选择工作方式
完成一件工作有很多种方式，不同的工作方式会带来不同的效率。成功者总是善于开动脑筋，比别人快速、省时、省力、效果又好地完成任务。在选择工作方式时，可以考虑：
1.省去中间环节
有些工作需要与外界联系，往往需要通过中介组织。中介组织在信息传递过程中可能出现误解或者理解不准确，影响沟通效果，造成双方的矛盾，浪费大量的时间。况且，很多中介组织存在欺骗行为。因此，为了避免中介转达带来的时间消耗和理解上的偏差，可以直接与客户联系。例如安徽阜阳“毒奶粉事件”发生后，一些牛奶厂商抓住商机，不用中间商，直接在农村设立销售点，带来了较好的经济效益。
2.选择最快的通讯方式
现代信息技术的发展，改变了传统沟通方式，信函的使用日益减少。与客户联系，可以选择电话、电子邮件、特快专递等方式，双方可以迅速做出决策，避免了很多麻烦。
3.灵活选择交通方式
综合考虑路段情况，灵活选择是坐公交车、乘飞机、自己开车，还是其他方式。例如在北京，如果遇到堵车，可以选择乘地铁。在短距离内，有时骑自行车比打车还快。如果从北京出差到石家庄，乘飞机不一定比开车快。因为从市内到首都机场乘车约需要40分钟，再加上候机，办理登机手续、登机又要几十分钟，飞到石家庄降落后，从机场到市内又要40分钟，而开车用3个小时就够了。
4.同时进行几种工作
由于市场竞争日益激烈，经理人应该学会同时进行几种工作。例如，优秀的企业家都是在产品正走俏，市场地位稳步提升时，就组织科研人员研制新一代产品，两眼紧盯市场的变化，走在市场前列，即生产一代，开发一代，储备一代。这比等其他企业推出新产品后，再去追随要好得多。
合理选择工作方式是节省时间、提高效率的重要途径，职业经理人要想取得巨大成绩，应该合理选择工作方式。
操作要点
合理选择工作方式：
省去中间环节。
选择最快的通讯方式。
灵活选择交通方式。
同时进行几种工作。
有一次，十余家大企业的老总决定在北京某宾馆开决策会议，正好赶上滂沱大雨。
由于立交桥下积水，路面较滑，几辆汽车在桥头发生追尾事故。张经理看了一下手表，离开会时间还有十几分钟。他毫不犹豫地夹起文件包，推开车门，撑着随身带的雨伞奔向宾馆。张经理的裤脚虽然被打湿了，但他准时参加了会议。
有位李经理，给会议主持人打电话说：“我的车被堵了，不能准时参加会议，你们先开吧。”待交警处理完事故，道路恢复了交通，已经过了40多分钟。当这位李经理“衣冠楚楚”地走进会场，会议已经决定了许多事情。会后李经理感到非常为难，同意吧，对自己企业不利；不同意吧，又不便推翻大家的决议。迟到等于放弃了主动权。其实，他只要灵活选择交通方式，就不会出现这种尴尬的后果。
管好通讯录
有的经理人可能有这样的经历：急需与一个客户联系，东翻西找地找对方的联系方式，既浪费了时间，又耽误了工作。如果管理好了通讯录，就能减少这些麻烦。
1.名片的管理
名片应该分类管理，分清哪些是常用名片，哪些是一般用的，哪些不常用。可以用名片盒分类放置，这样在使用时就能很快找到名片，不用再到处查找联系方式。
2.电话本的管理
为了便于查找，电话本也应该分类，例如将电话本分为个人和工作两部分，前半部分记录与个人相关的联系方式，后半部分记录与工作有关的联系方式。在电话本的第一页留下自己的电话号码和联系地址，并且留上一句话：“如果哪位好心人拾到我的电话本，请与我联系，本人不胜感激！”这样可以在万一丢失电话本后，快速地失而复得。
3.电子通讯录的管理
建立电子通讯录可能麻烦一些，但使用电子通讯录能节省很多时间。可以把电子通讯录设计成电话本的格式，然后打印出来。手机电话本也非常方便。如果需要的话，还可以到某些网站下载“时间管理软件”。
对于经常与客户联系的经理人来说，管理好通讯录是一项基本技能，可以大大缩短因为寻找联系方式而浪费的时间。
操作要点
管理好自己的通讯录：
名片的管理。
电话本的管理。
电子通讯录的管理。
人际关系大师哈维·麦凯是这样整理名片的：
1.每得到一张名片就把它做成两个备份：一个电子版本，另一个在电话本上。如果方便，把其中一份留在家里。
2.将所得到的名片分类管理。按照使用频率依次分为常用名片、不太常用名片和不常用名片。
