当你正忙于一项工作时，你好久不见的一位好朋友来看你，并打算和你闲谈。拒绝他，多少有些不好意思，而你又确实很忙。这时如果你一边工作，一边听对方说话，往往会使对方认为你不尊重他。不如安静地听他说上几分钟，当他的话有个小结时，委婉地提出你的请求，告诉他你正忙于工作，作为管理者，工作时闲谈影响是不好的，并约他下班后酒吧见，料想他是不会生气的。
面对无聊的宴会，如果不参加，可能是很不礼貌的，会使你失去人缘。那么你就尽量在无聊的宴会上去办你需要办的事情，而事情办完后，马上告辞。这样既没有驳主人的面子，又办了自己的事情，一举两得。
当两个或两个以上的任务可以在同一时间内完成时，最好一起完成，这样你可以节省不少时间。比如你要出办公室一趟，最好把路上需要做的所有事情全部列在一张纸上，并计划一下行动路线，先做什么，后做什么，一目了然。这样，做起事情来就有章可循，避免无谓地浪费时间。把同类的事情，或者相关的事情，放到一起考虑、讨论和解决，避免一事一议，一事一做，可有效地提高工作效率。
另外，取消不必要的会议，消除多余的人际协调和琐碎事情的讨论，也是提高效率的手段之一。当然，开会可以互通信息，统一认识，安排工作，但会开得太多，不仅浪费自己的时间，也浪费他人的时间。少开会，开好必须开的会，才是最重要的。
当你在单位的工作无法完成时，不妨把工作带回家，带回家的工作最好不是要撰写很烦琐的文字性材料，而是将那些需要思考的事带回家，因为一般说来，家里环境比较安静些，有利于思考问题。但注意的是只带一两件就足够了。不然你的家人会对你有意见了。
另外，当你的时间安排好之后，还要要求你的员工也同样提高效率，这是一个成功的管理者必须要做的。只有全体员工都能像管理者一样能合理、高效地安排好自己的时间，整个组织的工作才会富有成效，才不会出现曲高和寡的情况，整个组织也才会形成严谨、务实、高效的工作作风。
是否能抓住有利时机多办事，直接反映出管理者统筹安排的能力，做好这项工作比管理者亲自做几件漂亮事儿更能使员工服气，而且也只有这样做，才能使管理者从事务性工作中解放出来，轻轻松松地去应对其他的事。
总之，要想轻轻松松当好管理者，就必须安排好自己的时间。
提高领导机构的效率
一个组织或部门工作的效率如何，关键在领导机构。如果有一个能够和谐、高效地研究和解决问题的领导机构，这个组织或部门就没有克服不了的困难，没有解决不了的问题，工作上也就一定能够出成绩。
个人英雄主义的时代早已过去，已经进入了合作的年代。一个管理者，要想提高办事效率，就要发挥领导机构的威力。任何的组织，不管他们是一支球队、乐团、委员会，现在需要的不仅是一位好的管理者，更需要的是一个办事高效、勇于开拓创新的领导机构。
领导机构是一个有机的整体，一个组织的荣辱成败，绝大部分取决于领导机构合作的程度。有鉴于此，做一个跟得上时代的管理者，有必要花些时间和精力，提高办事效率，提高领导机构的协作能力。
协作能力较高的领导机构显然在相同的时间内能够完成更大量、更富有挑战性的工作，办事效率也就更高。另外，领导机构的协作能力，直接影响到整个组织的办事效率。在领导机构中，如果每个成员都能各尽所长，充分展现个体的才能，并且成员间互相帮助，取长补短，那么，这样的机构更加有活力，成员的每一分激情都将转化为组织前进的动力，在面对困难时，也更能展现顽强的斗志，办事效率也更高。
那么，怎样才能使领导机构和谐、高效地研究和解决问题呢？应该注意以下5点：
意见表达要尽量清晰明白
