三、现金和银行存款核算账簿格式的选择
任何一个单位，只要有现金收付业务就应进行现金核算，建立现金日记账。现金日记账应做到有钱就有账，以账管钱，收付有记录，核查有手续，保证现金的完整和合理使用。现金日记账要保证安全、完整，必须选用“订本式”账簿，账页的格式一般选用“三栏式”，即借方、贷方、余额，也可根据业务的多少，选择“多栏式”和“收付分页式”日记账。
只要有货币结算业务的单位，都应设置银行存款日记账。银行存款日记账必须采用“订本式”账簿，银行存款日记账的账页格式与现金日记账基本相同，但要增设“结算方式”栏，以便与银行对账。账簿的格式一般采用“三栏式”，也可分别设立“多栏式”的银行存款收入日记账和银行存款支出日记账。
四、账簿的应用
三栏式明细账适用于只需进行金额明细核算，而不需要进行数量核算的账户。例如，债权、债务等结算账户，其他只核算金额的账户也可采纳。
多栏式明细账是根据管理需要，在一张账页内不仅按借、贷、余三部分设立金额栏，还要按明细科目在借方或贷方设立许多金额栏，以集中反映有关明细项目的核算资料，这种格式的明细账适用于“生产成本”、“制造费用”、“销售费用”、“管理费用”、“主营业务收入”等账户的明细核算。
卡片账是由分散的卡片组成，放在卡片箱中可以随取随放的一种账簿，一般适用于固定资产明细账，它一般不需要每年更换。
五、账簿的启用
启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当印有启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖个人名章或单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。
启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页按顺序编定页数，不得跳页、缺号。启用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册，装订后再按实际使用的账页顺序编定页数。在总分类账和明细分类账第一页的前面，分别另加目录，记明每个账户的名称和页次，以便检查、登记和防止账页散失。
六、账簿登记的基本要求
账簿登记的内容包括登记会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他相关资料。
账簿登记完毕，要在记账凭证上由记账人员签名或者盖章，并在记账凭证上填写登记符号“”，表示已经登记入账。
(1)账簿必须根据审核无误的记账凭证及时登记，做账时必须严格根据经过审核的会计凭证登记账簿，同时填列会计科目的名称和编号，不得只填列会计科目的编号，不填列会计科目的名称。为了防止重记、漏记和便于查阅，登记时应将记账凭证号记入账簿，同时在记账凭证上注明“”记号，表示已经登记入账。
(2)为了使记账簿记录清晰整洁，防止篡改，记账时必须用蓝黑色墨水笔书写，不能使用铅笔和圆珠笔书写。红墨水只能在结账画线、改错、冲账等规定范围内使用。
(3)各类账簿必须按编好的页码顺序登记，不得隔页、跳行。如不慎发生隔页、跳行现象，应在空页或空行处用红墨水笔画对角线或注明“此页空白”、“作废”等字样。不得任意撕毁订本式账簿的账页。不得随意抽掉活页式或卡片式账簿的账页。
(4)订本账簿若出现预留账页不够需跳页登记时，应在末行摘要栏内注明“过入第××页”，并在新账页第一行摘要栏内注明“承××页”。
(5)每登满一页账页，应在该账页的最后一行加计本页发生额及余额，并在“摘要”栏内注明“过次页”；同时在下一页的首行记入上页加计的发生额及余额，并在“摘要”栏内注明“承前页”。
(6)“摘要”栏的文字记述要简洁明了，并逐步规范化，书写工整，不得乱用简化字，应用阿拉伯数字书写。
(7)不得对账簿进行刮擦、挖补、涂改或用其他化学方式更改字迹，以防篡改舞弊。
七、登记总账时摘要栏的填写
会计人员在登记总账时，摘要栏的填写因各单位账务处理内容不相同，摘要填写的内容也不相同，一般应在摘要栏填写“上年结转”、“本月合计”、“本年累计”等，采用凭证汇总表登记总账的，还应填写凭证汇总的起止号。
八、现金日记账的登记与格式
现金日记账是用来逐笔反映现金的收入、支出和结余情况的账簿，应根据现金的收款凭证和付款凭证序时地逐笔登记。根据现金收款凭证登记收入金额，根据现金付款凭证登记支出金额，每天结余出全天的现金收入、支出的发生额和余额，且要将余额与现金库存核对。日余额的计算公式为：
日余额=上日余额+本日收入发生额-本日支出发生额
现金日记账是既登记现金收入，又登记现金支出的现金收付日记账，也可更细地分别设置现金收入日记账和现金支出日记账。
十、总分类账的登记与格式
总分类账是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿，它能够全面、系统、总括地反映经济活动情况，为编制会计报表提供必要的资料。
各会计主体都必须设置总分类账，其格式一般采用借、贷、余三栏式的订本式账簿。由于订本账簿页数固定，不能随时增添账页，也不能任意撕掉账页，因而在使用时应根据各科目发生业务的多少适当估计预留页数。
总分类账的登记方法，由于采用的会计核算形式不同，其登记依据和登记程序也不一样，它可以直接根据收款凭证、付款凭证及转账凭证，按经济业务发生时间的先后顺序逐笔登记，也可以通过各种不同方法汇总各类凭证后，分次或一次汇总登记，每月应将当月完成的经济业务全部登记入账，并于月终结出总分类账各账户的本期发生额和期末余额。一般来说，每个账户都应该在月初列示月初余额，在列示余额的时候要注意标明余额的方向是借还是贷。另外，开设总账时，要填上一级科目的名称及目次。
十一、明细分类账的格式
明细分类账简称明细账，它是根据实际的需要，分别按二级科目或明细科目开设的账簿。明细分类账的账簿格式主要分为三栏式、多栏式和数量金额式三种。
