“从来没有人掌控过自己25%以上的时间。”
——【美】现代管理学之父彼得·德鲁克。
会议：浪费时间和金钱？
一个典型的中层经理要把自己25%—30%的工作时间花在各种各样的会议上。但是，一个个调查显示，经理们普遍把工作中最浪费时间的项目定为会议！
我们怎么可以把这么多时间和精力浪费在一个产生这么少成效和结果的活动上呢？很遗憾，答案是我们确是这样的。但是这并不是不能改变的。
会议效率之所以会这么低下，其中一个原因是，大部分人都没有认识到会议不光会浪费这么多的时间，还会浪费大量的金钱。计算花费的时间并不难，但是我们却经常会忘记倍乘的因素。没错，会议只持续了1个小时，但是却牵涉到了20个人。实际上，这个会议总共浪费了单位生产时间的20个小时——每个与会者一人1个小时。
正如，会议所浪费的金钱更加吓人。你可以看到，这还是按非常实际的平均数计算的：每年240个工作日（考虑到节假日、病假其实还有260天或261天），每天7小时（8小时减去1小时午餐时间）。
按照这些数据，一个年薪30，000美元的人每小时所得薪酬是17.86美元，每分钟是30美分。考虑到工作空间、材料、福利等等，大部分单位都可以把每个员工的实际开销估计在多于以上数据60%的水平，那么实际的开销实在是惊人地高！公司要为这个员工在会议上所花的每个小时支付大概18美元工资（如果加上那些额外的费用则更高）。如果20个与会者的工资水平大致相同，那么这次会议的花费就是360美元！
现在有了一个问题。如果会议持续一整天会怎样？如果200人参加会怎样？如果他们的人均年薪是60，000美元会怎样？如果这种会议每月召开一次又会怎样？显然，潜在浪费的时间和金钱是惊人的。
好在，会议产生效益的几率不会低于炸药失灵的几率。这只是一个应用的问题。上文已经给出了这么多的计算和金钱分析，所以你应该可以取得一定效率了。
为什么会议的效率会这么低下？
1.人们没有认真对待。他们经常迟到，毫无准备，会议期间得过且过，没有制定行动计划就散会。
2.大部分会议持续的时间都太长了！
3.经常会从手头讨论的问题上跑开。
4.会后很少或者没有后续行动跟进。
5.人们不会开口说实话。政治考虑或者害怕遭报复导致人们几乎不敢直率地发言。
6.缺乏关键数据，导致决定推迟，必然导致另一个会议。
人们一再地犯开会时的老毛病。他们开的会永远不能变好。
7.效率低下的会议导致了更多糟糕的会议。有纪律的会议应该是与会者达成共识，觉得会议也是真正的工作，并且一定要取得成果。
共同打造高效的会议
1.按时开始会议。你发起了一个会议，邀请了15个人。其中14个人都调整好了时间表，可以在宣布的时间开始会议。
那就尊重这些人，准时开始会议吧。只有不讲效率的领导才会让所有人去等待一个迟到的人。最后一个人慢悠悠地到场时，甚至不要去理会他的到来，也不要重复和回顾你刚才讲过的内容，你还可以把这个要求大家准时到会的信息传达得更清楚，那就是在会议刚开始时就把那迟到者非常感兴趣的问题先讲完，并做好决定。
有些人就喜欢故意迟到，因为他们很喜欢让大家看着他一个人进场，并且还喜欢看到他到场时不可避免产生的唏嘘骚乱。如果某个人老是打断你的会议，并且还不改变他/她的坏习惯，那么你可以最终决定在下次会上不要这个人参加。
2.按时结束会议。如果别人都知道你按时开始会议又按时结束会议，那么他们就会尊重你、尊重你召开的会议。他们也会很乐意参加你的会议，因为他们很清楚自己的按时到场对于你的会议有多大的意义。
你有没有参加过这样的会议：本来应该在10：00am结束的，结果却拖到11点才结束？如果你和别人约好了在10：30见面怎么办？如果你一天的成就要靠一个固定的办公时间量来保证，而现在却被减去了一个小时怎么办？在会议超时的时候，你有没有注意到与会者紧张的神情和频繁看表的举动？人们有自己要去的地方，有他们要做的事情，让会议延时完全是侵占所有与会者的时间。
一种促使会议准时结束的有效办法是在会议室放一个往回走的电子表，或者放一个计时器——就像足球场上的比赛钟或者篮球赛用的时钟一样。当60分钟渐渐变成了20分、14分、11分时，人们就会鼓起勇气，紧张起来开始讨论和做决定。
3.创建议程表。这个非常简单，但是你有吗？有可供讨论的具体目标吗？有一个时间架构——一个对每个项目都有清晰目标规定的时间架构吗？每一个项目是否都标明了是用作介绍、讨论，还是用作决策的？这里有一个议程安排指南，可以帮助你为每个会议都设计一份完整的议程。
