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第7章 公关业内事(2)

其实,要实现“与众不同”本身并不难,标新立异、反叛或无厘头都可以,甚至反面的抄袭也算一种与众不同。因此创意可以是无价的,也可以一文不值。重点就在于,它最后达成的目标是否与策略紧密结合,以及它被执行的可行性高低。所有的创意都不应该无中生有。这个创意从何处来?要到何处去?创意人员和客户都要十分清楚。所以,不断地更换场地或仪式,并不是真正的创意,我们只有清楚地知道创意的需求为何、要达成什么目标,这样衍生出来的构想才与策略相辅相成,才能真实地表达企业的讯息。

因此,好的创意是不是“原创”并不重要,在现有的东西上加一点新颖的元素也可能是好的创意,重要的是给消费者或目标群众的体验。创意的目的必须满足策略的需求,否则只是天马行空的想法。

下次,在你要求创意的时候,请先提出你的动机与目的,以及它的逻辑性与合理性。我想创意人员想出来的创意应该会更切中目标的。

魔鬼藏在细节

我们公关人员的“心思细如丝”,其实是在无数的挫折失败中被训练出来的,我们宁可如此也不愿因为我们的“放松”而发生任何意外。

年轻时,我在企业从事公关工作,曾在小细节上犯过一个致命的错误。当时公司要举办年度重要产品发表会,我们公关部门为了有更好的电视播出效果,请专业制作公司先行制作了一卷三分钟的产品介绍母带。主管要我在前一天晚上亲自送到三个电视台的新闻部,并各附上一封给新闻部直属主管的信。一时忙乱中,我把那三封信错置在不同姓名的信封袋里,就火速送去。后果可想而知,不仅遭到电视台主管打电话来“嘲讽”,公司的心血当然也完全泡汤了——没有播出。我的主管虽然原谅了我,但是这件事情一直成为我警惕在心的一个教训。我终于了解,公关工作的“专业”其实就是由无数个小细节累积而成的。

转到公关公司之后,我时常看到很多员工也会犯类似的错——没有耐心再看一遍文件,以至于错字连篇被客户退件;汇报之前没有再确认一次档案或带预备电脑,在客户面前出糗……这些疏忽有的还可弥补,有的却一发不可收拾,每一次都重重挫折了我们自己的专业形象。不论策略多好、创意多棒,却在小地方露了馅,效果大打折扣,真是令人扼腕。

公关工作是如此多变、充满挑战,实现一桩完美的公关活动是如此可遇而不可求,因此事前的准备以及仔细谨慎的态度就更显重要。很多案例的失败都源自细节上的疏忽。就因为变数多,我们才需要事先模拟、评估各种潜在风险、做好备案以及执著于每个细节,务必将风险与变量降到最低。有人觉得,公关人员比起广告人员太严谨,“not fun at all”。殊不知我们的“心思细如丝”,其实是在无数的挫折失败中被训练出来的,我们宁可如此也不愿因为我们的“放松”而发生任何意外。

犯这种毛病的不单只有资历较浅的员工,通常没在代理机构待过的“空降部队”也很难免。我看过有些“空降兵”在外面世界见多识广,只希望能够负责策略规划和与客户关系的维护,不愿意把时间花在细节上,却也往往在细节上栽了跟斗,失去客户的信任。不论多么资深,很多事情如果没有亲力亲为地做过,还是有可能败在魔鬼的细节里。如果他们愿意放下自己的身段,扎扎实实地磨练,按部就班地沿着标准操作程序(Standard Operation Procedure,简称SOP)执行一次,加上自己本身具有的经验优势,将有机会成为一名备受欢迎的专业公关人员。

从事公关多年,我觉得在公关公司工作比在企业担任公关工作要有趣,主要是因为可以接触不同的客户、产品与需求,一个公关人员要想磨练自己的十八般武艺,公关公司的确是最佳的舞台。但是资深的公关人员养成不易,不但工作时数长、压力大、挑战多,且需要积累的能力也十分广泛,例如写作、沟通、英文、提案、策划、策略思考、创意、应变及精准的执行能力,样样不能缺。因此,若能在无数的战役中通过“魔鬼”试炼,将成为所有客户的最爱、行业内的“珍珠”。

后记:女性很容易在小事上计较,但把这样的特质发挥在做事上,不要放在做人上,好好看紧流程,对专业不妥协,才是正道。

为什么你不是经理?

