一、会计人员的书写规范
会计工作离不开数字的书写。会计人员常用的数字有两种：一种是中文大写数字，另一种是阿拉伯数字。数字的书写是会计人员的一项基本功，数字书写的基本要求是正确、规范、清晰、整洁、美观。
1. 中文大写数字书写的有关规定
中文大写数字，主要用于发票、支票、汇票、存单等重要凭证的书写，应一律用正楷或者行书字体书写。
会计人员常用的大写数字有壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆（元）、角、分、整（正）、零等。
会计人员在使用中文大写数字时，要注意以下几点：
第一，不得使用中文小写一、二、三、四、五、六、七、八、九、十或廿、两、毛等，更不可随意自造简化字。
第二，大写金额数字到“元”位或者“角”位的，在“元”或者“角”字后应加“整”字或者“正”字；另外，大写金额数字到“分”位的，“分”字后面不加“整”字或者“正”字。
第三，“人民币”与数字之间不得留空。凡是会计上有固定格式的重要凭证，大写金额栏一般都印有“人民币”字样，书写时，我们应当注意：金额数字应当紧接在“人民币”后面，“人民币”与大写金额数字之间不得留空。大写金额栏没有印有“人民币”字样的，应在大写金额数字前填写“人民币”三个字。
第四，“零”的写法要注意。金额数字尾部的“0”，不管有一个还是有连续几个，大写金额到非零数位后，用一个“整（正）”字结束，不需用“零”来表示。比如“480”，大写金额数字应写成“人民币肆元捌角整”；又如“20000”，应写成“人民币贰佰元整”。
对于小写金额数字中间有“0”的，大写金额数字应按照汉语语言规范、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。关于这点，我们通过下面的四个实例来学习。
实例1：小写金额数字中间只有一个“0”的，大写金额要写上“零”字，比如“50678”，大写金额应写成“人民币伍佰零陆元柒角捌分”。
实例2：小写金额数字中间连续有几个“0”的，大写金额数字可以只写一个“零”字，比如“700436”，大写金额应写成“人民币柒仟零肆元叁角陆分”。
实例3：小写金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，大写金额数字中间可以只写一个“零”，也可以不写“零”。比如“346040”，大写金额应写成“人民币叁仟肆佰陆拾元零肆角整”，或者是“人民币叁仟肆佰陆拾元肆角整”。
实例4：小写金额数字角位是“0”而分位不是“0”时，大写金额“元”字后必须写“零”，比如“52709”，大写金额应写成“人民币伍佰贰拾柒元零玖分”。
第五，数字前加数量字。大写金额“拾”、“佰”、“仟”、“万”等数字前面必须冠有数量字“壹”、“贰”、“叁”……“玖”等，千万不可以省略。
尤其应当注意的一点是，切莫因习惯把“壹拾几”、“壹拾几万”写成“拾几”、“拾几万”。“拾”字仅代表数位，而不代表数量，前面不加“壹”字既不符合书写要求，又容易被人改成“贰拾几”、“叁拾几”等。
例如“18000000”，大写金额应写成“人民币壹拾捌万元整”，而不能写成“人民币拾捌万元整”。如果书写不规范，“人民币”与金额数字之间留有空位，就很容易被人改成“人民币叁（肆、伍……）拾万元整”等。
第六，票据的出票日期同样要大写。为防止有人随意涂改票据的出票日期，会计人员在填写月、日时，月为壹至壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾、叁拾的，应在其前加“零”，日为拾壹至拾玖的，应在其前面加壹。比如，4月16日应写成“零肆月壹拾陆日”。出票日期使用小写填写的票据，银行应不予受理。
2.阿拉伯数字书写的有关规定
会计人员在书写阿拉伯数字时，应当由高位到低位，从左到右，认认真真地一个个进行书写。阿拉伯数字书写的要求有以下三个：不潦草，不模棱两可，不连笔写。
阿拉伯数字的前面必须按照规定加写人民币符号“￥”，并且两者之间绝对不能够留空。以“元”为单位的阿拉伯数字应当填写到角、分；没有角、分这些单位的，角位和分位可以分别填写“00”或符号“--”；有角无分的，分位应写“0”，不写符号“--”。
账表凭证上书写的阿拉伯数字应当使用斜体（与底平线成60°角），数字高度约占账表凭证金额分位格的二分之一至三分之二，这种数字看上去很美观，而且有问题时，方便会计人员修改。
阿拉伯数字的书写，应注意以下几个方面：
第一，“0”的书写有讲究，形状要像椭圆形。下笔要由右上角按逆时针方向划出，既不要写得太小，也不要开口，更不能留尾巴。
第二，“1”的下端紧靠分位格的左下角。
第三，“4”的顶部不封口，写第1笔时应上抵中线，下至下半格的四分之一处，最关键的是中竖，斜度应为60°，否则“4”就写成正体了。
第四，“6”的上半部分应斜伸出上半格四分之一的高度。
第五，写“8”时，上边要稍小，下边稍大，注意起笔应写成斜S形，终笔与起笔交接处应成菱角，切勿混淆“3”和“8”。
第六，“7”和“9”上抵下半格的四分之一、下伸次行上半格的四分之一处，任何其他数字都应当靠在低线上书写，绝对不能悬空。
