业务技能20：掌握、获取有价值信息
现代办公场合，掌握信息至关重要，所有在职人员都必须把信息的获取作为一个工作重点来看待。由于信息的重要性、机密性、媒体的广泛性不同，因此一些信息的价值与渠道也就有了不同。为了取得有效、可靠、实用的信息，现代办公人员必须对信息的鉴别能力和获取渠道有相当了解。只有渠道正确，信息才能有价值在收集信息的过程中，如果渠道和方法不正确，信息本身就可能失去其真实性和有效性。所获取和收集信息，要保证真实性和有效性，是依靠正确的渠道和有效方法来保证的。这些正确的渠道如下。
一、公开性质的信息载体、新闻媒介给予高度重视各类文献、图书、刊物、报纸、广播、电视等，都是公开性质的信息载体、新闻媒介。有很多最新消息、重大消息，都是通过它们传递。因为信息具有能与人共享其效能的特点，而且，分享信息的人越多，每个人受益程度也就会越低，所以，人们希望新闻是独家的。
二、公共关系要充分加以利用各类公众的交往、展销会、信息交流会、记者招待会等都是公共关系的范畴。社会的现代化，使公共关系变得越来越重要，从某种意义上说，关系就是机会，关系就是信息。公共关系的主要任务，是宣传本企业的方针、政策，完善本企业的形象，进行双向沟通了解大众的意向和要求，从而为决策提供依据。同时，为增加信息来源的广泛性，必须加强横向联合，互通情报，以使企业的生产能力和竞争能力都有所提高。
日本三菱重工业公司和富士软片公司联合研制造舾工艺中的电子照相划线法(EPNM)。同时，日本长崎造肠厂也一直煞费苦心地使划线工序的合理化。他们引进自动光学曲线跟踪气割机和比例放样机等设备，可是预期效果没有达到。这个厂也研究过电子照相划线方法，以重氮竹感光涂料，但是未能克服重氮带来的图像模糊、同卜肩涂料的密若性不良等难点。也正是这个时候，长崎造船厂听说三菱和富士在用氧化锌搞试验，因此双方交流情报，取得共赢。有很多办法可以开展公共关系以获得信息，除了横向联合、协作外，还可以通过展销会、信息交流会、记者招待会以及个别征求用户意见等等。现在开始简单工作收集信息当然不是一件易事，进行的过程中，有好些需要注意的问题。只有处理好这些问题，信息的收集才可能准确、有效。在收集信息过程中，必须注意：首先，目的要明确。在收集信息之前必须考虑好为什么收集，干什么用，要达到什么目的，对这些问题要做到心中有数。其次，材料要可靠。所谓材料可靠，就是收集的信息质量要高，要有相当的可信度和精确度。再次，态度要求实。求实的态度，关键是要去“求”，要有一套求实的办法。如我们为了防止传输错误，应反复核对；为了防止计量错误，应反复计量；尤其重视第一手材料等，这些都是求实的办法。除此之外，视野要宽阔。信息源多种多样，这些信息源相互联系，相互渗透，交织在一起，每天都产生出大量信息。这些信息形成的巨大信息流，贯通各个领域，不能把自己局限在一个小圈子里，而要放开眼界，这样收集的信息才能量大、质高、有用、有选择性和可比性。
业务技能21：忽略无意义的信息
无论是哪个公司职员，他都不得不面临一个事实，即他会收到太多来自工作团队及部门以外的沟通讯息。而事实上他没有足够的精力与时间，去注意公司所有的相关资讯。团队中的资讯问题很多公司可能在沟通方面进行了大量工作，但大多数只是量上的改变，实质上却毫无变化。也就是说，沟通虽多，但很少能帮助员工作提供有效决策的资讯。因此，精于沟通的团队与精于沟通的员工之间，存在着隔阂。这种隔阂，造成大多数的公司只专注于如何精进不断对员工唠叨的技巧。绝少看到公司会从员工的需求面着想，实在令人沮丧；反之，团队几乎全都是根据资深或高阶主管的角度来看什么是必要的。