很多人以为,把事情做好就是优秀的员工,就应该升职加薪。殊不知把工作做好、做对,只是对得起这份薪水的基本要求,也是职场竞争的必备条件。

在《易经》课堂上,我的老师说了一个故事,对于想争取升职的上班族是很好的省思。

某个企业老板有两个得力助手,小李和小张。由于物价一直涨不停,老板想要了解公司最近主要原料的成本及变化,以便决定进货策略。于是他叫了小李来问:“现在大豆一斤多少钱?”小李说:“我去查一下。”隔了一会儿,小李来报告了:“老板,大豆一斤12元;大量买一百斤以上的话,一斤10元;如果我们跟他们签合约保证一年的量,还可以一斤省2元,等于一斤8元。”老板很快下了决定,要小李先进一百斤货试试看。

过了两个月,老板觉得这批货的质量不错,想要再加码买进。刚好小李出差去了,于是他就找小张来问话:“现在大豆一斤多少钱?”小张说:“我去查一下。”隔了一会儿,小张回报了:“老板,大豆现在一斤13元。”老板又问:“如果大量买的话是多少钱?”小张表示要再去问问看,过一会小张回报:“大量买的话一斤11.5元。”老板又问:“如果我们跟他们签合约保证量的话,可谈到多少钱?”小张回答:“老板,让我再去查一下……”

这个故事说完了,大家大概知道怎么回事了。显然小李是个举一反三、事事站在老板及公司的高度想事情的人;而小张是那种命令一句动一下,虽然认真、但不会为公司多想一步的员工。几个月后,老板升小李当了经理。小张不服,跑去找老板问:“为什么经理不是我?老板就把这个例子说了,反问他:“你知道为什么经理不是你了吗?”

回想一下,在工作上我们自己到底是“小李”还是“小张”?如果我们跟小张一样,老板叫我们做什么才做什么,从来不去思考接下来自己应该怎么做,才可以帮公司开源节流或解决问题,那老板为什么要升我们的职?很多人以为,把事情做好就是优秀的员工,就应该升职加薪。殊不知把工作做好、做对,只是对得起这份薪水的基本要求,也是职场竞争的必备条件。倘若我们不能在把本职工作做好之外创造附加价值,让别人无法取代,让老板没有你会痛,那我们还能以“没有功劳也有苦劳”的理由争取加薪升职吗?

这年头只有苦劳,真的不够用了。

后记:多想一步,可以让你跟别人大不同。做比老板要求你的多一点,就可以让老板眼睛一亮。下一回,先不要问为什么老板没有看见你,要先问你除了本份工作外,有多做了什么吗?女性发挥一下细心与巧思,男性就会发现你的企图心。

白纸黑字有道理

“白纸黑字”是商业行为中必须养成的习惯,小至会议记录、会前的讨论大纲、后续的作业细项,大至估价单、合约内容,都是要白纸黑字确认,才能避免争议。

这样的事情在工作上总是层出不穷。同事们经常气呼呼地来找我说,客户又不认账了,明明讲好的事情却翻脸不认人。我问他有没有email或任何文字上的确认,同事总是说相信对方所讲的,怎么会想到再确认。像类似这种罗生门的状况无时无刻不在上演。

我对于同事们的这种迷思总是严肃地告知,确认不是不信任,反而是尊重对方,保护对方权益。在沟通上我们经常犯的错就是可能没说清楚或含糊带过,却以为对方了解我们所说的,其实并不然,这样产生了更多的误会,伤了感情。因此说清楚的不舒服总比说不清楚的假信任要来得实在的多。当然商场上并不是所有的言语都要白纸黑字确认,但牵涉金钱、时间或工作内容的,最好还是有双方确认的凭据以免误会产生。

中国人做事最喜欢意境,也就是说了就算话,这种一诺千金的气魄也是令人激赏的地方。但是随着时代的变迁,现代的信息泛滥,连决策的过程也复杂许多,一诺千金纵使爽快,但避免双方的认知或解读不同,后续再补一个email或是信函确认也是保障双方权益的一种方式。真正的君子不会介意你白纸黑字的再次确认,会感激你的细心周到,反而是想占便宜的伪君子才会斥责你的不信任。

最近公司遇到的两个案例,一个是源于双方以为话讲清楚了,没有再次确认,等事情发生后才知双方的认知不一样,结果浪费了两个星期的时间去找email的来龙去脉厘清事情始末,但到头来还是伤了感情、各说各话没有交集,可谓两败俱伤。另外一个案例是我们推掉了一个到手的合约,原因是对方不愿把工作的范围细项列进去。第一个案例是少了确认的机制,第二个案例则是模糊不清的合约等于制造了未来合作上的地雷,这都是在商业上要避免的事。

