行的下边界,当鼠标指针呈上下双向箭头形状时,按住鼠标左键向下拖曳适当距离,再释放鼠标,第3行的行高即改变。

将鼠标指针移至第A列右侧边界,当鼠标指针呈左右双向箭头形状时,按住鼠标左键向右拖曳适当距离,再释放鼠标,第A列的列宽即改变。

(10)设置表格边框。

单击选中A3单元格,再按住Shift键,单击K15单元格,即选取了A3:K15单元格区域;在“开始”选项卡的“单元格”组,单击“格式”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“设置单元格格式”选项,弹出“设置单元格格式”对话框,选择“边框”选项卡。

在该对话框中先设置表格外边框:在“线条样式”中选择“粗实线”,在“线条颜色”中选择“绿色”;在“预置”中选择“外边框”,这样即给表格设定了外框线。接下来设置表格内边框:在“线条样式”中选择“单实线”,在“线条颜色”中选择“黑色”,在“预置”中选择“内部”,点击“确定”按钮。

(11)设置A3单元格的斜线边框。单击选中A3单元格,再用上述方法给A3单元格设置斜线边框。

(12)在A3单元格中插入“星期”和“场地”文本框。

单击“插入”选项卡,在“插入”选项卡的“文本”组中,单击“文本框”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“横排文本框”选项,移鼠标指针到编辑区,此时鼠标指针呈十字形状,在编辑区单击,即可出现一个文本框,在文本框中输入字符“星期”。

单击选中该文本框,在“绘图工具”/“格式”选项卡的“形状样式”组中,设置“形状轮廓”为“无轮廓”,“形状填充”为“无填充”。

保持文本框处于选中状态,移动鼠标到文本框边线上,当鼠标指针呈四向十字形状时,按下鼠标左键拖曳文本框至A3单元格右上角。

用相同方法插入“场地”文本框并调整位置至A3单元格左下角。

(13)删除表格边框。

单击选中A9单元格,再按住Shift键,单击K15单元格,即选取了A9:K15单元格区域;在“开始”选项卡的“单元格”组,单击“格式”命令按钮,弹出下拉菜单,从中选择“设置单元格格式”选项,弹出“设置单元格格式”对话框,选择“边框”选项卡。

在该对话框的“边框”区域中,先两次单击水平内部边框线,然后两次单击垂直内部边框线,即删除了A9:K15单元格区域的内部边框,点击“确定”按钮。

(14)插入图片。在“插入”选项卡的“插图”组中,单击“图片”命令按针,弹出的“插入图片”对话框,选择一张合适的图片,单击“插入”按钮。

调整图片大小和位置。单击选中图片,移动鼠标至图片四角的选择句柄上,当鼠标指针呈双向箭头形状时,按下鼠标左键拖曳可改变图片的尺寸。移动鼠标指针至图片上,当鼠标指针呈四向十字形状时,按下鼠标左键拖曳,移动图片至适当位置。

(15)保存文档。单击快速访问工具栏上的“保存”按钮,保存对文档的改更。

5.3 数 据 处 理

学习准备

电子表格数据处理包括数据计算、数据筛选与排序、数据分类汇总。

1.数据计算

(1)Excel中的公式

公式是对工作表中的数值执行计算的等式。公式以等号(=)开头,如“=110+C5”,“=A4*B8”。

公式中可以包括:常量、函数、运算符和引用。

常量:数值不发生变化的固定值,如数字“88”,文本“三好学生”等。

函数:函数是预先编写的公式,可以对一个或多个值执行运算,并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式。

运算符:一个标记或符号,指定表达式内执行的计算的类型。Excel中可以使用运算符有数学运算符、关系运算符、文本运算符和引用运算符。

引用:引用其他单元格的值。引用可以是同一工作表的单元格,也可以是同一个工作簿中其他工作表中的单元格,还可以是不同工作簿中的单元格。

在Excel中使用公式时,可以直接在活动单元格内输入公式,也可以在编辑栏的编辑框内输入公式。

(2)Excel中的函数

函数是Excel预先定义的内置公式,由函数名和参数两部分组成。

函数的格式为:

函数名(参数1,参数2,……)

Excel常用的函数有:

求和函数:SUM(number1,number2,…),用于求指定单元格区域中所有数字之和。

求平均数函数:AVERAGE(number1,number2,…),用于求指定单元格区域中所有数值的平均数。

统计函数:COUNT(number1,number2,…),用于求指定单元格区域中数字项的个数。

最大值函数:MAX(number1,number2,…),用于求指定单元格区域中所有数值的最大值。

最小值函数:MIN(number1,number2,…),用于求指定单元格区域中所有数值的最小值。

使用函数的计算步骤如下:

