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第7章 做个懂得礼节的智慧女人(2)

与多人交谈时,要照顾到在场所有的人,不能只与一、两个人谈;有要事需与某个人说话,应等别人把话说完,不宜随便打断别人;发现有人想与自己说话,应主动询问,并表示愿意交谈。

主人不能根据自己的好恶而下逐客令,而应该采取一些合乎礼貌的做法,要热情不失礼节。此外,对于自己能办到的事情,应尽力而为,热情主动,要婉转不失身份。

6.职场拜访准备与技巧

对于职场女士来说,职场往来是必不可少的。与交往对象面对面的沟通是促使职场成功的第一步,那么如何才能够做好一个职场拜访呢?那就是不打无准备之仗,做好职场拜访的准备工作。

1.确定拜访的时间

正式的拜访应该充分考虑到对方是否方便,应尽量在对方容易接受的时间拜访,这样也会使得拜访效果最大化。在决定拜访时,要选择一个恰当的时间,事先征得拜访对象的同意,所以,预约就变得尤为重要。

无论到居室、办公室或者宾馆,都要事先与被拜访者取得联系,约好拜访的时间和地点。进行预约的方式有:当面向对方提出要求约会,用电话向对方提出约会和用书信提出约会。不预约而临时拜访在职场拜访中是十分不合适的。因为,在你突然拜访时,对方可能在忙或者不便。

非正式的拜访时间应选择在节假日的下午或平时的晚饭以后,避免在对方吃饭、午休、临下班的时间。更不要在对方临睡的时候去拜访,以免影响对方的休息,引起对方的反感与不满。

2.准备拜访的内容

中国有句古话:“无事不登三宝殿”,拜访都有一定的目的性。如需要商量什么事情,恳请对方做哪些工作等。怎样交谈更为妥当,怎么才能达到拜访的目的,事先要认真地设想和安排一下,并预想可能出现的意外情况以及对策。这样,拜访时你才能胸有成竹,自信沉着,不慌不忙,显得专业而有水准。

如果是拜访身份高者或年长者更要注意谈话的方式。如看望老人、病人或走亲访友、拜见上司需要哪些礼品,也要事先准备妥当。

3.成功的拜访形象

第一印象,永久的印象。职场女士在拜访时,应该十分重视自我形象,这也是促使拜访成功的重要因素。拜访形象主要有以下几个方面:

外部形象

服装、仪容、言谈举止乃至表情动作上都力求自然、大方,以保持良好的形象。

控制情绪

不良的情绪是影响成功的大敌。在拜访过程中,无论出现什么情况,要学会控制自己的情绪,制造一种愉悦的气氛。

诚恳态度

“知之为知之,不知为不知”,应该对于所说的话负责,持一种诚恳的态度,以免因自己的谎言而出现尴尬场面。

投缘关系

应该尽量了解对方的习惯、爱好,清除对方心理障碍,建立起投缘关系,到此就等于建立了一座可以和对方沟通的桥梁。

4.成功拜访的技巧

开门见山,直述来意

初次和客户见面时,在对方没有接待其他拜访者的情况下,职场女士可用简短的话语直接将此次拜访的目的向对方说明:比如向对方介绍自己是哪个产品的生产厂家(代理商);是来谈供货合作事宜,还是来开展促销活动;是来签订合同,还是查询销量;需要对方提供哪些方面的配合和支持等。

突出自我,赢得注目

有时,职场女士一而再再而三地去拜访某一家公司,但对方却很少有人知道他是哪个厂家的、叫什么名字、与之在哪些产品上有过合作。此时,职场女士在拜访时必须想办法突出自己,赢得客户及大多数人的关注。

职场女士可以利用名片来加强对方对自己的印象,还可以在发放产品目录或其他宣传资料时,在显著的地方标明自己的姓名、联系电话等主要联络信息,并以不同色彩的笔迹加以突出;或者销售员可以以操作成功的、销量较大的经营品种的名牌效应引起客户的关注。

察言观色,投其所好

拜访客户时,常常会碰到这样一种情况:对方不耐烦、不热情地对我们说:“我现在没空,我正忙着呢!你下次再来吧。”面对这样的情况。职场女士要判断客户是否真的如他所说,如果是,职场女士可以在一边帮忙,与客户融为一体、打成一片;要有无所不知、知无不尽的见识。如果只是客户心情不好,最好是改日再去拜访了,不要自找没趣。

明辨身份,找准对象

职场女士要弄清对方的真实“身份”,弄清他到底是采购经理、销售经理、卖场经理、财务主管,还是一般的采购员、销售员、营业员、促销员。根据不同的拜访目的对号入座去拜访不同职位(职务)的人。

端正心态,永不言败

客户的拜访工作是一场几率战,很少能一次成功,也不可能一蹴而就、一劳永逸。职场女士既要总结拜访失败的原因,还要锻炼出对客户的拒绝“不害怕、不回避、不抱怨、不气馁”的“四不心态”,这样就可以离客户拜访的成功又近了一大步。

