过渡是相邻层次、段落间的衔接、转换。它能承上启下，使文章结构紧密地联结成为一个有机整体，使读者思路顺势从前面自然引到后面。公文常用的过渡方式有四种：
一是词语过渡；
二是句子过渡；
三是段落过渡；
四是自然过渡。
照应指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。前面提到的，后面有着落；后面说到的，前面有交代。这样有助于加强前后内容的内在联系，增强文章的整体感。篇幅长的公文尤其应注意照应。
公文的照应不同于文学作品的照应，它主要用于突出主旨，加深印象；深化主旨，立意更高；强调重点，引起注意。常用的照应方式：
一是题文照应，
二是首尾照应，
三是前后照应。
3.结构的基本形式
公文采用逻辑结构和时空结构两种结构方式来组织结构。
(1)横向组合结构
其思路是横向铺排的，或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属关系展开。
——简单列举式。这是指围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。条理清楚，简洁醒目。法规、规章及合同等条文式公文，常采用这种结构。
——总分条文式。这种结构体现着领属关系或整体与部分的关系。有总有分，多为先总后分，也有的从总到分再到总，极少数是先分后总。常常是辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。这种结构中心突出，层次分明，条理清楚，在正式文件中用得较多。
(2)纵向组合结构
——直叙式。或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一，事情的来龙去脉很清楚，常用于内容单纯、叙事性强、时间性强的公文。
——递进式。这是按事理的展开或认识过程来深化安排结构的，可以叙事阳说理阳结论或由浅入深层层推进，或提出问题阳分析问题阳解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文，或者是针对问题解决问题的公文。
(3)纵横交叉结构
有些篇幅较长的公文不是单一结构，而是将前面两种结构交叉运用。但交叉不是杂乱无章，而是有主有从。或是以纵为主，以横为辅；或是以横为主，以纵为辅。脉络、思路仍然十分清楚。
第二节常用公文的写作常识
一、通告
1.适用范围
通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位、广大人民群众遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序、加强经济建设与行政管理的政策、措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。
2.特点
一是具有知照性与约束力；二是具有专业性。
3.通告的结构
通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。
4.写作要求
(1)内容明确具体；
(2)分条列项表述，用语简明易懂；
(3)勿滥制发通告，维护其严肃性。
二、通知
1.通知的作用
通知，是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员的公文。
在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级机关、不相隶属机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活而适用范围较行政机关公文应用广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。
具体为：
(1)统一全局步调，指导基层工作。
(2)发展横向联系，加强部门协作。
(3)传递信息，知照事项。
通知具有以下三个特点：
(1)应用广泛，使用频率高。
(2)有一定的权威性。
(3)有明显的时效性。
2.通知的写作要求
一般性的通知是机关常用的文种，这就容易使人产生错觉，认为通知很容易写，其实撰写通知是一种很严肃的公务活动。要写好通知，必须把握好以下几点：
(1)明确行文目的。
(2)抓住主要内容。
(3)文字表述准确。
三、通报
1.通报的特点及作用
通报，是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。
通报具有四个特点：应用的广泛性、内容的典型性、行文的及时性、事实的准确性。
通报有四种类型：一是事故通报，二是情况通报，三是表彰通报，四是批评通报。
通报是国家机关、社会团体、企业事业单位常用的普发性下行文种。它用以表扬好人好事，批评错误，通过对正反典型事实的叙述、张扬，以点带面，以个别教育推动全局，使读者提高认识，从中汲取经验教训。还可以向所属机关、单位传达重要精神或工作、学习情况，交流信息，以使其掌握全局、了解进程、推动工作。具体来说，其作用是：
(1)表彰先进，弘扬正气。
(2)批评错误，抑制失误。
(3)传递信息，沟通情况。
2.通报的写作要求
(1)事例要典型。
(2)事实要准确。
(3)行文要适时。
(4)要求要可行。
四、报告
1.报告的作用及常见的报告种类
报告，是适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，听取下级机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。其作用具体为：
(1)反映情况，传递信息。
(2)汇报工作，争取支持。
(3)说明情况，答复询问。
报告有以下几个特点：行文的单向性、时限的不定性、内容的广泛性、写法的灵活性。报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。
2.报告的写作要求
(1)主题要明确，思路要清晰。
(2)重点要突出，文字要简练。
(3)观点要鲜明，材料要真实。
(4)不要夹带请示事项。
五、请示
1.请示的作用及常见的请示种类
请示，是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。请示是属于期复性的上行文种，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。
请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。
