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第6章 会计必会(4)

账账核对是指对不同会计账簿的账簿记录是否相符进行核对。账账核对包括以下四个方面的内容。

第一,将总分类账簿有关账户的余额进行核对,从总体上检查总分类账记录的数据是否准确。主要核对以下内容:将全部总分类账簿的本期借方发生额合计数与本期贷方发生额合计数进行核对;将全部总分类账簿的期末借方余额合计数与期末贷方余额合计数进行核对。这种核对工作可以通过定期编制总分类账试算平衡表进行。

第二,将总分类账簿与其所属的明细分类账簿进行核对。这方面的工作包括检查总分类账和明细分类账记载的经济业务内容及记账方向是否一致,总分类账金额与其所属明细分类账金额之和是否相等。这种核对工作可以通过定期编制明细分类账本期发生额与余额对照表等形式来进行。

第三,总分类账簿与序时账簿进行核对。这种形式的核对将“现金日记账”、“银行存款日记账”的期末余额与总分类账中“现金”、“银行存款”账上的期末余额进行核对,以检查总分类账上的记录与日记账上的记录是否相符。

第四,明细分类账簿之间的核对。即将财务部门财产物资明细分类账上的期末余额与相应的财产物资保管部门或使用部门的明细分类账上记载的期末结存数额进行核对,以检查两者是否相符。

(3)账实核对

账实核对指的是核对会计账簿记录与各项财产实有数额是否相符。具体核对内容包括:现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符;银行存款日记账账面余额与银行对账单上的余额是否相符;各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资的实有数额是否相符;相关债权债务明细账账目余额与对方单独的账项记录是否相符。

2.对账的方法

对账的具体方法有发生额试算平衡和余额试算平衡两种。所谓试算平衡,指的是根据会计恒等式“资产=负债+所有者权益”以及借贷记账法的记账规则,通过汇总、检查和验算来验证所有账户记录是否正确的方法。

(1)发生额试算平衡

发生额试算平衡可以从以下两方面来分析:一是每笔会计分录的发生额平衡,即由借贷记账法的记账规则决定的每笔会计分录的借方发生额必须等于贷方发生额;二是本期发生额的平衡,该项平衡要求本期所有账户的借方发生额合计必须等于所有账户的贷方发生额合计。由于本期所有账户的借方发生额合计,相当于把复式记账的借方发生额相加,所有账户的贷方发生额合计,相当于把复式记账的贷方发生额相加,二者必然相等。这种平衡关系可以用以下公式来表示:

第一笔会计分录的借方发生额=第一笔会计分录的贷方发生额

第n笔会计分录的借方发生额=第n笔会计分录的贷方发生额

∑所有业务借方发生额=∑所有业务贷方发生额

本期全部账户借方发生额合计=本期全部账户贷方发生额合计

发生额试算平衡是根据上面两种发生额平衡关系,来检验本期发生额记录是否正确的方法。

(2)余额试算平衡

余额平衡是指所有账户的借方余额之和与所有账户的贷方余额之和相等。余额试算平衡指的就是根据此关系,并根据“资产=负债+所有者权益”这一恒等式,来检验本期记录是否正确的方法。在某一时点上,资产类账户的余额在借方,而权益类账户的余额在贷方,会计人员应当分别合计金额,即具有相等关系的资产与权益总额。根据余额的结算时间不同,余额平衡可以分为期初余额平衡和期末余额平衡。会计人员把本期的期末余额平衡,结转到下一期,就成为了下一期的期初余额平衡。这种关系可用下列公式表示:

资产=负债+所有者权益

本期期末资产借方余额=本期期末负债贷方余额

+本期期末所有者权益贷方余额

本期期末全部账户的借方余额合计=本期期末全部账户的贷方余额合计

试算平衡表只是通过借贷金额是否平衡来检查账户记录是否正确,有些错误对于借贷双方的平衡并不发生影响。因此,在编制试算平衡表时,会计人员应当注意以下几个问题。

第一,必须保证所有账户的余额均已记入试算平衡表。因为会计等式是针对六项会计要素的,缺少任何一个账户的余额,都会造成期初或期末借方与贷方余额合计不相等。

第二,如果借贷不平衡,那么账户记录肯定有错误,会计人员应认真查找原因,直到实现借贷平衡为止。

第三,如果借贷平衡,则并不能说明账户记录绝对正确,因为有些错误对于借贷双方的平衡并不发生影响。我们来看下面几种情况:

