另一方面，使用理性的方法旨在使信息更有力度，使读者感觉更好，并使这种状态持续更长时间。理性方法是以逻辑性为基础。例如“您的管理顾问可以满足您提出的三方面要求：在现有基础上共享丰富的经验、推动史密斯项目的按期完成并提供公正的建议”。
以上几个步骤，每一步骤都是下一步骤的基础，如果其中任何一个环节出了问题，读者都不会达到接受信息的制高点，即使读完全文，也不会接受您的建议。
操作要点
恰当传递说服性信息需要做到：
引起注意。
激发兴趣。
引发需求。
说服对方。
鼓励行动。
完成一份有效的建议书
完成一份有效的建议书，既需要严格遵从合理的步骤，又要掌握一些必要的技巧。
1.策划建议书
策划是制定建议书过程中最重要的一个阶段，如果策划得好，可以在很大程度上进一步提高公司制定建议书的成功几率。
（1）对投标资格进行审查。审查时，要先问自己这样的问题：公司是否应该考虑竞争这个项目，公司是否有能力做这项工作。公司有投标必需的资源和经验吗？如果没有，能设法得到这些资源和经验使公司达到投标要求吗？如果接下这个项目，会给员工的工作量和其他客户的工作造成什么影响。其他的战略性问题还有：做这项工作能否提高公司的声誉，公司成功的几率有多大，最基本的一步是项目或销售可以给公司带来的全部价值是什么。
（2）制订攫取计划。攫取计划通常是一种内部使用的计划分析文件，目的是确保制定出能有效取胜的建议书。制订这样的计划包括详细查看是否考虑了所有可能影响建议的因素。攫取计划包括客户和条件分析等两个方面。
(1)客户分析是写建议书的基础。包括确定问题、需求分析、将调查结果应用到解决方案中、评估建议书等四个方面。
(2)进行条件分析时，要仔细观察内部和外部两种环境，使建议书更有说服力。通过提供可以胜过竞争对手的信息为建议书转变成有竞争力的市场营销工具打下坚实的基础。条件分析由分析竞争对手、分析企业本身、制定解决方案和策略等三部分构成。
（3）策划过程的最后一步是预算和安排拟定建议书的进度。
有效的建议书包括三方面策略：
技术策略。目的是让读者相信您的方案是最好的满足客户需求的方案。
管理策略。要指出公司有能力实施建议的方案或有能力提供承诺的货物。
成本策略。即读者需要了解一些信息，以判断他们的公司能否承受您的产品或服务，您的报价是否合理、有竞争力。
2.撰写建议书
如果策划工作进行得很充分，写作工作就会相应的容易些。
（1）开头要具有说服力。要以具有说服力和结论性的摘要作为开头。评估员会彻底评估建议书的每个细节，而最后做出决定的人却可能是工作很忙的执行官，他们只能花很短的几分钟时间来查看建议书。
（2）引发对方的阅读兴趣。可运用设置悬念或使用吸引读者注意力的技巧来起草建议书。对商务人士来说，最好的吸引注意力的技巧是重点谈论利润。政府机构则对能力和可靠性更感兴趣。
（3）使用在攫取计划中制定的主题。表述主题时用事实、统计数据和专家的证明来全力支持您的陈述，会使解决方案更具有说服力和可信性。
（4）条理清晰、表达准确。建议书应该清晰、简洁、有吸引力、没有拼写错误和排字错误。还要组织好建议书的结构。判断语言和结构的清晰性是读者判断您的思维和组织能力的最好方法，有时也是唯一的方法。
（5）发挥图形的魅力。图形魅力是指建议书的外观。图形特色决定了文章会吸引还是会阻碍读者的阅读，能否有效地强调内容、增强清晰性。需要考虑的图形因素包括：
(1)每页都要留有充足的页边距和空白。
(2)使各段长度不等，且每段长度都不能超过页面的1/4。开头段和结尾段都要短小精悍、恰到好处。
