现在开始简单工作要做到真正的简单工作，就必须依着一定的步骤进行。一、提高洞察力假设你试过本书提出的几种权宜变通的方法，而且感觉不错，你可知道为什么吗？你可以从步骤二找到答案。但请等一下，现在请你先提高洞察力。以不同的感觉聆听别人对话；观察自己和别人的行为，从中认出几项“十大初期指标”。以下是采取这些步骤，达到以少做多的人经验谈。依序排列最常见的答案。但是找出哪些代表你进步的指标比排行更重要。二、问自己：“那又怎样？”接下来该决定如何处理那种“状况内”渐入佳境的美好感觉，利用它深思该如何界定成功，以及它对你真正代表的意义。我们在访谈中发现，大家在评估自己是否成功减化工作时，有两个主题互相冲突。大多数人(六成以上的人)是以检查工作清单--是否快速完成工作、或是把工作转移给别人--来界定成功与否。而你大部分的同事只希望压力和工作量少一点，他们只在乎自己的工作清单内容。采取这种做法的人往往觉得自己没有真正成功。零售业主管麦可表示：“我老是觉得工作做不完。每当我刚把工作做完，马上又有两倍的工作跑出来。我觉得好象只能在某些日子、某些工作可以少做。上司、客户和永无止尽的成本紧缩老逼得我不得不做更多。”像麦可这种人永远无法保持简单工作的优势。然而，近四成的人采取不同做法，维持成功。即使他们还是需要完成工作清单上的内容，但不是以检查该完成的工作来认定是否成功。他们先在内心设定目标，有了目标之后，最要紧的是自己是否朝目标迈进。而且他们定的目标往往是个人目标而不是公司目标。千百种人对于成功的定义就有千百样：“工作很重要，但它不是生活。我想把时间和精力花在家人、朋友、社区和生活中的一切人事物上。”并非所有人都像流行语“工作和生活平衡”那样，注重在工作和生活间取得平衡。对许多人而言，工作只是为达目的的手段而已。而且不同的人有不同的目标，例如，一位单亲妈妈唯一的目标就是提供女儿未来所需；对二十来岁的科技人员而言，生活是为了云游四海；对于喜欢在礼拜六改造车子，礼拜日把时间奉献给教会活动的印刷厂领班戴夫来说，这才是生活。你少做的目标是为了工作之余可以多做一点其他事吗？“我想有所改变。我需要知道自己做的都是重要而真正有意义的事。”大多数人都想超越自己，想要奉献得有意义，无论做什么都能引以为傲。遣憾的是，许多上班族都觉悟到公司老板认为重要的事，其实根本没那么重要，因此感到沮丧。纺织厂中阶经理京子就指出：“那就是为什么我对很多出自某些特别团队的提议置之不理的原因。他们要我们降低成本，理由何在？好在这个月省下几毛钱，害大家都没办法进步？我是来帮助大家的。我可以花更多时间指导为我工作的人，提高他们的工作效率。如果我做得好的话，长期下来可以替公司省更多钱。”减化工作的目标，是少做那些你心里明知，虽然很紧急但根本不重要的事，如此才能多做一些真正要紧的事。最有创意和最有动力的人，往往无法忍受没有附加价值的工作。金融理财公司中阶经理奎恩表示：“我可以像在华尔街那样替任何人卖命。我之所以能在这家公司待这么多年，在其他地方只待几个月的理由是，在这里有成长的机会。我是那种需要挑战的人。截至目前为止，这里可以满足我的需求。如果有一天情况改变了，即使薪水再高，我还是会走人。”或者你的目标跟这些毫无关系？目标是什么其实不重要，重要的是你选定了一个目标。如果你希望成功能维持到超过你读完这一段的时间，那么就不要再追究你工作清单上的多寡了，一定要有目标。心中有个目标，然后朝它迈进。三、去锁定那个目标吗？问家人、人生导师、教练或好友简化工作的理由，无论他们选择哪一个理由，至少问他们3次：“为什么？”工作很重要，但它不是生活，我想尽情享受生活；我想要有所改变。我做的工作一定要是重要的；我想充分发挥自己所长。他们会帮助你发现你想少做的热情和理由。那些理由将有助于你集中努力，锁定目标，持续成功。