为了使领导机构中的每一个成员都能很好地理解你所提出的意见，表达要力求不用烦琐的语言，就能把复杂的事物、观点表达清楚。说话要单刀直入，一开头就有吸引力，不啰唆、不重复，主要论点要提纲挈领。这样，既可以避免别人对你的意见的误解，又有助于他人了解你整个意见的主题，从而使问题更明确，讨论更顺利。
讨论前要做好周详的准备
凡是需要领导机构集体讨论和解决的问题，管理者一定要未雨绸缪，事先考虑周详，并要责成有关的部门和人员拿出初步的意见和方案，也可以把几种意见和方案同时拿出来交给领导机构的成员，给他们一段思考和研究的时间。然后初步了解一下他们对此有什么意见和看法，在哪些方面比较一致，在哪些方面意见分歧比较大，应进行哪些初步的沟通。在讨论之前，再根据他们的意见，修改一下对策方案，然后再拿到集体会议上进行讨论。这样的周详准备可以使领导机构中的成员对所要解决的问题做到心中有数，也可以给他们一种印象，这个问题是经过深思熟虑后才提出来的。这样能引起他们的重视，并慎重地发表自己的意见。
要注意营造团结、和谐的气氛
领导机构的成员讨论和研究的问题往往多是非常规性的，又由于各自所站的角度不一样，认识、看法有分歧是难免的。出现分歧时，应本着团结、和谐，求同存异的态度解决，以免影响工作大局。
要善于抓住问题的关键
要保证领导机构研究和解决问题的效率，就必须注意抓住问题的关键进行研究讨论，不要在细枝末节上争论。另外，只要在大的方面、在关键环节上取得一致就可以了，不要企求在所有的方面、每一个细节上都一致。
要博采众长、服从多数
当领导机构中多数人的意见占上风时，就应当服从多数人的意见，而不能总是考虑自己的利益，并且一定要牢记，领导机构中最基本的前提就是牺牲个人的利益，来完成组织的目标。对于大家的意见，要汲取长处，避免短处，做到博采众长，兼听则明。
总之，一个效率高的领导机构才能管理出一个业绩一流的组织。作为一名管理者，一定要打造出一支高效的领导机构。
用挑战性激励员工的战斗性
每一个人都有自尊心和自信心，每个人都希望自己能够“站在比别人更优越的地位上”，或“被当成重要的人物”。从心理学上说，这种潜在心理就是自我优越的欲望。人的成长正是由于这种欲望的作用，在“取胜的欲望”支配下，人们才会努力成长，乐于接受挑战。管理者激励员工应该学会利用对方“取胜的欲望”。
这种欲望也应该成为管理者的杀手锏，利用员工的这一心理激发起他们的干劲。通常员工都很在意其自身价值的实现，并强烈渴望得到管理者的认可。几乎每一个人都热衷于接受更具有挑战性的工作，他们愿意把克服难关当做一种乐趣，一种体现自我价值的方式。
每个人都有热衷于挑战的欲望，但往往这种欲望埋藏在人们的内心深处，需要依靠外力来激发。优秀的管理者都很善于利用这种欲望，他们通过一点点压力来激起员工的“取胜欲”，使他们努力挑战自我，取得更大的成绩。
管理者有责任引导组织良性竞争的风气，竞争是激发员工潜力最有效的方法之一，一个拥有公平竞争氛围的组织是最能给予员工安全感的，员工在这样的环境中也可以全心全意地为组织付出，并创造出乎意料的成绩。
海尔集团在张瑞敏的带领下创造了从无到有、从小到大、从弱到强的发展奇迹。海尔集团从一个亏空147万元的集体小厂，一举成为了中国企业中的翘楚，张瑞敏本人也屡获国内外大奖，成为中国企业家的代表和领袖人物。
张瑞敏最让人称道的领导理念就是“人人是人才，赛马不相马”，他在海尔集团实践的赛马机制是一个人才发现与培养的动态过程，是一个实践—认识—再实践—再认识的过程，同时也是一个引导良性竞争的机制。
