第一节通知一、概说通知是指就工作、学习、生活等方面某一具体事项在一定范围内告知有关人员的一种应用文书。在公关工作中，通知的应用范围非常广泛，可以用于社会组织内部的会议、活动、人事任免和有关事项的告知，也可以用于社会组织传达上级机关的指示，要求下级部门办理某一事务和注意某些问题等。一般情况下，通知多用于本系统、本单位内部，根据实际需要可以印刷，也可以书写于纸张、黑白板，可以张贴，也可以寄发、递送。
二、写法
[一]标题
写法1：只标示文种名称，即在第一行居中用较大字体书写“通知”二字，可以根据实际情况书写“紧急通知”、“重要通知”等。
写法2：告知事项＋文种名称，如“会议通知”等，告知事项以具体为佳，如“×××会议通知”。
写法3：公文式标题，即构成“关于×××的通知”的形式。
[二]称谓
在标题之下另起一行顶格书写通知的告知对象，一般为统称，如“各部门”等。有的通知在正文中写明告知对象，这里则省略。称谓后加冒号。
[三]正文
写明所欲告知事项的具体内容。开头可以简要说明通知的根据、缘由、目的等，明确表述其要点，尤其是带有指示性内容的通知，而一般的内部事务性通知则可开门见山直言事项；接下去就要讲清具体安排，如时间、地点、内容、涉及人员、进度安排、如何执行、注意事项等；最后可以酌情用“务请出席”、“特此通知”等结束。如果事项较为简单，用一两句话表达清楚即可；如果事项较为复杂，最好按照事项的重要程度顺序或时间先后顺序等分条列出。
正文文字无论繁简，都应当做到准确、完整、有条理，让人一看便知什么事、什么要求等，把事项说清楚是通知正文最基本的要求。
[四]落款
在正文的右下方署上通知者的名称。通知者的名称一般为单位名称的全称。在署名的下方写上规范的发文日期。如果通知者名称在标题或正文中已经出现，此处可以省略。
关于×××的通知
××××：
为了××××××，兹定于××年×月×日×时，在×××召开×××，请××准时出席××××××。现就有关事项通知如下：
一、××××××××。
二、××××××××。
三、××××××××。
××公司××年×月×日
三、实例
1
会议通知
兹定于2011年10月20日[星期四]上午9：30，在公司三楼第一会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各部门派一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实的有关工作做好汇报准备。
××公司10周年庆祝活动领导小组2011年10月13日
2
关于组织参加第三届全国大学生公关策划大赛
暨举办首届“喻园杯”公关策划大赛的通知
全校各院[系]：
为了进一步提高我校大学生的实践能力，培养我校大学生的创新精神和团队合作精神，推动高校人才培养模式和实践教学的改革，借此第三届全国大学生公关策划大赛举办之际，我校××学院、教务处、校团委和新闻与信息传播学院决定共同主办2011年首届××大学“喻园杯”公关策划大赛，现就有关事项通知如下：
一、组织与管理
为进一步做好大赛的组织工作，经研究决定成立第三届全国大学生公关策划大赛暨首届××大学“喻园杯”公关策划大赛组织委员会[以下简称组委会]，负责动员、报名、组织评审等工作。并在组委会领导下成立技术指导委员会，负责项目的初选、技术指导、评审推荐等工作。××学院红树林策划创意团队负责竞赛的具体工作落实。
1组织委员会
主任委员：××
副主任委员：××××
组委会委员：××××
秘书长：××
秘书：××××
2技术指导委员会
主任：××
评委：××××
秘书：××××
二、大赛要求
1主题：大赛采用全国统一命题的策划选题。
2参赛人员资格：××大学在校本科、研究生均可参加[不收参赛费]。
3大赛选题：由全国大赛组委会统一公布，详见大赛网站：××××××××以及相关企业网站。
4作品形式：公关策划案[具体格式请见网上公布的参赛要求]。
5作品提交：
在规定时间将参赛报名表[在大赛网站“参赛办法”栏下载]及平面打印稿提交东六楼五楼新闻传播学院大赛办公室。
联系人：李××电话：134××××××××
王××电话：159××××××××
6评奖办法：一次参赛，二次评奖。
第一次评奖评出××大学首届“喻园杯”公关策划大赛获奖者，获奖人员可获得奖品与证书，此次评出的入围奖以上的获奖作品将被报送第三届全国大学生公关策划大赛组委会秘书处，参加第三届全国大学生公关策划大赛的评选。
第二次评奖为全国大学生公关策划大赛评奖，获奖者将获得由全国大学生公关策划大赛组委会颁发的证书、奖杯、奖金或奖品。
“喻园杯”奖项设置10项，分别为：
一等奖：1名
二等奖：2名
三等奖：3名
优秀奖：4名
三、赛事进程
4月21日，大赛巡讲及动员大会；
5月24日—25日，提交参赛作品；
5月31日前，公布第一次评奖获奖名单；
10月，公布全国总决赛名单；
11月，全国总决赛暨颁奖典礼。
