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第25章 制度并非从一而终:制度要与时俱进(1)

按照唯物辩证法的原理:“运动是绝对的,静止是相对的。”管理工作同样如此。在新形势下,人们思想行为的变化、社会大环境的变化、新形势新任务的变化都给管理工作提出了更高的要求。做管理工作必须以发展的观念看待具体实践,经常思考和研究,找出坚决问题的办法,同时,应以发展变化的观念,主动求发展、求变化、开拓进取,不断创新。同时还要做好转化应用工作,使研究成果尽快转化为政策、制度。因此说,制度也要与时俱进。

新问题要用新制度来解决

如果说管理是树木,那么制度就是滋养万物的土壤。只有肥沃的土壤,才会培育茂盛的植物;只有健全完善合理的制度,才能使企业实现规范有效的管理。制度是管理最有力的保障和支持,只有不断完善的制度,才能让管理走向规范化,才能让管理者从繁琐的事务中解放出来,才能为领导和员工提供最大的创造空间。

在当今这个日新月异的时代,企业的内外环境在一刻不停地发生着变化,市场的环境在变,客户的需求在变,竞争对手在变,企业内部环境每天也都在变,员工自身也在变……一切都在变。一个持续变化的企业组织,必然要求其组织规则跟着变。因此,企业的规章制度必须不断改变,即不断地修订、补充、完善,通过制度不断地建立和健全,企业才能持续适应变化了的客观环境。否则企业组织就有可能无法适应日新月异的环境变化,很快被淘汰。

企业制度是用以规范员工行为、使各项工作有章可循,从而提高管理效率与质量的行为准则。每个企业都在一直致力于寻求最适合自己的完善制度,但我们知道,世界从来没有生而完美的东西,因此,好的制度。需要时时地成长,不断地修订。

好的制度不是一成不变的,它在不断地变化中趋于合理、完善,因而才能保持永恒的生命力。好的制度需要在变化中求和谐,在和谐中求发展,在发展中求完善。大到治理国家,小到管理企业,一成不变的制度是没有生命力的。因此,制度的完善与创新尤为重要。发展的制度可以为企业的规范管理提供支持,只有良好的管理才能使企业在当今社会具有竞争力。

制度建设要不断创新。企业发展是个动态过程,制度建设也是个动态过程,制度需要随着宏观形势的变化和企业自身的发展而不断进行修改和完善。比如要根据国家法律法规、政策制度发展变化的需要而修改和完善。企业经营管理实际上就是一个与政府、市场、竞争对手等社会各方面因素进行互动的过程。因此,作为企业管理的一项基本工具,制度也需要不断创新、不断改进。

总之,规章制度的建立、制定是随着生产的发展、企业的进步不断改变的,而不应该一成不变。一个有经验的企业管理者要善于用规则管理员工。

注重制度建设,并且使制度适应企业内外环境的变化与发展,这对于企业来说具有十分重大的意义。

没有完美的制度,只有合理的制度

让制度不断地趋于完善,仅仅依靠制度发展是不全面的,就像大海行船,没有舵手,我们无论如何也到不了彼岸,而制度的合理化就是制度发展的方向。

建设合理的制度是做好管理工作的基础。只有合理的制度才能在实践中得到不折不扣地执行。制度不落实,管理责任不到位,企业就不可能实现持续发展。因此,制度建设要切合实际。有人戏称制度就是游戏规则,规则要公正、公开、公平,切不可“管、卡、压”,过分地强调控制就会带来严重的负面影响。如:降低员工的积极性,影响创新能力的发挥等等。

管理者既要把制度建设成为一种行为规范,又要通过让员工参与制度的制定、对员工进行制度宣传教育等有力措施使制度深入员工心中,通过潜移默化的影响使得员工培养高度的自制力,达到员工自制与企业控制之间的最佳平衡。

合理的制度不是管理者的独裁和专权,而是在员工和管理者的共同努力下能够不断发展和完善,最终,制度不再是一纸空文,合理的制度将真正成为组织行为的有力保障。

建立完善合理的制度对于企业的长期稳定发展是至关重要的,对于企业的影响表现为三个方面。

1.从繁琐的事务中把管理者解放出来

完善合理的制度使现代企业纷繁复杂的事务处理变得简单,企业管理者不再需要将大量的宝贵时间耗费在处理常规事务中。这样一来,常规事务的处理也就变得有章可循,企业的工作可以处于一种有序的状态中。

完善合理的制度像是一把锋利的剑,可以为你斩断一切纷扰。永远都不要畏惧出现的问题,因为世界上没有一劳永逸的方法,只有不断更新的制度才能为你解决后顾之忧,就像不断升级的杀毒软件,时刻保卫你的电脑和大脑,免于无谓的精神投入,让你的领导才智得到最充分地发挥。

