尽管管理者们也在强调时间管理，许多时候也想加强时间管理，但就是不太清楚是什么因素干扰了时间的有效利用。这里，我们把浪费时间的因素列出来，并针对造成这种情况的原因提出解决方法，供管理者自我检查。其中，由于外部因素的干扰造成的时间浪费我们称之为外因引起的时间浪费。
关键词浪费延误时间外因
克服电话干扰
尽管电话的干扰很浪费时间，但有时候我们总是不得不去接电话。这是一种惯性反应，好像不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的表现。要克服电话的干扰，应该做到：
1.阻断干扰
很多人因为不会过滤电话，不知道该如何处理电话，所以让电话干扰了自己的工作。使用过滤电话隔绝干扰的步骤如下：
（1）秘书或助理直接处理。告诉秘书自己要接的是什么类型的电话，不想接听的是哪些类型的电话。例如别人找您并没有重要的事情，只不过是一些小事，完全可以由秘书过滤。圆滑过滤的一些方法如“请您稍微等一下，我翻一下档案”、“他现在忙着，把客人送走以后了给您回电话好吗”。
（2）转接其他部门。如果对方的要求需要其他部门来处理，应该迅速转接到其他部门。
（3）暂缓。有些事要经理亲自来办理，当您开会或忙于其他事务时，可以让助理暂且缓一缓，可以这么说：“对不起，他现在正在开会（也许并未开会），会后马上给您回电话好吗？”
（4）迅速接听。如果来电是事先约好的，事情非常紧急、重要，秘书或助理可以直接把电话接进来，迅速接听电话可以节约时间。
2.集中回复电话
在某段时间里，集中回复电话。在打电话时，应该简明扼要，尽量缩短每次通话时间。有几个简单的技巧：
（1）暗示对方谈话即将结束。
（2）提示对方您有时间限制，马上要开会。
（3）坦率直言：拜托，过一会儿我有件急事，长话短说行吗？
造成电话干扰的原因：
害怕冒犯别人。
希望保持消息灵通，不想漏掉任何信息。
当别人索要资料等时，自我感觉良好。
享受社交的乐趣或者故意摆脱乏味的工作。
没掌握终止谈话的技巧。
没有有效的过滤。
不要担心漏掉细节，学会过滤电话，避免电话对工作造成不良影响。这样，一定能够节省很多时间，把这些时间用到重要而紧急的事情上，就能够大大提高时间利用率。
操作要点
克服电话干扰：
阻断干扰。
集中回复电话。
约翰毕业于沃顿商学院，1992年进入科特公司，任职于人力资源部，由于工作业绩突出，2000年晋升为人力资源总监。
最近，由于公司在市场上面临着前所未有的挑战，他的工作变得更加繁重，他越来越感到时间不够用，有点力不从心。每天他的电话多达几十个，以致无法进行正常工作，他恨不得把电话线拔掉。
面对这种情况，约翰就应该对电话进行过滤，以集中精力做重要的事。
解决文件繁杂造成的时间浪费
有的经理人，经常在桌子上堆着一些资料，如信件、待批示文件、快递、杂志……想快速处理又无从下手，既影响工作士气，又浪费时间。职业经理人克服文件繁杂造成时间浪费的方法有：
1.处理文件要果断决策
对于有些文件，有些经理人总觉得时间足够，习惯拖后处理。由于拖拖拉拉，造成积累的文件越来越多。解决办法是把文件速读一遍，尽快处理，不能处理的暂且搁置，等日后再处理。不要优柔寡断，拖拖拉拉，拖延对事情的解决没有任何好处。
2.适当授权
让文件累积的另一个原因是没有授权。应该适当授权，让下属行动起来，使自己脱离琐碎、例行的工作。同时发挥秘书的作用，让秘书过滤文件。不要去做本来可以授权出去的事情，这是一种浪费，去做经理该做的事情。
3.抛开完美主义
量力而行，不要在一个时间里做很多事情，应该在每一个时段专注于最有价值的事情。做事不要过分追求完美，花大量的时间把一些小事做得太完美，本身就是一种错误，因为这些时间本来可以完成更多的事情。
4.设立文件管理系统
给档案标记上符号，如用A表示极其重要，B表示很重要，C表示一般重要。然后把档案分类存放。还可以设计简化文件处理系统，即减少副本，用标准格式尽可能压缩报告的长度和数量；一些文件可交由秘书处理；文件过期就一定要销毁，避免文件积压；不要让无用的文件不断流通。如果系统化工作做得比较好，就不会因为文件繁杂而浪费时间了。
文件繁杂的原因有：
认为每天处理大量的文件才是领导风范。
优柔寡断，拖拖拉拉。
没有授权。
追求完美主义。
缺乏系统管理。
做好上述几项工作，一定可以避免文件繁杂造成的时间浪费。
操作要点
克服文件繁杂造成的时间浪费应该：
处理文件要果断决策。
适当授权。
抛开完美主义。
设立文件管理系统。
一位禅师想从两位徒弟中选一位作为衣钵传人。一天，禅师对二人说：“你们去给我捡一片最完美的树叶。”
徒弟遵命而去，时间不久大徒弟回来了，递给师傅一片并不完美的树叶，对师傅说：“这片树叶虽然并不完美，但它是我见到的最完美的树叶。”
