例如，所谓叙述，就是对事情过程、人物行为具体情况的客观表述。叙述的表达方式又细分顺叙、倒叙、插叙、详叙、略叙等许多种类。叙述的要求则是人称得当、线索清晰、交代分明、过渡自然、连贯紧密。
（二）要研究不同表达方式所产生的具体表达效果
例如，叙述能够把事件的时间、地点、背景及经过交代清楚，把人物的经历及事迹介绍出来，为议论提供证明的材料；说明能够把事物的形状、性质、特征、关系等解说清楚，把人物的特点、成绩表述明白。
（三）不同的写作目的和主题需要不同的表达方式
例如，写作合同、说明书，就需要使用说明的表达方式；写作学术论文，就需要议论的表达方式；写作某些书信，则需要综合使用叙述、说明、抒情、议论几种表达方式。
有了以上的具体研究，为一篇实用文书选择具体的表达方式的问题就容易解决了。因为，从总的方面来说，表达方式还是服从于写作目的和表现主题的需要的。为一篇实用文书选用什么样的表达方式，只要依照写作目的、主题内容和上述的几种情况加以综合考虑，问题就迎刃而解了。
（第四节）实用文书的写作步骤
【知识要点】
实用文书的写作分四个步骤：酝酿构思、起草文稿、修改文稿、审定文稿
一、酝酿构思
实用文书是因事而生、因用而行。当人们由事情的启迪，由需要的促使产生了写作实用文书的意向的时候，远不能马上提笔就写文章，总要先对将要写的文稿进行一番考虑、研究和设计，最后为提笔拟稿拿出一个具体方案。这些工作，就是酝酿构思或准备工作。
酝酿构思是写作实用文书的第一个步骤。实用文书的写作实践证明：酝酿构思的工作是起草文稿的基础。有无这个基础以及这个基础的情况如何，直接关系到能否顺利起草文稿、能否起草出高质量的文稿的问题。
酝酿构思阶段，要做好以下几方面的工作：一是要明确写作的目的及文章的主题；二是要选好文种及语言表达方式；三是要作好材料的准备工作；四是要确定行文的具体思路；五是要拟定具体的写作提纲。
二、起草文稿
酝酿构思完成后，就要起草文稿。这里所说的文稿或草稿，是相对于正式使用的实用文书来说的。一般来说，草稿是正式文稿的基础，如果草稿质量比较高，修改就比较容易，拿出正式使用的实用文书也就快得多。反之，问题就比较麻烦。为要写好草稿，应该注意以下几个问题：一要严格按照既定的提纲写作，一般情况下不宜脱纲行文；二是要在内容上力求做到具体充实，为修改提供较好的基础；三是要尽可能做到一气呵成，使文章在内容衔接上能够自然连贯；四是要尽量提高草稿的质量，给修改工作带来方便，并尽量节省修改的时间，也会提高正式文稿的质量。
三、修改文稿
文稿之所以要修改，就是因为它通常会存在某些不足。或者说，一稿定型的文章，是并不多见的。这主要因为，实用文书常常是因事因用而作，特别是有时是按指令而作，一般都是“急茬话”，拟稿者或者因为时间紧，或者习惯于一气呵成，不能有过多时间在那里精雕细刻，因而往往容易写得粗糙或出现漏洞，这是其一。其二，由于起草者的知识面的限制或一时的疏忽，可能在知识等方面存在不足或问题。其三，特殊地说，用以处理公事的实用文书都是反映单位的集体意志的，一个人拟写的草稿更有必要进行集体的修改。
实用文书草稿的修改，要从以下几个方面入手：一是看主题是否明确与正确；二是看文种是否恰当与合适；三是看材料是否真实、典型与具体；四是看结构是否合理；五是看语言是否符合实用文书与文种的要求；六是看表达方式是否适合于写作目的与文章主题。
四、审定文稿
审定文稿，这是决定文稿能否以正式文章付诸正式使用的关键一步。也正因为如此，审定文稿必须要慎之又慎，严之又严，力图做到准确无误。在审定文稿时应从以下几个方面入手：一是严把政治关，看文稿在政治上、政策上是否符合要求；二是严把事实关，看文稿在材料选择上是否真实、典型和具体；三是严把文面关，看文稿在用字、书写、卷面等方面是否合乎规范。
（第五节）实用文书写作的基本要求
【知识要点】