3.在拿到对方的新名片时，及时更新对方的旧名片，以免混淆。
4.在每一次联系时，都在名片后面做简单记录。
5.将名片分为工作和个人两部分。
6.名片不方便携带，用久了会乱，为了节省时间，建议使用名片夹。
哈维·麦凯管理名片的方法为自己的成功提供了良好的保障，这是值得许多管理者学习的。
运用高科技工具节省时间
随着电子信息技术的发展和应用，人类面临着一场工作方式的革命，高科技设备的应用将大大提高工作效率。职业经理人应该及早抓住机遇，在组织内更新设备，走在办公现代化的前列。
1.电脑
电脑被用做书写的利器；又可以存储大量信息，随时更新用户信息；编辑和改写文件报告；还可以运用强大的计算功能进行会计核算；利用传输功能发送电子邮件和传真……花几千块，就能大量节省时间，买电脑的投资报酬率极高。在当今职场，电脑绝对是必需品。
2.扫描仪
使用扫描仪，不仅可以把文件中的文字扫进电脑，而且可以把图片扫进电脑，不必逐字输入资料，就可以马上编辑，这就节省了许多时间。
3.传真机
传真机迅速方便，尽可能购买传输速度快的传真机。由于高效快捷，传真机已经取代了以往通过邮局进行的邮件往来。
4.打印机
当在电脑里完成一个文件后，如通知、计划安排等，使用打印机可以直接把文件打印出来，既方便又迅速。
5.互联网
网络资费并不贵，最好选用速度快的。使用互联网，可以把个人电脑与其他电脑联通起来，可以自由收发邮件，查找航班信息、股市信息以及与用户进行在线沟通等。
此外，随着科学技术的发展，可以利用的高科技手段越来越多，如网络整体解决方案。
操作要点
帮助您节省时间的高科技工具有：
电脑。
扫描仪。
传真机。
打印机。
互联网。
体育盛会的举办，越来越多地运用到高科技的网络技术进行体育信息管理。2008年北京奥运会时互联网、手机等新媒体首次作为独立转播机构，与传统媒体一起列入转播体系。
INFO2008是北京奥运会的一个内部信息系统，相当于赛事官方信息发布系统，提供中文、英文、法文共三种语言版本，运动员的相关信息都记录在上面，比赛成绩也实时显现出来。相关网站人员历经10个月研发了这套系统，该系统中的数据可转化为在页面上即时呈现的网友最关注的赛事赛程、比分直播、奖牌榜、快讯、资料库五大核心产品，整个过程不存在人工干预，网友在页面上看到的比赛数据与赛场完全同步，从而实现了赛场新闻刊发最新、最快、最全。这是网络媒体首次完美地对接INFO系统，成为奥运报道的一大创新。
进行企业信息化建设
人类正走进以信息技术为核心的知识经济时代，信息资源已成为与其他资源同等重要的战略资源，信息技术正以其广泛的渗透性和无与伦比的先进性与传统产业结合。职业经理人必须树立起搞好信息化建设的紧迫感，高度重视企业信息化建设。因为信息化彻底改变了人们的沟通方式，极大地提高了工作效率。进行企业信息化建设的步骤如下：
企业信息化建设是对企业生产经营全过程进行数据流的系统集成，从产品订货、产品设计、安排生产计划、组织生产和检验，一直到产品销售和售后服务，实现全过程的信息化管理。
1.企业信息化的准备
首先要做好企业管理的基础工作，对于中国大多数企业而言，所面临的最迫切的任务是基础管理的规范化、科学化，也就是把企业的所有资源信息化或者数字化。如果基础管理都没有做好，使用互联网和电子商务就会有困难。
2.基本业务的信息化
实现客户管理、财务管理、物资管理、人事管理等各方面管理工作的信息化。有了邮件、内部主页等电子化信息，信息流动与处理会更加快捷方便，即实现办公自动化。
3.企业一体化的集成管理
在企业内部管理实现规范化以后，把整个管理流程通过信息化手段来实现一体化的集成管理。在研究开发阶段，可以利用互联网进行市场调研，可以使用CAD完成辅助设计；在制造阶段，可以使用CIMS进行计算机集成制造；在市场营销阶段，可以通过CRM进行客户关系管理。
ERP（企业资源管理计划）是比较先进的一种管理方法，是在先进的企业管理思想的基础上，应用信息技术实现对整个企业资源的一体化管理。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门，甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。它在企业资源最优化配置的前提下，整合企业内部主要或所有的经营活动，包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块，以达到效率化经营的目标。