具体为：
(1)陈述意见，请求指示。
(2)提出问题，请求帮助。
(3)说明情况，请求裁决。
(4)提出建议，请求解决。
请示的特点是：定向性、前置性、单一性。请示一定要“一文一事”，也就是说，请示的事项只能是一件事或一个问题，不能一文数事，以避免因给上级机关批复造成困难而贻误工作。请示分为五种：有求准性请示、请求指示的请示、请求解决问题的请示、解答性请示及批转性请示。
2.请示的写作要求
(1)坚持一文一事。
(2)不能越级请示。
(3)不要多头主送。
(4)不宜将请示同时抄送下级机关。
(5)除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。
六、批复
1.批复的特点
(1)权威性；
(2)被动性；
(3)针对性。
2.批复的写作要求
(1)行文前认真地进行调查；
(2)批复的意见应明确、具体可行；
(3)批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。
3.批复的结构
(1)标题。除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。
(2)主送机关。一般就是呈报请示来文的发文机关。
(3)正文。包括比复对象、批复事项和批复结语三部分。
(4)落款。注明发文机关、成文日期。
七、函
1.函的特点及函的种类
函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。公务活动中，函在不相隶属机关、单位之间起着相互联系的纽带和桥梁作用。
众所周知，函与请示、报告有同等的地位和作用，但也有不同之处。从行文关系看，函主要用于不相隶属机关之间；请示、报告用于下级机关对上级机关。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。
函具有灵活方便的特点，适用范围也较广泛。因而在公务活动中具有不可忽视的作用。凡是其他公文文种不便表述传递的，通常都可以借助于函来完成。诸如不相隶属的机关、单位之间商洽工作，联系事项等；下级机关向上级机关询问具体事项；上级机关答复和向下级机关催办有关事宜，要求下级机关报送材料、统计报表及物件；向有关主管部门请求批准事项；对原发正式公文作某些小的补充或更正，等等，都可以利用函来完成。
依据《国家行政机关公文处理办法》函大体可分为商洽函、问答函、批答函三种。
2.函的写作要求
撰写函件时，要求行文恳切实在、简明朴素、注意把握好以下几点：
(1)坚持一事一函。
(2)注意文字简练。
(3)遣词用语恰如其分。
八、会议纪要
1.会议纪要的概念及种类
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。
会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别。
会议纪要具有纪实性、概括性和指导性的特点。会议纪要就性质可分为办公会议纪要和专项会议纪要；就表述形式可分为决议式纪要、概述式纪要和记录式纪要；根据内容可分为决议性纪要和综合性纪要。
2.会议纪要的写作要求
(1)要做好材料的积累工作，主要是做好会议记录，这是撰写会议纪要的基础工作，也是会议纪要的材料来源，否则将有无米之炊之感。
(2)在对基本材料进行整理、取舍的基础上，要进行精心的构思，理出会议纪要的基本框架结构，列出各部分的简要写作纲目，并注意将会议进行中的新情况及时列入有关纲目中。
(3)要突出会议的主题。要抓主题、抓主流、抓实质。要善于整理、归纳出会议的中心内容，写清会议所明确和解决的主要问题。
(4)会议纪要的写作要有条理，逻辑性要强，观点要鲜明，对于问题的概括要完整，不能以偏概全。
要抓观点、抓结论、抓落实。对于具体的方法措施要详写，以便于指导工作。会议纪要用语要简练，用词要精当。
强化练习题
一、单项选择题
1.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是( )。
A.标题需写明会议名称与文种
B.标题需写明发文机关名称、事由与文种
C.标题需写明会议名称、事由和文种
D.可以利用一般文章标题的形式，在标题中简明地揭示中心思想
2.为了维护政令一致，凡下行公文( )。
A.都要上级指示
B.都要和有关机关协商
C.内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与其协商一致
D.都与有关部门联合发文
3.在向上级行文时，可选择( )文种。
A.通告
B.指示
C.请示
D.命令
4.下列关于总结报告撰写要求的叙述不正确的为( )。
A.以叙述为主要的表达方式
B.必须有正确的指导思想
C.要有理论深度
D.深入调查，占有翔实而准确的材料
5.在公告的总体结构中，没有的一部分是( )。
A.标题
B.正文
C.主送单位
D.成文时间
二、多项选择题
1.可以用主辅标题的公文文种有( )。
A.总结
B.条例
C.守则
D.调查、报告
2.公告和通告的共同特点是( )。
A.公开性
B.重要性
C.指导性
D.严肃性
3.写作“报告”应注意的问题是( )。
A.陈述事实要清楚扼要
B.表达观点要精练清晰
C.语言要简洁朴实
D.引文不能断章取义
4.公文的主送机关是直接上级机关的，下列文种可使用的有( )。
A.报告
B.请示
C.决定
D.函
三、判断题
1.规范性文件是以强制力推行的用以规范各种行为规范的文件。( )
2.对某一项行政工作作比较具体的规定，称为条例。( )
3.决定与规范性文件的相同特点是简明性。( )
4.简报中的引用文件材料应注明出处。( )
四、简答题
工作报告与总结报告的区别有哪些？
参考答案：
一、单项选择题
1.A
2.C
3.C
4.A
5.C
二、多项选择题
1.AD
2.ABD
3.ABC
4.ABD
三、判断题
1.√
2.×
3.×
4.√
四、简答题
答：工作报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见与建议的文种。重点在于叙述事实，需要对工作的全局、概貌做简要的叙述，同时要点面结合，列举典型事例、典型经验来说明工作深度。
总结报告是提炼经验的报告，在工作完成之后，以邓小平理论为指导，以党的方针政策为依据，进行深入分析，找出规律性的东西，为以后的工作提供经验或教训。它的侧重点是提炼成功的经验，探讨失败的教训，以提高认识。