实用文书写作的基本要求包括：提高实用文书写作者的写作素养；坚持实用文书写作的基本标准；坚持系统而科学的实用文书写作训练；把握实用文书写作的发展趋势
一、提高实用文书写作者的写作素养
（一）认真学习理论，掌握方针政策
实用文书写作主体要认识并把握客体、载体和受体，都离不开马克思主义理论。因为，马克思主义的辩证唯物主义和历史唯物主义，揭示了宇宙间万事万物的发展规律，阐释了人类思维反映客观世界的基本原理。因此，实用文书写作，一方面必须认真学习马克思主义、毛泽东思想的基本理论，学习邓小平理论，掌握实用写作的指导思想。另一方面，必须认真学习并掌握党和国家的路线、方针、政策和有关法令、法规、规章、制度，运用马克思主义的立场、观点和方法，不断提高政策水平。
（二）加强语文基础，提高写作水平
首先，要学习综合运用语法、逻辑、修辞知识，继续培养叙述、说明、议论的能力，不断提高运用语言的水平。其次，必须掌握写作基础理论知识。写作基础理论知识是古今中外文章大师实践经验的结晶，是经过反复实践、反复总结提炼和反复验证的理论，对于指导写作活动具有重要作用。掌握基础理论知识，其目的是为了指导写作实践，把理论知识转化为写作能力。没有正确理论指导的实践是盲目的、不科学的，写作能力也难以提高。
二、坚持实用文书写作的基本标准
总结国内外研究实用写作的成果和写作实践经验，写好实用文书的基本标准，可以概括为“实”、“准”、“简”三个字。
“实”，就是内容实事求是，文风朴实。实用文书是用来办事的、据以解决问题的文章，因而，它最讲实实在在。即：内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令和上级有关规定，事实要可靠，要准确无误，判断要符合实际，办法要切实可行。总之，实用文书一定要反映客观实际，做到文如其事，来不得半点虚假。
“准”，就是语言表达要准确。语言准确有两方面的内容：一是要正确反映客观事物，用词恰如其分，语序有逻辑性；二是文面上要正确无误，合乎规范。
“简”就是简短、简明和简练。简短是务须禁绝一切套话、空话、废话，使实用文书内容简短；简明是要求简要明了，要尽可能分条分项写作，使实用文书条理清楚，层次分明；简练是要求遣词造句精练，竭力将可有可无的字、句、段删去，做到“文约而事丰”。
写作实用文书要达到“基本标准”，必须着重培养三种基本能力，即：调查研究能力、分析综合能力和平实、准确、简练的语言表达能力。因为，善于调查研究，搜集大量的信息，掌握第一手材料，才能为内容的“实”、表达的“准”提供物质基础；善于分析综合，抓住事物的本质，认识事物的内在联系，实用文书才能做到“准”和“简”；而要把调查研究和分析综合的结果实事求是地表达出来，没有“准确”、“简练”的语言表达是不可能的。
三、坚持系统而科学的实用文书写作训练
实用文书写作是一门具有综合训练性质的智能课程。知识要转化为能力，必须经过严格地、系统地、反复地训练，才能实现。因此，在学习过程中，要坚持系统而科学的实用文书写作训练，要根据实用文书的写作规律，联系学生的知识、生活实际和工作实际，由浅入深，循序渐进，做到思维和语言、范文评析、说与写相结合；训练题目要体现针对性、实用性和阶梯性；训练步骤要先单项，后综合，分合相济，反复实践。这样，才能真正提高实用文书的写作水平。
四、把握实用文书写作的发展趋势
当今世界各国文化、政治制度、经济体制不同，实用文书的发展趋势大不一样，但也有共同之处。只有把握和了解了实用文书写作的发展趋势，才能更好地学习和写作实用文书。概括起来，实用文书的发展趋势体现在以下四个方面：一是文种的发展和社会发展联系越来越紧密，趋于多样化与丰富化；二是体式规范和国际越来越接轨，趋于国际化；三是写作手段越来越现代化，趋于电脑化；四是传输阅读越来越便捷，趋于网络化。
