第一节公文撰写的要求
一、公文撰写的基本要求
(一)符合党和国家的路线、方针政策和法律、法规以及有关规定，具有合法性
1.公文的内容必须符合党的基本路线和国家的宪法与法律。
2.公文的内容要符合本系统、本机关主管业务方面的方针政策和有关法规、规章。
(二)符合客观实际，遵循客观规律，切合实际需要，讲求实效
1.公文写作有明确的目的性与针对性，从实际出发，反对形式主义与文牍主义。
2.公文的内容务求符合实际，反映客观事物的本来面貌。
3.公文写作必须及时迅速，以尽快地实现公文的效用。
(三)主题明确，结构完整，格式规范
应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次清晰、条理分明、紧凑有序、过渡自然，应当具备的组成部分一定要准确齐备，格式务必庄重规范，符合国家统一规定。
(四)公文的语言表述必须符合公文的性质、适用范围与行文目的以及作者的职权地位。
二、公文撰写的具体要求
(一)突出主旨
公文的主旨，是社会生活的客观反映和作者主观思想结合的产物，即文章中通过全部材料所表达的中心思想(或主要内容)和作者写作意图的统一。可见，公文的主旨，一般由写作目的和中心思想(或主要内容)两部分组成。只有在一些短小的应用文如任免令、公告、启事等文章中，有时只有主要内容而没有写作意图。公文的整个写作过程，都要受到主旨制约，以主旨为核心组成一个有机整体。确立主旨，就必须充分领会领导交代的写作意图；应研究全局情况，抓住事物本质。要突出主旨，应该注意以下两点。
1.正确使用标题
公文的标题有三种形式，即公文式标题、四项式标题和新闻式标题。
公文标题有两种作用；
一是表明公文的内容、范围；
二是点明公文的内容中心，即突出主旨。
我们应根据不同情况选用不同的标题类型，但应该尽可能点明公文中心，即题目明旨。
(1)公文式标题。由发文机关(单位)、事由和文种构成，结构规范，程式性较强，表达平直，主要用于正式文件。这类标题事由部分选用的主干词语不同，作用也不同。例如《××研究所关于职业道德教育的通知》，提示内容范围；而《××研究所关于加强职业道德教育的通知》，则显示文章中心。因此，事由部分主干词语要尽可能选用能够表明观点的主谓短语、动宾短语等动词性短语。
(2)四项式标题。通常由单位、时限、事由(事项)和文种四部分组成，程式性较强，常用于计划、总结，也变通用于法规、规章和规章制度、经济合同等经济文书，如《××学校2010年工作计划》《××县文化馆2009年工作总结》《××县博物馆文物保护办法》《××体育馆、××公司购销合同》等。这类标题通常只能提示内容、范围，因此，能够使用其他类型标题的文种，如总结、领导讲话稿、调查报告等类，可尽量不用这种标题。
(3)新闻式标题。此即通常的文章式标题，其表现方式较为灵活，常用于简报、信息、总结、调查报告等文种中。这种标题既可提示内容、范围，也要揭示文章的中心。而在公文中，一般采用新闻式双标题。一种是眉题加正题，眉题表明四项式相关内容，正题显示文章中心。
2.显示主旨句
公文表现主旨要明白显露，直陈其旨，在文章中常常要显示主旨句。主旨句是直接表现主旨的词句，是主旨的具体语言形态。它一般以论点句的形式出现，无论是由一句还是几句话构成，都要准确、鲜明、深刻、简练。公文的主旨句常常概括说明写作目的、意图、依据和文章的中心内容。
显示主旨的主要方式有；
(1)题目明旨，即文章标题点明主旨。
(2)开门见山，即在正文开头便标明主旨句，这是常见方式。
(3)篇末点题。有的在文章结尾做出结论，一语破的；有的首尾呼应，前题后点，开头提示文章的内容、范围及方向，结尾亮底，点明主旨。
(4)片言居要。在文章的内容重大转换之处揭示主旨，同时起到承上启下的过渡作用。
(5)一线贯通。主旨分散于一篇文章各个部分的小标题、小观点或者条旨句、段旨句中，起一个穿针引线、提纲挈领的作用。
有时，也将以上多种显示主旨的方法综合使用，使主旨更突出、鲜明。
(二)强化观点