××大学××学院二○一一年四月十四日
3
关于2011年度会员缴纳会费的通知
协会各部门、各团体单位会员及个人会员：
根据协会《章程》第三章第十一条和第三章第十二条规定，经本会常务理事会研究决定，2011年度协会会费缴纳工作即将开始，具体通知如下：
一、会费缴纳时间。
自2011年7月1日—2011年11月1日止。
二、协会会员必须携带会员证办理会员年检手续。
三、团体会员单位请到协会会员部领取协会授予的“团体会员单位”铜牌，要求铜牌上墙。
协会将免费为团体会员单位在“××公关网站”的公关网页推广一年，希望各团体会员单位把本单位的简介和业绩以及广告用语，交到协会会员部，以便及时发布。有网站的团体会员单位可免费与××公关网站链接。
四、本协会的所有职员，必须是协会会员，协会人力资源部在招聘人员时，应把其列入招聘条件之一。
五、对逾期未缴纳会费的团体会员单位和个人会员，协会将在“××公关网站”发布除名通知，通知后，被除名的会员不得以协会的任何名义开展各项工作，否则将追究其法律责任。
特此通知
××市公共关系协会会员部2011年6月30日
4
2008年中国公共关系大会
暨第十八届全国公关组织联席会会议通知
各省、自治区、直辖市，各地、市公共关系协会、学会，各有关单位：
由中国公共关系协会主办，山东省公共关系协会承办的2008年中国公共关系大会暨第十八届全国公关组织联席会(以下简称“大会”)定于2008年10月11日—15日在美丽的泉城济南举办。
今年，是我国改革开放三十周年，是全面贯彻落实党的十七大战略部署的第一年。为全面回顾三十年来取得的伟大成就，展望我国社会经济发展远景，本次大会的主题是：中国经济发展与文化软实力建设。会议将以“学术与现实的交融，战略与发展的创新”为宗旨，对今后一个时期中国经济和社会发展，从不同的视角来分析和展望，并就公关事业和文化产业的创新与发展，开展学术研讨。大会拟邀请有关领导、专家学者，以及知名企业代表等贵宾出席。届时，还将召开中国公共关系协会会员代表会议，对有关重要议题作出决定。
金秋的泉城，秋高气爽，风和日丽，众泉欢腾，鲜花盛开，热情的山东人民欢迎各地公关界专家、学者，企业界领导和从事公关工作的同仁拨冗参加这一全国性的公关盛会。希望全国各省市、自治区公关协会和各级公关组织踊跃莅临大会。
一、大会时间
2008年10月11日报到，12日至14日正式召开会议，15日离会，会期5天。
二、大会地点
山东省济南市。
三、参会对象
全国各省、市、自治区公关组织负责人和代表，同时欢迎各级公关组织、企事业单位、有关部门等代表和个人参加。
四、收费标准
参会代表每人交纳会务费1500元(按以往惯例)，含会议期间代表住宿费[双人标准间]、餐费、大会场地费、专家报告费、资料费、纪念品和济南、泰安、曲阜考察费等。住宿如有其他要求请在报名时注明，所产生费用自理。参会省、部级领导，按山东省接待标准，由大会统一安排，不足费用由山东省公共关系协会承担。
五、大会报名事项
参加大会的代表请于2008年9月28日前填妥报名表后，传真或发电子邮件至山东省公关协会，并将会务费汇至山东省公关协会。
收款单位：山东省公共关系协会
开户行：[略]
账号：[略]
联系人：[略]
六、报到事宜
10月11日全天报到，会议有计划地组织车辆在机场、火车站接站，请注意“2008年中国公共关系大会”接站标志。
报到地址：济南军区第五招待所[济南市经十一路39号]
酒店电话：05315166××××、5168××××
有关会议的会务及报到事项，请联系山东省公共关系协会。
中国公共关系协会山东省公共关系协会二○○八年九月十日
第二节公函一、概说公函和便函相对应，便函是公关人员处理一般事务用的简便函件，与私人信件相似；公函则是指撰写时具有较完整和规范的公文格式的信函，主要用于社会组织在各种公务活动中与其他社会组织的沟通和联络，处理的内容是较为正式的公务事项，一般用社会组织的专用信笺打印，显得郑重和正规。一份公函是否规范，体现着一个组织的专业水准和对外形象。
公函按其用途性质的不同，可以有以下几种：商洽函，用于和对方商量与接洽工作，多半是主动发出，要求对方给予协助；询问函，用于向对方询问问题或提出对某一事项的处理办法以征询意见，要求对方予以答复；答复函，用于答复对方所询问的问题；委托函，用于委托有关组织代办某一事项；告知函，用于向有关组织告知某种情况或某一事项。
二、写法
[一]标题
写法1：只标示文种名称，即直接在第一行居中书写“公函”二字。
写法2：事由＋文种名称，即构成“关于××××××问题的函[复函]”的形式。
[二]称谓
在标题之下另起一行顶格书写致函对象的名称。致函对象的名称可以是单位名称，也可以是个人姓名。如果致函对象是单位，一般应当写其全称；如果致函对象是个人，一般是单位某一负责人，这时最好先书写单位名称，再换行顶格书写该负责人的姓名和职务。
[三]正文
