报告要简约而不简单
“一目了然”往往比“繁琐冗长”更能体现出效率，办公中更注重时间的节约问题。写报告也是如此，简约而不简单，不但可以体现出超强的办事效率，也可以给人一种精明干练的感觉。
我们在工作中免不了写报告、做方案。如果写报告的时间浪费起来，就不仅是烦心这么简单了，还会造成工作时间的浪费、直接降低工作效率。节俭办公的问题一定要在写报告这个环节下大力度去执行。
写报告如同穿衣服，不知你有没有听说过这么一句话：“十件单，抵不上一件棉。”这是穿衣服很肤浅的道理，说的就是穿上十件单衣虽然多却还不如穿一件棉衣暖和，来形容费了很大力气没能达到理想的目的的行为。会不会经常出现这种情况：辛辛苦苦、费尽心血做出来的方案，老板只是粗略地看一遍就否定了。这时内心会是怎样的感觉？大骂老板有眼无珠？如果做一下换位思考便很容易找到答案的：报告冗长、空洞乏味没有深层意义，看起来既麻烦又得不到想要的内容，白白浪费了老板的时间和自己熬夜的心血，老板无论如何也不会接受这样的报告或方案！即使你的报告写得很好，老板又哪里会静下心来看那么繁琐的文字？有时老板要的仅仅是赚钱的可行办法，而你以最快的方式拿出简单、可行的办法，让他一目了然能够看到效益，而不是拿出一篇文字功底扎实的论文。
小王是某公司销售部的主管，业绩一直很是不错。他一心想通过努力坐上高级管理层的位置。
苦苦等待的机会终于来了：他们公司这个地区的业绩做得相当好，所以地区总经理被调到别的地区开发新城市去了，而原来的副总很自然地就提到了正职的位置上，副总原来的位置也就空下来了，公司的常委会决定从下面有能力的几位主管当中提拔一位，填补这个空缺。
几个有可能升任的主管都跃跃欲试、明争暗斗，拿出了各自的看家本领争取这个位置。小王也不例外，因为他的业绩相当突出的。
经过常委会层层考核，小王和另一个部门的主管小刘，进入了最后的候选名单。最后一关就是由刚刚升任的总经理亲自考核。
半个月后名单公布下来了，小王的职位没有变动，还做他的部门主任，胜利的自然是同他竞争的小刘。这令小王百思不得其解，细细想来，这其间总经理只让他们作过一份关于销售的报告，而那份报告小王是用了几天的时间精心写出来的，他自认为比竞争对手小刘的只强不差。
名单公布的第二天，总经理让秘书把小王叫了过去，一是为了安抚小王落选后失落的情绪，让他再接再厉好好工作。二是向他解释一下为什么没有让他升迁的原因。
总经理对他说：“作为一个高层管理者，学会写一份有价值的报告是很有必要的。当然你写的报告我已经认真看过了，里面分析的问题很详细、说得也不错！这个是小刘的报告，你看一下就明白为什么没有提拔你而提拔他了！”说着从抽屉里拿出一份报告摆在小王面前。
小王心里也一直在纳闷，是不是小刘在报告里做了手脚。看过小刘的报告才知道，果然问题就出在报告上：小刘的报告虽然文笔没他好，但是小刘在长长的报告后另附了一份几百字的简要概括，看起来果然不同凡响，把整个报告的精华叙述得一目了然。
小王终于弄明白了，他进入高级领导层的梦想就是被一份小小的报告毁掉的。
报告的力量就是这么大，有时甚至更大。很多人一天的工作已经非常的忙碌，根本没有足够的时间仔细阅读报告方案。如果你在给他的报告里附上一份简洁的概要，对方接到报告时就会先阅读这份概要，通过阅读这份概要能节省时间，快速了解报告的内容迅速做出决策。
如果没附上概要，由于事多人忙加之又讲求效率，故而谁都不会有耐心看那些没有中心思想的长篇大论。
报告要做到简约而不简单，能够为办公节约大量的时间。效率就是这样提高的，节俭办公也是这样实现的。
在时间管理上分清主次
有的人一天主管很多事，但还“胜似闲庭信步”，而有的人一天到晚忙不过来还是一事无成。造成效率悬殊的原因是多方面的，而有一点是不能忽视的，那就是在时间管理上你是否分清了主次。
一位企业老总说过这样一段话：“在实施一周日程安排之前，一旦电话铃响，我就会跳起来，如果某人通知我一个委员会会议，我就会去。而现在我会说：‘我很想去，但是那个时间我已经答应留给我的女儿了。’有时由于工作的关系我必须取消与朋友的约会，但是若会议重要，我会重新安排，。除非事情很重要，否则，不会进入我的日程安排”。
这确是成功人士的经验之谈，其实，我们的生活也真应该如此，不是安排时间顺序，而是分清主次。这样，你的生活才不会搞乱。例如：如果现在有人告诉你，你的一位好朋友遇上了严重的问题而急切需要帮助，你很可能立刻放下手中的书本而伸出援助之手。，为什么呢？在你事先确定好日程的情况下，这件事情也可以随时加入到你的瓶子里。这就是瓶子不能太满的原因，这样才能使你不至于被临时的良知事情搅乱全局。