1.三栏式明细分类账的格式
三栏式明细分类账的格式与三栏式总分类账的格式大体相同，只设有借方、贷方和余额三个栏目。
2.多栏式明细分类账的格式
多栏式明细分类账是在一张账页上按明细项目分设若干栏，集中反映某明细账户核算数据的账簿。这种账簿适用于核算收入、费用、利润等经济业务。多栏式明细分类账的账页可分为借方多栏式、贷方多栏式和借贷双方多栏式三种格式。
十二、总分类账与明细分类账的平行登记
所谓平行登记，是指凡涉及明细分类账户的同一笔经济业务，要根据会计凭证一方面计入相关总分类账户；另一方面又要计入所属明细分类账户的一种登账方法。采用平行登记，一方面可以满足经营管理者对总括资料及详细核算资料相互关系的掌握和使用；另一方面可以检查账务记录的正确性。可见，平行登记是企业内部牵制制度在会计核算上的具体运用。
平行登记的要点通常有以下几个：
1.同时登记
同时登记又称双重登记，是指对同一笔经济业务，在同一会计期间内(如月度内)，既要计入有关的总分类账户，又要计入其所属的有关明细分类账户，不能漏记或重记。
2.方向相同
方向相同是指对同一笔经济业务，在登记总分类账户和明细分类账户时，其各自的记账方向必须一致。即总分类账户登记在借方，明细分类账户也应登记在借方；总分类账户登记在贷方，明细分类账户也应登记在贷方。
3.依据相同
总分类账和明细分类账是对同一笔经济业务不同程度的反映，虽然登账的依据可以是记账凭证、汇总记账凭证，或是科目记账汇总表，但它们所依据的原始凭证应该是一样的。
4.金额相等
金额相等是指将一笔经济业务记入几个明细分类账户时，则记入总分类账户的金额，应与记入几个明细分类账户的金额之和相等。
现以“原材料”和“应付账款”账户为例，来说明总分类账和明细分类账的平行登记。
假设E工厂××年1月份“原材料”和“应付账款”的期初余额如下：
原材料：70000元。其中：甲材料1000千克，每千克50元，计50000元；乙材料500千克，每千克40元，计20000元。
应付账款：10000元。其中：F工厂6000元；D工厂4000元。
1月份发生下列经济业务：
(1)1月2日仓库发出甲材料400千克，每千克50元，计20000元；乙材料100千克，每千克40元，计4000元，共计24000元，用于生产A产品。
(2)1月5日向F工厂购入材料一批，货款36000元，材料已验收入库，但货款尚未支付。其中：甲材料600千克，每千克50元，计30000元；乙材料150千克，每千克40元，计6000元，共计36000元。
(3)1月20日以银行存款偿还前欠货款32000元。其中：F工厂30000元，D工厂2000元。
根据上述经济业务，编制会计分录如下：
(1)借：生产成本——A产品24000
贷：原材料——甲种材料20000
——乙种材料4000
(2)借：原材料——甲种材料30000
——乙种材料6000
贷：应付账款——F工厂36000
(3)借：应付账款——F工厂30000
十三、账簿的更换与销毁
1.账簿的更换
一般来说，企业的总分类账、明细分类账及现金、银行存款日记账都应每年更换一次，但固定资金明细账或固定资产卡片可以延续使用。
一般在启用新账的时候，可以直接将各旧账的年末余额过入相对应的新账页中，在新账页第一行的“摘要”栏中注明“上年结转”或“年初余额”。
2.账簿保管期满的销毁
账簿保管期满，可以按照下列程序销毁：
(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制账簿档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(2)单位负责人在会计账簿销毁清册上签署意见。
(3)销毁会计账簿时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计账簿时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计账簿时应当由同级审计部门派员参加监销。
(4)监销人员在销毁会计账簿前，应当按照会计账簿销毁清册所列内容清点核对所销毁的会计账簿；销毁后，应当在会计账簿销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
十四、旧账的归档与调用
1.旧账的归档
(1)按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符，账页是否齐全，序号排列是否连续。
(2)按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录和排序整理好的账页顺序装订。
(3)将账页填写齐全，去除空白页和账夹，并加具封底封面。
(4)不得将多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
(5)在装订账页的封面上填写好账簿的种类，编好卷号，由会计主管人员、装订人或经办人签章。
(6)会计账簿不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。
(7)会计账簿的封口要严密，封口处要加盖印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，账簿编号要一年一编。
(8)会计人员将旧账装订完毕后，按规定要求进行保管。
2.调用旧账应办理的手续
企业保存的会计账簿归档后不得借出，如有特殊需要经本企业负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
企业应建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