2.让员工充满激情和创造力

肯?布兰佳带来的“共好”(“共好”,是中文“一起工作”的意思,指的是以正确的方式做正确的事情,而且得到正确的结果)的理念,让员工认识到了他们工作的重要性。无论是生产螺丝的员工,还是洗盘子的工人,只要他们认识到了“螺丝将固定在婴儿床上,用于保障婴儿安全”或是“餐厅里一群人的健康就握在他们手上”,相信员工们会乐于接受和认可制度,并主动维护、完善制度。

灵活有效的制度提高了工作效率,让员工们有更加充裕的时间发挥他们的创造力,为公司创造更多的价值。

同时,由于制度对于每个人都是一样的,制度的完善会使员工之间达到一种公平和谐的状态,能减少因管理者人为原因造成的不公平所带来的人事纠纷。完善合理的制度是打造和谐团队的根本。

3.使企业或组织的竞争力获得极大的提升

同治理国家一样,在企业中完善合理的制度可以使企业提高工作效率。在当今竞争越来越激烈的情况下,提高工作效率和企业管理水平可以极大地提高企业的综合竞争力。

那些优秀的企业总是能够对企业内外环境的变化做出迅速而且恰当的制度性反应,使自己的制度更加适应环境的要求,使企业制度日趋完善。

制定完善合理的企业规章制度是建立现代企业的需要,是规范、指引企业部门工作与员工行为的需要,是巩固劳动纪律的需要。同时,完善合理的制度建设有利于建立一支高效的企业团队,规范作业流程和员工工作行为,使得企业形成一个融洽、竞争、有序的工作环境。只有在这样的环境中,员工才能最大限度地发挥自己的潜能,使组织工作效率最大化。

总之,建立完善合理的制度可以大大提高企业的管理效力、决策与实施的速度,提高企业的竞争能力与生存能力。

适合的才是最好的

好制度也不是通用的,只有适合于本企业的现状,有助于本企业发展进步的制度才算是真正的好制度。

用之于管理企业的制度不尽是相同的适用于管理A企业的制度并不一定适合管理B企业,也就说,虽然是好制度也不是通用的,只有适合于本企业的现状,有助于本企业发展进步的制度才算是真正的好制度,对此,我们举两个例证一、

1980年元旦,当香港妙丽集团董事长刘天就得知深圳将出台用土地、厂房与外商合作的政策后,当天就迫不及待地从罗湖桥过了深圳。过桥后,一片田园风光,没有大巴,更没有的士,他找来一辆自行车,一路颠簸来到市政府临时办事处。

刘天就先生有意来深圳办宾馆,洽谈合作事宜。当时负责这项工作的深圳市政府副秘书长兼财贸办主任李定立刻与刘天就洽谈,当天下午市政府就批准了这个合作项目,这就是后来的竹园宾馆——深圳建市和成立经济特区后与港方合资的第一家宾馆。

但宾馆建成后问题开始出现:港方老板刘天就先生要求,服务员每天都要清理一遍客房,保证房间没有臭味。由于中方服务员长期工作在计划经济条件下的国营服务单位,都认为没有必要每天清理卫生,十天半个月清理一次就足够了。另外,港方要求女服务员每天都要抹口红,而中方管理层认为,那是资产阶级小姐作风。还有就是服务员上班懒散,作风慢慢腾腾,总认为国营企业就是这样。

可港方却不干了。他们认为,宾馆就是靠服务、靠微笑来换取经济效益的。由于初始的合作不愉快、不合拍,弄到后来刘天就准备撤资,不办宾馆了。当时市里主要领导派工作组到竹园宾馆调查此事,争取留住刘先生。进驻宾馆后,港方还是坚持要按照香港的管理办法,经理考核服务员没有尽职尽责就要“炒鱿鱼”,也就是解雇。当时,我方认为,社会主义就是充分就业,解雇员工岂不成了资本主义社会的雇佣关系?但港方执意要这么做,我方也没有办法,只好答应,而且还为此重新选派了中方总经理。

一套香港用工管理办法实行了。事实证明,港方的管理模式带来了宾馆效益的提高,员工的收入也提高了。竹园宾馆的用工制度改革,打破了铁饭碗。更重要的是,工资由过去按资格发放改为按职务高低发放,奖金由过去平均发放改为按表现发放,而且,工资和奖金各占二分之一。一改过去工资发放的老办法,且打破了干部、职工的界限,职工干好了可提拔为管理干部,也就是管理人员,而干部干不好就要降为一般员工。竹园宾馆的这场“改革”取得了成功,为深圳乃至全国饮食服务行业的改革起到了探路作用。

中央组织部为此派人来总结竹园宾馆的经验。深圳市政府有关部门专门发了文件,明确:无论今后如何改制,竹园宾馆的名字不能改。因为她开我国饮食服务业用工制度和工资制度改革的先河,载入了深圳改革开放史册。