既然在时间上分清主次这么重要，那么，我们到底该怎样做呢？下面是李开复自传中的一段话：
我的职业消耗了我的绝大部分时间，但是这个现象已经停止了。我感觉如释重负，重新享受生活，我完成了越来越多的工作，而仍然有足够的时间来履行我的其他角色。我的生活重新趋于平衡。
我发现了大量高质量的时间。过去，我总是说：“每天都觉得时间就是不够，每周只有七天，总是觉得不够。我有太多的事情要做。”现在我发掘出了大量的时间，虽然偶尔还会陷入老习惯，但我的内心却感到轻松安详，因为我了解自己的生活已经稳定和平衡，我能够很快调整，很快适应。虽然仍要匆忙赶路，要应付时不我待的工作危机，但是我获得了回报，——我能留住一些时间给自己，而且我知道，确实知道，这与任何客户的紧迫需求或其他大事同样重要。过去我以为我必须对于一天的每个小时都做出计划，现在我明白了，关键不是规划每一个细枝末节而是要贯彻要事第一。
最显著的变化适合孩子们的关系，周一是个令人高兴的日子，女儿去骑马，儿子参加橄榄球训练，而且全家在此期间会找时间一起去吃顿饭，计划一周活动时，我向妻子建议把周一作为与孩子们在一起的特殊日子，每人带一个孩子，训练后出去吃一顿饭，我们的注意力放在孩子们身上而不是其他，这样进行了两周。在这一天，我们把与孩子在一起看成是最最主要的事情。上周一，当我们步出快餐店走向汽车准备去训练场时，我的儿子拉着我的手说：“周一是我最喜欢的日子，爸爸，我不在乎你们哪一个陪着我，我就喜欢和你们谈话。”
知道了吧？当然，分清主次在我们的生活中，也是一件重要的事情，这样才能给自己留一些时间去享受生活。假如还像以前，无论什么事情都往日程里安排，把一个人分成两部分，也是不能圆满，所以，分清主次是高效享受生活的和完成工作的前提。只有把事情有主有次地分离出来，才能避免了浪费更多的宝贵时间。
一天只完成几件重要的事
每天清晨一张开眼，我们就应思考今天这一天该如何度过以及在自己的人生这个时间轴上今天如何定位，才能利用好一天的时间。
我们生活在争分夺秒工作的社会环境中，我们的愿望、梦想、期待与欲望及与其相关的计划，何时做，何时完成，都是在安排每一天的时间中渐渐积累实现的。它们就是我们要思考如何“行程”的材料。
俗话说：一口吃不成一个胖子，在安排行程表时最必须注意的，就是不能贪心，把自己的行程安排得满满的，而没有重点，这不是一个明智的选择，因为在这个年代，盲目的忙碌只会使自己身心疲惫，事半功倍，空不出时间思考，缺乏自省，这样的人只是一个不停运转的机器。
当然，你可以将行程表安排得滴水不漏，但是，你必须对什么是真正重要的事做到心中有数。安排行程表的原则就是，一天只要达成几件真正重要的事，就足够了。一周的计划也是如此。
绝不要超过这个限度。这是最理想的。一个人最好不要意图安排自己所无法实现的时间表。同时加上分辨何者真正重要，不为无谓的事浪费时间与精力，如此就能拥有许多令人兴奋的一天。
当然你的计划表范围应该要广泛，但绝不能事事包揽，否则作很可能会力不从心。
玛丽凯阿什曾在创办玛丽凯化妆品公司初期听到的一则有关查尔斯施瓦布（美国一家数一数二的钢铁公司总裁）的故事。
一名企管顾问艾维李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦市问：“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的l％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”接着施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。
不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后因为效果惊人，施瓦布开了张35，000美元的支票给李。
玛丽凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35，000美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽凯化妆品公司拥有二十多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的最重要事项。”
找出可以不做的事，并不去完成它的人，就是有能力的人。巴里特的名句“重要的事，经常只占整个事的20％”，是令人难以想象的真实。这就是时间管理的原则——二八原则。生活应该是很单纯的。因此，不要把事情“复杂化”。而事实上，让事情变得复杂的，不是别人，而是你自己。