4.设立明确的目标。本次会议的主要目的是什么？你希望实现什么目标？你和其他人为什么要参加这个会议？你怎么判断本次会议是否成功？就像做任何其他事一样，你的目标越明确，成功的可能性就越大。
5.提前把议程安排和大家的职责通知下去。这不仅对每个与会者个人有利，也对全体与会者有利。这样交代别人：“你要讲（主题），我可以给你8分钟的讲话时间，再加上5分钟提问和讨论的时间。请务必把XYZ包含在你的讲话中。”
这样就可以让他们为这次会议做好准备，并且带好所需的物品，比如表格、要展示的东西、纸和笔、背景知识及数据。
6.先讲议程上最重要的项目。这样做不仅是对按时到会的人表示尊重，而且也能让中途不得不提前离开的人不至于漏掉太多内容。另外，如果你曾经参加过这样的一个会议：头45分钟都浪费在相对次要的事情上，结果迫使更重要的事情却被匆匆带过或者推到下一次会议，那么你就可以知道先讲重要事情的价值所在了。此外，这样做还可以得到额外的效果：人们会养成按时到会的好习惯。
7.分配具体任务。在一次会议中，如果有某项工作需要落实，一定要让会议当场的每个人——包括负责这项任务的人都知道。会议通常会在结束时草草留下一个大致的结果，对于会上所做的决定，大家不知道应该由谁（如果有谁的话）负责实施。
8.掌握好讨论环节。作为会议主持人，你可以限制任何主题的讨论时间以保证整个会议议程的顺利进行。如果把这个项目安排到议程上是为了做出决定，那就把讨论终止，做出决定。如果大家还处于讨论的阶段，那就宣布：“我们最后再听一个意见发言。”以此保证原定时间不被延长。
如果出现了议程之外的新问题，那就立刻把这些问题打入“冷宫”，把它们安排在会议后续的项目清单里。在闭会之前，把这些项目落实到具体个人去负责调查。不要让会议演变成讨论这些不在议程项目的懒散谈话。
9.在原定会议前了解情况。如果有个重要的与会者已经有了另外的安排，或者会议不在办公室进行，那就需要在宣布会议之前了解这些信息，这样就不会迫使别人艰难地在两者之间做出抉择。这里还有一个非常重要的方面，那就是向与会者征集议题，这样你就不用为新的议题下次再召开一次会议。
10.只邀请那些需要参加的人。有时候你会发现自己被要求参加一个会议，等你坐在那里的时候却会想：为什么我会坐在这里呢？讨论的话题与我无关啊。尽量减少你清单上与会者的名字，并且在组织下一次会议之前要重新考虑，因为有的人下一次可能就不需要参加了。
11.降低会议召开的频率，取消不必要的会议。把所有定期召开的会议做个统计，把每次会议的目的写下来。这些会议真的有必要召开吗？有些会议是不是已经没用了？有需要再加强的会议吗？如果你习惯每周开一次会，那就把它变成每两周开一次。如果你们一般是每个月开一次会，那就试试每两个月开一次会。将会议减半意味着将开支减半、将时间减半、将会前准备减半。
如果某个会议没有召开的绝对必要，那就不要开了。考虑选择其他办法。电话会议可以吗？这项工作交给某个人去办可以吗？坏习惯在这里起作用就是因为这已经成了习惯。因为会议是一种公认的、安排工作时间的方法，你可能会显得很有效率，但其实你的时间可以更好地花在其他活动上。
12.运用电脑技术简化沟通、提高会议效率。一种简单的方法就是在会上用电脑记录想法和集中的讨论。用超大的屏幕显示器让全部与会者都能看清楚内容。一定要有实时的会议记录，包括记下后续对比行动项目，并且落实具体的责任人。
要选用更为复杂的方法的话，就去参照各种议件和群件（Ventana，MeetingwareInternational，EnterpriseSolution等等）。这些专业的系统会在公司内部网络里为你的会议建立一个电脑工作站。工作站的成员可以在里面回答问题，提出意见，同时为各个选项投票。工作站还可以收集整理大家的意见，再把它们全都放到一个显示屏上，这样所有成员就都能看见了。几乎每个了解过或者参与过这种电子会议的人都同意这样的观点：这种即时的反馈能够带来大量的想法，并且速度也非常快。
会议计划指南
本页所附的会议计划指南可以很漂亮地用于计划你的会议，设计一份议程，决定会议的目的，选定与会者，决定要做什么样的会前准备。
你可以看到，这个指南也可以在会上用来列举必要的后续行动，落实具体的后续安排。
