任何一种分类都不会影响记账结果。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月按自然数1、2、3、4、5……的顺序连续编号，1张记账凭证编1个号，不得跳号、重号。当月记账凭证的编号，可以在填写记账凭证的当日填写，也可以在装订记账凭证或月末时填写。如果一项经济业务需要编制两张或两张以上记账凭证时，可以采用“分数编号法”编号。月末，会计人员在最后一张记账凭证的编号旁边，注明“全”，表明本月编制的记账凭证到此结束。
（4）填写记账凭证的内容摘要
记账凭证内容摘要的填写应当符合下面三个要求：一是真实准确，即填写的内容必须与经济业务的内容和所附原始凭证的内容相符；二是简明扼要，即对经济业务内容的表述要准确；三是完整清楚，即对一项经济业务涉及两个以上（不包括两个）一级会计科目的，一般应根据经济业务和各个会计科目的特点分别填写。
（5）填写会计科目、编制会计分录
会计人员在对原始凭证的内容进行归类时，应当正确填写所涉及的会计科目（包括一级科目、子目或细目），会计科目应写全称，也可以用会计科目戳记代替书写，但是绝对不可以采用简写或者不写名称、只写编号的形式，也不能使用会计科目的统一编号代替会计科目的名称。
账户的对应关系要填写清楚。在填写会计科目时，一般一个科目只能同一个科目或几个科目相对应，不要几个科目和几个科目同时对应。不能把不同内容、不同类型的经济业务合并，这样容易造成账簿记录的错误，从而给会计人员的记账、算账工作带来诸多麻烦。但在某种特殊情况下，如果某项经济业务需要编制一套多借多贷的会计分录，为了集中反映该项经济业务的全貌，会计人员也可以采用多借多贷的账户对应关系，不必人为地将一项经济业务所涉及的会计科目分开。
（6）填写金额栏数字
记账凭证上的金额必须与原始凭证上的金额相符。金额的登记方向，大小写数字必须正确。
每一项经济业务填入金额数字后，要在记账凭证的合计行上填写合计金额，并在合计金额前标注人民币符号“￥”。另外，要准确计算合计金额并保持借方与贷方之间的平衡，如果不是合计金额，就不必填写人民币符号。一项经济业务因涉及会计科目较多，需要在一张记账凭证上填写多行或填写多张记账凭证的，一般在每张记账凭证的合计行填写合计金额。
（7）注销记账凭证中的空行
记账凭证填制经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处画一条斜线或S形线注销。要注意斜线两端都不能画到金额数字的行次上。
（8）注明所附原始凭证的件（张）数
一项经济业务发生后，会计人员应当认真整理相关的原始凭证，并且附在该记账凭证后面，另外应当在记账凭证上注明所附原始凭证的件（张）数。
如果一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证，就应当把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在摘要栏里注明“本凭证附件包括××号记账凭证业务”字样，在其他凭证上面注明“原始凭证附在××号记账凭证后面”的字样。
除了结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证以外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果遇到原始凭证须单独保存时，会计人员应将其整理完毕，妥善保管，并在有关的记账凭证上加以注明，以便日后进行查找、核对。
（9）记账凭证的签章
记账凭证填制完毕后，填制人员应签章，以明确经济责任。填制人员签章后，按照规定交由审核人员进行审核，然后交记账人员登记入账。记账凭证的每一位经手人员，都要签章，以明确经济责任。
如果在填制记账凭证时发生错误，会计人员应当重新填制。
（10）记账凭证汇总表
为减少工作量，简化登账工作，会计人员可以先定期（1天、5天、10天等）将所编制的记账凭证进行归类汇总，整理后编制“记账凭证汇总表”，该表也被称为“科目汇总表”，然后再将汇总后的内容登记到相应的总分类账簿中。
4.记账凭证的审核
为了保证账簿记录的正确性，记账凭证填制后，必须由专人进行审查。记账凭证的审核内容主要有以下四个方面。
（1）审核内容是否真实
内容的审核包括审核记账凭证上填写的经济业务内容与原始凭证上记载的经济业务内容是否相符；所附原始凭证的张数与记账凭证上填写的附件张数是否一致；记账凭证上的金额与所附原始凭证上的金额是否相等。
（2） 审核科目是否正确
审核人员应做好记账凭证各科目的检查工作，具体包括：检查应借、应贷的会计科目和金额是否准确，会计科目之间的对应关系是否合理；借方金额与贷方金额的计算是否准确无误，二者的合计是否相等；一级科目的金额与其所属明细科目的金额之和是否一致。
（3）审核项目是否齐全