我和许多人生导师、教练长谈过。大家的说法都一样：除非你知道自己要什么，觉得很快乐，否则你将整日净做些没有生产力的事情。所以，当你放下这本书时，千万不要再去想工作清单、电子邮件、会议或其他日常琐事。请你务必好好想一想该如何定义成功，理由何在。
从业技能19：持续精妙简单工作的技巧
如果这里“少做”的窍门都能产生效果，那是再好不过的事情。但是我们怎样才能做到更加精益求精地做事呢？那你就必须学会另一个工作技巧，从而使你的少做技巧更为精妙。持续精妙确实重要一家医疗顾问公司有位执行长，他叫奈尔.苏菲安。他负责教育顾问、行为改造专家、研究人员、作家和软体程序设计师的管理工作。最近，有一家全球制药公司请他协助来评估、简化一项用来改造推出新产品的计划。奈尔从药物危机中心，学习到了理清、倡导、使用者导向的技巧。他说到：“我得处理危机、调解自杀、紧急安置、逃家小孩咨询、毒品与酒精咨询。我们是反社会体制的服务机构，大家都以工作为荣。我们的座右铭是‘默默伸出援手，不发问、不需报上姓名、不需任何签名文件。’”问题集中在一点上，那就是根本没有哪一所学校教人“如何少做”，你只能依据自身的经验、他人的热情服务以及帮助你达到更高标准的人生导师来学习。现在开始简单工作要达到持续不断地少做的目的，当然需要学习各式各样的技巧。没有谁能够每一件事情都绝对做到“少做”，对少做的技巧都一一掌握。其中有三项技巧是最为重要的：完全浏览、综合统整、把资讯一一理清；鼓吹倡导；使用者导向的沟通。在我们学习每一具体做法时，先对每一技巧背后的意义彻底搞清。一、为什么要完全浏览、综合统整、把资讯一一理清呢一个人的感觉，每天都遭受来自各方来的攻击，每个人、每件事都要你全神贯注。不管是从事哪一行、做哪个计划，一种放诸四海皆准的技巧是：快速浏览漫无止境的资讯，并将这些漫无边际的资讯加以综合统整(加以分离，去除“杂言”，集中在有用、有价值的资讯上)，然后搞清楚那些资讯，对某些工作或决策的意义是什么。没有几个人接受过“完全浏览、综合统整、把资讯一一理清”的训练，也没有几个人能够迅速、周详、彻底地执行。可是我们每天都需要这么千万次地坚持去做。精通这种技巧，便具备了通行无阻的开关阀。尽管你不可能立竿见影地做到明显效果，但可以帮你减少每日被攻击的机会，而集中自己的精力。二、为什么要鼓吹倡导呢有的人可能将这种技巧称为销售、说服、行销或展示；有些人可能说它是推销、指导或仔细聆听：确认耳朵听到的，保证把它传递下去；另外还有人称之为管理。每一种描述都有部分正确，但也都有不足之处。你可能把所有技巧都磨利了，但却缺少了鼓吹倡导的一个很重要的元素，那就是勇气。“鼓吹倡导”是指对于你认为对的事，采取立场，透过种种方式说服他人、迫使他人行动，而自己不至于被开除，也提升别人对你的敬意。