把这个表复制下来，任何时候你要负责召开或主持某个会议时就把它拿出来用。在你填这个表时，涉及到会议的实际花销，你要尽可能准确地计算，要按照每个与会者大致的薪金水平用美元表示出来。
会议计划指南
如果你要参加一个会议
只参加那些你必须参加的会议。如果受邀“仅供参考”的会议，那就礼貌地回绝。
按时到场。因为你没法控制会议什么时候开始，随身带着可以在间隙时间看的材料。
及时离开。提前和会议的组织者沟通好你要离开的时间，在预定的时间离开，不要去管会议是否已经正式结束。
确定会议的目的。提前找到议程，了解会议的目的。这可以让你确定自己参加会议的目的，也能保证对时间的尊重。此外，你还可以提前准备好会议所需的信息或材料，这样你就不会在会上措手不及。你甚至还可以要求把对你来说最重要的项目放在前面，这样的话，如果会议中途偏题了，你就可以自己找理由先离开而又不会错过重要的东西。
尊重会议的议程。因为你提前所做的准备，就可以确保会议涵盖了对自己来说重要的事情。你自己也要负责任，所有的评论、问题和讨论都只能围绕着议程上的项目展开。如果还有你想讨论的议题，那就另外为这些项目安排时间个别讨论；或者，如果这些项目对所有与会者都有益，那就建议把这些项目安排进下一次会议里。
如果会议主持人没有总结要点和安排后续的职责分配，那你就去做。这个可以做得很低调，同时又让全体与会者明确目的。
评估你的会议
通过评估目前的会议质量和效率，你就可以改进将来的会议。将以下这张评估表复印，反复利用。每个项目都有从0到10的得分。
打扰
就算是计划得最好、时间安排得最紧凑的一天也免不了要受到别人的打扰——迄今为止最为普遍、也最让人头疼的影响效率的问题。研究表明，处于办公环境下的人平均每8分钟就会被打扰一次。因此，一天就会被打扰50次以上。如果每次打扰要花去3分钟，那么就损失了两个半小时！每天如此！
要想让自己的生活完全不受打扰是不现实也是不恰当的。就像你自己经常需要找别人一样，别人有时候也要找你帮忙。控制来自他人的打扰是提高个人效率的关键。我们必须处理好以下三种打扰：
来自公司外部的不速之客。
同事、合作者以及其他同单位的人。
电话。
公司以外的客人
1.筛选来客。如果你有接待员、秘书或者任何其他可以保卫你领地的人，那就让他们代你去处理好这些打扰。
“我能把您的名字以及您此次来访的主要目的通报给吗？”
“先生/女士现在很忙，我能为您预约稍后的一个时间吗？”
如果你就是自己领地的捍卫者，那么直接问类似这样的问题：“我今天能为您做些什么？”这样就能立马掌握谈话的主动权。
2.在你的办公室外和来客见面。如果方便而且合适的话，在大楼的其他地方和来客见面。在一个较为中立的场所见面可以让你更好地控制谈话的长度。在会议室里结束一次会面比从自己办公室撵走一位顽固的访客容易得多。
3.来客走进你的办公室时就站起来。这是一种优雅的姿态，并且可以让你赢得掌控权。如果你不想和他们交谈，你可以把他们送到门口，安排另外的时间再谈。
4.站着说话。如果交谈双方都站着的话，那么很多交流都可以简短而又中肯。如果你给来客一把椅子，自己也是坐着，那么你们的交谈很可能会永无止尽。
5.为来访设定时限。如果你愿意接待你的不速之客，那么请在开始时就设定一个具体的时限。可以这样说：“我现在只有5分钟的时间和你谈，”并且在说这话时要看着你自己的手表，“5分钟够吗？或者我应该另外安排一个时间？”具体说出到底是几分钟，而不要笼统地说有点时间或者有几分钟。设定好时限后，每隔一段时间看一次表。这样能让来客知道你是在认真对待时限的。
6.利用营救信号。如果你有一个知情的同事，并且在必要时也需要你这样帮忙的话，这种方法是最好的。在预定的时间，这个人会走进来提醒你们俩马上要去做某件事。你也可以安排接待员或秘书在一段时间后打电话给你。这些方法可以给你创造机会，礼貌地抽身回到正事上去。
一个随身携带的手机也可以让你自己营救自己！现在手机有很多功能，你可以把它设置成来电的声音。如果你能巧妙地按对按钮，你就成功利用了自己的自带营救信号。
公司内部的不速之客
以上所讲的方法有些也适用于应对来自你同事的打扰；但是对于这些个人而言，还有一些其他限制时间的办法。
1.定期和你的同事见面。计划好的定期见面可以减少一天中别人对你的打扰。如果别人知道某个主题会在第二天的会上讲到，或者会有特定的时间来处理合适的问题，那么他/她或许就会觉得没有必要当天打扰你。（详细内容参见第9章的“8分钟会面”）