审核项目是否齐全，主要是检查有关经办人员是否按照规定的手续和程序在记账凭证上签字或盖章。
（4）书写是否正确
记账凭证的填写有特定的要求，编制记账凭证必须遵守这些规定，因此，审核人员应检查记账凭证的书写是否正确。
审核人员在记账凭证审核中如发现错误，必须马上查明原因，并按照相应的规定加以更正。只有审核无误之后的凭证，才能作为登记账簿的依据。
此外，出纳人员在办理收款或付款业务后，应当在凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记，以避免重收重付。
四、会计凭证的传递、整理、装订与保管
1.会计凭证的传递
会计凭证的传递，是指从会计凭证的取得或填制起至归档保管过程中，在单位内部有关部门和人员之间的传送过程。
由于经济业务的内容不同，会计凭证的传递程序和时间也不尽相同。及时进行会计凭证的传递，不仅对财务核算有着重要的意义，还有利于发挥会计监督的作用。会计凭证传递程序的确定，要视经济业务的特点、手续而定。一般应从以下几个方面着手进行。
（1）确定会计凭证的传递环节
企业应当根据本单位经济业务的特点、内部组织机构和人员分工情况，规定会计凭证的传递所必须经过的环节，既能保证各有关部门和人员对会计凭证进行必要环节的处理与审核，又能避免在不必要的环节停留，从而使经营活动高速、有效地运行。
（2）规定会计凭证的传递时间
企业应当综合考虑各环节的工作内容和工作量，以确保会计凭证能够及时、准确地传递，并且明确规定各个环节的停留时间，以免打乱正常的会计工作秩序。
（3）完善会计凭证交接手续
为防止会计凭证在传递过程中出现遗失、毁损或其他意外情况，企业应建立会计凭证的交接签收制度，从而保证会计凭证的完整性。
2.会计凭证的整理
会计凭证登记完毕后，会计人员应当按照分类和编号顺序整理，查看有无缺号、重复编号等情况，并检查记账凭证所附原始凭证是否齐全。
3.会计凭证的装订
当期完成会计凭证的各项工作后，会计人员就应当进行相应的装订工作。会计人员应当按照记账凭证的编号顺序，连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，折叠一致，排列整齐，加具封面、封底，装订成册，并且在装订线上加盖封签，由装订人员在装订线封签处签名或盖章，然后进行存档。
如果原始凭证的数量过多，不便一起装订，不必附在记账凭证后面，可单独将原始凭证抽出来，装订成册。在装订成册的封面上要注明记账凭证的日期、种类、编号，同时在记账凭证的封底注明“附件另订”以及原始凭证的名称、编号等。
所有会计凭证都应当加具封皮（包括封面和封底），一般采用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸。记账凭证的封面应当详细注明单位名称、凭证种类、凭证编号的顺序号码、凭证所反映的经济业务发生的日期、凭证的起止号码、本札凭证的册数和张数，另外要有相关经办人员的签章。
记账凭证封面的格式是统一的，如图2-3所示。
记账凭证封面
日期年月份
册数本月共册本册是第册
张数本册自第号至第 号共张
附记
会计主管：装订人：
图2-3记账凭证封面
记账凭证的封底格式如表2-7所示。
表2-7抽出附件登记表
抽出日期
年月日
原始凭证号码抽出附件的
详细名称抽出理由抽取人签章会计主管签章备注
正式装订时，需要的装订工具包括凭证封皮、铁锥或装订机，以及线绳、铁夹、胶水等，应当按照以下顺序进行装订。
第一，裁开凭证的封面和封底，分别附在凭证的前面和后面，然后拿出一张质地相同的纸放在封面上角做护角线。
第二，在封皮的左上角用铅笔画一个边长为5厘米的分角线，并且把这个直角分成两个45°角，如图2-4所示。
图2-4记账封皮分角线划分
第三，在分角线合适的位置上打两个孔作为装订线眼。这两个孔的具体位置，可以在距左上角的顶端2～4厘米的地方，如图2-5所示。
图2-5记账凭证分角线的打孔位置
第四，用缝毛衣针引线绳沿着虚线的方向穿绕两孔若干次，并且在凭证的背面打结。如图2-6所示。
图2-6记账凭证的穿线
第五，将放在最上方的牛皮纸裁成一条大约宽6厘米的包角纸条，先从记账凭证的背面折叠成纸条进行粘贴。如图2-7所示。
图2-7记账凭证的背面包角线条
第六，从正面折叠纸条，粘贴成相应的标准，该标准如图2-8所示。
图2-8记账凭证的正面折叠纸条
第七，做包角后的记账凭证。具体做法是把正面未粘贴的包角纸条向后折叠，裁减掉一个三角形，并且与背后的包角纸条重叠、粘牢。如图2-9所示。
图2-9包角后的记账凭证形状
第八，待晾干后，在凭证本的侧脊上注明“×年×月第×册共×册”的字样。参与装订的相关会计人员应当在装订线封签处进行签字或盖章。
4.会计凭证的保管
会计凭证是重要的档案和历史资料，企业应按照《会计档案管理办法》的要求，妥善保管，不得丢失和任意销毁。