令人失望的是，帮助一个人建立这种技巧的职场或领导人很难遇到。然而，如果你想持续不断地少做，必须掌握这种工作技巧。包括大多数主管在内，每个职场的每件工作，都是特意要你多做一点而不是少做一点，因此你必须替自己和同事表明立场。鼓吹倡导是简单工作的“关键时刻”。这项技巧将“野心较小的人”和“不注重生活者”区分开来。三、为什么要采用使用者导向的沟通呢在讨论这一问题之前，我们首先应当明白什么是“使用者导向”，“使用者导向”是指：更高标准的授权：因为你充分传达意思，其他人可以做更周全、更独立的决定；更高标准的尊重：你深知每一次传达讯息时，都占用了别人宝贵的1440分钟的一部分；更高标准的有效性：你将所知道的事加以组织整理、与别人分享，好让别人迅速轻易地将它派上用场；更高标准的专注；你很自律、勤奋、热心帮助他人专注于他们“少数几件重要的工作”上。如果你真的想持续不断地简单工作，就会努力磨练这些技巧。我们在很多的章节里都在谈，如何跟别人产生关联、如何分享想法。因为造成工作复杂的主要原因在于“我们如何沟通”和“目标不清楚”。如果你给别人的讯息不是超级清楚明确，导致周遭的人做出许多不重要、没重点又浪费时间的工作，反而会打击到你。你以为已经做完的计划和决策，会不断回来要求你厘清、核对、修正方向、事必躬亲等等。使用者导向的沟通对于工作人员来说，不仅意味着清楚明确，而且也是少做背后的精神、灵魂和大脑。对以上所介绍的三种技巧掌握之后，我们就按照一定步骤来持续地来增进我们如何去简单工作。我们应采取的具体步骤如下：步骤一 找出一些课题这些必须利于我们练习提升扫描、综合统整、厘清讯息的技巧。要求主管协助你找出期限短、学习曲线陡峭的工作任务，最好能跟来自不同领域的同事共同完成。例如：将六个月的计划结果，浓缩为十五分钟的简报；为一个长期且复杂的研究计划写“摘要报告”；就比较麻烦、具争议性的问题，访问客户或员工，并准备向资深主管做简报；检查某个长期计划的简报和进度报告，然后根据你的发现，提出新的简易方法传达计划的进度；从中加入一个复杂计划，强过自己在一个半小时内浏览并消化所有计划文件。如果你已经在做这些事，在此致上我的慰问之意，我可以体会你的痛苦。不过．你还可以设定更高的标准，例如，同时穿梭于两三个计划之间，其目的不在于虐待自己，而在于增加可应用于扫描电子邮件、自行执行企划等其他方面的学问。避免使用行话、口号或专家口吻。面对这致命的病毒--行话、术语或专家口吻时，不是直接删除，就是详细解释清楚。一般人提到专门术语时，总是一副真了解其意义似的样子，其实很少人真的懂，所以要多用日常用语和故事。步骤二 找出一些课题课题必须是利于提升鼓吹倡导的技巧再提一次，找几个期限短、学习曲线陡峭、包含不同领域的同事参与的计划。例如：在企业导向的提案中代表客户发声。不必客气，尽量以客户的观点丢出问题；在企业导向的提案中代表员工发声。不必客气，尽量以员工的观点丢出问题；调查团队队友：询问他们将如何重新规划公司指定的工具、方法和资讯流程？不必管公司要你们团队如何展示新计划，用你们队员的观点重新规划展示。步骤三 找出可以提升“使用者导向的沟通”技巧的课题和改良公司全方位的沟通回馈系统找到一些课题，这些课题必须是有利于提升“使用者导向的沟通”的技巧，这种技巧可能是职场最常运用的一种技巧。这些课题应该是：修改资深主管对员工的简报，确保所有用语和范例都出自员工观点；以使用者观点修改线上工作工具、员工内部网络与入口网站，以及计划系统，如此一来，他们才能迅速找到所需资讯，确保资讯有系统，符合员工所需；进行重大案子时，要确保同事可以得到他们所需的资讯，符合他们需要。找出可以改良公司全方位的沟通回馈系统，这一系统中你自己和团队成员必须坚持遵循CLEAR模式。大多数企业导向的沟通调查却没什么用，真正以使用者为中心的沟通要采取CLEAR模式。步骤四对于以上的1～3步骤不断循环，持续学习如何将这些技巧用来达到简单工作的效果。