二、原始凭证的填制、审核
会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据，分为原始凭证和记账凭证（见图2-1）。填制和审核会计凭证是进行会计核算的一种方法，是会计核算工作的起始环节。
图2-1会计凭证
原始凭证是填制记账凭证和登记账簿的原始依据，是进行会计核算的原始资料。所有不能证明经济业务已经发生或完成的各种单据，例如购货合同、请购单、对账单等，均不属于原始凭证，均不能作为会计核算的原始证据。
1.原始凭证的内容
原始凭证的内容包括以下几项：原始凭证的名称及编号，填制原始凭证的日期，接受原始凭证的单位名称或个人姓名，经济业务的内容，经济业务的单价、数量和金额，填制单位签章，经办业务人员的签名或盖章。此外，原始凭证一般还需要载明凭证的附件。
2.原始凭证的填制要求
（1）记录要真实
原始凭证所填列的经济业务的内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况，会计人员千万不可弄虚作假。
（2）内容要完整
原始凭证所要求填列的项目一定要逐项填列，不得遗漏或省略。
（3）手续要完备
单位自制的原始凭证，必须有经办单位领导人或者其他指定人员的签名；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从个人那里得到的原始凭证，必须有填制人员的签名。
（4）书写要清楚、规范
原始凭证要按规定填写，字迹要清晰，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须符合填写规范，使用阿拉伯数字时，要逐个填写，绝对不能写连笔字。
（5）编号要连续
如果原始凭证已预先印定编号，会计人员在写坏、作废时，应加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得随意撕毁。
（6）不得涂改、刮擦、挖补
原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正的地方应加盖出具单位的印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重新开具新的凭证，不能在原始凭证上直接进行涂改、刮擦或挖补。
（7）填制要及时
会计人员一定要及时填写各种原始凭证，并按规定程序送交会计机构进行审核。原始凭证的审核人员应检查有关数量、单价、金额是否有误，是否与实际业务相符。
3.支票填制
支票是由出票人签发的，委托办理存款业务的银行或其他金融机构在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。支票属于出票人自行填制的原始凭证，但是因为支票最终会涉及款项的实际支付，因此，支票的填制有着严格的要求。
填写支票时，应注意以下几点：
第一，应当使用碳素墨水或墨汁（人民银行另有规定的除外）。
第二，出票日期必须大写。月为壹、贰和壹拾等，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾等，应在前面加“零”；日为拾壹至拾玖的，应当在前面加“壹”。
第三，不准签发空头支票。
第四，出票人的印鉴应当与预留在银行的印鉴一致。
第五，如果出现了出票金额、日期、收款人名称等方面的错误，不得在支票上更改，应当重填一张支票，并将原支票加盖“作废”戳记；出现除以上情况的其他错误时，必须由原记载人签章证明才能更正。
第六，现金支票只能支取现金，不能转账。转账支票只能转账，不能支取现金，普通支票可支取现金也可转账，但用于转账时，必须要在支票的正面予以注明。
4.增值税发票的填制
增值税发票一般是由纳税人开具的销货发票，一般一式四联，销货单位和购货单位各两联。留销货单位的两联，一联作为会计机构的记账凭证，一联留在有关业务部门；交购货单位的两联，一联作为购货单位的结算凭证，一联作为税款抵扣凭证。只有增值税发货票税款抵扣联支付的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账，否则销货单位就会漏税，进而给国家造成损失。所以，购货单位向一般纳税人购货时，应索要增值税专用发票。其具体格式，如图2－2所示。
3700094310山东增值税专用发票
发票联No 45781376
开 票 日 期：
购货单位名称：
纳税人识别号：
地 址、电 话：
开户行及账号：密码区
货物或应税劳务名称
合计规格型号单位数量单价金额税率税额
价税合计（大写）（小写）
销货单位名称：
纳税人识别号：
地 址、电 话：
开户行及账号：备注
第
一
联
：
发
票
联
购
货
方
记
账
凭
证
收款人：复核：开票人：销货单位：（章）
图2-2增值税发票
5.原始凭证的审核要求
原始凭证的审核一般包括以下几个方面：合法性、真实性、完整性、正确性。如表2-1所示。
表2-1原始凭证审核的四大部分
合法性
是否符合国家的有关方针政策、法规、制度和计划的规定
是否以合同为依据