这一机制最初体现在海尔内部实行的“三工转换制度”，将企业员工分为试用员工、合格员工、优秀员工三种不同类型，三种员工间实行动态转化。通过细致科学的赛马规则，进行严格的工作绩效考核，使所有员工在动态的竞争中提升、降级、取胜、淘汰。成绩优异者，试用员工可以转为合格员工乃至优秀员工；否则，不努力者，就会由原来的优秀员工转为合格员工或试用员工。更为严格的是，每次考评后都要按比例确定试用员工，实行末位淘汰，如此一来，人人都有危机感。在海尔集团中“今天工作不努力，明天努力找工作”这一理念就被树立了起来，所有员工都有了竞争意识。
海尔的赛马制度是全方位开放式的，集团内部所有的岗位都可参赛，岗岗是擂台，人人可升迁，而且向全社会开放。在这里，没有身份的贵贱、年龄的高低、资历的长短，普通而有能力的员工可以升迁为管理人员，平凡而有才华的员工也可以走上领导岗位。每个走进海尔的人都被这里这种竞争向上的氛围、朝气蓬勃的气息所深深感染。
在张瑞敏看来，相马是将命运交给了别人，而赛马则是把命运牢牢掌握在自己的手里，所以他倡导“赛马而不相马”。海尔的赛马，遵循着“优胜劣汰”的铁的规律，任何人都不能满足于已有的成绩，只有创业，没有守业；只有进取，没有退缩，谁要是守业就要被严酷的竞争所淘汰。在海尔，人们的竞争已经上升到了精神的竞争，每个员工的心中都装着神圣的海尔事业，并不断进取，不断创业，让海尔始终立于不败之地。
竞争，最重要的就是让每一个员工都感到自己被公平对待，通过公平竞争所选拔的人才才能让所有的员工都心服口服，才能让员工认为命运是真正由自己主宰的，每个人才会愿意使出浑身解数，发挥最大的能量为组织服务。
和海尔类似，美国最大的邮政快递、物流跨国公司——联邦快递也一直秉承着这种公平竞争的精神，让所有员工都能感到自己被公平对待。他们通过严格的制度让员工来评判自己的管理者，以保证竞争公平。
联邦快递制定了严格的制度，以严格训练和密切监督每一位管理者为切入点，每一位管理者每年都要接受上司和员工的全方位评估，如果一位管理者连续几年所得到的评估都低于一个预定的数值，那么等待他的只能是解雇。员工们每年会收到一份调查问卷，问卷里面一共有29道题，其中前10题都与其直接主管有关，比如“主管做事公平吗”这类的问题，接下来的问题一般会涉及到直属上司的管理态度，以及公司的一般情况，最后一题则问公司去年的表现。公司在收回问卷后则将调查结果按不同团队做成表格，并列出各位主管的成绩。前10题的综合得分为领导指标，关系到公司300位高级主管的红利，这一部分可高达资深主管底薪的40%。如果某位管理者的领导指标不合格，就拿不到这笔红利。联邦快递的这项制度对所有管理者而言意味着他们必须要引导一个公平的竞争风气。
组织需要一个公平竞争的环境，要能够建立起完善的制度，对表现好的员工能够及时表彰，而对工作表现欠佳的员工能够迅速处理，这样就能极大地激发员工的竞争心理。对员工而言，很多时候，心理上的满足要远远高于物质上的满足。只有管理者公平地对待每一位员工，引导他们进行良性的竞争，才能推动组织不断发展，为组织带来无穷的活力。
压力其实是一种挑战，如果管理者学会通过压力来施予员工动力，让他们感受到挑战的激情，激发起工作的热情，往往就能取得出乎意料的效果。压力实际上是一种动力，如果一个人没有一点工作的压力，就会失去前进的动力，这实在是件十分可怕的事。管理者要记住，只有赋予员工具有适当压力的工作，才能激发起他们前进的力量，往往压力越大，所取得的成就也就越大。