在商场上,白纸黑字是必须要养成的习惯,小至会议记录、会前的讨论大纲、后续的作业细项,大至估价单、合约内容,都是要白纸黑字确认,才能避免争议。这不是对对方的不信任,而是更珍惜双方的情谊与合作关系,避免未来有话说不清的尴尬。

后记:我也喜欢一诺千金的人,但是商场上不是讲感情的地方,记忆有时候也靠不住,牵涉金钱或是约定的事情,还是白纸黑字写下来,才能真的不破坏感情。

合约没说的更重要

最好的伙伴关系是,合约永远备而不用,而如果破坏了伙伴关系,合约往往又成了最后的一道正义。

商业行为中少不了合约﹐但是合约真能保障双方关系吗?通常我们花了很多的精神、时间与客户订定合约,但吊诡的是,合约都是在双方翻脸时才发生作用。

古人一诺千金,不需要合约就可成就大事;但现在商业环境复杂,没有合约似乎做不了事。但是伙伴关系如只靠合约维系,又显得毫无人情味。所以最好的伙伴关系是,合约永远备而不用,而如果破坏了伙伴关系,合约往往又成了最后的一道正义。

还有一种影响合约的关键,就是很难写进合约中的“双方期待”。譬如公关公司梦寐以求的客户是这样——懂得尊重专业、视他们为伙伴、与他们分享信息、给他们合理的回馈与利润。而对客户而言,梦寐以求的公关公司,则要比他更专业、给他好的建议、帮他达成目标、让他在老板面前有面子。但这些期待,往往到最后却也变成客户或公关公司解约的主因。

所以我会建议,最好是在签约之前,大家就把这些隐性的期待讲清楚,避免“因误解而结合,因了解而分开”。对于双方的期待必须要用勇气和理性来面对,做得到或做不到的都要诚实以对。公关公司不要害怕拿不到合约,而过度承诺;客户也不要以合约为饵,提出超出常理的要求。就算真的无法合作,至少双方留下一个美好的印象,留下以后合作的机会。

有一次,我与一家潜在的新客户洽谈生意的过程中,发现客户的品牌及项目内容非常吸引我,是一笔大生意。但是对其中的某些部分,我并没有把握做到客户的期望,也缺乏相对的资源。心里很想承接,又怕暴露了缺点而失去了生意。在天人交战了两天之后,我还是老实地告诉客户,没想到客户表示没关系,只要我能运作,他可以将相关的资源推荐让我使用。最后我不但拿到了生意,还与客户成为了好朋友。

客户与公关公司的关系就像夫妻,签了约就像结了婚。新婚阶段有太多的事情要适应。双方若能敞开心胸,愿意为共同目标努力,伙伴关系必然愈久愈香,不然就像怨偶一样,貌合神离。所以,合约里没写的,是否要有勇气说出来让对方听见?

提升沟通效率

沟通是人每天都在进行的活动。但有效与否,就在于我们除了“讲话”之外,更多一层的“人性”思考。

这是一个讲求效率的时代,时间等于金钱,效率更是竞争力的核心。在服务业中谁能最快速提出解决方案或满足消费者的需求,谁就胜出。研究显示,组织中最花时间、最阻碍前进的就是沟通,所以缩短沟通的时间其实就是帮助企业节省成本并且提高竞争力。

服务业增进沟通效率,有什么撇步吗?好好把握下列几项原则,应该可以增加双方的信任度,进而达成沟通目的。

第一,不要兜圈子。讲真话,简单明了,无修饰。直接回答问题,不要隐瞒真相。以这种方式往往能在一次交谈中就快速建立起信用。你会被认定为一个说实话的人,正直而诚实。

第二,承认自己的局限。如果你不知道就说不知道;如果某些事不是你最擅长的就照实说;如果没有完整的答案就照实说,并说明清楚哪些是你清楚的,哪些是必须再去弄清楚的。

第三,为对方着想。如果你所提供给客户的建议里只有“站在自己的立场”,那么没有客户会真正信任你的建议。当你提供的服务不符合成本效益时,可以推荐其他提供专业服务的公司供客户选择。这样的替代方案反而会提升你的信用。

第四,承担情绪面的风险。譬如你察觉到对方的情绪有些担心时,可以试着说“你好像有点担心,有什么我可以帮忙的?”等话语,或许先展现关心与真诚,反而容易让对方敞开心胸说真话。

第五,设定目标与议题。为每场会议设定目标及议题,这样可以快速进入主题并聚焦。

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