有无违反财经制度的现象
有无贪污、盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违纪行为
真实性
经济业务的双方单位和当事人是否真实
经济业务的内容是否真实
经济业务发生的时间、地点和填制凭证的日期是否真实
完整性
原始凭证上所记载的经济活动的各项内容是否符合规定要求，是否完整
原始凭证上的每个项目填列是否全面、清楚，有无遗漏
正确性
原始凭证的填制手续是否正确
原始凭证填制的内容，如数量、单位及金额是否正确
6.原始凭证的审核内容
原始凭证的审核内容有凭证名称，填制日期，填制单位名称、填制人姓名，经办人签章，接收凭证单位名称，经济业务内容等。如表2-2所示。
表2-2原始凭证的审核内容
审核凭证
内容
凭证名称
填制日期
填制单位名称、填制人姓名
经办人签章
接收凭证单位名称
经济业务内容，即数量、单位和金额
审核凭证
签章
从外单位取得的，必须盖有填制单位的公章和填制人的姓名
自制的，必须有经办部门领导或者指定人员签名或盖章
对外开出的，必须加盖本单位的财务专用章或公章
审核凭证
金额
凡需填写大小写金额的，大写与小写金额必须相符
购买实物的，必须有验收证明
支付款项的，必须有收款单位和收款人的收款证明
（续表）
审核凭证
各联
一式几联的，必须注明各联的用途，只能以其中一联作为报销凭证
一式几联的发票或收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写功能的或机器打印的除外），各联必须写透，并连续编号
三、记账凭证的填制、审核
记账凭证又被称做记账凭单，是由会计人员按照经济业务事项的内容加以归类，根据审核无误的原始凭证进行登记，并且据以确定会计分录后所填制的会计凭证。
1.记账凭证的分类
记账凭证形形色色，按照经济业务与货币资金的收付关系，我们可以将其划分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三种类型。
收款凭证用于记载与现金或银行存款收入有关的经济业务，其基本格式如表2-3所示。
表2-3收款凭证
借方科目年月日字第号
摘要贷方总账科目明细科目√
金额
千百十万千百十元角分
合计
附
单
据
张
财务主管记账出纳审核制单
付款凭证用于记载与现金或银行存款付出有关的经济业务，其基本格式如表2-4所示。
表2-4付款凭证
贷方科目年月日字第号
摘要借方总账科目明细科目√
金额
千百十万千百十元角分
合计
附
单
据
张
财务主管记账出纳审核制单
转账凭证用于记载与现金和银行存款的收付无关的会计分录，其基本格式如表2-5所示。
表2-5转账凭证
年月日字第号
摘要总账科目明细科目√
金额
千百十万千百十元角分
√
金额
千百十万千百十元角分
合计
附
单
据
张
财务主管记账出纳审核制单
很多企事业单位，日常的财务工作量不太大，因此一般是使用格式统一的通用记账凭证，而不使用上述三种记账凭证。如表2-6所示。
表2-6记账凭证
年月日字第号
摘要总账科目明细科目√
金额
千百十万千百十元角分
√
金额
千百十万千百十元角分
合计
附
单
据
张
财务主管记账出纳审核制单
2.记账凭证的基本内容
记账凭证的基本内容包括：记账凭证的名称，填制记账凭证的日期，记账凭证的顺序编号，经济业务事项的内容摘要，会计分录（应借、应贷科目及金额），所附原始凭证张数，填制人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员签名或盖章，收款、付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。
3.记账凭证的填制要求
（1）审核原始凭证
会计人员不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上，而是应当根据每一张原始凭证进行填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总填制。
（2）填写记账凭证的日期
记账凭证的日期一般是填制记账凭证的当天日期，会计人员也可以根据管理需要，填写经济业务发生的日期或月末日期。
（3）填写记账凭证编号
记账凭证必须按月连续编号，以便于记账、查账，防止散落、丢失。填写记账凭证编号的方法有很多种，我们下面就介绍常用的三种。
第一种是将全部记账凭证作为一类，即按照经济业务发生的先后顺序进行统一编号，然后从本月第一笔经济业务发生后填制的记账凭证第1号开始，至本月最后一张记账凭证第×号为止。
第二种是分别按照现金和银行存款收入、现金和银行存款付出、转账业务三类进行编号。相应地，记账凭证的编号应标记为“收字第×号”、“付字第×号”、“转字第×号”。
第三种是分别按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款付出、转账业务这五类进行编号。按照这种方法，记账凭证的编号应分为“现收字第×号”、“现付字第×号”、“银收字第×号”、“银付字第×号”、“转字第×号”。