必须写明所联系事务的内容，一般是一函一事，内容尽可能单一，行文尽可能简洁，语气则应当做到不卑不亢。
1商洽函。正文一般先写清商洽缘由，即为什么要提出商洽；然后写明商洽事项，即所要商洽的具体事项，特别要写清对对方的要求。如果所提要求包括几方面内容，应当分条写出，以便对方考虑。
2询问函。正文一般先写清询问缘由，即询问的目的或原因，这部分有时也叙述有关情况，以便让对方了解提出询问的背景；然后写明询问内容，做到明确、具体、不产生歧义，使对方一看即懂，可依次作答。
3答复函。正文一般先说明对方来函已收到，可以写明收到日期；然后简要复述对方所询问问题或所提要求，用“经××××研究，答复如下”过渡到下文；接下来写明答复内容，也要做到具体明确而又简要，使对方一看就明白。如果所询问的问题分条列出，答复时也要分条依次作答。
4委托函。正文一般先写清委托缘由，既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代查事项的基本情况；然后写明委托事项，特别要写清托办或托查的要求。如果所托事项有时间限制、质量要求和数量指标，也要具体写明，以便对方在时限内按质按量办妥查清。有时在结尾可写上“以上事项希大力协助查清[或办理]，请尽快见复”。
5告知函。告知函的中心内容是告知某一情况或某一事项，如告知涉及对方利益的某事已发生，以期引起对方的注意，或在受托代办事项办理完后告知代办情况。正文要围绕告知的情况或事项写清楚有关内容。
[四]结语
一般在正文之下另起一行空两行书写“此致”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”等表示敬意或祝愿的话，后面不必加标点符号。
[五]落款
在结语的右下方署上发函者的名称。发函者的名称可以是单位名称，也可以是个人姓名。如果发函者是单位，应当书写其全称。如果发函者是个人，一般是单位的某一负责人，这时最好先书写单位名称，再在其下方书写该负责人的职务和姓名。在署名的下方写上发函日期。
关于×××问题的函
××公司
××总经理：
您好！贵公司×月×日送来的××已收到。对×××问题，本公司经×××认真研究，现答复如下：
××××××××××。
此致
敬礼
××公司××年×月×日
三、实例
1
公函
××饭店：
请在××年×月×日至×日保留贵饭店最大的三间一单元客房一套。上星期看过你们的优良设施以后，我公司决定把贵饭店作为今年我公司经理会议的会址。
我们要求在一间客厅内布置可供15人用的“U”形会议桌，还有一间作为非正式会议用的活动室。
这个预订的早日确定，将是令人感激的事。
××公关公司××年×月×日2
关于××活动有关问题的复函
××股份有限公司
××总经理：
您好！贵公司×月×日送来的附件已收到。对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答复如下：
由贵公司委托本公司策划和实施的××活动，已于日前结束。本公司认为，这一活动总体上是成功的，舆论反响也是好的。至于活动中出现的个别操作失误，对整个活动并无大的影响。何况，造成这一失误的原因，与贵公司某些现场执行人员各行其是、不按实施计划执行有一定关系，不应由本公司承担全部责任。所以，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费用，似于理不合。敬请贵公司领导重新审议此事。本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律，并因此影响双方的友好合作关系。
专此复函，顺颂商祺！
××公共关系有限公司××年×月×日
第三节公关宣言一、概说公关宣言是特定的组织或会议向社会各界宣示对重大问题的立场共识、做出庄严承诺、进行宣传号召的公关文书。宣言一般是社会组织主动发布的，如组织成立之初，向社会宣示自己的社会责任和使命，或在产品质量、服务态度、组织诚信等问题上主动向社会表明态度，做出承诺。宣言过去主要是用于各国政府和政府组织之间，就某一重大的国际事务、某一政治与社会事件，公开发表自己的看法、意见，表示自己的态度、意志时使用，近些年，开始为社会组织所使用。公关宣言有组织成立宣言、宣示性宣言、承诺性宣言、协约性宣言等。
二、写法
[一]标题
写法1：组织名称＋事由＋文种名称，如“海尔集团诚信宣言”。
写法2：事由＋文种名称，如“建设和谐企业宣言”。
写法3：会议名称/会议地点＋事由＋文种名称，如“青海湖诗歌宣言”。
写法4：会议名称/会议地点＋文种名称，如“新加坡宣言”。
写法5：正标题＋副标题，正标题一般概括宣言主旨，副标题一般标示组织名称、会议地点、文种名称等，如“我们的希望与承诺--中国企业界哥本哈根宣言”。
[二]正文
一般由前言、主体和结尾三部分内容构成。
1前言。主要说明发表宣言的背景、缘由、目的等，总括阐述发表宣言的指导思想、总体原则、基本观点等。