发生了某项经济业务,这会使本期借贷双方的发生额减少,但是借贷仍然平衡;

重复记录某项经济业务,会导致本期借贷双方的发生额虚增,但借贷仍然平衡;

某项经济业务记错了相关账户,但借贷仍然平衡;

某项经济业务颠倒了记账方向,但借贷仍然平衡;

借方或贷方发生额中,出现了一方增加而另一方减少的情况并且达到相互抵消,借贷仍然平衡。

九、结账

结账,即结出每个账户的期末余额。结账工作是建立在会计分期前提下的,是在一定时期内所发生的全部经济业务登记账簿的基础上,将各类账簿记录核算完毕,结出各种账簿本期发生额和期末余额的一项会计核算工作。

1.结账的内容

结账工作并不复杂,具体有以下三个步骤。

第一步,会计人员将本期发生的经济业务事项全部登记入账,并仔细检查是否有错记、漏记的情况,务必保证账目的正确性。在日后核查中,会计人员如果发现登记工作存在纰漏,就应当按照相应的手续进行更正或者补记。

第二步,会计人员根据权责发生制的原则,划清收入、成本、费用的时期界限,调整有关账项,真实地反映当期的财务状况,以便正确计算当期的各项收入、成本及费用。

第三步,前面的两项程序完成之后,会计人员应当分别结算出各种日记账、总分类账与明细分类账的本期发生额合计和期末余额,然后将损益类科目转入“本年利润”科目中去,结平所有权益类。之后,再按照相应的规定在账簿上办理结账手续。

2.结账的种类

结账可分为月度结账、季度结账、年度结账三种方式。

(1)月度结账(月结)

月度结账是指在每月终了时进行的结账。其具体操作方法如下:首先,在最后一笔经济业务的记载下面画一条通栏红线,在红线下面的“摘要”栏内注明“本月合计”或“本期发生额及期末余额”;其次,在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本月借方发生额合计、贷方发生额合计和结余数额;最后,在最后一行下面再画一条通栏红线,表明本期结算结束。

(2)季度结账(季结)

季度结账就是在每季度终了时进行的结账。其具体操作方法如下:首先,在每季度最后一个月的月度结账的下一行“摘要”栏注明“本季度累计”或“本季度发生额及余额”字样;其次,分别计算出本季度三个月的借方、贷方发生额合计数及“借方”、“贷方”、“余额”三栏内的季末余额;最后,在最后一行下面画一条红线,表示季度结账完毕。

(3)年度结账(年结)

年度结账就是在每年年末进行的结账。年度终了进行结账时,有余额的账户,应当将其结账至下年,并且将所有的总账账户都结出全年发生额和年末余额。年度结账的具体操作方法如下:首先,在本年度最后一个季度的季度结账的下一行“摘要”栏注明“本年累计”或“本年发生额及年末余额”字样;其次,在“借方”、“贷方”、“余额”三栏,分别填入本年度借方发生额合计、贷方发生额合计、年末余额;最后,做出全年经济业务的登账工作至此全部结束的标记,即在最后一行下面画两条通栏红线。

十、更换账簿

通常在新会计年度建账时进行会计账簿的更换。总账、日记账和多数明细账应当每年更换一次。

年度结账以后,会计人员要将本年度账簿中的余额结转到下一会计年度对应的新账簿中去,然后将本年度的全部账簿整理归档。

结转账簿年度余额时,在本账簿最后一笔记录(即本年累计)的下一行“摘要”栏注明“结转下年”字样,剩下的空格从右上角至左下角划斜线注销。如果次年度会计科目名称有变化,还应在摘要栏中注明“结转下年×××新账户”。

下一个会计年度应当对所有的账簿进行重新开设。登记第一笔经济业务之前,应将本账簿的上年余额列示出来。登记的具体方法是:在新建的有关会计账簿的第一行填写“×月×日,上年结转”,将上年结转的余额列入“余额”栏,并标明余额借贷方向,该余额方向应同上一个会计年度本账簿的余额方向相同。

十一、编制报表

会计报表是企业财务报告的主要组成部分,是企业向外传递会计信息的主要手段,反映的是企业某一特定日期财务状况与某一会计期间经营成果和现金流量的状况。我国规定企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。

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