会计凭证装订成册后，由财务部门指定专人负责保管，但出纳人员不得兼管会计档案。年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后应由财务部门编造清册移交本单位档案部门保管，并制定严格的调阅制度。一般情况下，本单位会计凭证不得外借。因特殊情况，其他单位需要调阅时，需经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，其他单位可以复制，并在专设登记簿上登记，提供人员和接收人员共同签名或盖章。本单位人员调阅时，也要办理相关手续。
五、科目汇总表的编制
科目汇总表是根据专用记账凭证（或通用记账凭证）汇总编制而成的。基本的编制方法如下：会计人员根据一定时期内的全部记账凭证，按照相同会计科目进行归类，定期（10天或15天）分别汇总每一个账户的借、贷双方的发生额，并将其填列在科目汇总表的相应栏内，用以反映全部账户的借、贷方发生额。根据科目汇总表登记总分类账时，只需要将该表中汇总起来的各科目的本期借、贷方发生额的合计数，分次或月末一次性记到相应总分类账的借方或贷方即可。
会计人员编制科目汇总表时，登记总账所依据凭证的编号方法有一定的变化，应当按照“科汇字第×号”字样按月进行连续编号。
六、建账与登账
会计账簿简称账簿，是指由一定格式的账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、序时、分类地记录一个企业（单位）经济业务的会计簿籍。
1.账簿的分类
按照用途的不同，账簿可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
按照外表形式的不同，账簿可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。
按照所使用账页的格式不同，账簿可以分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和横线登记式账簿。
2.建账的具体步骤
建账一般有以下四个步骤。
第一步，按照准备使用的账簿的格式要求，预备各种账页，并将活页的账页用账夹装订成册。
第二步，在账簿的“启用表”上，写明单位名称、账簿名称、册数、编号、起止页数、启用日期以及记账人员和会计主管人员的姓名，并加盖单位公章和审核人名章。记账人员或会计主管在本年度调动工作时，应注明交接日期、接办人员和监交人员的姓名，并由交接双方签名或盖章，以明确各自的经济责任。
第三步，按照会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户，并根据总账账户明细核算的要求，在各个所属明细账户上建立二、三级明细账户。原单位在本年度开始建立各级账户的同时，应将上一年的账户余额结转过来。
第四步，启用订本式账簿，必须编定号码，号码的编定顺序应当从第一页起到最后一页止，不得跳页、缺号；使用活页式账簿，应当按照账户顺序编写账户页次号码，各账户编列号码后，应填写“账户目录”，并将账户名称页次登入目录内，粘贴索引纸（账户标签），写明账户名称，以便日后检索。
3.账簿的基本内容
账簿应具备封面、扉页和账页等基本内容，如表2-8所示。
表2-8账簿的基本内容
封面
账簿名称
记账单位名称
扉页
账簿名称、编号、页数、启用日期、经管人员姓名以及相应的交接记录
账户目录
主管会计人员签章
账页
账户名称、总页数和分页数
经济业务内容
记账日期栏、凭证种类及号数栏、摘要栏、借贷方金额栏、余额方向栏、余额栏
4.账簿的启用
在启用会计账簿时，为了保证账簿记录的合法性、会计资料的完整性，及明确记账责任，会计人员应当在账簿的封面上写明账簿名称和单位名称。在账簿扉页上附“账簿使用登记表”，内容包括以下几项：启用日期，账簿页数，记账人员和会计机构负责人、会计主管姓名，单位公章和审核人名章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管在调动工作时，需要做如下工作：注明交接日期、接办人员或监交人员姓名，并由交接双方人员签名或盖章，以明确双方的经济责任。通常，账簿使用登记表的格式，如表2-9所示。
表2-9账簿使用登记表
使用者名称
账簿编号
账簿页数本账簿共计使用页
启用日期年月日
截止日期年月日
（续表）
责任者盖章
出纳审核主管部门领导
交接记录
姓名交接日期交接盖章
监交人员
职务姓名
日期
经管年月日
交出年月日
经管年月日
交出年月日
经管年月日
交出年月日
经管年月日
交出年月日
印花税票
5.账簿登记要求
账簿的登记要求有以下几个：
第一，登记要及时。
第二，内容要准确、清楚、完整，并标明记账符号。
第三，一般账目用蓝黑墨水笔填写，特殊账目要用红色墨水填写。