4.对互联网和电子交易的利用
通过互联网，可以直接进行电子商务活动。信息化彻底改变了我们的业务运作模式和伙伴合作关系，最终给每个人的工作和生活带来翻天覆地的变化。这是一场如此深刻的变革，以至于有人称之为“继前两次产业革命之后，信息技术给人类社会带来第三次产业革命”。
如今，信息化改变着人们的工作方式，由于它的快捷方便，越来越多的企业开始重视企业的信息化建设。
操作要点
进行企业信息化建设的步骤：
企业信息化的准备。
基本业务的信息化。
企业一体化的集成管理。
对互联网和电子交易的利用。
某集团在全球有44个独立核算单位，每月有20多亿元的营业额，2万多个订单，4000多笔采购，4000多笔费用。
以前财务部70多人就是加班加点，也要30天的时间才能做出一份并不十分准确的财务报表，这就很难谈得上对成本费用的有效监控和管理，预算也不能起到很好的指导和约束作用。
通过企业信息化，他们比较好地解决了这个问题。该集团目前对所有环节、所有部门都可以实施有效的制约和监控。每一项开支都可以和预算进行比较，对差异进行管理，通过计算机系统，及时提出预警和禁止。集团44个核算单位月报表只要半天就可以做出来，整个集团的报表只要5天就可以完成。实施企业信息化，使该集团库存周转缩短，产品积压减少，应收账和坏账占总收入的比例下降，办公自动化还使差旅费和办公用品费用降低。
兼顾效果与效率
要把一件事做好，存在效率与效果问题。效率是指做工作的正确方式，强调准时，不超出时间预算；效果是指工作完成到什么程度，是否奏效，接下来会发生什么，带来什么影响。很多人只重视效率，忽视了更重要的效果，做事情应该兼顾效果与效率。
1.第一次就把事情办好
既省时间，又保证效果的最佳方法是把事情“一次处理好”。只做“一次”，就不用再花第二次、第三次的时间，保证了效率；“处理好”就保证了效果。正确的一次完成需要做的事情，比很快完成却需要回头修改更有效。
为此，在做事之前要做好充分的准备，做一次就保质保量地完成，即使多花一点时间也比返工要快。
一次处理好也称“即时处理”，指在相同的时间内，用相同的劳动力做尽可能多的事情。
2.时时有目标，事事有目标
很多时候，有些人之所以注重效率而忽视了效果，是因为没有一个明确的目标，达到什么程度算什么。应该在做事之前先问一下自己：“这项工作要做到什么程度？”“对以后的工作会带来什么影响？”在工作中，重视质量，每完成一件事情，都要自我检验一下，看是否达到了预定的目标。要牢记：时时有目标，事事有目标。
3.简化工作程序
尽量简化办事步骤，删除不必要的步骤和程序。为了提高工作效率和达到满意的效果，应该抓住主干，也就是抓住主要矛盾，忽略鸡毛蒜皮的小事情。例如文件、资料、通知等，过目之后，发现与工作无关，就马上丢到废纸篓里，以免占用时间和空间。
简化程序不但能够使您在预定的时间内完成工作，而且可以留出时间深化和扩展已经取得的工作成果，从这个角度来说，简化可以提高生产力。
做任何事情都要考虑效果与效率，只有效果没有效率，就是严重的浪费时间；只顾效率不顾效果，也达不到目标，最终将一事无成。
操作要点
兼顾效果与效率：
第一次就把事情办好。
时时有目标，事事有目标。
简化工作程序。
英国营业额最大的零售公司的董事长马科斯，在1956年的一天晚上，看见一家零售店打烊好久还亮着灯。他进去一问才知道，职工在加班整理店里的存量卡片。马科斯进一步调查发现，所有的分公司和零售店每年差不多要填100万张这样的卡片，送到伦敦总公司，以便总公司随时知道各分公司的存量情况。
于是马科斯让有关部门研究一下，这样做有无必要。后来经过调查，发现完全可以免除这项统计，因为只要仓库保管员看看货架上的存货，估计个近似值就可以提出申请，看是否要进货，进货多少。该公司不出一年，就精减掉无关紧要的报表和卡表2600万张，重达120吨。除了节省财力之外，还节省了许多人力，使公司的工作更有效率。