二徒弟在外面转了半天，最终空手而归，对师傅说：“我见到了很多很多的树叶，但是怎么也挑不出一片完美的。”
最后，禅师把衣钵传给了大徒弟。因为大徒弟能够抓住最有价值的事情，而二徒弟由于过分追求完美，一无所获。
应对不速之客
一个接一个的访客，使管理者每天要面对许多次打扰。有些打扰是重要的，应该立刻处理；但有些打扰是不重要的。不速之客常常打乱了管理者的正常计划。要处理好这些不速之客的打扰应该做到：
拜访者常常会说：“我可以打扰您一分钟吗？”当您发现不能尽快结束谈话时，可以说：
我原以为这是个简单问题，现在看来有点复杂，对不起，我早该问您花多少时间。
我12点以前要完成老板交给我的任务，把您的事情延期到明天好吗？
（坦率直言，可以开门见山地说）我真的不想让您扫兴，但是我真没空，希望您能够谅解。
1.找出打扰主体
回顾一下，通常是谁在打扰您，是下属、客户还是朋友？这就是打扰主体。找出打扰主体有利于找出对策。
2.防患于未然
在打扰中，通常只有20%是有意义的，值得您亲自处理，其余80%的打扰是无意义的。判断是否有意义的标准是：与目标的实现是否有重要联系。明确了打扰主体，我们就可以针对无意义的打扰事先制定对策，防患于未然，减少一些不必要的打扰。
3.到对方的地方去
因为谈完一件事之后，我们通常不好意思要求对方立即离开。所以，如果距离不是太远，我们可以到对方的办公室去。如此一来，谈完工作之后便可以马上离开。但是前提是距离不远，否则就不适用了。
4.限制打扰时间
例如可以对来访者说：“我现在很忙，只有5分钟的谈话时间。”这样，对方就会直接切入主题，双方可以迅速做出决策。如果对方说话比较罗唆，可以通过不停地看表，站立谈话等方式暗示尽早结束谈话。
5.延后处理
突然有人来拜访，如果可以另外安排时间谈话，应该延后处理。例如，打扰的人是自己的老朋友，可以说：“我非常想见你，但是我现在有件急事要处理，很抱歉，做完我会尽快与你联系。”这样，主动权在自己手里，可以根据自己的情况另外安排一个时间，当场把约定写在记事本上，表示会守信用。利用黄金时间全力工作，在效率下降的时间，接待访客。
6.学会过滤
和秘书一起建立一套系统来过滤干扰：对于突然而来的访客，找您的事情不是归您管理，可以由秘书直接交给别人来处理；对于一些不必要见面的人，可以由秘书直接阻挡回去。例如自己在开一个重要会议，把手机交给秘书并告诉秘书，会议时间禁止任何人打扰，所有的事情延后处理。如果是上级召见您，您要尽早提到正在进行的工作及完成期限，询问自己是否可以晚一点到他的办公室去讨论。
7.不要让别人找到您
一个不是很好但是很有效的办法就是不要让别人找到您。当您任务特别重时，可以关门办公，既不干扰别人也不让别人干扰，集中精力完成最重要的事情。
卡耐基曾经说过，无偿占用我们时间的人是生命的“杀手”，我们要勇敢地拒绝他。职业经理人应该学会如何应对访客，这对告别无意义的打扰非常重要。
操作要点
防止被外界打扰的方法：
找出打扰主体。
防患于未然。
到对方的地方去。
限制打扰时间。
延后处理。
学会过滤。
不要让别人找到您。
科特公司的企业文化倾向于民主，公司认为，管理者的房门应该向任何人开放，开放政策能增加管理效能，有助于下情上达。
有一天，人力资源部总监约翰来到老总迈克的办公室，与迈克商讨公司培训的事宜。经过1个小时的交谈，他们就培训的有关事项达成了共识。送走了约翰，迈克还没坐定，又有人敲门，是一个员工，他对公司的考核有意见，于是迈克又费了半个小时的口舌。刚坐下不久，又有人敲门……
处理权责混淆问题
您的组织中是否出现以下现象：有些工作没人做？同一份工作两个人谁都可以做？有的人要做某项工作却没有相应的权力？上述问题的症结在于权责不对称，或者说权责混淆。企业管理的一个基本原则就是要权责对称，权责对称才不会出现推诿或重复工作等浪费时间的现象。要避免企业内权责混淆，必须做到：
1.配备职务工作说明书
组织内权责混淆，主要是对自己的工作内容不清楚。之所以对工作内容不清楚，是因为没有配备工作说明书。工作说明书明确规定了每个职位的任务和相关责任。如果相关职位还没有工作说明书的话，就应该制定工作说明书了。如果职位的工作内容发生变化，应该及时地更新工作说明书。
权是指与职位相关的权力，即职权，是完成工作相应的权力。责是指责任，指有什么义务或做什么工作。
2.权责对称
有时人们有相应的责任，却没有相应的权力，这样很难保证完成任务；有时有相应的权力，却不承担责任，造成人浮于事，还影响其他人的工作。要做到各就其位、顺利工作，就要权责清晰，使职权和责任对等，也就是做什么工作要具备什么样的权力。