公文特别是篇幅较长的文章，不但要突出主旨(也可称之为基本观点)，而且还需提炼和安排一些从属观点(也称为小观点、观点)来阐述、说明主旨。只有这样，公文内容才会充实，论述、说明才更充分，文章才更富逻辑力量。观点是作者对某一问题、某一现象或某些材料的看法、意见，对某一规律的认识。在公文中，观点是直接陈述、鲜明显示出来的。受文对象对公文的观点，则是一看就明白，一听就懂得。要使公文的观点鲜明，应注意以下诸方面。
1.明白显示、准确表达观点
要明白显露、直截了当地表明作者的态度、评价，决不允许掩饰和曲笔；要给受文对象传达唯一性的信息，决不能模糊、含混或者有歧义。在篇幅较长的公文中，常用小标题或层旨句(或段旨句、条旨句)表明观点，使文章观点鲜明、层次清楚；也常开门见山、直陈主旨和要点，给受文对象以先入为主的深刻印象。现在不少公文，如篇幅稍长的决定、决议、指示、通知、会议报告、总结等文种，都常采用这种方法。
2.用好小标题(层首句、段首句、条首句)
较长的公文，常将全文分成几个部分，每部分用一个小标题。或将全文分为若干层次、若干段落或若干条文，每层、每段、每条前面分别用一个短语或短句提示该层、该段或该条内容，有时用黑体字标示出来。我们把这些短语、短句分别称之为层首句、段首句或条首句，它们的作用与小标题相似。小标题(含层首句、段首句、条首句)在公文中有两类作用。
一是提示该部分(含该层、段、条)内容的范围。
二是揭示该部分中心。
第二类小标题，已概括简明地揭示了该层次(部分)的旨意，我们可称之为层旨句，类似作用的段首句、条首句可称之为段旨句、条旨句。当然，旨句不一定都在层首、段首或条首，但在公文中为引起阅者注意，便于理解，常将其置于首句处。
从不同的实际考虑，公文可酌情使用这两种小标题。一般说来，法规、规章、管理规章和政策性的公文、会议通知、合同等文种，常采用第一类小标题；而指挥部署工作的公文、汇报工作、总结性的文书，则常用第二类小标题。但为使文章观点鲜明，应尽可能使用第二类小标题。因为第一类小标题对内容范围虽有提示作用，但从严格的语法意义上说，它并没有形成一种观点。
这两类作用不同的小标题，在语法结构上有极大不同。第一类通常用名词性的偏正词组(短语)构成，第二类则常用动词性的动宾词组(述宾短语)或动词性谓语句构成。这是我们在使用时尤其要注意的。
3.注意强调观点
在一些公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起公文阅读者(或者听众)的注意，必要时要注意强调观点。通常使用层前总提语、层后总括语、文中强调语等形式来强调观点。
(1)层前总提语
在公文一些较长的层次、部分中，常在层首句(或者小标题)一下，围绕层次中心，分条列项地陈述、说明、阐述有关问题。为了使分散的各条文内容给阅文者留下集中、鲜明的印象，就可以在层次(部分)开始时，在各条文之前写一段话，用以领起下文。通常把这一段话称为层前总提语。层前总提语在强调观点时，可以简要概述层次中心或者主要内容，或者介绍相关背景材料，阐述有关理论、认识，强调有关意义。
(2)层后总括语
有时，为了强调观点，也可以在层次(部分)分条列项陈述说明之后，写一段话来总结上文。通常把这段话称为层后总括语。它可以概括上文主要观点、主要内容、层旨，或者强调上文重点，补充完善上文次要内容，说明背景材料。层后总括语常用“总之”“综上所述”“尤其值得注意的是”“值得(特别应该)强调的是”“不难看出”“尽管(虽然)……但是”等语句领起强调的观点。层前总提语、层后总括语都具有承前启后的作用。层前总提语主要是启后，层后总括语主要是承前。
(3)文中强调语
有时，也可以在文中的关键处强调观点。有些重要的观点、新颖的观点、作者独到的观点、针对对方的观点、需要引起对方注意的观点等，就可以在文中强调。
文中强调语常用两种形式。一种是用称呼语领起所强调的观点。在讲话稿中，突然出现了“各位代表”“同志们、朋友们”这类称呼语时，后面常常是要强调的观点。另一种是用插入语领起所强调的观点。通常使用的这类语句有“尤其值得注意的是”“特别应该强调(指出)的是”“不难看出”“笔者认为”“试问”“请问”等等。