实际的工作过程中，员工了解整体目标方向的梗概，即公司或部门目标的轻重缓急之后，他们觉得不理会公司大部分的电子邮件、通知公告、广播等信息，甚至是全公司上下必参加的会议，也无关紧要，他们根据选择侦测到的资讯(包括：经过特别设计，有助于完成工作的资讯；规划好的资讯，可以让他们充分有效地作决策)，做出决定。职员如果根据经理的决定来安排事情，指引自己做事的优先顺序与应该注意的事情时，他面临改变时，就会有困惑与挫折感。如果职员完全依赖经理及公司帮自己筛选重要事情，那要留意的事就太多。要记住，在工作中：愈不理会，愈划算！极少数的管理人认为，策略性的沟通应该是，将资讯设计成可让员工用来做决策。资讯即传达团队的策略计划。而事实上，员工本人要的是具体的资讯，好让他们用以做具体的决策，而不要只是提供背景资讯。现在开始简单工作第一，只对两种有用的信息重点关注要求必须采取行动的信息；规定在两三个星期内必须采取行动。例如：在6月20日以前寄回报名表，会有什么好处。或是受邀参加10月12日公司的决策公议。第二，对于那些没有提及必须采取行动及截止日期的信息一律忽略看到无意义的讯息，应该像逃命一样，立刻将它从信箱里删除，别让它成为你的障碍。不论你是干什么工作，也不论是谁传给你的讯息，这种方法一律适用。别担心你会错过了什么重要信息，要知道有必要的话，寄件人通常会再一次地将信息寄给你。而且，你遇到的情况很可能是：你有69%的概率会第二次收到相同的信息；你有46%的概率第三次收到相同的信息；你有36%的概率会第四次收到你必须接受的信息，或者参加这个会议、活动或训练课程。所以，你应该坚持的原则就是，到那个时候再说！
业务技能22：删除75%的电子邮件
团队中的网络问题“无所不在的连接”也意味着：
随时随地可以接触到……因此，人们要自己负责切断连接，以免累坏了自己。”--贾德纳研究公司包括电子邮件在内的无数通讯方式是一种恩赐，也是一种祸害。积极的方面是，通过这些通讯方式我们看到全世界；不利的一面是让我们陷入杂乱无章、没有重点、不必要的资讯中。因此，你必须学会随机应变地适时关闭你的虚拟沟通之门。网络中“无所不能的连接”如果你不是为了寻找解决收件夹爆满的方法，而是所有人在任何时间都可以联系到你，你很可能是所谓的“无所不能的连接”的受害者之一。很多工作者认为，网络给他们提供“无所不能的连接”，于是成为“无所不能的连接”的受害者，他们为了使人们随时找得到，就必须迅速回应每件事，这样到头来只会把自己累垮。目前的职业者，他们从来没学过如何利用客观的标准，快速浏览及编辑大量的资讯。在20世纪80年代前网络尚未流行，自然80年代前参加工作的人就自然缺少这种工作技能，而80年代以后出生的人，虽然是网际网络已普遍存在，但事实上，许多人都很忧虑，因为这一代并没有学习他们未来必备的深度评论思考技巧：快速浏览、综合、分析、组织、阐明……实际的工作过程中，大部分的连接过量都是个人问题，指望企业来解决这一问题是根本不现实的。许多不同领域里的顶尖人物，他们对如何处理“无所不任的连接”问题也是束手无策，他们一般性地认为，在主管的教育训练上应该少花点时间，而在基层员工身上应该多花时间。很多的企业团体，让员工用更少的时间、更少的资讯做决策。一种名叫“即时简讯服务”的行动通讯科技也迅速成为流行于企业之中，还有其他许多新的资讯应用科技即将出现，毫无疑问会让你感觉到资讯过量的问题。现在开始简单工作针对电子邮件工作问题，我们必须注意以下问题：第一，检点自己有什么不足要成功解决问题，就必须首先承认问题的存在，在此我们需要尊重的就是自己在浏览过滤信息上确实有问题。