(3)用节、子节和段落标题等三部分来分解全文，如果合适，尽量在每段中都使用标题。用相互对照的格式显示一列标题。如用粗体大写字母显示主标题，用细长体大写字母显示次标题，以此来区分强调的两种程度。
(4)用适当的图表进行举例、解释和总结。
(5)应用桌面出版系统技术能以相对低的成本来增强其他专业效果。
（6）明确建议书的格式。一般说来，RFP或请求书中建议一种格式或提供商业建议书说明，在这种情况下，就要采用指定的格式。多种建议书的格式包括封面资料、执行摘要或说服性摘要、介绍性资料、需求声明或问题声明、技术方案或技术方法、管理能力、预算、结论、参考文献、附录和最后的整理等各个项目。
3.评估建议书
制定完建议书后，要根据RFP或IFB中的要求对建议书进行评估。可以问问自己，确定的问题正确吗？提出了可行性解决方案吗？推销方案有效吗？达到了所有要求吗？语言流畅吗？从评估员的角度来阅读，建议书是否既简洁而又有竞争力？再从工作忙碌的决策人角度阅读，如果略去某些内容，它还具有说服力吗？
4.递交建议书
（1）注意细节问题。如果您在匆忙中完成了建议书，可能会忽略一些细节问题。要确保递交的建议书一页不少。有转送函吗？地址正确吗？所有表格都包括在内了吗？忽略了以上任何一个细节都会让您付出代价。
（2）留意他人的对话。在任何对话当中，可能会发现同样的一句话要是语调不同会产生不同的后果。
（3）明确界定与对话者的关系。对方是点头之交还是老朋友，要依此来区别对待。这样才有可能进行良好的沟通。
掌握了以上几个步骤，有助于制定一份有效的建议书，成功达成您的沟通目的。
操作要点
完成一份有效的建议书需要把握以下几个步骤：
策划建议书。
撰写建议书。
评估建议书。
递交建议书。
开展集体创作
集体创作已正在商业界变得越来越普遍。多人联合写作意味着相互的冲突与妥协，也能集思广益达成一个完善的解决方案。那么如何克服多人写作的弊端，充分显现集体创作的益处呢？
1.具体指导原则上达成一致
在加入一个写作小组之前，应对集体的指导原则和基本规则达成一致的看法，以提高小组的工作效率。确定谁主持会议，怎样对各项问题进行决策，如何处理措辞的情感“归属”问题，如何处理违背小组原则、拒绝做出改变的行为。在这些情况发生之前来讨论要比在发生之后讨论有效得多。
2.在任务和时间安排上达成一致
当就基本的集体指导原则达成一致意见后，应制定具体的任务和时间安排。同时，应确定如何利用集体的各种资源，明确最后时限，确定一些标准以衡量进度并在需要时做出时间调整安排。
具体安排包括：
（1）制定策略。在时间安排上达成一致，并确定设计的人员。制定沟通策略——沟通者、沟通对象、信息和文化等各种策略。
（2）收集材料。许多小组根据成员的兴趣和擅长的技能分配研究任务。不要忘记为研究过程中召开思想交流的阶段性会议及时做出安排。
（3）组织提炼材料。确定组织提炼材料的时间，在集体创作中，开始动笔之前先进行这项工作尤其重要。作为一个小组，应在每一个成员开始工作之前，在结构、大纲或观点图等各方面进行合作。
（4）起草文稿。起草文稿阶段，可以有两种选择：
(1)使用多个文稿起草者。这种方法是让很多人来起草他们最擅长的部分。但同时必须注意：第一，事先在写作方式、表达方式和其他风格上达成一致；第二，在所有的草稿完成之后，还应留出足够的时间修改文稿，使其具有连贯性；第三，不要试图把每一个小组成员所知道的东西全部放到最终的文件中去。
(2)只使用一位起草者。只选用一位起草者从头到尾起草整个文件。这样可以确保文稿具有一个更为连贯的风格，这种方法将所有的权利和责任都集中在一个人身上，让他参加整个写作过程的研讨会。同时让他有足够的时间在文稿中融入小组提出的修改建议。