7.职场拜访的礼仪须知

职场拜访礼仪对于业务的往来、企业形象都非常重要。在拜访的过程中,职场女士的表情态度、谈吐举止,将直接影响到拜访的效果。所以,文明礼貌的语言和优雅得体的举止是职场拜访的永恒要求。具体来说,职场女士要了解并掌握以下一些有关拜访的知识,这样,拜访才能得心应手、事半功倍。

1.了解拜访的种类

一般拜访

因为现代人都有自己的生活、事业圈,不欢迎其他人冒昧访问,如果需要拜访应通过电话、口信、书信等事先约定拜访的时间。

请教拜访

请教拜访的对象一般都是长者,或者是地位较高、学识较丰富的人。拜访前应写信或打电话说清要请教的问题,以便对方有所准备,然后再询问对方什么时候比较方便。拜访时,要比约定时间提前几分钟,请教时要态度诚恳,提问要言简意赅,听解答时要认真,对方解答之后表示感谢,之后应及时告辞以免影响对方的工作和休息。

探视拜访

探望病人应带礼品,以有利于病人康复为原则。可以根据具体情况选购一些有利于康复的食品,或者送一些轻松消遣的书、幽默风趣的漫画、优雅动人的音乐磁带和芳香的鲜花。

突然造访

如果因急事来不及预约,也可以突然造访。但突然造访更应注意,一是见到对方后应首先致歉,向对方说明自己没能预约的原因,尽量取得对方的理解。

2.职场拜访的礼节

成也细节,败也细节。在职场拜访中,有很多细小的礼节需要注意。

守时

如果临时遇到紧急的事情需要处理,或者遇到了交通阻塞,你应立刻通知要拜访的人。如果打不了电话,请别人替你通知一下。如果是对方要晚点到,你要充分利用等候的时间。例如坐在一个离约会地点不远的地方,整理一下文件,或问一问接待员是否可以利用接待室休息一下。

安静等待

当你到达时,被拜访的人正在忙别的事。这时,要安静地等待,不要通过谈话来消磨时间,这样会打扰别人工作。尽管你已经等了十几分钟,也不要不耐烦地总看手表或走来走去,可以问助理他的上司什么时候有时间。如果等不及,可以向助理解释一下并另约时间,说话一定要礼貌,即使你很不满。

敲门或按门铃

拜访时,切不可擅自闯入拜访对象的办公室,要先敲门或按门铃,在被允许进入或者对方出来迎接时才可进去。

敲门时,用力要均匀,声音不可过大,也不可过小,太大会让对方认为你不礼貌,而过小可能对方根本听不到。按门铃也是一样,不可过于急躁,应在按一声之后等待一会儿,如果长时间没有回应可再继续按。

礼貌交谈

在拜访时,时间对双方来说都很宝贵,你要尽可能快地将谈话进入正题,然后清楚直接地表达你的意思,不要讲无关紧要的事情。说完后,让对方发表意见,并要认真地听,不要辩解或不停地打断对方讲话。你有其他意见的话,可以在他讲完之后再说。

彬彬有礼

如拜访对象是年长或身份高者,应待主人坐下或招呼坐下以后方可坐下;对主人委派的人送上的茶水,应从座位上欠身、双手接过,并表示感谢;吸烟者,应尽量克制,实在想抽时,应先征得主人和在场女士的同意。

物品搁放

如果在拜访时带有礼品或随身带有外衣和雨具等物品时,应该搁放到主人指定的地方。如果无指定的地方,可在征求主人的意见后,按主人的意见放置,不可乱扔、乱放。

把握辞行机会

在与拜访对象交谈的过程中,如果发现他心不在焉,或时有长吁短叹,说明他心情烦躁,或有急事想办又不好意思下逐客令。这时,应适时、礼貌地提出告辞。

在交谈时,如果另有新的客人来访,一定是有事而来。这时,即使你们谈兴正浓,也应在同新来者简单地打过招呼之后,尽快地告辞,以免妨碍他人。

礼貌辞行

告辞应由客人提出,态度要坚决,行动要果断,不要嘴上说“该走了”却迟迟不动身。辞行时,应向被拜访者以及在场的客人一一握手或点头致意。会谈完毕亦要留心小节,让对方印象更佳。如离开前先把椅子放回原位,这是有教养的表现。

8.送迎客人要懂的礼节

在人际交往中,好的开场似一束鲜花带给人愉快的心情,精彩的告别如芬芳的美酒令人回味。迎来送往是职场中常见的礼节。客人来时,职场女士要热情礼貌地迎接;客人走时,要婉言相留、礼貌相送,这是情谊流连的自然显示,是职场交往的必备礼节,并非俗套与多余。

1.迎接客人的礼节

“客户就是上帝”,迎接来宾要热情周到,具体的要做好以下几件事:

掌握来客抵达的时间

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