二是;1982年,沙头角中英街两边的商店是面对面开的。香港那边的商品琳琅满目,十分丰富,而且经营时间很长,从早到晚,服务态度好,天天听到那边的叫卖声。深圳这边的商店都是国营的:早上9点上班,10点打扫卫生,中午吃饭,下午2点才开门营业,无论是商品花式品种还是经营特色、经济效益,根本无法与新界那边的商店相比。当时深圳市政府副秘书长李定算了一笔账,如果我们学习新界那边商店的经营方式,沙头角综合商店每年利润可增长10倍左右,可达800万。要达到这一利润额,就要换公司总经理。征得组织同意后,综合商店开始迈出关键的一步:公布实现年利润由88万提高到600万,总经理月工资由50元提高到350元,服务员工资从35元提高到200元至250元。公告贴出去一个星期了,无一人报名,最后有一名叫何能胜的副经理找到李定,小声地说:“我先试一试,看行不行。”他接着谈了六条“举措”:采购商品按香港方式进行,适当延长早晚的工作时间,奖金从200元至250元,等等。

有人站出来“竞聘”总经理,原来的总经理怎么办,李定就想出办法,让他担任支部书记,就是动员党员,支持新任总经理工作。这样一改,改出了模样,第一个月,沙头角综合商场上交了70万元,一个月就超过了过去一年赚的钱。大家心里都非常激动。这个商场年底实现利润680万,商场建起了沙头角最高最大的楼房。

当时的市委书记梁湘同志知道后说,综合商场职工的工资达350元,比中央领导都高。他笑着说:“我这个市委书记工资才100多元,小平同志才300元。”

可见。好制度打造好企业,好制度带来新变化,并不是天方夜谭。

制度与创新同在

自古至今,人类所经历的组织不外乎政府、军队、企业。在我们的日常印象中,这几类组织极为不同,然而,它们对其成员都有一个最基本的共同要求:要有组织制度性。它们都要求加强组织制度性、追求高效率低成本、具有一定保密性。

或许我们中有许多人会怀疑制度的作用,然而,我要说,对于任何人类组织来说,制度是必须的,而对于企业这种人类组织程度最高、组织结构最优美的组织则更是不能没有制度。制度并不是许多人时常批评的“束缚人和人的自主性的工具”、“约束人类意志的绳索”、“少数人欲成其利的手段”等。制度是这样的一种东西,制度规定了组织成员之间的关系,组织成员之间、组织成员与组织外部处理关系的原则,组织成员的义务与权利;然而,这还不是制度制定的根本目标。人类创造制度的根本目标是为了杜绝人们由于自身的惰性、劣性而引起的对组织整体不利的行为。如所有的企业制度都规定了上下班时间,对早退、偷懒等行为的惩罚,对同事、上级要诚实,对企业秘密要保守不外传等等。所有这些我们常见的企业制度都是合乎人性、合乎情理的,任何员工对这些企业制度的遵守只会给企业带来益处,而对这些制度的违背则显然只能是不利于企业发展,对自己则可能导致被解雇等。

一、制度是创新的基础

对一个普通员工来说,遵守企业制度是应尽的义务。实际上,在一个员工心目中,不仅不应该是束缚你、约束你的工具,反而更应该把制度看做随时能帮助你、指导你的帮手。制度并不只指企业制度,各种就业指导、工作指南、员工手册无不是企业制度的内容,实际上,遵守这些制度往往能使你方便、快捷地处理自己工作中遇到的各种问题,这实际上是提高了你的工作效率,促进了你的绩效。

中国社会科学院经济研究所在研究了大量的企业案例之后曾得出这样的结论:

企业制定的各种制度降低了企业中员工之间、员工与领导之间、员工与客户之间处理关系的盲目性和随意性,它有助于降低员工交流的信息损失和交易成本。

此外,各种各样的工作指南、员工手册还往往是无数前辈经验心血的积累,它使我们处理工作中遇到的各种困难变得更为方便更为有效。

我国著名企业联想、方正自创建之日起就宣称:

“本企业需要的员工不是只会逞英雄,而是各司其职;本企业需要的员工也不是只会墨守成规,而是积极创新。”

在科学技术飞速发展的今天,创新的地位和功能已远不是手工业时代所能比拟,今日的企业正如著名管理学家彼得?德鲁克的名言——“不创新,就死亡”。

一个企业的创新能力决定着这个企业的生死存亡。换而言之,即每一个员工的创新能力决定着企业的生死存亡;同样,每位员工的创新能力也直接决定着自己职业生命的生死存亡,因为没有创新能力的员工必然不是合格的员工。

几乎所有的美国企业家、经济学家都把美国经济的繁荣昌盛归结为美国企业在科学技术、组织结构、管理体系上不断创新的结果,而几乎所有的全球500强企业在其企业信条中都把创新列在首位。在全球化的浪潮下,中国企业也面临着“不创新,就死亡”的挑战,中国的员工也同样面临着企业对其创新能力的高要求。

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