（5）修改文稿。必须有足够的时间来修改文稿。对于修改文稿，可以有两种选择：
(1)只使用一位修改者。对一项具体的要求，只使用一位修改者时，他可以是小组的一位成员或是一名同事或专家。如果采用这种方法，应给予他足够的时间来修改。同时要明确他的各种需要：第一，一位只核查打字、拼写和语法错误的修改者；第二，一位审核风格和格式是否前后一致的修改者；第三，一位分析文稿策略以及内容变化的修改者。
(2)采用一个小组作为修改者。向小组所有成员提供一个文稿版本或电子版本，让他们阅读并做出注解。之后有三种方式：第一，小组可以通过面对面会谈或借助电子设备来讨论所有需要修改的部分；第二，每位成员可以阅读所有的观点并决定添加什么内容；第三，小组只讨论战略和内容，而授权另一位成员专门负责风格和文字方面的修改工作。
（6）注意最后的细节。最后，不要忘记在时间进程上安排需要校对的时间，必要的话，最后还需留出最终文稿审批的时间，输送和分发文章的时间等。
多人联合写作有利有弊，掌握了以上各种技巧可以恰当地协调小组内的关系，充分发挥小组协同作战的极大优势。
操作要点
顺利进行集体创作需要做到：
在具体指导原则上达成一致。
在任务和时间安排上达成一致。
克服写作中的思路堵塞问题
在写作过程中，我们会经常遇到这样的尴尬，无论怎么努力也写不出东西来。这就说明您的写作思路出现了问题。这时，不妨尝试以下几种技巧：
1.改变写作顺序
（1）先写其他部分。如果您在某一部分卡住了，暂时不妨把它放在一边，先写其他部分。不要强迫自己从文章开头一直不停地写到文章的结尾。先写那些对您来说相对容易的部分。
（2）先写出标题。试着先写出标题、副标题或要点，然后再在每个标题下填入相关的内容。
（3）重温一下观点图。借助视觉，也许您会比仅仅依靠文字要思考得更全面、成熟。
（4）先做一下非文本部分的工作。格式或图表方面的工作，容易使您在回到文本写作之前有一些成就感。
2.改变自己的活动
（1）适当休息。如果您在表达方法上陷入困境，休息一下会有所帮助。来回走动一下，做做其他事情，为解决潜意识中留存的问题空出一段时间来。当您再回到工作中时，通常能更有效地工作。
（2）与您的读者“交谈”。坐下来，想象自己正与读者进行交谈。然后，写下或大声口述您要对他说的话。一般来说，大声的将写出的东西读出来会使您的文笔更加流畅。
（3）与别人交流。与其他人谈论一下您的观点或文章的总体构架或某些具体的问题等，会增加您解决问题的灵敏性。
（4）谈论一下其他话题。读读其他的东西，谈论一下其他的话题，这些办法有助于开阔您的思路。
3.改变自己的固有观念
（1）放松对自己的束缚。有时我们会无形中给自己规定太多的规则，不许这样写，不许那样写。有时这些不成文的规则会束缚您的思维。这时就要抛开这些规则，拓展思路，在草拟文稿阶段更应如此。
（2）对工作进行细分。抛开原计划，重新组织整个写作计划，使之更易于管理。
（3）在每页的顶部写上“草稿”字样。在每页的顶部或背面打上“草稿”字样，以提醒自己不必追求完美。
（4）降低对自己的期望。不要对自己过分苛刻。不妨尝试一下一些能使自己放松的方法。
（5）避免一味地追求文笔华美。既然只是写下来的草稿，不必过于注重完美。您可以慢慢地不断修改。
（6）预料到写作的复杂性。写作是很复杂的事情，要对可能遇到的困难事先有一定的心理准备。
思路堵塞造成的写作障碍原因不同，采取的应对方式也相应各自不同，要学会灵活地处理问题。
操作要点
克服写作中的思路堵塞问题需要做到：
改变写作顺序。
改变自己的活动。
改变自己的固有观念。