步骤1 单击需要输入函数的单元格。

步骤2 单击编辑栏中“插入函数”按钮,将会出现“插入函数”对话框。

步骤3 在对话框中选择函数的类别,然后选择要使用的函数后点击“确定”按钮。

步骤4 此时会弹出“函数参数”对话框。

步骤5 在这个对话框中输入函数的参数(参数:函数中用来执行操作或计算的值。参数的类型与函数有关。函数中常用的参数类型包括数字、文本、单元格引用和名称。),当输入完参数后,在“对话框”中还将显示函数计算的结果。

步骤6 单击“确定”按钮。

(3)Excel中的运算符

运算符通常分为算术运算符、关系运算符、文本运算符和引用运算符。

算术运算符:用来进行基本的算术计算。

关系运算符:用来比较两个数值,其结果为逻辑值TRUE或FALSE关系运算符的应用。

文本运算符:用来将一个或多字符串连接成一个新的字符串。

公式中如果使用多个运算符,则按运算符的优先级由高到低进行运算,同级运算符按从左到右的顺序进行。运算顺序为:

括号>;函数>;幂>;乘除>;加减>;连接>;关系运算。

(4)Excel中的引用

引用地址的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,通过引用可以让不同工作表、不同工作簿的数据参与运算。引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。

相对引用:使用单元格的列号和行号表示单元格地址,如“D8”。相对引用地址会因为公式所在位置的不同而发生相对性的变化,当公式复制到一个新的位置时,公式中包含的相对地址会随着改变。

绝对引用:在列号和行号前各加一个“”符号表示单元格地址,如“D8”。当公式复制到一个新的位置时,公式中的绝对地址不会发生变化。

混合引用:在列号或行号前加一个“”符号表示单元格地址,如“D8” 或“D8”。当公式复制到一个新的位置时,公式中的前面加 “”的部分不会发生变化。

2.数据排序

数据排序可以让表格中的数据按指定的顺序进行排列,从而使数据一目了然。可以按升序或降序排列,也可以按数值、字母、笔画或颜色排列。

排序操作步骤如下:

步骤1 首先选中工作表中要排序的区域。

步骤2 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”命令按钮。在弹出的下拉菜单中,选择“自定义排序”选项(或者在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中,单击“排序”命令按钮),弹出的“排序”对话框。

步骤3 “排序”对话框中进行相应的设置。

步骤4 设置完毕,点击“确定”按钮。

3.数据筛选

数据筛选功能可以使不符合条件的数据隐藏,从而方便用户查询和分析数据。

数据筛选操作步骤如下:

步骤1 单击需要筛选的工作表的任意一个单元格。

步骤2 在“开始”选项卡上的“编辑”组中,选择“排序和筛选”命令,弹出下拉菜单,从中选择“筛选”命令(或者在“数据”选项卡上的“排序和筛选”组中,单击“筛选”命令按钮),这时工作表顶部的单元格右侧有了下拉箭头按钮。

步骤3 单击工作表顶部某一单元格右侧的下拉箭头按钮,在下拉列表中选择相应的筛选条件。

步骤4 如果要进一步筛选其他条件的记录,单击工作表顶部另一单元格右侧的下拉箭头按钮,在下拉列表中选择相应的筛选条件。

步骤5 在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框中进行相应设置,点击“确定”按钮。

4.数据分类汇总

所谓分类汇总就是将工作表中的同一类数据进行汇总,生成汇总表。在进行分类汇总之前必须将工作表按分类汇总的列进行排序,工作表必须有列标识。

数据分类汇总操作步骤如下:

步骤1 先将工作表按分类汇总的列进行排序。

步骤2 单击工作表数据中的任意一个单元格,在“数据”选项卡的“分级显示”组中,选择“分类汇总”命令按钮,弹出分类汇总对话框。

步骤3 分类汇总对话框中,对“分类字段”、“汇总方式”和“选定汇总项”等进行设置。

步骤4 单击“确定”按钮。

任务实施

1.任务说明

本任务将对本章第一节任务中完成的“学生成绩表”工作表进行数据的计算、排序和筛选等操作。

2.实施步骤

(1)启动Excel 2007。

(2)选择“Office按钮”,在下拉菜单中选择“打开”命令,弹出“打开”对话框。

在该对话框中,单击选中“学生成绩表”文档,单击“打开”按钮。

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