你所面临的对方，很可能是做什么事情都不事先规划或标示清楚的人，于是你就不得不收到了这么多的资讯。既然你收到这些乱七八糟垃圾信息的情况只会愈来愈糟，你就不得不现在解决这个问题。先承认自己是问题的一部分。学会在陷入每封邮件的细节之前，先快速浏览、编辑那些向你排山倒海而来的大量资讯。能够不断删除你75％电子邮件的关键，就是改变浏览过滤资讯的方式，而且不只是针对“外人”传来的资讯，还必须改变方式侦测来自公司、同事及哥们儿、姊妹等传来的信息。第二，认真浏览过滤当你感觉到，这一信息并不是自己今天就务必阅读或至少浏览这封邮件，或者是说信息的发送者根本没有引起你的注意，那么这样的封邮件就别打开，直接删除！
我们会开信来看，可能是因为认识寄件人。电子邮件让人们很容易联系：我们都会钻研那些对日常工作有利的电子邮件，并且接连不断地来回点阅--打开一封邮件，因为那是好友传来的；打开下一封，因为这跟我们的工作有关。可惜我们这种来回点阅式的浏览电子邮件既没有重点也毫无章法。应该采取先发策略，也就是在你考虑打开邮件之前，让主旨和寄件人先按你的门铃。除非主旨和寄件人按了你的门铃，否则就按下删除键。运用这种策略，在你真正开始阅读邮件之前，至少可以先删除收件夹里50%的邮件。第三，过滤后的邮件，只有两种信息值得注重(1)要求必须去做某件事情。(2)有时间限制的咨询，比如在两、三个星期以内必须完成某项任务。邮件如果不要求你必须在某一时间内采取的行动，那就毫不犹豫地删掉。这样，基本上就能够做到把75％的邮件从收件夹中清除。步骤二和步骤三已经为你有效地过滤邮件起到了作用，剩下的邮件就是你需要全神贯注地去查看的邮件了。这时，你如果还觉得烦，那就进行第四步过滤工作。第四，对于剩下的邮件，运用CLEAR模式进行浏览要浏览的邮件，应该能够符合以下一些特点：(1)与你目前的工作内容有关。(2)看完邮件后，你必须做什么事？(3)应该达成什么目标？(4)你如何完成目标，并列出可使用的工具与资源。(5)对你有什么好处？邮件内容若与CLEAR这五个原则毫不沾边，就按下“删除”键，或是告诉寄件人你不会回复不具备这五点讯息的邮件。进行了CLEAR处理之后，你可能已经清空了90％的邮件。有些人可能掌握这种方法后，会说“这么简单，却这么严谨有效！”可是，能够持之以恒地继续使用这个模式的人却寥寥无几。能够持续一贯地使用CLEAR模式，表示你非常严谨有纪律地浏览资讯。但很少有人愿意那么严谨自律，而一旦能够严谨自律的话，那你的邮件就会减少到90％。第五，尝试自己的做法要是你认为前面的建议不可行，或者是有困难，那么就运用尝试来过滤吧！当然，这种方式可能会让你造成失误，将重要的邮件误判为垃圾邮件而删掉。处理工作过量，不能采用习惯性的办法。因此，建议你不妨试试下列做法：
在进行以上一至三步骤后，在一个保存夹里把所有删除的邮件保存起来，而不丢到回收站里；一个月后，你检视一下你所视为的垃圾邮件中，有多少对你有价值的邮件，保证你会惊讶地发现自己的做法确实有失误。然后，你就可以使用自己修订过的浏览策略。第六，安装垃圾邮件过滤的处理器如果你的公司规模较小，就必须立即装上SpamFilter之类的垃圾邮件过滤软件。目前，企业每年因垃圾邮件耗损每位员工1.4%的生产力。据可靠的预测，到2006年，消费者每年会收到1400封垃圾电子邮件，对于知识工作者及服务业者来说，就不仅仅是这个数字！这将会成为公司愈来愈严重的问题。如果是大公司，你必须花费精力与时间，去说服公司的电脑科技专家及供应厂商装上过滤垃圾邮件软件。尽管这一过程会十分艰难，但一定不能放弃！不管是自己采取什么样的办法。因为装上过滤垃圾邮件软体至关重要！
业务技能23：做简报的技巧