(三)充实材料
材料是作者为某一写作目的，从生活中搜集、提取以及写入文章中的事实、数字、论据等。即凡是被作者有意识地搜集的这一切，不论是否写入文中，都称为材料。在文学创作中，有素材、题材之分，在公文写作中，统称为材料。
公文写作的材料，大致可分为事实材料和理论材料两类。事实材料包括人物、事件、工作情况、现象、细节、数据图表等；理论材料包括经典着作、领导讲话文稿、文件、报刊重要社论及重要理论文章等。公文的材料，要求真实、切题、典型、新颖。公文材料的处理，应当在不违背事实真相、不改变事情原意、不损害事物本来面目的前提下，采取以下方式作必要的加工和处理；概括材料，以少胜多；浓缩材料，去粗取精；截取材料，去繁就简。
为了使材料更有表现力、说服力，公文写作中，可以选择点面材料或者对比材料、正反材料、现实材料和历史材料、定性材料和定量材料，从不同角度、方面来说明、证明观点。在公文写作中，安排材料的主要方式有；先亮观点，后举材料；先列材料，后摆观点；边列材料，边摆观点，即夹叙夹议的写法。总之，要做到观点和材料统一，用观点统率材料，用材料说明观点。
(四)安排结构
确立了主旨和观点、选取了材料，就解决了言之有理、言之有物的问题。要解决言之有序的问题则必须考虑结构的安排。
1.公文安排结构的要求
围绕主旨安排结构；要做到层次清楚，思路清晰；要完整、严谨、合理。
2.公文结构的基本内容
(1)标题。
(2)开头。公文的开头，常常是“开门见山，下笔入题，起句发意”。开头就点题，或者揭示全文内容的走向，领起下文。常用的开头方法有以下几种。
——概述情况，简明、扼要、切题地介绍有关情况或背景。
——说明根据，常以“根据”“遵照”“按照”等词语领起，行文有据，增加了文章的权威性。
——介绍目的，常用“为了”“为”“……为此”等语，领出一下文。
——交代原因，可用“由于”“因为”“鉴于”领起下文，亦可直接陈述原因。
——阐明观点，开头提出结论性意见，或者点明主旨，下文再具体解释、说明、阐述。
——表明态度，开头就直截了当对批转、转发或发布的文件或者有关事项、会议表明态度、作出评价，提出看法。
——提出问题，用设问句开头，提示文章中心或主要内容，引起受文者思考与共鸣。
——慰问祝贺，常用于讲话稿、礼仪性文章的开头。
——引述来文，常用于针对来文而做出答复的文章。
——列序号开头。
(3)结尾。公文的结尾要言尽意明。既不能虎头蛇尾，草率作结，也不能画蛇添足，或者以空话为尾。常见的结尾方式有以下几种。
——收篇点题，用简练的语言，画龙点睛似地提出主旨；或总结全文，形成完整印象；或针对开头交代的论题和初步揭示的方向，前题后点，结尾点明主旨；或者进一步强调、深化中心，形成深刻印象。
——提出希望、号召、意见、建议。
——强调说明，对主体内容作必要的强调或补充，或说明有关事项。
——表示祝贺、慰问。
——自然作结，以专门结尾用语如“特此报告”“特此通知”等作结尾。
也有的主体部分言尽意明，就不另定结尾部分了。
(4)层次和段落。公文的层次，要体现出客观事件发展的阶段性、客观事物组成的系统性、客观事物内部的条理性和作者认识、表现客观事物的程序性。事物发展的一个阶段、事物特性的一个方面、诸多问题中的一个问题、分析推论的一个分论点，都可以组成一个层次。安排结构时，要防止层次混乱和不讲层次两种毛病。哪怕一个层次不清，部分结构零乱，也会影响文章逻辑体系的完整和严谨。
公文的层次有明显的外部标志，如每部分的序号、小标题、层首句等。用好小标题或层次句，对于内容和形式的表现都十分重要。段落是表现思想内容的最小单位，又叫自然段，小于层次，有明显的换行标志。除篇段合一的短文件外，应用文都要划分段落，这是表达内容、反映层次的需要，是文章结构的需要，也是读者接受心理的需要。划分段落必须注意单一、完整、有序、合理。
(5)过渡和照应。文章要脉络清楚、连缀成篇、文气贯通、浑然一体，还离不开过渡和照应。
